Jaka jest różnica między podstawą kasową a zasadą memoriałową?

• Metoda kasowa jest znacznie prostsza i prostsza niż rachunkowość memoriałowa.
• Firmy ponoszą przychody i wydatki w różnym czasie, w zależności od tego, z jakiego rodzaju korzystają.
• Rachunkowość memoriałowa jest wymagana w wielu firmach.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla przedsiębiorców i profesjonalistów zainteresowanych oprogramowaniem i praktykami księgowymi.

Podstawa kasowa pozwala firmom rejestrować dochody i wydatki tylko wtedy, gdy gotówka jest faktycznie otrzymywana lub wypłacana. Rachunkowość memoriałowa polega na śledzeniu dochodów i wydatków w momencie ich poniesienia (kiedy wysłano fakturę lub otrzymano rachunek), a nie kiedy pieniądze faktycznie zmieniają właściciela. Rachunkowość kasowa jest znacznie prostsza, ale niektóre firmy wymagają memoriału, a inne preferują wykorzystanie pewnych strategii podatkowych.

Ze względu na różnice między rachunkowością kasową a memoriałową jedna metoda może być bardziej odpowiednia dla Twojej firmy niż druga. Na szczęście większość programów księgowych ułatwia śledzenie finansów firmy zarówno metodą kasową, jak i memoriałową. Pamiętaj jednak, że musisz zdecydować, której metody chcesz użyć, a następnie być konsekwentnym w śledzeniu swoich dochodów i wydatków.

Kluczowe wnioski: Firmy, które zaczynają od jednej metody księgowania i decydują się na zmianę później, mogą to zrobić, wypełniając formularz IRS 3115 i uzyskując zgodę IRS na zmianę metody księgowania (jeśli się kwalifikują).

Kasa a rachunkowość memoriałowa

Rachunkowość kasowa i memoriałowa różnią się na wiele sposobów, ale główna różnica polega na tym, że dochody i wydatki są faktycznie odzwierciedlane w księgach firmy. Firmy, które kwalifikują się do stosowania rachunkowości kasowej, prawie zawsze wolą korzystać z tej metody, ponieważ jest ona prostsza i prostsza.

Ponieważ dochody i wydatki są rejestrowane w różnym czasie, jeśli firma stosuje rachunkowość kasową lub memoriałową, ma to również wpływ na to, kiedy firmy ponoszą zobowiązanie podatkowe (lub korzyść) w wyniku tych transakcji.

Na przykład, podczas gdy firmy stosujące rachunkowość kasową ponoszą obowiązek podatkowy, gdy środki ze sprzedaży trafią na ich konto, firmy stosujące rachunkowość memoriałową są opodatkowane od sprzedaży dokonanej w danym roku, niezależnie od tego, czy sprzedaż ta została opłacona.

Gotówka a rozliczenia międzyokresowe w skrócie

Plusy i minusy rachunkowości kasowej

Rachunkowość kasowa to metoda, w której przychód jest rejestrowany w momencie faktycznego otrzymania środków pieniężnych; podobnie wydatki są rejestrowane w momencie ich zapłaty. Rachunkowość gotówkowa nie potwierdza ani nie śledzi należności ani zobowiązań. Z tego powodu metoda ta jest najlepsza dla małych firm, które nie przechowują zapasów.

Zalety

• Pozwala zobaczyć gotówkę w kasie. Rachunkowość gotówkowa ułatwia sprawdzenie, ile pieniędzy faktycznie ma Twoja firma w danym momencie, i zapewnia migawkę rzeczywistych sald kont.
• Zapewnia większą kontrolę nad transakcjami. Może to skutkować bardziej niezawodnym zarządzaniem środkami pieniężnymi i korzyściami podatkowymi.
• Łatwiej jest śledzić dochody i wydatki. Po prostu śledź, kiedy otrzymujesz pieniądze lub kiedy opuszczają one Twoje konto. Nie musisz śledzić należności ani zobowiązań (choć nadal powinieneś).
• Istnieje mniejsze ryzyko niepłacenia podatków. Dochód nie jest opodatkowany, dopóki nie znajdzie się na Twoim koncie.

Cons

• Nie pokazuje zobowiązań firmy. Rachunkowość kasowa utrudnia dostrzeżenie zobowiązań Twojej firmy, ponieważ nie odzwierciedla przyszłych zobowiązań.
• Nie jest odpowiedni dla wszystkich firm. IRS nie zezwala firmom, które dokonują sprzedaży na kredyt lub zebrały 26 milionów dolarów ze sprzedaży brutto w którymkolwiek z ostatnich trzech lat, na stosowanie rachunkowości kasowej.
• Przejście na rachunkowość memoriałową jest trudne. Jeśli zaczynasz od rachunkowości kasowej, później przejście na rachunkowość memoriałową może być trudne, co może prowadzić do złego zarządzania finansami firmy.

