Podatek od sprzedaży w handlu elektronicznym: co małe firmy powinny wiedzieć

• W sprawie Sądu Najwyższego Stanów Zjednoczonych South Dakota przeciwko Wayfair ustalono, że sprzedawcy handlu elektronicznego mogą być zobowiązani do pobierania i odprowadzania podatku od sprzedaży.
• Każdy stan ma własne zasady określające, które firmy są zobowiązane do pobierania podatku od sprzedaży. Ogólnie rzecz biorąc, nie musisz pobierać podatku od sprzedaży, jeśli dokonujesz minimalnej sprzedaży i nie jesteś obecny w stanie.
• Przedsiębiorstwa handlu elektronicznego powinny rozważyć technologie i skonsultować się z ekspertami przy ustalaniu stawek podatku od sprzedaży, aby uniknąć kar i opłat za niezapłacony podatek.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli firm e-commerce, którzy chcą być na bieżąco z obowiązkami podatkowymi.

Bycie na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami dotyczącymi podatku od sprzedaży może być wyzwaniem nawet dla najbardziej doświadczonych przedsiębiorców i właścicieli małych firm. Dodaj zmiany w przepisach, a zobaczysz niezliczone przepisy do uporządkowania. Zrozumienie przepisów dotyczących podatku od sprzedaży jest szczególnie skomplikowane, jeśli zajmujesz się handlem elektronicznym i prowadzisz interesy z klientami z wielu stanów.

Wyjaśnimy, co właściciele firm zajmujących się handlem elektronicznym powinni wiedzieć o międzystanowych przepisach dotyczących podatku od sprzedaży, co można zrobić, aby być na bieżąco z tymi zmianami i jakich typowych błędów unikać.

Czy wiesz, że?: Oprócz skomplikowanych przepisów dotyczących podatku od sprzedaży, wyzwania związane z handlem elektronicznym dla właścicieli firm obejmują również zapewnienie odpowiednich praktyk w zakresie cyberbezpieczeństwa, nadążanie za konkurencyjnymi cenami i problemy z realizacją zamówień.

Czy musisz pobierać i odprowadzać podatek obrotowy od sprzedaży e-commerce?

Jeśli prowadzisz znaczną część działalności w jakimkolwiek stanie lub spełniasz inne wymagania, musisz naliczyć podatek od sprzedaży, pobrać go i przekazać podatek właściwym organom podatkowym w wyznaczonym terminie. Z wyjątkiem artykułów hurtowych, surowców i sprzedaży na rzecz organizacji non-profit, amerykańskie firmy handlu detalicznego mogą być zobowiązane do pobierania podatku od sprzedaży od sprzedawanych towarów.

Jako właściciel małej firmy prowadzącej sprzedaż online musisz monitorować stale zmieniające się przepisy dotyczące działalności online w każdym stanie, w którym prowadzisz działalność.

Co to jest powiązanie podatkowe i jak wpływa na biznes e-commerce?

Związek podatkowy określa związek między Twoją firmą a stanem lub jurysdykcją podatkową. W przypadku sklepów stacjonarnych jest to zazwyczaj łatwe. Fizyczna obecność sklepu określa związek między jurysdykcją podatkową a firmą.

Jednak w 2018 r. orzeczenie Sądu Najwyższego w sprawie Dakota Południowa przeciwko Wayfair Inc. zmieniło sposób, w jaki firmy zajmujące się handlem elektronicznym pobierają i odprowadzają podatek od sprzedaży. Stany mogą teraz zmusić sprzedawców spoza stanu do pobierania podatku od sprzedaży, nawet jeśli sprzedawcy nie mają fizycznej obecności w stanie.

Oto, co musisz wiedzieć o powiązaniu podatku od sprzedaży.

1. Przepisy dotyczące związku podatkowego różnią się w poszczególnych stanach.

Kwota sprzedaży lub liczba transakcji, które sprzedawca może mieć, zanim zacznie pobierać podatek, różni się w zależności od stanu. Na przykład w Dakocie Południowej stan może wymagać, aby każda firma, która dostarcza towary lub usługi o wartości przekraczającej 100 000 USD lub zawiera łącznie 200 transakcji rocznie, pobierała i płaciła podatek od sprzedaży. Inne stany mają własne ustalone zasady dotyczące pobierania i przekazywania podatku od sprzedaży.

2. Firmy prowadzące sprzedaż w wielu stanach muszą znać przepisy stanowe.

Dla firm z towarami teoretycznie dostępnymi dla wszystkich klientów we wszystkich 50 stanach ustalenie, ile podatku od sprzedaży należy naliczyć – jeśli w ogóle – i jak przekazać podatek do właściwego organu podatkowego, może być zniechęcające.

