Dlaczego przełączanie między aplikacjami roboczymi jest złe i jak temu zaradzić

Pracownicy tak bardzo przyzwyczaili się do przełączania między aplikacjami służbowymi, że rozwinęli do tego długoterminową pamięć mięśniową. Chociaż wygodne, narzędzia te pomagają tylko do pewnego stopnia.

Przełączanie kart zajmuje tylko kilka sekund, ale w przypadku jednoczesnego uruchamiania wielu programów daje to nawet kilka godzin tygodniowo. A większość pracowników nawet nie zdaje sobie sprawy, że marnuje czas. Aby usprawnić przepływ pracy, wyjaśnimy niebezpieczeństwa związane z przyjęciem zbyt wielu programów biurowych.

Co powoduje konieczność przełączania się między aplikacjami podczas pracy?

Technologia usprawnia procesy biznesowe poprzez automatyzację różnych zadań roboczych. Narzędzia do zarządzania projektami organizują obowiązki zespołu, narzędzia do śledzenia czasu monitorują aktywność pracowników, a narzędzia do planowania ustalają spotkania.

To powiedziawszy, programy nadal nie mogą w pełni zastąpić ludzkiego wysiłku. Nadmierne inwestowanie w automatyzację, co robi wielu pracodawców, zmusza użytkowników do żonglowania wieloma aplikacjami. Badanie podłużne przeprowadzone przez Okta , Inc. pokazuje nawet, że 10% amerykańskich firm wdraża w pracy ponad 199 programów. Większość ludzi nie może szybko przetworzyć tak wielu platform.

6 negatywnych skutków przełączania się między zbyt wieloma aplikacjami do pracy

Niektórzy twierdzą, że przełączanie między kartami to niewielka cena za automatyzację i wygodę. Cyfrowi tubylcy powinni w końcu przystosować się do zmian. Chociaż firmy mogą konsolidować tylko określone funkcje, przyjmowanie zbyt wielu aplikacji roboczych ma kilka wad dla pracowników.

1. Przełączanie między platformami to strata czasu

Firmy inwestują w narzędzia pracy, aby zaoszczędzić czas. Mają nadzieję, że pracownicy tacy jak Ty osiągną więcej po odciążeniu niektórych codziennych zadań. Tak, programy biurowe przyspieszają procesy przepływu pracy. Możesz włączyć je do swojej rutyny i zminimalizować obciążenie pracą, ale nadmierna zależność przyniesie odwrotny skutek.

Częste przełączanie się między kilkoma aplikacjami to strata czasu. Zamiast kupować każdą popularną platformę, określ, które aplikacje do pracy zaradzą największym stratom czasu w Twoim miejscu pracy. Doradź swoim przełożonym, aby ograniczyli się do podstawowych narzędzi. Nadmierne kupowanie programów tylko marnuje zasoby firmy i powoduje niepotrzebny stres dla pracowników.

2. Przechowywanie informacji na wielu platformach zagraża bezpieczeństwu

Monitorowanie zasobów odgrywa kluczową rolę w cyberbezpieczeństwie. Najlepszym sposobem zapobiegania atakom zewnętrznym i wewnętrznym jest obserwowanie użytkowników, którzy uzyskują dostęp do plików, przeglądają je i edytują. Nikt nie jest w stanie powiedzieć, kiedy nastąpi naruszenie bezpieczeństwa danych. Menedżerowie IT muszą mieć dostęp w czasie rzeczywistym do wszelkich danych firmowych 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Jednak korzystanie z wielu programów utrudnia monitorowanie. Śledzenie różnych platform kosztuje ogromne zasoby, więc większość firm woli całkowicie ignorować aplikacje o niskim priorytecie.

Należy pamiętać, że takie podejście zagraża ogólnemu systemowi bezpieczeństwa przedsiębiorstwa. Cyberprzestępcy dysponują obecnie umiejętnościami i zasobami technologicznymi, aby nadużywać nawet starych, nieaktualnych informacji umożliwiających identyfikację osób (PII). Nie migruj plików firmowych do żadnej aplikacji, której nie możesz rutynowo monitorować.

3. Przełączanie między aplikacjami zakłóca tok myślenia

Przetwarzanie nowych informacji uniemożliwia osiągnięcie stanu flow. Jeśli będziesz skakać między różnymi platformami kilka razy dziennie, będziesz miał problemy z wymagającymi zadaniami, które wymagają więcej niż kilku minut skupienia.

Przełączanie kart wymaga minimalnego wysiłku, ale przeskakiwanie do różnych zadań powoduje znaczny stres poznawczy. Pracownicy nie są maszynami, które automatycznie przetwarzają nowe informacje. Raport Psychreg.org pokazuje, że kanały pamięci krótkotrwałej mogą przechowywać tylko około siedmiu elementów przez 10 do 60 sekund.

