Jak zmniejszyć stres i zbudować zdrowe nawyki e-mailowe

Dla wielu osób sprawdzanie poczty e-mail jest nieuniknioną częścią ich życia zawodowego lub akademickiego. Jednak uzależnienie od e-maili (lub zmęczenie e-mailami) może dopaść prawie każdego i łatwo wpaść w nawyk sprawdzania skrzynki odbiorczej przez cały dzień i noc.

Oto, jak stworzyć zdrowsze relacje z pocztą e-mail, aby zmniejszyć stres, a także cieszyć się przestojami bez rozpraszania uwagi. W zdecydowanej większości przypadków nowe wiadomości i tak nie wymagają natychmiastowej uwagi.

O uzależnieniu od e-maili

Jak często sprawdzasz pocztę e-mail w ciągu dnia? Ogólnie rzecz biorąc, rzadsze sprawdzanie poczty e-mail — powiedzmy około trzech razy dziennie — wiąże się z mniejszym stresem i uczuciem przytłoczenia, według Computers in Human Behavior . Są szanse, że wielu użytkowników poczty e-mail ma tendencję do dokładniejszego sprawdzania swoich kont.

Na pierwszy rzut oka nie jest to złe: starasz się być odpowiedzialny i odpowiadać na wiadomości w odpowiednim czasie. Może to jednak prowadzić do poczucia, że ​​​​musisz stale monitorować swoją skrzynkę odbiorczą.

Chociaż niektórzy ludzie muszą dokładnie monitorować wiadomości e-mail, aby odnieść sukces zawodowy, wielu innych może odnieść korzyści z nieco rzadszego otwierania skrzynek odbiorczych. W większości przypadków wiadomości zawierające reklamy, które Cię nie interesują lub przypomnienia o spotkaniach, mogą poczekać kilka godzin.

Oto jak skrócić czas spędzany na sprawdzaniu (i martwieniu się) poczty e-mail każdego dnia.

1. Trzymaj e-maile z dala od telefonu

Zmniejsz zmęczenie e-mailami w codziennym życiu, usuwając wszystkie e-maile z telefonu. To usunie pokusę skanowania skrzynki odbiorczej w dziwnych momentach w ciągu dnia, zwłaszcza gdy nie masz czasu. Może stać się czynnością wyłącznie komputerową.

2. Sprawdzaj swoją skrzynkę odbiorczą w określonych godzinach

Staraj się sprawdzać pocztę e-mail o określonych porach w ciągu dnia, na przykład o 9:00, w południe i o 16:00 (lub w inny sposób, który pasuje do Twojego harmonogramu). Celuj w trzy ustalone razy dziennie lub nawet mniej, w zależności od potrzeb.

Ta strategia, czasami nazywana grupowaniem wiadomości e-mail, zwykle wiąże się z mniejszym wyczerpaniem emocjonalnym związanym z pocztą e-mail, w przeliczeniu na interwencje internetowe . Zamiast czuć, że musisz być dostępny przez cały czas, poczta e-mail staje się łatwiejszą do zarządzania czynnością, która ma miejsce tylko kilka razy dziennie.

Jeśli obawiasz się, że potencjalni korespondenci e-mailowi ​​będą musieli czekać, skonfiguruj automatyczną odpowiedź. Skonfiguruj cykliczną odpowiedź urlopową w Gmailu z wiadomością informującą o godzinach, w których zazwyczaj sprawdzasz pocztę każdego dnia. Jako potencjalne zabezpieczenie, dołącz numer telefonu i poinstruuj odbiorców wiadomości, aby dzwonili lub wysyłali SMS-y, jeśli coś wymaga pilnej uwagi.

W większości przypadków ustalenie tych granic za pomocą monitorowania poczty e-mail może zapewnić znacznie większy spokój ducha, jednocześnie zapewniając, że zobaczysz ważne wiadomości i odpowiesz na nie w odpowiednim czasie. To najlepsze z obu światów.

3. Przestań sprawdzać e-maile z samego rana

Jak wynika z ankiety przeprowadzonej przez Sleep Advisor , około jedna trzecia millenialsów sprawdza pocztę zaraz po przebudzeniu , mimo że praktyka ta często wiąże się ze zwiększonym niepokojem. Ten impuls jest zrozumiały — chcesz przyspieszyć dzień w pracy lub na studiach — ale nie jest to najprzyjemniejszy sposób na spędzenie poranka. Myśli o oczekującej liście rzeczy do zrobienia zaczynają krążyć po twoim mózgu, zanim jeszcze wstaniesz z łóżka.

