Czym jest fałszowanie faktur i jak zachować bezpieczeństwo?

Gdziekolwiek w Internecie przepływają pieniądze, oszuści nie pozostają daleko w tyle w zdobywaniu nielegalnych środków. Oszustwa na fakturach to tylko jeden z wielu sposobów, w jakie złośliwi agenci mogą oszukać ludzi i wyłudzić ich ciężko zarobione pieniądze.

W tym artykule omówimy różne sposoby oszustw na fakturach i sposoby ochrony.

Co to jest fałszowanie faktur?

Oszustwa na fakturach to ogólny termin obejmujący oszustwa mające na celu proces fakturowania. Oszustwa związane z fakturami działają w obie strony; mogą mieć wpływ na Ciebie, jeśli jesteś firmą wysyłającą klientowi fakturę, i mogą mieć wpływ na Ciebie, jeśli jesteś klientem płacącym.

Nieważne, po której stronie stoisz, wynik jest taki sam. Oszuści manipulują lub oszukują system, aby to oni zarabiali. Dlatego ważne jest wykrycie oszustw związanych z fakturami, zanim pieniądze trafią w niepowołane ręce.

Różne rodzaje oszustw związanych z fakturami

1. Wysłanie fałszywej faktury

Możesz być zaskoczony, że czasami oszust wyśle ​​​​całkowicie zmyśloną fakturę i otrzyma za nią zapłatę. Może się to jednak zdarzyć, jeśli haker wyśle ​​​​właściwą fakturę we właściwym czasie.

Czasami firma może być tak zasypana fakturami, że osoba je płacąca nie sprawdza prawidłowo, czy napływające faktury są zgodne z prawem. Jeżeli komunikacja między wykonywaną pracą a procesem fakturowania jest słaba, może nie być odpowiedniego sposobu na ponowne sprawdzenie, czy wystawca faktury wykonał pracę, którą twierdził, że wykonał.

Niektórzy szczególnie podstępni oszuści wykorzystują oficjalne faktury PayPal, aby Cię oszukać. Tak jest w przypadku oszustwa związanego z fakturą PayPal Bitcoin, w którym oszuści próbują przekonać Cię do zapłacenia za przedmiot, którego tak naprawdę nigdy nie kupiłeś, a oszust nigdy zamierza dostarczyć.

2. Wysłanie duplikatu faktury

Czasami oszust wykonał zadanie za klienta, ale mimo to znajdzie sposób, aby wycisnąć więcej pieniędzy za tę samą pracę. Na przykład ktoś może „przypadkowo” wysłać tę samą fakturę po raz drugi, mając nadzieję, że klient zapłaci za tę samą usługę dwukrotnie.

3. Wysłanie zawyżonej faktury

Czasami faktura, którą oszust wysyła klientowi, opiera się na faktycznie wyświadczonej usłudze, ale nie jest całkowicie legalna. Jeśli firma wygeneruje dla klienta fakturę, może zdecydować o wprowadzeniu kilku korekt w uzgodnionym wynagrodzeniu, tak aby klient ostatecznie zapłacił więcej.

Może to obejmować modyfikację niektórych świadczonych usług, tak aby klient płacił nieco więcej niż uzgodnił. Oszust może także obciążyć go opłatą za usługę, z której nigdy nie korzystał, mając nadzieję, że klient nie zauważy tego wśród innych opłat.

4. Podszywanie się pod firmę i proszenie o zmianę danych bankowych

Jeśli oszust wejdzie na konta firmy, może uzyskać dostęp do jej e-maili. Lub, jeśli mają szczególne umiejętności, mogą stworzyć bardzo oficjalny e-mail, który będzie wyglądał, jakby pochodził od osoby lub firmy wykonującej pracę dla klienta

Stamtąd oszust może podszyć się pod osobę wykonującą pracę i poinformować klienta o zmianie banku, a zamiast tego przekierować płatności na podane dane bankowe. Następnie oszust przesyła w zamian dane swojego konta bankowego.

