8 wskazówek dotyczących zarządzania czasem podczas pracy w różnych strefach czasowych

Krytycznym, ale często pomijanym wyzwaniem, przed którym stoją pracownicy zdalni, jest wydajna praca w różnych strefach czasowych. Wirtualne firmy często zatrudniają na całym świecie. Chociaż współpraca z globalnymi profesjonalistami sprzyja rozwojowi kariery, wymaga również przestrzegania napiętych harmonogramów. Prawdopodobnie nie możesz pracować na typowej zmianie od 9 do 17.

Koordynacja z osobami w różnych strefach czasowych jest trudna. Aby pomóc Ci zarządzać swoim dniem pracy, udostępnimy osiem wskazówek dotyczących bezproblemowej współpracy z partnerami zagranicznymi.

1. Poinformuj osoby trzecie o swojej lokalizacji od samego początku

Natychmiast ujawnij swoją strefę czasową. Wspomnij o swoim harmonogramie i preferowanych kanałach komunikacji, przedstawiając się, aby Twoi współpracownicy wiedzieli, jak się z Tobą skontaktować. Skorzystaj również z okazji, aby wyznaczyć granice. Wyjaśnij rzadkie przypadki, w których dopuszczalne byłoby wysłanie wiadomości nawet po zakończeniu zmiany.

Aby skuteczniej zakomunikować swój grafik, wskaż go na swoich profilach online. W końcu nie wszyscy będą to pamiętać. Uwzględnienie godzin pracy w podpisie e-mail, profilu czatu służbowego, koncie LinkedIn i profilu Google zapobiegnie nieporozumieniom.

Pamiętaj tylko, aby aktualizować je w razie potrzeby. Niezależnie od tego, czy pracujesz na różnych zmianach, czy kończysz pracę wcześniej, udostępnianie zmian w harmonogramie jest Twoim obowiązkiem.

2. Pobierz dokładny konwerter stref czasowych

Umawianie spotkań ze zdalnymi zespołami jest trudne. Nie tylko przestrzegają nieskoordynowanych harmonogramów pracy, ale niektórzy zapominają obliczyć różnice stref czasowych. Gospodarze spotkań nie mogą po prostu zapewnić tego samego harmonogramu w 24 strefach czasowych.

Aby mieć pewność, że wszyscy przestrzegają tego samego harmonogramu, Twój zespół powinien używać konwerterów stref czasowych. Dostępnych jest kilka opcji. Możesz nawet zintegrować je z narzędziami pracy całego zespołu, takimi jak systemy zarządzania projektami i aplikacje kalendarza.

3. Używaj czasu wojskowego i określ strefy czasowe podczas planowania planów

Wyrób sobie nawyk używania czasu wojskowego i określania stref czasowych podczas planowania spotkań. Nie pozostawiaj miejsca na domysły. Możesz nawet dołączyć przypomnienie informujące odbiorców o przeliczeniu wskazanego czasu na ich lokalne strefy czasowe. W ten sposób nikt nie przeoczy skrótów stref czasowych.

Aby uniknąć nieporozumień, stosuj się do najczęściej używanej strefy czasowej w całym zespole. Załóżmy, że jesteś z Nowego Jorku. Chociaż wygodne byłoby użycie Twojej lokalnej strefy czasowej, Twoi koledzy z zespołu z innego stanu lub kraju mogą mieć problemy z częstymi konwersjami.

Jeśli chodzi o freelancerów, kieruj się strefami czasowymi, które są korzystne dla Twoich klientów. Dokonywanie poprawek po Twojej stronie sprawi, że będziesz wyglądać profesjonalnie i uprzejmie, pozostawiając Twoich partnerów z pozytywnym wrażeniem o Tobie.

4. Zautomatyzuj rezerwację spotkań za pomocą narzędzi do planowania

Rezerwując spotkania z pracownikami zdalnymi, zauważysz, że dużo czasu tracisz na czekanie na potwierdzenie. Różnice w strefach czasowych utrudniają uzyskanie odpowiedzi w czasie rzeczywistym. Jeśli inne strony mieszkają po przeciwnej stronie świata, prawdopodobnie nie otrzymasz od nich wiadomości aż do następnego dnia roboczego. Nawet kilka e-maili w obie strony może zająć tydzień.

Aby usprawnić ten proces, skorzystaj z niezawodnego narzędzia do planowania spotkań. Powszechnie używane opcje, takie jak Kalendarz Google i Calendly, automatycznie wyświetlają dostępne daty dla wszystkich zaangażowanych stron. Użytkownicy po prostu wybierają preferowane sloty. Gdy wszyscy wybiorą datę, aplikacja policzy wyniki, aby gospodarz mógł zdecydować, czy przeforsować spotkanie.

