Jak opracować politykę kredytową

• Polityka kredytowa pomaga określić, którzy klienci kwalifikują się do otrzymania kredytu od Twojej firmy i określa kroki, które należy podjąć w celu odzyskania niespłaconych długów.
• Zasady kredytowe są ważne, ponieważ utrzymują klientów w odpowiedzialności i poprawiają przepływy pieniężne.
• Polityka kredytowa powinna szczegółowo określać kwalifikacje kredytowe, limity i warunki kredytowe oraz metody fakturowania i windykacji, które Twoja firma ustala dla swoich klientów.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli firm, którzy są zainteresowani opracowaniem polityki kredytowej.

Zanim udzielisz kredytu klientom, klientom oraz innym osobom i organizacjom, z którymi prowadzisz interesy, powinieneś mieć biznesową politykę kredytową. Wymagania i warunki, które ustalasz przed udzieleniem kredytu, są integralną częścią zakładania firmy w celu osiągnięcia sukcesu finansowego. Z tego przewodnika dowiesz się wszystkiego, co powinna zawierać Twoja polisa kredytowa i dlaczego takie zasady są tak ważne.

Zasady kredytowe wyjaśnione

Polityka kredytowa to zestaw warunków, które określają, w jaki sposób Twoja firma będzie udzielać kredytów swoim klientom i zbierać niespłacone długi. Określa również, którzy członkowie zespołu w Twojej firmie mają uprawnienia do udzielania kredytu lub zmiany warunków kredytu.

Firma, która dopiero zaczyna działalność, może przez pewien czas nie mieć formalnej polityki kredytowej, zwłaszcza jeśli rozlicza się tylko z bardzo niezawodnymi płatnikami. Jeśli jednak firma udziela dużych kredytów lub jeśli klienci okazują się mniej wiarygodni, posiadanie dobrej polityki kredytowej może oznaczać różnicę między dobrobytem a trudnościami finansowymi.

Istnieje wiele powodów, dla których dobra polityka kredytowa chroni Twoją firmę:

• Standaryzuje kwalifikacje, warunki i procedury kredytowe.
• Kwalifikuje i dyskwalifikuje klientów i klientów do kredytu.
• Określa warunki spłaty kredytu, w tym rabaty za szybką płatność, kary za zwłokę oraz oprocentowanie.
• Określa maksymalne limity kredytowe.
• Przedstawia kroki w celu odzyskania zaległych długów.
• Określa role członków zespołu w procesie kredytowym.

Dokument polisy jest używany wewnętrznie przez Twoją firmę; zwykle nie jest widziany przez klientów i opinię publiczną. Twoi pracownicy wykorzystują informacje zawarte w polityce kredytowej do tworzenia umów kredytowych dla klientów i klientów. Możesz również wykorzystać niektóre informacje, takie jak minimalne oceny kredytowe lub stopy procentowe, w materiałach promocyjnych dla klientów.

Nie każda firma decyduje się na oferowanie kredytu, ale wiele firm B2B z tego korzysta.

Kluczowe wnioski: Polityka kredytowa to wewnętrzny dokument używany przez Twoją firmę do określania, którym klientom udzielasz kredytu, warunków kredytowania i sposobu, w jaki Twoja firma pobiera niespłacone długi.

Jak opracować politykę kredytową

Aby opracować politykę kredytową, napisz formalny dokument zawierający następujące sekcje:

1. Deklaracja celu

Na górze polityki kredytowej powinno być napisane, że dokument jest polityką kredytową Twojej firmy. To określenie celu może być krótkie; powinny wystarczyć dwa, trzy zdania.

2. Oświadczenie o zakresie

Następnie podaj typy klientów i sprzedaż, których dotyczy Twoja polityka kredytowa. Na przykład niektóre polityki kredytowe mają zastosowanie tylko do sprzedaży krajowej dokonywanej na rzecz przedsiębiorstw o ​​określonej wielkości, podczas gdy inne dotyczą tylko klientów międzynarodowych.

3. Warunki kredytu i płatności

Być może najważniejszą częścią twojej polityki kredytowej jest sekcja dotycząca warunków kredytowych. Pamiętaj, aby podać następujące informacje:

• Limity kredytowe: Podaj dopuszczalny limit lub zakres kredytowy. Dołącz informacje o początkowych limitach kredytowych i kiedy limity są podnoszone.
• Stopy procentowe: wyjaśnij, w jaki sposób ustalasz stopę procentową. Na przykład możesz użyć podstawowej stawki powiększonej o określony procent. Możesz naliczyć tę samą stopę procentową dla wszystkich lub użyć przedziału stóp procentowych. Najbardziej wiarygodni klienci zazwyczaj otrzymują najniższe oprocentowanie, ponieważ stanowią najmniejsze ryzyko dla Twojej firmy.
• Opłaty: Jasno określ wszelkie opłaty za opóźnienia w płatnościach i opłaty przekraczające limity kredytowe, a także kary za czeki zabezpieczone niewystarczającymi środkami.
• Warunki spłaty: Określ, jak długo klienci mają na spłatę faktur po ich wystawieniu. W stosownych przypadkach dołącz sformułowania dotyczące gwarancji korporacyjnych, bankowych lub osobistych.

