Kiedy freelancerzy powinni korzystać z agencji windykacyjnej?

• Jeśli jesteś freelancerem, bardzo ważne jest otrzymywanie zapłaty — zwłaszcza gdy dopiero zaczynasz — dlatego musisz mieć plan zbierania niezapłaconych faktur.
• Wyczerp wszystkie inne opcje, w tym wyjaśnienie warunków płatności i jasną komunikację, zanim zatrudnisz agencję windykacyjną.
• Rozważ zatrudnienie agencji windykacyjnej, jeśli klient naruszy twój plan płatności, płatność jest opóźniona o 90 dni, klient jest ci winien znaczną kwotę lub twój klient wielokrotnie nie płaci.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla freelancerów, którzy mają trudności z pobieraniem płatności od swoich klientów.

Praca niezależna, produkt trendu gospodarki w niepełnym wymiarze godzin, gwałtownie wzrosła, ponieważ coraz więcej firm zwraca się do tymczasowych wykonawców, aby wypełnić luki na stanowiskach. Stany Zjednoczone odnotowały ogromny wzrost liczby freelancerów w ostatnich latach, a Statista szacuje , że do 2027 roku połowa wszystkich pracowników będzie pracować jako freelancerzy.

Podczas gdy freelancing oferuje profesjonalistom swobodę, elastyczność i niezależność, pobieranie płatności jest znaczącym minusem. Ponieważ nie mają do dyspozycji działu księgowości, który mógłby wystawiać faktury i monitorować płatności, ciężar windykacji spada na freelancera. A ponieważ wielu freelancerów czeka 30 dni na zapłatę, istnieje niewielka rezerwa na opóźnienia w płatnościach i niespłacone długi.

Kiedy klienci nie płacą rachunków, freelancerzy mają opcje do realizacji. Jeśli jednak wyczerpali wszystkie swoje wysiłki windykacyjne, być może nadszedł czas, aby zatrudnić agencję windykacyjną. Przyjrzymy się agencjom windykacyjnym i tym, co freelancerzy powinni wziąć pod uwagę przed podjęciem ostatniej próby odzyskania pieniędzy.

Co to jest agencja windykacyjna?

Agencja windykacyjna to osoba trzecia, która za opłatą podejmie próbę odzyskania niezapłaconych rachunków w Twoim imieniu.

Najlepsze agencje windykacyjne biorą na siebie ciężar dochodzenia zapłaty za niezapłacone faktury i długi Twoich klientów. Wykorzystują kilka strategii, aby zdobyć twoje pieniądze, w tym śledzenie pominięcia, wysyłanie formalnych listów z żądaniem i kontakt telefoniczny z dłużnikiem.

Ponadto agencja windykacyjna może dodać status „windykacja” do raportu kredytowego klienta, potencjalnie wpływając na jego zdolność kredytową. Jest to potężna zdolność, ponieważ pożyczkodawcy, którzy widzą status windykacji w raporcie kredytowym pożyczkobiorcy, są znacznie mniej skłonni do zatwierdzenia ich do finansowania. Klienci, którzy nie zapłacą po skontaktowaniu się z nimi przez firmę windykacyjną, mogą ponieść konsekwencje wykraczające poza ich relacje biznesowe z Tobą.

W ostateczności agencje windykacyjne mogą wszcząć postępowanie sądowe w celu odzyskania niespłaconych długów. Groźba pozwu o zaległy dług często skłania dłużnika do spłaty.

Czy wiesz, że?: Najlepsze oprogramowanie księgowe może pomóc freelancerom być na bieżąco z fakturowaniem i maksymalizować przepływy pieniężne. Przeczytaj naszą recenzję Zoho Books, aby dowiedzieć się o doskonałym rozwiązaniu księgowym dla freelancerów.

Kiedy warto wynająć firmę windykacyjną?

Zatrudnienie agencji windykacyjnej może być kosztowne i prawie na pewno zrazi klienta. Zanim przejdziesz dalej, upewnij się, że wyczerpałeś wszystkie inne opcje.

Być może nadszedł czas, aby wysłać kogoś do zbiórki, jeśli wystąpi którakolwiek z poniższych sytuacji.

