Twój przewodnik po oprogramowaniu do zarządzania zapasami

• Oprogramowanie do zarządzania zapasami zapewnia wgląd w stany magazynowe, pomagając utrzymać optymalne ilości w celu dalszej realizacji zamówień bez posiadania zbyt dużej ilości danej pozycji.
• Oprogramowanie do zarządzania zapasami automatyzuje krytyczne zadania i zmniejsza ryzyko błędów ludzkich, zwłaszcza dzięki integracji z kluczowymi systemami, takimi jak oprogramowanie księgowe i rozwiązania dla punktów sprzedaży.
• Twoja branża i operacje biznesowe będą dyktować funkcje oprogramowania do zarządzania zapasami, których będziesz potrzebować.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli firm, którzy chcą udoskonalonych metod śledzenia, utrzymywania i zamawiania zapasów przy jednoczesnej automatyzacji kluczowych zadań.

Skuteczne zarządzanie zapasami ma kluczowe znaczenie dla każdej firmy, która przechowuje towary lub surowce. Podczas gdy zarządzanie zapasami było historycznie procesem ręcznym, nowoczesna technologia wyeliminowała potrzebę stosowania pracochłonnego i podatnego na błędy ręcznego systemu zarządzania zapasami. Obecnie dostępne jest oprogramowanie do zarządzania zapasami, które usprawnia ten proces, zmniejsza liczbę błędów i pomaga firmom optymalizować sposób konserwacji i zamawiania sprzedawanych produktów.

Przyjrzymy się oprogramowaniu do zarządzania zapasami i powiemy, jak wybrać odpowiednie rozwiązanie, aby usprawnić operacje biznesowe.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania zapasami?

Oprogramowanie do zarządzania zapasami automatyzuje zarządzanie zapasami, usprawniając zadania wymagane do skutecznego śledzenia zapasów, zarządzania ponownymi zamówieniami i aktualizowania danych księgowych.

„Zasadniczo oprogramowanie [zarządzania zapasami] powinno w każdej chwili informować Cię o tym, co dzieje się z Twoimi towarami” — powiedział Mohammed Ali, szef produktów w Delhivery. „To oprogramowanie jest tym, co nazywamy „o znaczeniu krytycznym”. Jeśli to nie działa przez kilka godzin, naprawdę masz kłopoty.

Ponieważ oprogramowanie do zarządzania zapasami ma kluczowe znaczenie dla codziennej działalności firmy, wybór niezawodnego, skutecznego rozwiązania z potrzebnymi funkcjami ma kluczowe znaczenie.

Jak działa oprogramowanie do zarządzania zapasami?

Obecnie większość oprogramowania do zarządzania zapasami działa w chmurze, oferując liczne korzyści. „Musisz mieć system w chmurze” — poradził Ali. „[Oprogramowanie] powinno być oparte na chmurze lub w przeglądarce internetowej, aby można było je sprawdzić na urządzeniach mobilnych”.

Oto, co powinieneś wiedzieć o oprogramowaniu do zarządzania zapasami:

• Wybór dostawcy wysokiej jakości oprogramowania do zarządzania zapasami ma kluczowe znaczenie: Zewnętrzny dostawca chmury zarządza oprogramowaniem, więc wybór dostawcy o wysokich standardach usług ma kluczowe znaczenie. Doskonały partner dostawcy znacznie zmniejszy obciążenie związane z zarządzaniem oprogramowaniem.
• Zazwyczaj subskrybujesz oprogramowanie do zarządzania zapasami: możesz spodziewać się miesięcznej opłaty abonamentowej za dostęp do oprogramowania do zarządzania zapasami w chmurze. Według Ali stawki te wahają się od 100 USD miesięcznie za proste systemy do 3000 USD miesięcznie za zaawansowane platformy. Na Twoje ceny będzie miało wpływ wiele czynników, w tym wielkość Twojej firmy, liczba lokalizacji, liczba otrzymywanych zamówień oraz wielkość zapasów utrzymywanych w danym momencie.
• Oprogramowanie do zarządzania zapasami ma różne funkcje: Oprogramowanie do zarządzania zapasami zawiera funkcje, które umożliwiają śledzenie pozycji przychodzących i wychodzących z witryn sklepowych i magazynów — proces znany jako kontrola zapasów. Funkcje kontroli zapasów pomagają utrzymać odpowiednią ilość zapasów. Dodatkowo obejmują integracje, które mogą śledzić zamówienia w czasie rzeczywistym i automatycznie aktualizować oprogramowanie księgowe.