Najlepszym podejściem jest ograniczenie używanych systemów do zadania. Załóżmy, że piszesz bloga. Zamiast przeskakiwać między platformami i zakładkami w celu zbierania informacji podczas pisania, zbadaj i zbierz wcześniej najważniejsze punkty.

4. Uruchamianie zbyt wielu aplikacji działających w tle szkodzi funkcjonalności urządzenia

Uruchamianie zbyt wielu procesów w tle spowalnia urządzenie. Lekkie aplikacje, takie jak komunikatory i narzędzia do zarządzania projektami, nie zużywają dużo pamięci RAM. Jednak jednoczesne uruchamianie ciężkich systemów, takich jak edytory zdjęć, narzędzia do tworzenia witryn i aplikacje do wideokonferencji, może powodować pewne opóźnienia.

Powinieneś znać ograniczenia swojego urządzenia. Zablokuj zadania, które wymagają aplikacji obciążających pamięć RAM, aby móc wyeliminować niektóre procesy działające w tle w tym okresie. Nie tylko ochronisz swój gadżet, ale także będziesz pracować szybciej. Zakłócenia zewnętrzne, takie jak wolno ładujące się strony i zawieszone ekrany, utrudniają koncentrację, zwłaszcza jeśli ciągle uruchamiasz zawieszone aplikacje.

5. Wprowadzenie wielu platform do nowych pracowników wymaga czasu

Nauczanie nowych pracowników jednoczesnego uczenia się wielu narzędzi wydłuża proces wdrażania. Wdrażanie nowych systemów wymaga czasu. Będziesz potrzebował kilku tygodni powtórzeń, aby skutecznie włączyć różne narzędzia do swojego przepływu pracy.

Onboarding powinien koncentrować się na aklimatyzacji. Najlepsze sposoby powitania rekrutów obejmują przedstawienie zespołu, dogłębne szkolenie i objaśnienie zasobów. Ale jeśli twój trener spędza większość czasu na uczeniu cię o narzędziach biurowych, może przypadkowo przeoczyć te czynności.

6. Zapamiętywanie zbyt wielu platform może być dla pracowników przytłaczające

Przełączanie się między kartami to jedno, ale opanowanie różnych platform, z których korzystasz na co dzień, to drugie. Nie wszystkie narzędzia są zbudowane tak samo. Chociaż można szybko nauczyć się obsługi platform do przesyłania wiadomości i aplikacji do robienia notatek, korzystanie z platform do zarządzania projektami, kreatorów witryn i edytorów wideo, a także innych złożonych zasobów, wymaga długiego szkolenia.

Studiowanie zbyt wielu platform wyczerpuje poznawczo. Jeśli spędzasz godziny na opanowaniu narzędzi biurowych, nie pozostanie ci energia ani siła psychiczna do rzeczywistej pracy, co wpłynie negatywnie na wydajność.

Co możesz zrobić, aby zminimalizować potrzebę przełączania się między aplikacjami?

Będziesz mieć większą kontrolę nad przepływem pracy, jeśli jesteś samozatrudniony. Oceń narzędzia, których używasz do automatyzacji zadań freelancingu i zobacz, które z nich dobrze się ze sobą integrują. Większość narzędzi do zarządzania obsługuje aplikacje innych firm w ramach tego samego ekosystemu.

Alternatywnie, będziesz potrzebować wsparcia przełożonego, jeśli pracujesz dla prywatnej firmy. Poproś o przejrzenie raportów aktywności zespołu pod kątem wąskich gardeł w przepływie pracy. Usuń zbędne narzędzia, sprawdź, które systemy mogą działać na jednej licencjonowanej platformie i wypróbuj skuteczne strategie migracji plików. Gdy masz solidne argumenty, wyślij je do odpowiedniego działu.

Wyeliminuj drobne złe nawyki, które utrudniają wydajność pracy

Chociaż programy mogą automatyzować określone zadania, nagłe przyjęcie wielu opcji utrudnia wydajność przepływu pracy. Nie przeciążaj się narzędziami. Oprócz przełączania się między różnymi aplikacjami będziesz tracić czas na bezsensowne zadania, takie jak ładowanie nowych stron, uruchamianie programów i migrowanie plików.

Aby jeszcze bardziej zwiększyć produktywność, nadal oceniaj, które drobne złe nawyki powodują wąskie gardła w przepływie pracy. Sugerujemy śledzenie działań związanych z pracą. Kwantyfikacja zadań pomoże ci dostrzec subtelne, ale niebezpieczne czynniki zabójcze produktywności, takie jak prokrastynacja, media społecznościowe i perfekcjonizm.