Plusy i minusy rachunkowości memoriałowej

Kluczowe wnioski: rachunkowość memoriałowa jest idealna dla większych firm i firm opartych na zapasach, które czerpią korzyści z amortyzacji i sprzedaży kredytowej.

Zalety

• Ułatwia przewidywanie przyszłych dochodów i wydatków. W przeciwieństwie do rachunkowości kasowej, rachunkowość memoriałowa pozwala zobaczyć pełny obraz finansów Twojej firmy. Dzieje się tak, ponieważ śledzisz należności i zobowiązania, a nie tylko pieniądze, które zostały zdeponowane lub potrącone z twoich kont.
• Zapewnia dokładniejszy obraz niż rachunkowość kasowa. Rachunkowość memoriałowa obejmuje należności i zobowiązania, które zapewniają pełniejszy obraz finansów przedsiębiorstwa.
• Pozwala na oszczędności podatkowe na amortyzację. Chociaż firmy, które stosują rachunkowość memoriałową, wcześniej ponoszą obowiązek podatkowy za sprzedaż, mogą również skorzystać z amortyzacji (niektórych aktywów), aby zaoszczędzić pieniądze na podatkach w perspektywie długoterminowej.

Cons

• Ma rozbudowane zasady i przepisy. Rachunkowość memoriałowa jest bardziej zaangażowana niż rachunkowość kasowa i istnieją zasady dotyczące określonych rodzajów transakcji. Istnieją nawet zasady określające, jakie rodzaje przedsiębiorstw muszą stosować rachunkowość memoriałową.
• Wymaga więcej pracy niż księgowość kasowa. Jeśli Twoja firma będzie korzystać z rachunkowości memoriałowej (lub jesteś zobowiązany do jej stosowania), ale nie masz czasu na samodzielne prowadzenie ksiąg, prawdopodobnie będziesz musiał zatrudnić dedykowanego księgowego.
• Nie odzwierciedla pieniędzy, które są faktycznie dostępne. Rachunkowość memoriałowa pokazuje salda kont na podstawie transakcji, które mogły jeszcze nie zostać rozliczone, więc możesz nie mieć tyle gotówki, ile pokazują Twoje dane.
• Może wymagać zapłacenia podatków od dochodów, których jeszcze nie otrzymałeś. Sprzedaż dokonana na koniec roku zostanie opodatkowana w roku, w którym dokonano sprzedaży, nawet jeśli gotówka za sprzedaż nie zostanie otrzymana przez tygodnie lub miesiące.

Przykład wpływu środków pieniężnych i rozliczeń międzyokresowych na wyniki finansowe

Weźmy na przykład małą firmę detaliczną, która realizuje następujące transakcje w ciągu jednego miesiąca:

• Kupuje zapasy za 5000 USD
• Płaci 300 dolarów za media
• Otrzymuje rachunek w wysokości 500 dolarów za utrzymanie budynku
• Zarabia 8000 $ na sprzedaży
• Wysyła fakturę o wartości 2000 USD za zrealizowane niestandardowe zamówienie

Jak wybrać odpowiednią metodę dla swojej firmy

Najlepsza metoda księgowania dla Twojej firmy zależy od kilku czynników. Ogólnie rzecz biorąc, rachunkowość kasowa jest najlepsza dla małych firm i firm, które nie prowadzą zapasów w ramach swojej działalności. Alternatywnie, duże firmy i przedsiębiorstwa oparte na zapasach powinny wybrać rachunkowość memoriałową. Małe firmy, które mają się rozwijać, mogą również chcieć zacząć od rachunkowości memoriałowej, aby przygotować się na przyszłe potrzeby księgowe.

W zależności od tego, jaki rodzaj działalności prowadzisz, ile zarabiasz i jakie rodzaje sprzedaży prowadzisz, możesz nie mieć wyboru. IRS wymaga , aby niektóre firmy stosowały rachunkowość memoriałową .

Na przykład korporacje inne niż S-corps muszą stosować rachunkowość memoriałową, jeśli w ciągu ostatnich trzech lat osiągnęły średnio ponad 25 milionów dolarów wpływów brutto. Niektóre korporacje i schroniska podatkowe – w tym te, które dokonują sprzedaży na kredyt – również mają zakaz prowadzenia księgowości kasowej.

Jeśli masz możliwość rozliczania gotówkowego lub memoriałowego, większość najlepszych programów księgowych ułatwia wybór tego, którego chcesz używać w swojej firmie; niektóre nawet dostarczają wskazówek, aby określić, który z nich przyniesie ci więcej korzyści.

Najlepsze oprogramowanie księgowe dla firm