Jak ustawić nieobecność w biurze w Kalendarzu Google

Powiadomienie o nieobecności w Kalendarzu Google umożliwia pokazanie swojej dostępności lub niedostępności, zależnie od przypadku. Możesz w wygodny sposób poinformować innych, że nie ma Cię w biurze i jak długo Cię nie będzie. Podczas korzystania z tej funkcji Kalendarz Google automatycznie odrzuca spotkania, dopóki nie wrócisz.

Korzystanie z funkcji Kalendarza Google Poza biurem

Kiedy musisz wyjść z biura, rozsądnie jest poinformować osoby, które mogą potrzebować się z Tobą skontaktować. Mogą to być klienci lub współpracownicy. Korzystanie z funkcji poza biurem Kalendarza Google pozwala to łatwo zrobić.

Konfiguracja na komputerze

Korzystając z komputera, możesz z łatwością skonfigurować Kalendarz Google poza biurem. Wskazówka: Chrome umożliwia dostęp do wszystkich aplikacji Google na stronie nowej karty lub okna.

1. Otwórz Kalendarz Google.

   

2. Wybierz „Utwórz”.

   

3. Wybierz „Poza biurem”.

   

4. Wprowadź daty wydarzeń. Możesz również dodać określony okres.

   

5. Ustawienia odrzucania można zmienić i dodać wiadomość o odrzuceniu.

   

6. Wybierz „Zapisz”.

   

Konfiguracja na Androidzie i iOS

Tę funkcję Kalendarza Google można również łatwo skonfigurować na urządzeniach z Androidem i iOS. Możesz nad tym pracować niezależnie od tego, gdzie jesteś.

1. Otwórz Kalendarz Google.

   

2. Stuknij „Utwórz” u dołu, oznaczony znakiem plus.

   

3. Stuknij „Poza biurem”.

   

4. Wybierz daty, w których planujesz być poza biurem. Jeśli chcesz, możesz również określić czas.

   

5. Stuknij zapisz

   

Ta funkcja umożliwia zaplanowanie wydarzeń poza biurem, które powtarzają się poza wybraną godziną i dniem. Dodanie nieobecności w biurze jako wydarzenia w Kalendarzu Google spowoduje odrzucenie wszelkich zaproszeń na wydarzenia, które pokrywają się z tym czasem. Ta metoda nieobecności w biurze pozwala odłączyć i przestać otrzymywać wezwania na spotkania.

Uwaga: ta funkcja jest dostępna w Google Workspace w szkole lub w pracy. Nie działa z kontami osobistymi.

Konfigurowanie Kalendarza Google Poza biurem w godzinach pracy

Kalendarz Google umożliwia dostosowanie harmonogramu godzin pracy. W przeszłości trzeba było ustawiać godziny pracy dla pojedynczego okresu, a następnie powielać je dla innych dni tygodnia. Kalendarz Google umożliwia dostosowanie godzin pracy na każdy dzień tygodnia. Kalendarze można również udostępniać.

Gdy ustawisz godziny pracy, a ktoś spróbuje umówić się na spotkanie poza tymi godzinami, zostanie wysłane automatyczne powiadomienie o Twojej niedostępności.

Kolejną przydatną funkcją jest możliwość automatycznego określania godzin pracy przez Kalendarz Google. Jest to oparte na Twojej historii planowania. Jeśli sugestie nie są precyzyjne, można je zmienić.

Podczas konfigurowania godzin pracy strefy czasowe nie mają znaczenia. Zamiast tego Google automatycznie określa strefy czasowe. Eliminuje to wszelkie możliwe zamieszanie.

Konfigurowanie automatycznej odpowiedzi, gdy jesteś poza biurem

Niektóre osoby nazywają również powiadomienie o nieobecności w biurze odpowiedzią urlopową i rozsądnie jest dodać je, gdy wyjeżdżasz. Konfigurowanie konta Gmail do automatycznych odpowiedzi jest stosunkowo łatwe.

Konfiguracja na komputerze

Skonfigurowanie automatycznej odpowiedzi na komputerze obejmuje kilka kroków. Ale robienie tego dobrze daje pożądany rezultat.

1. Otwórz Gmaila.
2. Wybierz ikonę koła zębatego u góry, aby otworzyć ustawienia.

   

3. Wybierz „Zobacz wszystkie ustawienia”.

   

4. Przewiń w dół do „Odpowiadający na wakacje”.

   

5. Kliknij „Powiadomienie o wakacjach włączone”.

   

6. Wpisz zakres dat, temat i treść wiadomości.

   

7. Jeśli chcesz, aby odpowiedź o urlopie była widoczna tylko dla Twoich kontaktów, zaznacz pole pod wiadomością.

   

8. Wybierz „Zapisz zmiany”.

   

Konfigurowanie osoby odpowiadającej na wakacje w systemie Android i iOS

Do napisania dobrej wiadomości z automatyczną odpowiedzią można użyć wielu szablonów w Internecie. Ma być profesjonalnie, ale przyjaźnie.

