7 nawyków, które należy dodać do listy rzeczy do zrobienia, aby zwiększyć produktywność

Tworzenie listy rzeczy do zrobienia to skuteczny hack produktywności, który pomaga skierować uwagę na rzeczy, które mają znaczenie. Możesz jednak rozważyć uzupełnienie tego listą rzeczy do zrobienia, aby poprawić swoją produktywność.

Twoja lista rzeczy do zrobienia powinna składać się z zadań o niskiej wartości i nawyków, o których rzadko myślisz świadomie, a które marnują Twój czas i energię. Tworząc tę ​​listę i unikając tych nawyków, zrobisz miejsce na bardziej satysfakcjonujące zadania. Chociaż Twoja lista rzeczy do zrobienia zależy ostatecznie od Ciebie, w tym artykule znajdziesz kilka typowych przykładów, które pomogą Ci zacząć.

1. Sprawdzaj swoje e-maile przez cały dzień

Jeśli nie lubisz zostawiać nieprzeczytanych lub nieodebranych wiadomości, prawdopodobnie masz zwyczaj ciągłego sprawdzania poczty e-mail przez cały dzień pracy. Spędzanie tak dużej ilości czasu w skrzynce odbiorczej może wydawać się produktywnym nawykiem, ale tak nie jest, chyba że wymaga tego Twoja praca.

Jednym z głównych problemów z tym nawykiem jest to, że wprowadza cię w tryb reaktywny, ponieważ pozwalasz skrzynce odbiorczej określać zadania na dany dzień, zamiast ustalać priorytety dla własnych zadań. To zabiera czas i koncentrację, które powinieneś zainwestować w bardziej znaczące zajęcia.

To powiedziawszy, powinieneś rozważyć bardziej proaktywne zarządzanie swoim czasem i skrzynką odbiorczą, grupując aktywność e-mail. Grupowanie zadań polega na grupowaniu podobnych zadań i pracy nad nimi za jednym razem, na przykład sprawdzanie wiadomości e-mail i odpowiadanie na nie o określonych porach dnia, pozostawiając resztę czasu na zadania produktywne.

2. Wielozadaniowość

Innym nawykiem, który maskuje się jako hack produktywności, jest wielozadaniowość. Chociaż może się to wydawać sprzeczne z intuicją, wielozadaniowość, a dokładniej zmiana kontekstu, może być czasochłonna i nieefektywna. Dzieje się tak dlatego, że próbowanie wielu rzeczy naraz zmusza mózg do ciągłego przełączania się między zadaniami, co może być wyczerpujące i prowadzić do zmniejszenia wydajności i dokładności.

Z kolei jednozadaniowość pozwala skupić się na jednym zadaniu i poświęcić całą swoją energię na jego wykonanie. Minimalizuje to rozproszenie uwagi, poprawia koncentrację i pomaga szybciej wykonywać poszczególne zadania z lepszymi wynikami.

3. Mówienie „tak” niepotrzebnym spotkaniom

Następnym nawykiem, który należy dodać do listy rzeczy do zrobienia, jest mówienie „tak” niepotrzebnym spotkaniom. Zaakceptowanie każdego spotkania, które się pojawi, szybko wypełni Twój harmonogram, pozostawiając niewiele czasu na załatwienie spraw.

Najpierw spróbuj zakwestionować cel każdego spotkania i dowiedzieć się, czy jest ono niezbędne. Niektóre spotkania można zastąpić szybkimi połączeniami, e-mailami lub wiadomościami na czacie. Jeśli spotkanie jest konieczne, upewnij się, że ma ono jasny program i harmonogram oraz postaraj się, aby było jak najkrótsze. Wybieranie spotkań, które akceptujesz, pomoże zwolnić czas w ciągu dnia i pozwoli ci skupić się na bardziej znaczących zadaniach.

4. Bezmyślne przeglądanie mediów społecznościowych

Media społecznościowe to świetne narzędzie do komunikowania się z rówieśnikami i uzyskiwania informacji, ale mogą również odbić się na Twojej produktywności, gdy ciągle znajdujesz się w niekończących się króliczych norach kanałów informacyjnych. Jest to trudny nawyk do przełamania, biorąc pod uwagę, że nie zawsze zdajesz sobie sprawę, że to robisz, zanim minie kilka godzin.

