Jak uruchomić listę płac w QuickBooks

• Przetwarzanie listy płac w QuickBooks Online jest łatwe i efektywne.
• Możesz zsynchronizować zarówno swoje konto firmowe, jak i konta pracowników oraz przetwarzać listy płac z płatnością tego samego dnia.
• Stworzenie harmonogramu płac pozwala na cykliczne wypłaty wynagrodzeń.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli firm, specjalistów HR i księgowych, którzy chcą prowadzić listę płac w QuickBooks Online.

QuickBooks Online pomaga usprawnić zadania księgowe, jednocześnie przechowując wszystkie dane, informacje i raporty w jednym miejscu. Lista płac to kolejna funkcja, którą oferuje QuickBooks Online (QBO), jeśli masz pracowników w swojej firmie i musisz wykonać jedną z następujących czynności:

• Zapłać swojemu zespołowi
• Zarządzaj świadczeniami pracowniczymi
• Zautomatyzuj obliczenia i potrącenia podatków
• Przechowuj federalne i stanowe informacje podatkowe
• Połącz wydatki płacowe z kontami księgi głównej

Czy wiesz, że?: QuickBooks jest dostawcą list płac online nr 1 dla małych firm. Zobacz, jak QuickBooks wypada w porównaniu z Gusto Payroll.

Jak skonfigurować listę płac w QuickBooks Online

Jeśli znasz QBO, konfiguracja listy płac jest łatwa. Poniżej przedstawiono czteroetapowy proces konfigurowania listy płac w QBO.

1. W zakładce Lista płac na pulpicie nawigacyjnym kliknij „Pracownicy”.

Źródło obrazu: QuickBooks Online

Jeśli jesteś nowy w QBO, musisz wykonać kroki Pierwsze kroki przy pierwszym logowaniu na swoje konto. Po krótkim samouczku i konfiguracji uzyskasz dostęp do karty Lista płac.

Następne polecenie zada ci różne pytania dotyczące pracowników, godzin pracy, wsparcia zasobów ludzkich i nie tylko. Dzięki temu QBO może pomóc w znalezieniu najlepszego dodatku do listy płac, spełniającego Twoje potrzeby bez uwzględniania zbędnych funkcji lub funkcji.

2. Wprowadź informacje płacowe dla pracowników.

Po znalezieniu planu najlepiej odpowiadającego Twoim potrzebom, QBO zapyta, czy w bieżącym roku kalendarzowym zatrudniałeś opłacanych pracowników. Niezależnie od tego, czy korzystałeś z oprogramowania księgowego, czy systemu ręcznego, aby płacić pracownikom, jeśli zapłaciłeś im w bieżącym roku kalendarzowym, będziesz chciał odpowiedzieć tak. Jeśli po raz pierwszy płacisz pracownikowi lub pracownikom w tym roku kalendarzowym, odpowiedz „nie”.

Źródło obrazu: QuickBooks Online

Jeśli odpowiesz tak, będziesz musiał wprowadzić informacje o płacach w bieżącym roku dla każdego pracownika, któremu zapłaciłeś w aktywnym roku kalendarzowym. Pomaga to zapewnić, że informacje W-2 są dokładne podczas wystawiania oświadczeń dla celów podatkowych. QuickBooks Pro świetnie sobie radzi z generowaniem dokumentów podatkowych, takich jak W-2, co jest kolejną zaletą prowadzenia listy płac przez QBO.

3. Ustaw datę uruchomienia listy płac.

Następny monit zapyta, kiedy planujesz uruchomić pierwszą listę płac QBO. Po ustaleniu terminu QBO zapyta o lokalizację, w której pracuje większość Twoich pracowników.

Jeśli Twoi pracownicy mieszkają w stanie, w którym znajduje się firma, są uważani za pracowników będących rezydentami. Ogólnie rzecz biorąc, pracownicy będący rezydentami płacą podatki stanowe i lokalne, a także stanowe podatki na ubezpieczenie od bezrobocia płacone przez ich pracodawcę, a podatki stanowe są potrącane.

Jeśli Twoi pracownicy mieszkają w innych stanach, robi się to nieco trudniejsze. Ponieważ praca zdalna stała się bardzo popularna w ciągu ostatnich kilku lat, posiadanie pracowników w wielu stanach nie jest już czymś nienormalnym. W przypadku pracowników niebędących rezydentami lub pracowników spoza stanu pracodawcy potrącają podatki stanowe od stanu, w którym mieszka ich pracownik. Ponieważ stany nie są zgodne ze swoimi prawami i wymogami podatkowymi, będziesz chciał przeprowadzić badania na temat tego, jak twój stan i ich stan postępują z pracownikami niebędącymi rezydentami.