Czy wiesz?: First in, first out (FIFO) i last in, first out (LIFO) to metody wyceny zapasów. FIFO ceni zapasy, więc jest mniej prawdopodobne, że firma straci pieniądze, gdy produkty wygasną lub staną się przestarzałe. LIFO jest lepsze dla towarów niepsujących się i wykorzystuje aktualne ceny do obliczania kosztu sprzedanych towarów.

Jakie są zalety oprogramowania do zarządzania zapasami?

Oprogramowanie do zarządzania zapasami może usprawnić kontrolę zapasów, śledząc przychodzące i wychodzące towary, niezależnie od tego, czy jesteś sprzedawcą detalicznym, producentem czy hurtownikiem. Dobre oprogramowanie do inwentaryzacji, wspierane przez kompleksowe procesy zarządzania inwentaryzacją, jest aktualizowane w czasie rzeczywistym, aby zapewnić pełny wgląd w istniejące inwentaryzacje, nawet jeśli są one rozproszone w wielu lokalizacjach.

Oto najważniejsze zalety oprogramowania do zarządzania zapasami:

• Śledzenie zapasów: oprogramowanie do zarządzania zapasami integruje się z innymi kluczowymi systemami w celu poprawy kontroli zapasów poprzez śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym, pokazując, gdzie się znajdują i jak poruszają się w całym ekosystemie. Eliminuje to błąd ludzki, z którego słynie ręczny system arkuszy kalkulacyjnych.
• Ponowne zamawianie : najlepsze oprogramowanie do zarządzania zapasami zapewnia przejrzystą ewidencję wszystkich zapasów i usprawnia ponowne zamawianie, aby nigdy nie zabrakło krytycznych elementów. Możesz go również skonfigurować tak, aby pomagał Ci zamawiać wystarczającą liczbę artykułów, aby kontynuować realizację zamówień bez utrzymywania „martwych zapasów” — nadwyżki zapasów, które mogą wygasnąć lub pozostawać uśpione na półkach przez dłuższy czas.
• Integracja księgowości: najlepsze oprogramowanie księgowe integruje się z systemami zarządzania zapasami, zapobiegając podwójnemu wprowadzaniu danych i eliminując kolejną okazję do błędu ludzkiego i zamieszania. Ponadto niektóre programy do zarządzania zapasami mają samodzielne funkcje księgowe.

Jakie są najważniejsze funkcje oprogramowania do zarządzania zapasami?

Wybierając oprogramowanie do zarządzania zapasami, weź pod uwagę swoją branżę i wyjątkowe okoliczności swojej działalności biznesowej. Na przykład niektóre programy do zarządzania zapasami są zaprojektowane specjalnie dla sprzedawców detalicznych i nie mają kluczowych funkcji, których potrzebowałyby firmy produkcyjne. Musisz zrozumieć swoje potrzeby przed zakupem.

Czego detaliści powinni szukać w oprogramowaniu do zarządzania zapasami?

Według Bryce’a Bowmana, niezależnego konsultanta biznesowego i założyciela People First Planning, sprzedawcy detaliczni powinni szukać następujących funkcji w oprogramowaniu do zarządzania zapasami:

• Integracja systemu punktu sprzedaży (POS) : najlepsze systemy POS integrują się z oprogramowaniem do zarządzania zapasami (lub mają własne funkcje zarządzania zapasami), aby pomóc sprzedawcom detalicznym w automatycznym śledzeniu sprzedaży produktu, czy to w sklepie fizycznym, czy w handlu elektronicznym platformą lub innym kanałem sprzedaży. Gdy produkt jest skanowany lub sprawdzany w koszyku online, system POS automatycznie aktualizuje system zarządzania zapasami, rozliczając sprzedaż w czasie rzeczywistym. W połączeniu z automatycznym ponownym zamawianiem ta funkcja pozwala sprzedawcom detalicznym upewnić się, że zawsze mają odpowiednią ilość zapasów, aby szybko zrealizować zamówienia.
• Katalog zapasów: sprzedawcy detaliczni muszą mieć możliwość katalogowania zapasów według typu jednostki i wyróżniających cech, takich jak rozmiar, kolor i inne. Na przykład, jeśli sprzedajesz buty, powinieneś być w stanie zawęzić je do określonego typu. Twój system powinien określić, czy masz 10 czarnych butów Nike Air Jordan 1 w rozmiarze 11, pięć czerwonych butów Nike Air Jordan 1 w rozmiarze 10 i tak dalej.
• Automatyczne ponowne zamawianie: gdy poziom zapasów jest niski, ważne jest, aby zamówić więcej z odpowiednim czasem realizacji, aby uniknąć wyczerpania — szczególnie w przypadku najlepiej sprzedających się artykułów. Wiele systemów zarządzania zapasami oferuje automatyczne ponowne zamawianie. Ustaw minimalne ilości dla każdej pozycji. Kiedy ta liczba zostanie osiągnięta, system automatycznie generuje zamówienie zakupu, które wysyła do dostawcy w celu odświeżenia stanu zapasów. Inteligentne systemy zarządzania zapasami mogą również automatycznie optymalizować punkty ponownego zamawiania i ponowne zamawianie ilości na sztukę w oparciu o historyczne dane dotyczące sprzedaży, aby utrzymać idealny poziom zapasów.
• Integracje z handlem elektronicznym: większość sprzedawców detalicznych prowadzi obecnie sprzedaż we wszystkich kanałach sprzedaży — w fizycznych witrynach sklepowych, witrynach handlu elektronicznego, na platformach internetowych, takich jak Amazon Marketplace i nie tylko. Twoje oprogramowanie inwentaryzacyjne musi śledzić sprzedaż we wszystkich kanałach, abyś przypadkiem nie próbował zrealizować większej liczby zamówień niż masz w magazynie. Integracje z Twoimi kanałami e-commerce pomogą uniknąć tego problemu.

Najważniejsze wnioski: Wybierz system POS z funkcjami zarządzania zapasami, aby usprawnić zarządzanie zapasami, zarabiać więcej i poprawić zadowolenie klientów.

Czego producenci powinni szukać w oprogramowaniu do zarządzania zapasami?

Producenci mają zwykle bardziej zaawansowane potrzeby, ponieważ muszą śledzić surowce i wyroby gotowe. Według Bowmana do kluczowych funkcji wspierających zarządzanie zapasami produkcyjnymi należą:

• Analiza kosztów produktu: narzędzia do analizy kosztów produktu śledzą surowce i wyroby gotowe, zmieniając kolejność niezbędnych komponentów, gdy osiągną minimalne poziomy. Pomagają również przewidywać koszty pracy i koszty operacyjne, w tym wydatki na zakup i konserwację maszyn. Poszukaj systemu zarządzania zapasami, który może wygenerować zestawienie materiałów z opisami tych kosztów.
• Prognozowanie: Prognozowanie popytu to technika zarządzania zapasami, w ramach której analizujesz historyczne dane dotyczące produkcji i sprzedaży, aby przewidzieć przyszłe potrzeby w zakresie zarządzania zamówieniami. Narzędzie do prognozowania może pomóc poprawić dokładność tego procesu. Oprogramowanie z funkcją prognozowania przeanalizuje Twoje dane, aby określić optymalne punkty zmiany kolejności, zalecenia dotyczące zatrudnienia, a nawet harmonogramy zmian wymagane do osiągnięcia celów i dalszego rozwoju.
• Integracje e-commerce: narzędzia e-commerce nie są przeznaczone tylko dla sprzedawców detalicznych. Obecnie coraz więcej producentów sprzedaje bezpośrednio konsumentom. Znalezienie oprogramowania do inwentaryzacji z integracją z handlem elektronicznym jest kluczowe dla producentów — nawet jeśli obecnie nie prowadzą bezpośredniej sprzedaży online konsumentom — ponieważ mogą go używać do usprawnienia sprzedaży klientom detalicznym. Dodatkowo pozwalają w przyszłości na rozszerzenie kanałów sprzedaży.

A co z funkcjami oprogramowania do zarządzania zapasami magazynowymi?

Zarządzanie zapasami w magazynie to specyficzny podzbiór oprogramowania do zarządzania zapasami, który wymaga ważnych uwag. Bowman sugeruje poszukiwanie następujących funkcji w systemie zarządzania zapasami magazynowymi:

Czy wiesz, że?: Kody kreskowe i technologia RFID to standardowe metody śledzenia zasobów w firmach. Inne obejmują tagi GPS i geofencing.

Jakie są najlepsze rozwiązania w zakresie oprogramowania do zarządzania zapasami?