1. Rozważ zatrudnienie agencji windykacyjnej, jeśli klient naruszył Twój plan płatności.

Zanim zgodzisz się na pracę jako freelancer, ustal plan płatności, aby upewnić się, że Ty i Twój klient jesteście na tej samej stronie. Jeśli klient naruszy plan, masz podstawy do wynajęcia firmy windykacyjnej i walki o swoje pieniądze. Każdy dokument prawny, który klient podpisał, a następnie złamał, pomoże w odzyskaniu długu, który jest ci winien.

2. Rozważ zatrudnienie firmy windykacyjnej, jeśli czekasz na płatność ponad 90 dni.

Jeśli uważasz, że zmarnowałeś zbyt dużo czasu czekając na płatność, czas poszukać pomocy z zewnątrz.

Gdy niezapłacona faktura przekroczy 90-dniowy termin, działaj natychmiast. To zazwyczaj ostatnia kropla dla freelancerów. Po tym momencie prawdopodobieństwo odzyskania tego długu maleje.

3. Rozważ wynajęcie agencji windykacyjnej, jeśli niezapłacone faktury są warte więcej niż kwota, którą zapłaciłbyś agencji windykacyjnej.

Możesz nie chcieć martwić się o fakturę, która wynosi tylko kilkaset dolarów. Jasne, nie powinieneś pozwolić, by to się poślizgnęło, gdy twoi klienci nie zapłacą ci, ale czasami lepiej jest ograniczyć straty i przestać pracować z klientem.

Agencje windykacyjne zazwyczaj pobierają od 10 do 50 procent kwoty, którą pobierają. Zadaj sobie pytanie, czy warto inwestować w agencję, która zajmie procent twojego długu. W przypadku dużych faktur odpowiedź brzmi prawdopodobnie tak. W przypadku mniejszych prawdopodobnie nie.

4. Rozważ wynajęcie agencji windykacyjnej, jeśli twój klient ma historię niepłacenia.

Jeśli osoba lub firma, z którą pracujesz, wystawiała Cię już na faktury, rozważ skorzystanie z pomocy agencji. Klient ustalił w tym momencie wzorzec zachowania i nie powinieneś mieć do czynienia z konsekwencjami.

Jeśli jednak ta niezapłacona faktura jest ich pierwszym wykroczeniem, wysłuchaj klienta, zanim spróbujesz odzyskać. Nie zakładaj najgorszego; mogli zgubić fakturę lub wpaść w ciężkie czasy. Nie chcesz stracić klienta z powodu zwykłego nieporozumienia. Jeśli postępujesz z szacunkiem, a oni nadal odmawiają zapłaty lub nie odpowiadają, czas działać.

Czego można się spodziewać, zatrudniając firmę windykacyjną

Współpraca z agencją windykacyjną nie zawsze jest przyjemna lub niedroga, więc traktuj ją jako ostateczność. Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu agencji zapoznaj się z poniższymi krokami.

1. Znajdź agencję windykacyjną. Twoim pierwszym krokiem jest znalezienie odpowiedniej agencji windykacyjnej. Zapytaj, czy mają doświadczenie w pracy z firmami twojej wielkości i czy są licencjonowane (większość stanów, ale nie wszystkie, wymaga ich posiadania). Sprawdź dwukrotnie w Better Business Bureau i Commercial Collection Agency Association, aby upewnić się, że mają dobrą opinię. Potwierdź, że są ubezpieczeni, więc to oni, a nie Ty, poniosą odpowiedzialność, jeśli coś pójdzie nie tak.
2. Opisz swój punkt kontaktowy. Gdy już poczujesz się komfortowo z dopasowaniem i zatrudnisz firmę, porozmawiaj ze swoim punktem kontaktowym. Ta osoba będzie potrzebować szczegółowych informacji o sytuacji — jakie prace zostały wykonane, kiedy przesłano faktury i działania następcze, kto jest odpowiedzialny za płatność i czy istnieje wcześniejsza historia braku płatności. Proces będzie znacznie płynniejszy, jeśli masz uporządkowane informacje.
3. Zapoznaj się z planem agencji. Po tym, jak agencja zrozumie sytuację i potwierdzi, że przepisy dotyczące windykacji są po twojej stronie, przedstawi plan. Musisz czuć się komfortowo z tym planem. Agencja prawdopodobnie zacznie od prostego podejścia o niższych stawkach, takiego jak list windykacyjny i rozmowy telefoniczne. Niepłacący klient może zdecydować, że sytuacja nie jest warta zachodu i zapłacić. Niektóre firmy eskalują do bardziej inwazyjnych technik, ale nie musisz zgadzać się na coś, z czym nie czujesz się komfortowo.
4. Zapoznaj się z opłatami i warunkami agencji. Agencje windykacyjne mogą pobierać od 10 do 50 procent ściąganego długu. Trudność odzyskania długu zwykle określa procent. Na przykład, jeśli agencja windykacyjna może odzyskać dług, wysyłając listy lub dzwoniąc, koszt będzie niższy niż w przypadku podjęcia kroków prawnych. Niektóre agencje windykacyjne wymagają minimalnej kwoty, którą jesteś winien, zanim ci pomogą. Inni pomogą Ci odzyskać długi już od 50 USD.