4. Wniosek kredytowy i przegląd

Twoja polityka kredytowa powinna szczegółowo określać, w jaki sposób Twoja firma przetwarza wnioski kredytowe i przegląda historię kredytową ustalonych wierzycieli. Uwzględnij wszelkie czynniki, które mogą skutkować niższą linią kredytową. Podobnie, zwróć uwagę na wszelkie zmiany w założonych rachunkach klientów, które mogą mieć wpływ na zdolność kredytową.

5. Warunki sprzedaży

Twój zespół ds. sprzedaży może potrzebować pewnej elastyczności, aby warunki kredytu były odpowiednie dla określonych klientów. Dołącz tekst, który umożliwia członkom zespołu modyfikowanie warunków w celu maksymalizacji sprzedaży przy jednoczesnym zapewnieniu ochrony przepływów pieniężnych firmy.

6. Zestawienie ról zespołu kredytowego

Co uwzględnić w polisie kredytowej

Gotowa polityka kredytowa powinna zawierać następujące szczegóły:

Kwalifikacje dla klientów otrzymujących kredyt

Powinieneś przeprowadzać kontrole kredytowe klientów, za ich zgodą, zanim zaoferujesz im kredyt. Polityka kredytowa powinna określać minimalne wymagania dla klientów, aby otrzymać kredyt na najlepszych warunkach. Klienci o niższych kwalifikacjach mogą zostać zatwierdzeni do niższych limitów kredytowych lub na mniej korzystnych warunkach. Klienci o złej historii kredytowej są generalnie wykluczeni z otrzymania kredytu, chyba że dług jest zabezpieczony.

Limity kredytowe

Kwota kredytu, którą możesz udzielić, zależy zasadniczo od kwoty ryzyka, jakie jesteś gotów podjąć w stosunku do danego klienta, oraz od tego, na jaką sumę kredytu możesz sobie pozwolić bez szkody dla własnych przepływów pieniężnych. Na przykład, jeśli zamierzasz udzielić kredytu maksymalnie 20 klientom jednocześnie, zaplanuj ustawienie limitów kredytowych dla każdego klienta, aby nie narażać się na utratę własnych przepływów pieniężnych.

Ponadto unikaj udzielania zbyt dużej kwoty kredytu, aby klienci mogli go spłacić. Ponieważ regularnie dokonują płatności i okazują się rzetelni, możesz zwiększyć ich limity kredytowe.

Warunki kredytu

Kiedy firmy oferują kredyt na ponad 30 dni, zazwyczaj naliczają odsetki od salda. Uwzględnij wszelkie stopy procentowe w swojej polisie. Podaj także terminy płatności, akceptowalne metody płatności (takie jak karty kredytowe i czeki osobiste), rabaty za wczesną płatność oraz opłaty za opóźnienia w płatnościach lub przekroczenie limitu.

Prośby o informacje o klientach

W swojej polityce kredytowej określ rodzaje informacji, które klienci muszą podać, aby otrzymać kredyt. W zależności od rodzaju klienta i innych czynników, informacje te mogą obejmować czas prowadzenia działalności, towary i usługi, które spodziewają się otrzymać w ramach kredytu, sprawozdania finansowe i oceny zdolności kredytowej.

Warunki fakturowania

Ustalenie praktyk fakturowania idzie w parze z ustaleniem polityki kredytowej. Każda firma (lub freelancer), która wystawia klientom faktury, aby otrzymać zapłatę za już wykonaną pracę, działa w modelu kredytowym. [Dowiedz się , jak utworzyć fakturę i jak freelancerzy mogą odzyskać niespłacony dług .]

Warunki windykacji

Żadna polityka kredytowa, bez względu na to, jak kompleksowa, nie gwarantuje, że otrzymasz to, co jest należne. Niektórzy klienci i tak nie zapłacą rachunków. Dlatego dobre zasady kredytowe opisują działania, które podejmiesz w przypadku nieopłaconego konta. Takie działania mogą obejmować skierowanie długu do windykacji lub pozwanie klienta w sądzie ds. drobnych roszczeń.

Jeśli chcesz wybrać drogę windykacyjną, przeczytaj nasze wskazówki dotyczące zatrudniania agencji windykacyjnej i zapoznaj się z naszym zestawieniem najlepszych agencji windykacyjnych, aby znaleźć odpowiednią dla swoich potrzeb.