Zarządzanie zapasami to dziedzina, w której panuje konkurencja. Od dużych firm po nowicjuszy — Twoja firma ma setki opcji. Badanie dostępnych opcji i zrozumienie potrzeb ma kluczowe znaczenie.

W razie wątpliwości konsultowanie się z innymi podobnie myślącymi właścicielami firm jest zawsze dobrą praktyką. Ogólną zasadą, której przestrzegają niektórzy właściciele małych i średnich firm (SMB), jest zaufanie do renomowanych, dobrze znanych firm.

„Unikałbym nowych firm, których nie znam” — poradził Bowman. „Poszukaj innych firm w okolicy. Czego oni używają? Porozmawiaj z nimi i zapytaj, jak im to działa”.

Aby rozpocząć, rozważ następujące opcje, które są uważane za jedne z najlepszych rozwiązań oprogramowania do zarządzania zapasami.

• Lightspeed: Lightspeed to lekki, ale skuteczny system POS z wbudowanym oprogramowaniem do zarządzania zapasami, dobrze dopasowany do małych firm, zwłaszcza z branży detalicznej. Oferuje integracje i interfejsy programowania aplikacji (API) z wieloma wiodącymi programami księgowymi. Przeczytaj naszą dogłębną recenzję Lightspeed, aby dowiedzieć się więcej.
• Oracle NetSuite: oprogramowanie do zarządzania zapasami Oracle NetSuite jest najlepsze dla dużych firm, chociaż oferuje podstawowy pakiet cenowy. Zawiera również ujednoliconą platformę księgową przydatną do śledzenia finansów. Przeczytaj naszą pełną recenzję Oracle NetSuite, aby uzyskać więcej informacji.
• QuickBooks Online: oprogramowanie księgowe QuickBooks oferuje stosunkowo ograniczone funkcje zarządzania zapasami w planach Plus i Advanced. Dla małych i średnich firm, które już używają QuickBooks do księgowości, jest to rozsądne rozwiązanie. Przeczytaj naszą pełną recenzję QuickBooks online, aby dowiedzieć się więcej.
• Acumatica: Acumatica to kompletna platforma do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), która zawiera funkcje zarządzania zapasami i księgowości. Odwiedź stronę Acumatica, aby dowiedzieć się więcej.
• Cin7: Oprogramowanie do zarządzania zapasami Cin7 jest odpowiednie dla średnich i większych firm, które potrzebują przyjaznego dla użytkownika systemu do śledzenia zapasów, ponownego zamawiania i księgowania. Odwiedź stronę internetową Cin7, aby dowiedzieć się więcej.
• SAP: SAP to oprogramowanie do zarządzania zapasami i platforma ERP dla dużych firm i korporacji na poziomie korporacyjnym. Jest złożony, ale niezwykle wszechstronny. Odwiedź witrynę SAP, aby dowiedzieć się więcej.
• Syspro: Syspro oferuje elastyczne oprogramowanie do zarządzania zapasami i platformę ERP odpowiednią dla firm każdej wielkości. Zawiera potężne narzędzie do raportowania, którego można używać do kontrolowania zapasów i księgowości. Odwiedź witrynę Syspro, aby uzyskać więcej informacji.
• Zoho Inventory: Zoho Inventory to oprogramowanie do zarządzania zapasami, które bezproblemowo integruje się z innymi produktami Zoho. Jest najlepszy dla firm, które już korzystają z pakietu rozwiązań programowych Zoho. Odwiedź stronę internetową Zoho Inventory, aby dowiedzieć się więcej.

Dlaczego zarządzanie zapasami ma znaczenie

Zarządzanie zapasami to obszar, w którym technologia zrewolucjonizowała sposób działania firm. Od uzyskania widoczności całego zapasu lub zapasów po ograniczenie błędów ludzkich poprzez automatyzację krytycznych zadań, zarządzanie zapasami może odciążyć prowadzenie firmy.

Znalezienie odpowiedniej platformy dla Twojej firmy może być trudne, zwłaszcza w przypadku niezliczonych opcji, z których wszystkie uważane są za najlepsze rozwiązanie. Koncentrując się na potrzebach swojej firmy i porównując je z badaniami i recenzjami potencjalnych partnerów dostawców, możesz podjąć najlepszą dla swojej firmy decyzję dotyczącą zarządzania zapasami.

Matt D’Angelo przyczynił się do zgłoszenia i napisania tego artykułu. Niektóre wywiady źródłowe przeprowadzono dla poprzedniej wersji tego artykułu.