Wskazówka: jeśli jesteś winien znaczną kwotę, masz do czynienia z dużymi firmami, które są ci winne pieniądze, lub potrzebujesz dodatkowej pomocy prawnej, rozważ zatrudnienie prawnika windykacyjnego.

Opcje do rozważenia przed zatrudnieniem agencji windykacyjnej

Zanim podejmiesz kosztowną i potencjalnie wyobcowaną decyzję o wysłaniu konta do kolekcji, rozważ następujące opcje:

• Wyjaśnij warunki płatności. Dokładnie sprawdź swoją umowę, aby potwierdzić, kiedy iw jaki sposób miałaś otrzymać zapłatę. Te informacje pomogą upewnić się, że masz rację i wzmocnią Twoją sprawę.
• Prowadź dobre zapiski. Zachowaj szczegółową listę czasów wysłania faktury i próśb o dalsze działania oraz zapisuj każdy e-mail. Chociaż rozmowa telefoniczna może wywrzeć presję, stwórz towarzyszący jej ślad na papierze, wysyłając kolejne e-maile („Piszę, aby potwierdzić to, co właśnie uzgodniliśmy przez telefon…”).
• Zintensyfikuj działania windykacyjne. Komunikacja wewnętrzna w dużej firmie może być czasem kiepska. Być może dział, w którym pracowałeś, nie wie, że dział finansowy nie wypłacił ci wynagrodzenia lub odpowiedzialny kierownik nie wie, że nie otrzymałeś zapłaty. Wyślij uprzejmą, ale jasną wiadomość e-mail, w której przedstawisz dokładne szczegóły sytuacji i prześledź kopie członków personelu wyższego szczebla. Podaj, że płatność jest należna i nie została dostarczona w rozsądnym terminie. Jeśli e-mail nie działa, spróbuj wysłać list oficjalny.
• Zrób trochę mentalnej matematyki. Jeśli wyczerpałeś wszystkie inne opcje, zrób szybką matematykę, ile będziesz musiał zapłacić agencji windykacyjnej i ile czasu zajmie ten proces. Odpuść, jeśli odzyskanie długu nie jest warte Twojego czasu.

Czy wiesz?: Cała windykacja musi być zgodna z federalną ustawą o sprawiedliwych praktykach windykacyjnych (FDCPA). Jeśli się nie zastosujesz, Ty i Twoja agencja możecie wydawać się niewiarygodni i dać dłużnikowi przewagę w procesie prawnym.

Nieprzyjemne, ale czasem konieczne rozwiązanie

Jeśli jesteś freelancerem, nie możesz sobie pozwolić na pracę za darmo. Chociaż powinieneś najpierw rozwiązać niezapłacone rachunki za pomocą standardowych kanałów, czasami konieczne jest zaangażowanie agencji windykacyjnej. Może to zaszkodzić relacji zawodowej, ale klienci, którzy nie płacą rzetelnie, nie są warci twojego czasu i wysiłku.

Sammi Caramela przyczynił się do zgłoszenia i napisania tego artykułu.