Czy wiesz, że?: Polityka kredytowa to nie to samo, co umowa kredytowa. Polityka kredytowa to dokument używany w firmie, który reguluje sposób udzielania kredytu. Z kolei umowa kredytowa to dokument podpisany przez osobę, której udzielasz kredytu, w której wyraża ona zgodę na warunki.

Przykładowa polityka kredytowa

Jeśli zastosujesz się do powyższej struktury i uwzględnisz elementy, które wyróżniliśmy, Twoja polityka kredytowa może wyglądać mniej więcej tak:

Niniejsza polityka kredytowa określa wymagania dotyczące przyznawania kredytów kwalifikującym się klientom [Twojej firmy] oraz późniejszego monitorowania tego kredytu. Zawiera również szczegółowe informacje, w jaki sposób kredyt dla obecnych klientów może zostać zmodyfikowany oraz kto w [Twojej firmie] może udzielać lub modyfikować kredytu. Ta polityka dotyczy całej sprzedaży w Stanach Zjednoczonych, ale nie obejmuje klientów z sektora publicznego.

[Twoja firma] zaoferuje kwalifikującym się klientom kredyt w wysokości maksymalnie [tutaj kwota w dolarach], z [tutaj stopa procentowa] stosowana do każdej płatności. Szef działu kredytowego [Twojej firmy] może rozszerzyć lub skrócić tę linię kredytową i zażądać gwarancji osobistej, korporacyjnej lub bankowej od niektórych klientów przed udzieleniem kredytu. Wszystkie terminy spłaty kredytu to 60 dni netto.

Dział kredytowy dokona przeglądu nowych wniosków kredytowych w celu zatwierdzenia klientów i określenia kwot kredytu. Poziom kredytowy wnioskodawcy może zostać uznany za niższy niż minimum, jeśli raporty kredytowe wykazują niskie oceny kredytowe, historię kredytową krótszą niż pięć lat lub wskaźniki poniżej 1:1. Podobnie dział kredytowy może potrzebować zmodyfikować limit kredytowy rachunku bieżącego.

Wszystkie warunki sprzedaży dla klientów są ustandaryzowane zgodnie z aktualnymi programami sprzedaży i promocjami [twoja firma]. Szef działu kredytowego będzie zatwierdzał wszelkie modyfikacje warunków tych programów i promocji w celu maksymalizacji wyników sprzedaży. Warunki sprzedaży dla wszystkich klientów to 60 dni netto.

Menedżer kredytowy [Twojej firmy] ma wyłączne uprawnienia do zatwierdzania kredytów dla klientów i rozmawiania z klientami na temat ich statusu kredytowego. Pozostała część zespołu kredytowego będzie kontaktować się z klientami wyłącznie w celu przekazania instrukcji dotyczących spłaty ich długów.

Znaczenie polityki kredytowej dla przedsiębiorstw

Prowadzenie firmy bez polityki kredytowej jest z natury ryzykowne. Dzieje się tak, ponieważ firmy bez formalnych zasad kredytowych mogą nieświadomie udzielać kredytów klientom, którzy nie są w stanie zapłacić zgodnie z obietnicą lub mają historię niewywiązywania się z zobowiązań finansowych. Bez jasnych zasad możesz nie zobowiązać klientów do terminowych płatności, a mniejsza liczba płatności oznacza mniejszy przepływ gotówki. Mniejsze przepływy pieniężne oznaczają więcej wyzwań związanych z opłacaniem własnych rachunków i utrzymywaniem rentowności operacji.

Co więcej, przestrzeganie standardowych zasad kredytowych może pomóc w utrzymaniu odpowiedzialności klientów, jeśli pracujesz w branży znanej z powolnych lub częściowych płatności klientów. Sama instytucja polityki kredytowej w Twojej firmie może pomóc Twojemu zespołowi śledzić procesy, które zwiększają prawdopodobieństwo otrzymania zapłaty.

Kluczowe wnioski: polityka kredytowa jest ważna, ponieważ pomaga uniknąć udzielania kredytu klientom, którzy raczej nie zapłacą, jednocześnie utrzymując odpowiedzialność klientów i zwiększając przepływ środków pieniężnych.

Uruchom swoją politykę kredytową

Polityka kredytowa firmy powinna zostać wdrożona przed rozpoczęciem udzielania kredytu. Każdy członek zespołu w Twojej firmie zajmujący się kredytami powinien zapoznać się z tą polityką i zapoznać się z nią.

Do tego wewnętrznego dokumentu należy się również odwoływać podczas tworzenia komunikacji zewnętrznej, w tym promocji sprzedaży i umów kredytowych z klientami i klientami. Dzięki nowej polityce Ty i Twój zespół możecie podejmować spójne decyzje, które przynoszą korzyści zarówno Twojej firmie, jak i klientom oraz prowadzą do stałego wzrostu finansowego w nadchodzących latach.

Sally Herigstad przyczyniła się do powstania tego artykułu.