4. Wprowadź informacje o pracowniku.

Musisz wprowadzić następujące informacje dla każdego pracownika:

1. Dane osobowe: Tutaj wpisujesz imię, inicjał drugiego imienia i nazwisko. Wprowadzasz również datę zatrudnienia i adres e-mail. W tym pierwszym kroku możesz również sprawdzić, czy chcesz, aby pracownik mógł dodawać własne godziny i przeglądać online odcinki wypłat i W-2.
2. Częstotliwość płac: W tym kroku możesz utworzyć harmonogram płac i odpowiedzieć na następujące pytania:

• Jak często płacisz? Istnieje rozwijane menu, które pozwala wybrać wynagrodzenie tygodniowe, dwutygodniowe, półmiesięczne lub miesięczne.
• Kiedy jest następna wypłata? Wpisz konkretną datę.
• Kiedy jest ostatni dzień pracy (okres rozliczeniowy) dla tej wypłaty? Wpisz konkretną datę.
• Jak chcesz nazwać ten harmonogram płac? Utwórz nazwę.

Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania możesz zastosować ten sam harmonogram dla wszystkich pracowników. QBO następnie pokazuje kolejne cztery okresy rozliczeniowe i kolejne cztery dni wypłaty dla twojego pracownika.

1. Stawka wynagrodzenia: Istnieje rozwijane menu, które pozwala wybrać tylko stawkę godzinową, wynagrodzenie lub prowizję, z odpowiednią kwotą w dolarach. Możesz również dodać inne rodzaje płatności, takie jak nadgodziny, płatny czas wolny, zasiłek chorobowy, wynagrodzenie urlopowe i wynagrodzenie urlopowe.
2. Potrącenia: Ten krok umożliwia wprowadzenie wszystkich potrąceń dla tego pracownika. Potrącenia, które możesz dodać, obejmują opiekę zdrowotną, plany emerytalne, elastyczne konta wydatków, plany kont oszczędnościowych na zdrowie, zajęcia i spłaty pożyczek. Wspólna powtarzalność to ta sama kwota w każdym okresie rozliczeniowym. Możesz filtrować kwotę według kwoty w dolarach lub procentu wynagrodzenia brutto.
3. Potrącenia: W tym kroku pobierasz informacje o swoim pracowniku z ich formularza W-4 i wprowadzasz wszystkie potrącenia. Tutaj znajdują się ich ogólne informacje, wraz z numerem ubezpieczenia społecznego, statusem rozliczenia podatkowego, zgłoszonymi osobami na utrzymaniu oraz wszelkimi innymi dochodami, potrąceniami lub potrąceniami określonymi w formularzu W-4.
4. Metoda płatności: rozwijane menu zawiera opcje wpłaty bezpośredniej, czeku papierowego, wpłaty bezpośredniej na dwa konta i wpłaty bezpośredniej z saldem jako czekiem.

Po wykonaniu tych kroków możesz uruchomić listę płac w QuickBooks.

Jak prowadzić listę płac w QuickBooks

Przetwarzanie listy płac to prosty czteroetapowy proces w QBO. Po wprowadzeniu wszystkich pracowników do systemu jesteś gotowy do uruchomienia listy płac:

1. Na pulpicie nawigacyjnym przejdź do listy płac, a następnie wybierz opcję Uruchom listę płac.
2. Wprowadź godziny. Zostaniesz poproszony o funkcję Regularne godziny wypłaty. Podczas gdy QBO automatyzuje liczbę przepracowanych godzin dla każdego pracownika, zgodnie z tym, co wykonałeś w powyższych krokach, ważne jest, aby zweryfikować dokładność każdego okresu rozliczeniowego i dostosować go w razie potrzeby.
3. Jeśli wszystko się zgadza, wybierz Podgląd listy płac i przejrzyj.
4. Wybierz Prześlij listę płac. Podobnie jak w przypadku wielu funkcji QBO, możesz przeglądać, pobierać i drukować podsumowania raportów płacowych.

Kluczowe wnioski: Po przesłaniu listy płac możesz wydrukować czeki dla swoich pracowników lub poprosić QBO o komunikację z bankami i instytucjami finansowymi w celu przelania środków z Twojego konta firmowego na ich bezpośrednie konta depozytowe, dzięki czemu lista płac stanie się częścią biura bez papieru.

Łatwość prowadzenia listy płac w QuickBooks Online

Dodatkowe raporty autorstwa Casey Conway.