Jeśli Twoja mała firma wysyła pocztą trzy produkty o wartości 15 USD do klienta w całym kraju, prawdopodobnie nie musisz się zbytnio martwić tymi przepisami dotyczącymi podatku od sprzedaży. Wątpliwe jest, aby jakikolwiek stan stworzył prawo, zgodnie z którym niewielka, okazjonalna sprzedaż skutkuje płaceniem podatku od sprzedaży.

Jednak firmy, które sprzedają większe kwoty, muszą wziąć pod uwagę lokalne i stanowe przepisy biznesowe.

3. Na ustalenie związku podatkowego wpływa kilka czynników.

Związek podatku od sprzedaży zmienia się w zależności od stanu. Sposób jej ustalenia może zależeć od kilku czynników, w tym:

• Pracownicy
• Siedziba
• Miejsce przechowywania zapasów
• Ilość produktu sprzedanego do lub w określonym stanie

Przepisy dotyczące podatku od sprzedaży w handlu elektronicznym są stale aktualizowane, więc musisz sprawdzić wymagania na stronie internetowej każdego stanu, aby upewnić się, że przestrzegasz przepisów.

Jak dostosować się do nowych przepisów dotyczących podatku od sprzedaży w handlu elektronicznym?

Śledzenie ciągle zmieniających się przepisów dotyczących podatku od sprzedaży w handlu elektronicznym nie jest łatwym zadaniem. Przygotowując swoją firmę do określenia kwalifikowalności, wysokości podatku od sprzedaży do naliczenia (jeśli dotyczy) oraz sposobu jego pobierania, śledzenia i płacenia, musisz skonfigurować nowe systemy i procesy, które pomogą Ci wywiązać się z obowiązków.

„Oprócz oczywistych zmian, które będą musiały zostać wdrożone z punktu widzenia księgowości, ogromna część wpływu tej decyzji będzie miała charakter technologiczny” – powiedział Christian Gainsbrugh, założyciel LearningCart. „Wiele osób uważa obliczenia podatku obrotowego za pewnik, ale zarządzanie i obliczanie tych stawek za kulisami to nie lada wyczyn”.

Oto kilka porad, jak być na bieżąco z przepisami dotyczącymi podatku od sprzedaży w handlu elektronicznym.

1. Skonfiguruj system śledzenia przepisów dotyczących podatku od sprzedaży w handlu elektronicznym.

W tym scenariuszu duzi detaliści internetowi mają przewagę nad mniejszymi sprzedawcami. Na przykład firmy takie jak Amazon mogą wydawać pieniądze i pracowników na kwestie związane z prawem podatkowym, aby szybko dostosować się do zmieniających się przepisów i kwestii zgodności.

Małym firmom trudniej jest nadążyć za złożonością. „Chociaż niektóre stany, takie jak Maryland, mają standardową zryczałtowaną stawkę podatku od sprzedaży, niektóre, takie jak Południowa Dakota, opierają ją na mieście, a inne stany, takie jak Waszyngton, obliczają podatek od sprzedaży na podstawie hrabstwa, w którym znajduje się nabywca” — wyjaśnił Gainsbrugh. „Dzięki sposobowi wyznaczania granic hrabstw dosłownie możesz mieć klienta po jednej stronie ulicy z jedną stawką podatkową, a drugą po drugiej stronie ulicy z zupełnie inną stawką podatkową”.

Chociaż przepisy dotyczące podatku od sprzedaży mogą być złożone, mniejsi detaliści internetowi dysponujący mniejszymi zasobami mogą zwrócić się o pomoc do technologii. W szczególności kluczowe znaczenie ma oprogramowanie pomagające zarządzać złożonością różnych przepisów dotyczących podatku od sprzedaży. Najlepsze systemy punktów sprzedaży (POS) integrują się z oprogramowaniem księgowym Twojej firmy i mogą przetwarzać różne stanowe przepisy dotyczące podatku od sprzedaży.

Czy wiesz, że?: Shopify, Square, Clover, PayPal i Vend oferują oprócz swoich usług POS rozwiązania podatkowe. Przeczytaj naszą dogłębną recenzję Shopify, recenzję Square i recenzję Clover, aby dowiedzieć się więcej.

2. Monitoruj stawki podatku od sprzedaży we wszystkich stanach.

Wiele stanów postępuje zgodnie z wytycznymi finansowymi dotyczącymi rocznej sprzedaży w wysokości 100 000 USD, określonymi w sprawie Sądu Najwyższego dla Dakoty Południowej. Inne stany nie uchwaliły dokładnych standardów Południowej Dakoty, ale możesz użyć tych liczb, aby przygotować się, jeśli stan, w którym prowadzisz interesy, nie ustanowił jeszcze przepisów. Jeśli przekroczysz ten hipotetyczny próg, powinieneś ściśle monitorować przepisy dotyczące podatku od sprzedaży w tym stanie, aby zachować zgodność.