5. Outsourcing lub automatyzacja niektórych procesów biznesowych

Jeśli często zmieniasz harmonogramy zadań wymagających czasu, ale powtarzalnych, rozważ zamiast tego przeniesienie ich do sztucznej inteligencji. Uwolnij swój czas na bardziej złożone projekty. Zautomatyzowane systemy radzą sobie z żmudnymi sprawami, takimi jak planowanie spotkań, rejestracja czasu pracy, sortowanie wiadomości e-mail i śledzenie projektów.

Do zadań, których sztuczna inteligencja nie może zautomatyzować, zatrudnij freelancerów. Poszukaj wykwalifikowanych, zaufanych specjalistów, którzy mogą zająć Twoje miejsce poza godzinami pracy. Ale gdy obciążenie pracą Twojego zespołu wzrośnie, poproś dział HR lub przełożonego o zatrudnienie stałego pracownika.

6. Korzystaj ze zorganizowanej platformy zarządzania projektami dla swojego zespołu

Procesy zatwierdzania, choć kluczowe, utrudniają ukończenie zadania. Nawet przeglądanie ofert sprzedaży lub propozycji biznesowych może zmarnować kilka dni, jeśli strony potrzebują godzin na odpowiedź.

Aby przyspieszyć ten proces, uprość śledzenie zadań. Używaj oprogramowania do zarządzania projektami jako centralnej lokalizacji dla projektów obejmujących cały zespół, w której użytkownicy mogą przypisywać, odhaczać, anulować i zatwierdzać zadania we własnym tempie. Tutaj zdalni pracownicy mogą wykonywać zadania bez komunikowania się z dala od platformy.

7. Zapoznaj się ze świętami obchodzonymi w różnych krajach

Ponieważ pracujesz z zespołami zdalnymi na całym świecie, powinieneś zapoznać się ze świętami obchodzonymi w innych krajach. Religie i kultury mają różne przekonania. Lekceważenie ważnego święta innego kraju tylko dlatego, że go nie przestrzegasz, jest brakiem szacunku.

Załóżmy, że pracujesz z Indianami. Chociaż Święto Dziękczynienia jest dla większości Hindusów mniejszym świętem, przywiązują oni dużą wagę do Diwali, święta świateł obchodzonego w okolicach października lub listopada. Przydzielanie krytycznych zadań w tym okresie byłoby nierozważne.

Śledź także kraje, w których obowiązuje czas letni (DST). Osoby korzystające z czasu letniego przestawiają zegarki o godzinę do przodu w okresie letnim, aby oszczędzać energię elektryczną. To nie jest święto. Może to jednak powodować zamieszanie podczas ustalania terminów.

8. Wypróbuj różne harmonogramy pracy

Chociaż praca zdalna zapewnia elastyczność czasową, wiąże się również z nieregularnymi harmonogramami, które wymagają rutynowych korekt. Zespoły zdalne muszą znaleźć przedziały czasowe, które będą odpowiednie dla wszystkich. Prawdopodobnie będziesz pracować na zmiany, których nie robiłeś jako pracownik biurowy, więc przygotuj kilka sztuczek, aby nie zasnąć w pracy.

Miej otwarty umysł na różne harmonogramy. Jeśli pracowałeś na tej samej zmianie przez całą swoją karierę, skorzystaj z okazji, aby zmienić swoją rutynę. Na przykład możesz wykonywać swoje obowiązki i ćwiczyć wcześniej w ciągu dnia. Kto wie? Możesz odkryć, że jesteś bardziej wydajny i produktywny, gdy pracujesz poza standardowymi godzinami pracy.

Pracuj wydajnie w różnych strefach czasowych

Efektywna współpraca z zagranicznymi partnerami wymaga starannego planowania. Osoba po drugiej stronie ekranu nie mieszka w tej samej strefie czasowej co Ty, więc nie powinieneś wymuszać szybkich zwrotów i pilnych próśb. Podobnie zarządzaj odpowiednio swoim obciążeniem pracą. Odciąż czasochłonne, krytyczne zadania, takie jak umawianie spotkań, sortowanie wiadomości e-mail i publikowanie ogłoszeń w systemach sztucznej inteligencji.

Jeśli Twoje codzienne zadania obejmują zarządzanie zdalnym zespołem, rozważ utworzenie harmonogramu dla całego zespołu. Tak, ludzie mają różne preferencje dotyczące zmian. Niezależnie od tego, jak chcesz ich dostosować, Twoi pracownicy mogą nie wiele zrobić, jeśli rzadko pracują w tym samym harmonogramie.