Rozrachunki z dostawcami i Twoja firma: co musisz wiedzieć

• Zobowiązania to rachunki, które firma musi zapłacić. To pieniądze, które firma jest winna dostawcom za dostarczone towary i usługi.
• Niektóre przykłady zobowiązań obejmują usługi sprzątania, mundury personelu, subskrypcje oprogramowania i materiały biurowe. Zobowiązania nie obejmują listy płac.
• Proces rozrachunków z dostawcami obejmuje trzy etapy: zakup zamówienia, otrzymanie zamówienia i opłacenie faktury dostawcy.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli małych firm zainteresowanych skonfigurowaniem lub usprawnieniem procesów związanych z wydatkami biznesowymi.

„Zobowiązania” to termin księgowy określający pieniądze, które Twoja firma jest winna dostawcom i sprzedawcom. Wszystkie rachunki i długi, inne niż lista płac, należą do tej kategorii, co czyni ją krytycznym aspektem każdej firmy.

Aby mieć pewność, że Twoja firma może generować niezmiennie dokładne informacje finansowe, potrzebujesz niezawodnego systemu rozrachunków z dostawcami. Usprawniony i dokładny proces rozliczania zobowiązań pomoże Twojej firmie w osiąganiu celów krótko- i długoterminowych oraz dobrej kondycji finansowej.

Przyjrzymy się procesowi rozliczeń z dostawcami i podzielimy się wskazówkami dotyczącymi śledzenia rozliczeń i uzyskiwania dostępu do zasobów księgowych.

Proces zobowiązań

Proces rozliczania zobowiązań ma kluczowe znaczenie dla ogólnej kondycji finansowej firmy, w tym jej oceny zdolności kredytowej. „Dokładność i kompletność sprawozdań finansowych firmy zależy od procesu rozliczeń” — zauważył Harold Averkamp, ​​założyciel i autor treści strony internetowej z poradami księgowymi AccountingCoach.com. „Wydajność i efektywność procesu obsługi zobowiązań wpłynie również na sytuację gotówkową firmy, jej zdolność kredytową i relacje z dostawcami”.

Aby stworzyć dokładny proces rozliczeń z dostawcami, kluczowe znaczenie ma zrozumienie kluczowych kroków.

1. Zamówienie zakupu: Aby zainicjować proces zakupu, dział zakupów organizacji wysyła zamówienie zakupu do dostawcy.
2. Raport odbioru: Po otrzymaniu przez firmę zakupionych towarów lub usług tworzony jest raport odbioru w celu udokumentowania przesyłki, w tym wszelkich problemów i uszkodzeń.
3. Faktura dostawcy: Na koniec dostawca utworzy i wyśle ​​fakturę, aby zażądać zapłaty za zakupione i otrzymane towary lub usługi. Gdy firma otrzyma fakturę, zanotuje warunki płatności i przetworzy płatność zgodnie z tymi warunkami.

Śledzenie zobowiązań

Wiele małych firm śledzi zobowiązania, czasami w skrócie A/P, co miesiąc. Jednak w miarę rozwoju firmy zaleca się cotygodniowe śledzenie zobowiązań. Większa częstotliwość pomaga małym firmom korzystać z rabatów za wcześniejsze płatności zawartych na fakturach i rozwiązywać problemy związane ze zwrotami zapasów.

Oto kilka sprawdzonych metod śledzenia zobowiązań i zapewniania sprawnego funkcjonowania finansów Twojej firmy:

• Prowadź dokładną ewidencję zobowiązań. Prowadź szczegółowy rejestr zobowiązań w przypadku sporów dotyczących płatności, aby przypominać firmie o bieżących lub zaległych fakturach lub jako dowód wydatków w czasie podatkowym. Twórz te raporty księgowe ręcznie lub za pomocą oprogramowania księgowego.
• Korzystaj z doskonałego oprogramowania księgowego. Najlepsze oprogramowanie księgowe automatyzuje rozliczenia i upraszcza proces. Może planować i śledzić płatności, jednocześnie kontrolując, kto ma dostęp do Twoich danych finansowych. Może również zmniejszyć liczbę błędów i przyspieszyć proces rozliczania zobowiązań.
• Bądź zorientowany na szczegóły. Praca z zobowiązaniami wymaga doskonałej dbałości o szczegóły. Każda faktura musi zostać zweryfikowana pod kątem dokładności, daty wystawienia faktury i daty płatności. Dane do faktury muszą być poprawnie wprowadzone do księgi głównej lub programu księgowego. Zatrudnianie wykwalifikowanych księgowych i księgowych pomaga zapewnić dokładność.
• Odwołaj się do oryginalnych faktur. Jeśli to możliwe, pracuj na podstawie oryginalnej faktury. Niektóre faktury są wysyłane drogą elektroniczną. Aby uniknąć błędów i zminimalizować pomyłki związane z fakturami elektronicznymi, wydrukuj fakturę i prześlij wstępną wiadomość e-mail.
• Ustandaryzuj swoją konwencję nazewnictwa. Za każdym razem używaj tej samej konwencji nazewnictwa lub systemu. Postępuj zgodnie ze spójnym, powtarzalnym procesem za każdym razem, gdy przypisujesz numer faktury w swoim systemie. Określ metodę, taką jak użycie wiodących zer, i trzymaj się jej.
• Każdą fakturę wprowadzaj indywidualnie. Wprowadź każdą fakturę indywidualnie, w tym wiele faktur miesięcznych od tego samego dostawcy. Jeśli pojawi się spór, będziesz chciał mieć możliwość łatwego znalezienia go w swoim systemie.
• Uzyskaj zatwierdzenie wszystkich faktur. Przed wprowadzeniem faktury uzyskaj akceptację odpowiedniej osoby. Strona zatwierdzająca powinna być inna niż pracownik wprowadzający fakturę. Najlepiej, aby te przypisania ról były oddzielne i odrębne. Jeśli jednak prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i prowadzisz księgi rachunkowe, może to nie być możliwe. W takim przypadku upewnij się, że masz przejrzysty proces zatwierdzania i wprowadzania. Prowadź solidne rejestry procesów, aby wspierać każdą rolę, aby być przygotowanym na delegowanie lub outsourcing tego zadania w miarę rozwoju firmy.
• Poszukaj zniżek za wczesną płatność, aby zaoszczędzić pieniądze. Rabaty mogą sumować się przez 12 miesięcy. Niektórzy sprzedawcy oferują niewielką obniżkę – zwykle pewien procent całkowitej należnej kwoty – w zamian za szybsze otrzymanie płatności. Jeśli zazwyczaj grupujesz wszystkie faktury do zapłaty, aby przeglądać i płacić w tym samym czasie, rozważ nowy system. Znajdź system, który pozwala identyfikować, oznaczać, archiwizować i opłacać faktury z rabatami w krótszym czasie.

Przepływy pieniężne są kluczowe dla małej firmy. Solidny system monitorowania i regulowania zobowiązań daje jasny obraz wydatków w stosunku do przychodów, umożliwiając podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.

Kluczowe wnioski: niektóre osoby są początkowo zdezorientowane co do zobowiązań i należności. Podczas gdy należności to pieniądze, które inni ci zapłacą, zobowiązania do zapłaty reprezentują to, co jesteś winien swoim dostawcom.

Przykłady zobowiązań

Zobowiązania obejmują rozliczenia B2B. Twoja firma musi zapłacić innej firmie za dostarczane towary lub usługi. Oto kilka przykładów sytuacji związanych z zobowiązaniami:

• Usługi sprzątania: Jednym z przykładów zobowiązań jest sytuacja, w której firma A zatrudnia firmę B do obsługi swoich potrzeb w zakresie sprzątania. W tym przykładzie firma A musi wysyłać regularne płatności do firmy B w zamian za szybkie i niezawodne usługi sprzątania.
• Mundury pracownicze: Innym przykładem zobowiązań jest sytuacja, w której firma zatrudnia inną firmę do produkcji strojów pracowniczych. Jest to przykład powtarzalnego lub okresowego wydatku biznesowego. Rotacja personelu oraz zagubione lub zniszczone mundury będą wymagały dodatkowych zamówień. W tym przykładzie firma B wystawia fakturę firmie A po otrzymaniu nowego zamówienia, a następnie dział należności firmy A przetwarza płatność.
• Artykuły biurowe: wiele firm kupuje materiały biurowe hurtowo i ustawia automatyczne zamówienia na podstawie częstotliwości użytkowania, aby mieć pewność, że nigdy nie zabraknie im niezbędnych materiałów. Ci właściciele firm często mają oczekujące płatności na rzecz swoich firm dostarczających materiały biurowe, aby zapewnić sprawny przepływ pracy.
• Warunki sanitarne: wiele firm płaci innym firmom za wywóz ich śmieci i surowców wtórnych. Usługi te są zazwyczaj cotygodniowe.

Dodatkowe zasoby księgowe

Więcej informacji na temat obsługi zobowiązań można znaleźć w następujących artykułach:

• Co to jest raport wiekowy rozrachunków z dostawcami?
• Jak zdefiniować rachunkowość dla firm
• Współczynniki i wzory księgowe: podstawy, które musisz znać
• Jaka jest różnica między podstawą kasową a zasadą memoriałową?
• Co to jest cykl rozliczeniowy?

Adam Uzialko przyczynił się do zgłoszenia i napisania tego artykułu.