Na przykład, jeśli sprzedajesz towary o wartości ponad 100 000 USD lub przeprowadzasz ponad 200 transakcji rocznie w stanie, który nie dostosował swoich przepisów od czasu orzeczenia w sprawie South Dakota przeciwko Wayfair, powinieneś często sprawdzać przepisy podatkowe w tym stanie pod kątem zmian i postępować zgodnie z prawem. Jeśli pobierasz podatek od sprzedaży od klientów, przekaż go z powrotem do stanu. Niezastosowanie się do tego może spowodować naruszenie wytycznych prawnych.

Najważniejsze wnioski: Świadomość stawek podatku od sprzedaży i innych zmian podatkowych dla małych firm pomaga zachować kontrolę nad finansami, zmaksymalizować wszystkie korzyści podatkowe i prowadzić dochodowy biznes.

Wskazówki dotyczące zarządzania podatkiem od sprzedaży w handlu elektronicznym

Zarządzanie podatkiem od sprzedaży w e-commerce wymaga wysiłku, współpracy i pomocy. Te wskazówki mogą pomóc sprzedawcom e-commerce we właściwym śledzeniu przepisów stanowych oraz pobieraniu i przekazywaniu podatku od sprzedaży e-commerce odpowiednim organom podatkowym.

1. Śledź każdy grosz – dosłownie.

Jedną z najlepszych rzeczy, które możesz zrobić, aby wywiązać się ze swoich zobowiązań podatkowych, jest prowadzenie skrupulatnej dokumentacji, powiedział Luca CM Melchionna, członek zarządzający Melchionna PLLC. Najlepsze oprogramowanie księgowe pomaga śledzić faktury i sprzedaż, dzięki czemu dokładnie wiesz, skąd pochodzi sprzedaż.

„Koniecznie współpracuj z prawnikiem i księgowym z doświadczeniem w tej dziedzinie” – radzi Melchionna. „W wielu stanach obowiązki sprawozdawcze dotyczące podatku od sprzedaży powtarzają się. Ważne jest, aby drobni detaliści utrzymywali nienaganną dokumentację w momencie każdej sprzedaży”.

2. Śledź terminy płatności w każdym stanie.

Kiedy musisz zapłacić podatek od sprzedaży, który pobierasz od sprzedaży e-commerce, różni się w zależności od stanu. Utwórz kalendarz lub zaznacz istniejący kalendarz terminem płatności każdego stanu, aby mieć pewność, że płatności zostaną wysłane do odpowiednich władz na czas.

„Kiedy rejestrujesz się w stanie, powinieneś mieć przypisaną częstotliwość składania wniosków (miesięczną, kwartalną, roczną lub inną)” – powiedział Scott Peterson, wiceprezes ds. Polityki podatkowej USA i stosunków z rządem w Avalara. „Każda z tych częstotliwości ma swoje własne terminy. Chociaż termin płatności może oficjalnie przypadać na ten sam dzień miesiąca każdego okresu sprawozdawczego, może się on zmieniać ze względu na święta, weekendy i inne czynniki. Dlatego bardzo ważne jest, aby sprawdzić dokładne daty, zamiast zakładać, że wiesz, kiedy to nastąpi”.

3. Dowiedz się, jak odprowadzać podatek od sprzedaży.

Każdy stan ma własne wymagania dotyczące składania i odprowadzania podatku od sprzedaży w handlu elektronicznym. Niektóre mogą akceptować czek, a niektóre stany wymagają płatności online. Miej jasne zrozumienie swoich obowiązków, aby uniknąć niespodzianek w momencie składania wniosku.

4. W razie potrzeby złóż wniosek o zezwolenie na podatek od sprzedaży.

Jeśli zbliżasz się do osiągnięcia minimalnych progów sprzedaży w danym stanie, powinieneś złożyć wniosek o zezwolenie na podatek od sprzedaży, zanim osiągniesz ten próg. Aby móc pobierać podatek od sprzedaży od klientów, musisz być zarejestrowany z zezwoleniem na podatek od sprzedaży. Uzyskanie zezwoleń w różnych stanach wymaga dużo pracy, ale konieczne jest bycie na bieżąco z przepisami dotyczącymi podatku od sprzedaży i przestrzeganie ich w każdym stanie, w którym prowadzisz działalność.

5. Zrozum kary za błędy i opóźnienia.

Znajomość kar za spóźnione lub nieprawidłowe płatności w każdym stanie jest równie ważna jak znajomość prawa. Nieprzestrzeganie prawa, nawet przypadkowe, może spowodować bieżące problemy dla Twojej firmy, w tym podjęcie kroków prawnych.