1. Otwórz Gmaila.

   

   • Ważna uwaga: ten krok nie działa w przypadku preinstalowanej aplikacji pocztowej na urządzeniach Apple.
2. Stuknij menu hamburgerów po lewej stronie.

   

3. Przewiń w dół i dotknij „Ustawienia”.

   

4. Wybierz konto, dla którego chcesz skonfigurować automatyczne odpowiedzi.

   

5. Wybierz „Odpowiadający na wakacje”.

   

6. Przełącz przełącznik, aby włączyć respondenta.

   

7. Wpisz zakres dat, temat i treść wiadomości

   

8. Stuknij „Gotowe” na Androidzie lub „Zapisz” na iOS.

   

Rzeczy, na które należy zwrócić uwagę podczas korzystania z automatycznej odpowiedzi

Wiedza o tej funkcji i sposobie jej działania zwiększa Twoje wrażenia. Oto niektóre z rzeczy, o których należy pamiętać w przypadku odpowiedzi na wakacje w Gmailu:

• Automatyczne odpowiedzi są skuteczne od północy, kiedy zaplanujesz wydarzenie poza biurem, do 11:59 zaplanowanego ostatniego dnia. Można to zmienić przed upływem tego czasu.
• Jeśli otrzymasz wiadomość ze spamem, nie otrzymasz automatycznej odpowiedzi. Dotyczy to również wiadomości otrzymanych w ramach list mailingowych.
• Jeśli konto Google Workspace, którego używasz, jest kontem organizacji, możesz skonfigurować ustawienia tak, aby tylko osoby w organizacji otrzymywały automatyczną odpowiedź.
• Jeśli w tym okresie jedna osoba skontaktuje się z Tobą kilka razy, istnieje prawdopodobieństwo, że automatyczna odpowiedź zostanie wysłana dopiero po pierwszym e-mailu. Istnieją jednak pewne wyjątki:
  • Jeśli ta sama osoba skontaktuje się z Tobą cztery dni po pierwszym e-mailu i nadal nie będziesz dostępny.
  • Jeśli dostosujesz automatyczną odpowiedź i ta sama osoba wyśle ​​kolejną wiadomość e-mail.

Najlepsze praktyki związane z wiadomościami o nieobecności

Ważne jest, aby wiadomość o nieobecności w biurze brzmiała profesjonalnie. Musi być też pozytywne. Dobra wiadomość powinna zawierać:

• Daty, kiedy planujesz wyjechać i kiedy zamierzasz wrócić. Podczas ustalania godzin pracy musisz dokładnie określić godziny i dni, w których jesteś dostępny.
• Szacunkowy czas oczekiwania na odpowiedź. Alternatywnie możesz udostępnić kalendarz wszystkim lub udostępnić go, aby wszyscy wiedzieli, kiedy będziesz lub będziesz dostępny.
• Co odbiorca powinien zrobić w nagłych przypadkach. Powinno to zawierać numer kontaktowy osoby, z którą można się skontaktować.
• Wiadomości powinny mieć pewną osobowość. Chociaż możesz wymyślić zabawną, sprytną i złośliwą wiadomość, w wielu przypadkach mądrze jest zachować ją profesjonalną i zwięzłą.
• Pamiętaj, aby używać innych systemów, takich jak Gmail, aby również odnotowywać swoją nieobecność.

Po zakończeniu wakacji lub powrocie do biura powinieneś ułatwić sobie powrót do pracy, wykonując kilka czynności. Obejmują one:

• Wyłącz wszystkie wiadomości o nieobecności. Google obsługuje to automatycznie. Niemniej jednak możesz sprawdzić, aby się upewnić. Ponadto możesz ręcznie wyłączyć wiadomości, jeśli wrócisz wcześniej niż oczekiwano.
• Spójrz na swój kalendarz, aby zobaczyć spotkania i zadania ustawione na ten dzień. Daje to szansę na przygotowanie się.
• Po sprawdzeniu terminów i zadań uporządkuj je według priorytetów. Zacznij od ważnych zadań i pozwól innym pójść za nimi.
• Postaraj się podejść do sprawy spokojnie. Nadrobienie wszystkiego podczas Twojej nieobecności może zająć trochę czasu. Praca nad tym z jasną głową i planem pozwala łatwiej nadrobić zaległości.
• Trzymaj się harmonogramów: Po ustaleniu harmonogramu trzymaj się go. Daje to Twoim klientom, rodzinie i współpracownikom pewność, że mogą się z Tobą skontaktować.

Wykorzystaj automatyzację i skorzystaj z funkcji Kalendarza Google

Funkcja „poza biurem” Kalendarza Google eliminuje część niepewności związanej z ręcznym anulowaniem spotkań i zobowiązań. Korzystając z tej funkcji, możesz cieszyć się wolnym czasem bez martwienia się, że ważne wiadomości nie otrzymają odpowiedzi, gdy jesteś offline. Funkcja „poza biurem” informuje ich o Twojej nieobecności, a wszelkie zaproszenia na spotkania itp. są automatycznie odrzucane.

Czy korzystałeś z funkcji Kalendarza Google poza biurem? Jak dobrze to działało? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.