Zamiast tego oprzyj się pokusie otwierania skrzynki odbiorczej z samego rana i stwórz lepszą poranną rutynę obejmującą niektóre czynności, które lubisz. Przygotuj pyszne śniadanie, rozciąganie lub dziennik. Wszelkie oczekujące e-maile mogą poczekać.

4. Uważaj na swój impuls do sprawdzania

Kiedy najczęściej czujesz potrzebę sprawdzenia poczty? Czy zaraz po przebudzeniu, czy w ciągu dnia, kiedy jest kilka minut przestoju? Impuls sprawdzenia może być tak nawykowy i automatyczny, że tak naprawdę go nie zauważasz.

Aby dokładniej przyjrzeć się temu nawykowi, pobierz aplikacje, które pomogą Ci zmienić nawyki, takie jak Strides. Ustaw cel, aby zmniejszyć liczbę sprawdzania poczty e-mail lub (jeśli to możliwe) ilość czasu spędzanego na interakcji z pocztą e-mail. Wyznaczenie jasnego celu sprawi, że skrócenie czasu spędzanego na wysyłaniu wiadomości e-mail będzie nieco bardziej wykonalne.

5. Zamknij kartę E-mail na swoim komputerze

Łatwo jest pozostawić otwartą kartę e-mail podczas pracy, dotykając jej za każdym razem, gdy nadejdzie nowa wiadomość. Odwrócenie uwagi od powiadomień e-mailem może jednak wykoleić koncentrację i przerwać przepływ pracy. Nic dziwnego, że sprawdzanie poczty e-mail jest jednym z typowych wyzwań związanych z zarządzaniem zadaniami, które utrudniają skupienie się na tym, co musisz zrobić.

Jeśli to możliwe, zachęć swój zespół do komunikowania się za pomocą innego narzędzia, takiego jak Slack lub Microsoft Teams. Funkcje czatu mogą w wielu przypadkach zastąpić komunikację e-mail.

Jeśli trudno jest zerwać z nałogiem, wyloguj się z poczty i każ sobie wpisywać login i hasło za każdym razem. Dodaje dodatkowy krok do całego procesu i czyni go mniej automatycznym. Z czasem jednak docenisz możliwość skupienia się bez ciągłego zerkania na kartę e-mail i oczekiwania na pojawienie się wiadomości przychodzącej.

6. Śledź swój czas w e-mailu

Monitorowanie dokładnie, ile czasu spędzasz na e-mailach, może ułatwić ograniczenie. Na iPhonie funkcja Czas przed ekranem pokazuje, ile czasu spędzasz w aplikacji e-mail. Tymczasem narzędzia Digital Wellbeing na Androida nie tylko pomagają śledzić czas spędzany na poczcie e-mail, ale także umożliwiają umieszczenie wiadomości e-mail w określonej aplikacji służbowej, która pozostaje ukryta, gdy jesteś poza zegarem.

Ewentualnie użyj aplikacji do śledzenia czasu, takiej jak Toggl Track lub RescueTime, aby monitorować wykorzystanie poczty e-mail. Czasami samo zobaczenie, dokąd zmierza Twój czas, jest wystarczającym motywatorem do ograniczenia nawyków związanych z pocztą e-mail.

Oswajaj swoje nawyki sprawdzania poczty e-mail, aby zmniejszyć stres

Nie jesteś sam, jeśli trudno ci oprzeć się pokusie zaglądania do skrzynki odbiorczej w ciągu dnia, ale jest to nawyk, który można złamać. Trzymając aplikacje e-mail z dala od telefonu, ograniczając liczbę sprawdzań każdego dnia i po prostu stając się bardziej świadomym swojej tendencji do zaglądania do skrzynki odbiorczej, można przezwyciężyć przytłoczenie wiadomościami e-mail i zwolnić czas na inne czynności.

Wypróbuj te wskazówki, aby zobaczyć, które z nich najlepiej radzą sobie z nawykami związanymi z pocztą e-mail, a w mgnieniu oka poczujesz się trochę mniej przywiązany do tych powiadomień w skrzynce odbiorczej.