6. Skonsultuj się z ekspertem.

Jeśli nie masz pewności co do swoich obowiązków podatkowych w danym stanie, skontaktuj się ze specjalistą podatkowym, CPA lub prawnikiem. Ich wiedza może pomóc w podejmowaniu najlepszych decyzji dla Twojego biznesu e-commerce i upewnieniu się, że prawidłowo pobierasz i odprowadzasz podatek od sprzedaży. Dodatkowo mogą doradzić Ci, jak skorzystać z odliczeń podatkowych, do których się kwalifikujesz.

Błędy zgodności, których należy unikać

„Wszyscy popełniamy błędy” — powiedział Peterson. „Kiedy jesteś małą firmą rozliczającą podatki od sprzedaży, jest to łatwe. W końcu istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie jesteś ekspertem od podatków od sprzedaży”.

Peterson podzielił się trzema typowymi błędami popełnianymi przez małe firmy w zakresie pobierania podatku od sprzedaży.

1. Brak śledzenia różnych przepisów dotyczących podatku od sprzedaży w różnych stanach

Jak wspomniano wcześniej, każdy stan ma swoje własne zasady i procedury. Możesz mieć do czynienia z kilkoma terminami, częstotliwościami składania dokumentów, formatami, karami za spóźnienia i innymi zmiennymi, i łatwo je pomylić.

Państwa nadal zmieniają przepisy z powodów politycznych i pod presją wyborców. Na przykład w 2022 roku Luizjana przestała naliczać podatek od sprzedaży pieluch. Również w 2022 roku Floryda obniżyła podatek od sprzedaży i użytkowania domów mobilnych z 6% do 3%.

„Upewnienie się, że robisz to dobrze dla każdego stanu, oznacza również upewnienie się, że jesteś na bieżąco z najnowszymi wymaganiami, które mogą ulec zmianie” — dodał Peterson.

2. Zgłaszanie nieprawidłowych numerów podatku od sprzedaży

Wiele stanów wymaga podziału zbiorów w oparciu o lokalną jurysdykcję, co dodaje kolejną warstwę złożoności. Peterson zauważył, że potrzebne są staranne obliczenia i sprawdzanie, aby upewnić się, że liczby są prawidłowe.

Musisz także upewnić się, że prawidłowo obliczyłeś kwotę sprzedaży podlegającą podatkowi od sprzedaży. Na przykład niektóre stany opodatkowują artykuły spożywcze, podczas gdy inne nie.

3. Nie złożenie wniosku, ponieważ nie pobrałeś podatku

Nie zakładaj, że jeśli nie pobrałeś podatku, nie musisz składać za ten okres rozliczeniowy. Większość stanów wymaga składania dokumentów w każdym okresie sprawozdawczym, nawet jeśli nic nie zbierałeś. Zlekceważenie tego wymogu może skutkować karami za spóźnienie lub niezłożeniem wniosku.

Czy wiesz, że?: 10 stanów z najlepszymi podatkami dla małych firm to Wyoming, Południowa Dakota i Alaska, a niektóre z najgorszych to New Jersey, Nowy Jork i Kalifornia.

Co dalej z podatkiem od sprzedaży w e-commerce?

Od czasu orzeczenia w sprawie South Dakota przeciwko Wayfair w 2018 r. stany wprowadziły wiele zmian w przepisach dotyczących podatku od sprzedaży w handlu elektronicznym. Zmiany prawdopodobnie będą kontynuowane, dlatego tak ważne jest, aby Twoja firma była na bieżąco.

Chociaż właściciel małej firmy może wydawać się prawie niemożliwy, aby być na bieżąco ze zmianami w podatkach od sprzedaży w 50 stanach, odpowiednio zarządzając obowiązkami podatkowymi i będąc na bieżąco, możesz odnieść sukces.

Organizując się, prowadząc ciągłe badanie zmian w prawie stanowym, w razie potrzeby kupując oprogramowanie i rejestrując się w celu uzyskania zezwoleń na podatek od sprzedaży w każdym stanie, w którym jest to wymagane, możesz zapewnić zgodność swojej firmy z ciągle zmieniającymi się przepisami podatkowymi. Świadomość, że prawidłowo rozliczasz się z podatku od sprzedaży, może zapewnić ci spokój ducha, dzięki czemu możesz skoncentrować się na zarządzaniu i rozwijaniu swojej firmy.

Sally Herigstad i Stella Morrison przyczyniły się do zgłoszenia i napisania tego artykułu. Niektóre wywiady źródłowe przeprowadzono dla poprzedniej wersji tego artykułu.