Aby przezwyciężyć swój bezmyślny nawyk przewijania, musisz rozpoznać i usunąć przyczyny, które go wywołują. Niektóre z typowych winowajców to powiadomienia i poczucie braku. Po zidentyfikowaniu i usunięciu wyzwalaczy możesz skorzystać z narzędzi, które pomogą zminimalizować czas spędzany w aplikacjach społecznościowych, takich jak Czas przed ekranem, aby ograniczyć korzystanie z iPhone’a lub Tryb skupienia na Androidzie.

5. Marnowanie czasu na przyziemne/powtarzalne zadania

Przyziemne zadania pochłaniają cenny czas i zasoby, które można wykorzystać do innych, ważniejszych zadań, i są one kolejną pozycją na naszej liście rzeczy do zrobienia. Te zadania mogą łatwo wymknąć się spod kontroli, ale sumują się szybko i mogą być dużą stratą czasu. Niektóre przykłady przyziemnych zadań obejmują wprowadzanie danych, transkrypcję spotkań wideo i ręczne planowanie postów w mediach społecznościowych, by wymienić tylko kilka.

Istnieje kilka sposobów na skrócenie czasu poświęcanego na przyziemne zadania, w tym delegowanie zadań komuś innemu, outsourcing do usługi innej firmy lub używanie narzędzi do automatyzacji w celu rozwiązywania powtarzalnych zadań. Jedna lub więcej z tych strategii może pomóc Ci zaoszczędzić czas i uwolnić energię na ważniejsze zadania.

6. Używanie telefonu w łóżku

Chociaż może to nie zabrzmieć tak źle, używanie telefonu w łóżku to nawyk związany ze smartfonem, który może utrudniać produktywność. Korzystanie ze smartfona z samego rana lub wieczorem może mieć kilka negatywnych skutków.

Na przykład niebieskie światło emitowane przez telefon może zakłócać produkcję melatoniny, hormonu, który pomaga regulować cykle snu. Dodatkowo, sprawdzanie wiadomości lub mediów społecznościowych z samego rana może nadać negatywny ton na resztę dnia.

Mając to na uwadze, niezbędne jest stworzenie strefy wolnej od telefonów w sypialni. Pomoże to poprawić jakość snu i pozwoli na bardziej produktywne rozpoczęcie dnia. Możesz skorzystać z innych czynności, takich jak czytanie fizycznej książki, pisanie w dzienniku przed snem i używanie staroświeckiego budzika, aby cię obudzić.

7. Brak priorytetyzacji zadań

Dobrze jest mieć plan na swój dzień, wymieniając zadania na liście rzeczy do zrobienia, ale jeśli nie uszeregujesz ich według priorytetów, prawdopodobnie nie zdążysz na czas z najważniejszymi. W idealnym przypadku powinieneś dążyć do spędzenia najbardziej produktywnych godzin na najtrudniejszych i najważniejszych zadaniach. Takie podejście gwarantuje, że maksymalnie wykorzystasz swój dzień i nie przegapisz żadnych ważnych terminów.

Jednym z najlepszych sposobów na przygotowanie list rzeczy do zrobienia jest użycie macierzy Eisenhowera. Ta prosta struktura pomaga określić, którym zadaniom nadać priorytet na podstawie ich pilności i ważności. Kiedy już określisz swoje najważniejsze priorytety, możesz skupić się najpierw na ich rozwiązaniu, a następnie zająć się resztą zadań.

Zautomatyzuj zadania o niskiej wartości i wyeliminuj nieproduktywne nawyki, aby zwiększyć produktywność

Opracowanie spersonalizowanej listy rzeczy do zrobienia to skuteczna strategia, która może pomóc Ci skoncentrować się na najważniejszych zadaniach i zwiększyć produktywność.

Delegując, outsourcingu lub automatyzując zadania o niskiej wartości i porzucając nieproduktywne nawyki, możesz stworzyć więcej miejsca na rzeczy, które są dla Ciebie najważniejsze, i jak najlepiej wykorzystać swój dzień. Możesz użyć tej listy jako inspiracji do stworzenia listy rzeczy do zrobienia i zacząć usuwać z codziennej rutyny osoby, które marnują czas.