Kiedy nadchodzi czas zapłaty, klient przesyła środki do „zaktualizowanych” danych bankowych. Zanim klient otrzyma od firmy wściekłego e-maila z pytaniem, gdzie są jego pieniądze, oszust już uciekł z pieniędzmi.

5. Przekierowywanie i przepisywanie faktur z wykorzystaniem danych konta oszusta

Jeśli oszust uzyska dostęp do faktury, może sam zmodyfikować znajdujące się na niej pola, tak aby było to dla niego korzystne. Mogą to zrobić, zmieniając fakturę na komputerze firmy lub modyfikując ją, gdy dotrze do skrzynki odbiorczej klienta, pod warunkiem, że uzyskają do niej dostęp przed jej przetworzeniem.

Zwykle wiąże się to ze zmianą wszelkich szczegółów płatności na fakturze, tak aby klient płacił na konto bankowe oszusta, a nie na konto firmy. Jeśli zostanie to zrobione dobrze, ani firma, ani klient nie będą wiedzieć, że dane bankowe zostały skorygowane podczas procesu fakturowania.

Jak chronić się przed oszustwami związanymi z fakturami

Jak widać, oszustwa związane z fakturami mogą dotyczyć zarówno osoby wysyłającej fakturę, jak i osoby ją płacącej. W związku z tym Twoje metody obrony zależą od tego, na którym końcu transakcji się znajdujesz.

Jak chronić się przed oszustwami związanymi z fakturami w firmie

Jeśli to Ty wysyłasz faktury, pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić, czy wysyłane faktury zawierają prawidłowe dane. Zanim wyślesz fakturę do klienta, upewnij się, że ktoś nie zmienił miejsca, w którym ma zostać dokonana płatność.

Pamiętaj także o zabezpieczeniu swoich kont internetowych niezapomnianym, niemożliwym do złamania hasłem i włączeniu dwóch -factor uwierzytelnianie jeśli jest dostępne. Jeśli haker dostanie się na Twoje konta, może podszyć się pod Ciebie osobie, która Ci płaci, i poprosić ją o przekierowanie środków.

Wreszcie, chcesz uniknąć błędów, które mogą sprawić, że będziesz wyglądać na oszusta dla swojego klienta. Nigdy nie wysyłaj dwa razy tej samej faktury i dokładnie sprawdź, czy wykonane usługi są prawidłowo wyszczególnione. Jeśli tego nie zrobisz, Twój klient może pomyśleć, że próbujesz go oszukać.

Jak chronić się przed oszustwami związanymi z fakturami jako klient

Jeśli to Ty płacisz, dokładnie sprawdź każdą otrzymaną fakturę. Upewnij się, że płacisz za zlecone usługi, że płacisz za nie odpowiednią cenę i że nie zapłaciłeś wcześniej za tę dokładną fakturę.

Jeśli wystąpi którakolwiek z powyższych sytuacji, należy pamiętać, że osoby pracujące dla Ciebie są ludźmi i mogą popełniać błędy w swoich fakturach. Tak czy inaczej, dobrze jest w przyszłości zwracać szczególną uwagę na ich faktury; niezależnie od tego, czy błąd był zamierzony, czy nie, możesz uniknąć płacenia zbyt dużej kwoty, zachowując należytą staranność.

Musisz także chronić swoje konta firmowe za pomocą odpowiednich haseł i środków bezpieczeństwa, aby uniemożliwić hakerom wywołanie chaosu w Twoich systemach. Jeśli ktoś inny obsługuje Twoje faktury, upewnij się, że dba o bezpieczeństwo swojego konta i zna podstawy działania inżynierii społecznej, aby nie dać się zwieść oficjalny e-mail.

Ochrona przed oszustwami związanymi z fakturami

Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy jesteś właścicielem ogromnej firmy, oszustwa związane z fakturami mogą wystąpić w najmniej oczekiwanym momencie. Zachowaj ostrożność podczas generowania i obsługi faktur i upewnij się, że oszuści nie zdobędą cudzej wypłaty.