Co to jest zarządzanie kontaktami?

• Zarządzanie kontaktami to proces przechowywania i śledzenia danych o klientach i potencjalnych klientach.
• Oprócz zapewnienia szybkiego dostępu do danych klientów, inwestowanie w zarządzanie kontaktami może pomóc w rozwoju i dywersyfikacji bazy klientów.
• Aktualizacja do oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami może dostarczyć zaawansowanych danych, które pozwolą zwiększyć zaangażowanie między firmą a jej klientami.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli firm, którzy chcą poprawić swoje relacje z klientami za pomocą oprogramowania do zarządzania kontaktami.

Dawno minęły czasy wymiany notatek na serwetce i wizytówek. W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu zapamiętanie imienia i nazwiska każdego klienta oraz jego indywidualnych preferencji może być trudne. Dlatego tak ważne jest przechowywanie danych w formie elektronicznej, udostępnianie ich członkom zespołu w razie potrzeby i ciągłe gromadzenie informacji w celu skutecznej interakcji z klientami i klientami.

Zarządzanie kontaktami, cyfrowa metoda przechowywania danych, może pomóc w rozwoju i dywersyfikacji bazy klientów. W miarę rozwoju Twojej firmy gromadzenie danych i określanie, które informacje są cenne dla Ciebie, Twoich pracowników i zrównoważonego rozwoju Twojej firmy, będzie coraz trudniejsze.

Ale kto ma czas na ręczne wprowadzanie wszystkich tych informacji? Na szczęście oprogramowanie do zarządzania kontaktami może automatycznie zbierać i analizować dane z zakupów, kampanii marketingowych i poprzednich rozmów.

Co to jest zarządzanie kontaktami?

Zarządzanie kontaktami to sposób wprowadzania danych klientów i potencjalnych klientów w celu ich przechowywania, szybkiego dostępu, edycji i śledzenia. Zarządzanie kontaktami może być tak proste, jak arkusz kalkulacyjny, lub tak złożone, jak oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM).

Dzięki digitalizacji zarządzania kontaktami możesz zapewnić swoim pracownikom dostęp do cennych danych o klientach. Wszystkie działy mogą przeglądać te same dane, dzięki czemu przyspieszasz komunikację i usprawniasz procesy. Zwiększając wydajność komunikacji, możesz mniej skupiać się na zadaniach biznesowych, a bardziej na klientach.

W dzisiejszym środowisku biznesowym musisz zrobić coś więcej niż tylko spersonalizować sprzedażowy e-mail za pomocą czyjegoś nazwiska, aby dokonać sprzedaży. Klienci są lojalni wobec firm, które pamiętają ich specyficzne preferencje i oczekują wspaniałego doświadczenia za każdym razem, gdy składają zamówienie online lub otrzymują paczkę pocztą. Przekraczanie granic nie tylko generuje powtarzalną sprzedaż, ale także zachęca do poleceń, co może znacznie obniżyć ogólne koszty pozyskiwania klientów.

Najważniejsze wnioski: Zarządzanie kontaktami to sposób wprowadzania danych klientów i potencjalnych klientów w celu ich przechowywania, uzyskiwania dostępu, edytowania i śledzenia, dlatego jest to niezbędne do powiększania i dywersyfikacji bazy klientów.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania kontaktami?

Oprogramowanie do zarządzania kontaktami może przechowywać informacje o potencjalnych i obecnych klientach uporządkowane w formacie umożliwiającym wyszukiwanie. Oprogramowanie może obsługiwać podstawowe informacje, takie jak nazwiska, numery telefonów i adresy e-mail. Może również śledzić podstawowe interakcje między firmą a kontaktem oraz śledzić ważne wydarzenia w kalendarzu.

Oprogramowanie do zarządzania kontaktami a zarządzanie relacjami z klientami (CRM)

Chociaż oprogramowanie do zarządzania kontaktami i oprogramowanie CRM pokrywają się w niektórych obszarach, istnieje różnica: system zarządzania kontaktami oferuje podstawowe funkcje, podczas gdy oprogramowanie CRM zapewnia zaawansowane narzędzia do integracji zadań związanych ze sprzedażą, marketingiem i raportowaniem. Mając na uwadze cele biznesowe przed porównaniem dwóch typów systemów, możesz zdecydować, które oprogramowanie jest dla Ciebie odpowiednie.

Na przykład, podczas gdy system zarządzania kontaktami może wykorzystywać kilka danych kontaktowych i organizować je w celu łatwego dostępu i niezbędnych interakcji, CRM zwiększa ilość danych, które możesz zebrać o klientach i potencjalnych klientach, i wykorzystuje te dane do segmentowania odbiorców i tworzenia raportów które mogą poprawić Twoje relacje z klientami. Podczas gdy zarządzanie kontaktami umożliwia firmom przechowywanie informacji o klientach, systemy CRM pozwalają firmom pójść o krok dalej, wykorzystując te przechowywane informacje oraz tworząc i pielęgnując relacje w czasie rzeczywistym.

Oto niektóre z zalet oprogramowania CRM:

• Dostęp do danych w czasie rzeczywistym . Wybierając CRM w chmurze, możesz uzyskać dostęp do danych klientów w czasie rzeczywistym i informować cały zespół o wszelkich dodatkowych danych lub zmianach w kontaktach. Ponadto nie jesteś przywiązany do biura; pracownicy, którzy podróżują lub pracują zdalnie, również mają dostęp do danych w czasie rzeczywistym.
• Integracje. CRM często mają integracje innych firm, które automatycznie uzupełniają luki w danych. Możesz nawet korzystać z aplikacji innych firm do analizowania klientów na ich kontach w mediach społecznościowych. Integracje mogą być korzystne nie tylko w zarządzaniu obsługą klienta, ale także w śledzeniu, gdzie Twoi klienci spędzają czas online.
• Współpraca. Często w biznesie burza mózgów przynosi nowe pomysły i może pomóc w sfinalizowaniu złożonej sprzedaży. CRM ułatwiają zespołom sprzedaży i marketingu współpracę i wspólne odnoszenie sukcesów, na przykład poprzez tworzenie wyższego poziomu personalizacji dla klienta, przeprowadzanie testów A/B i mierzenie zwrotu z inwestycji.

Czy wiedziałeś? Podczas gdy oprogramowanie do zarządzania kontaktami i systemy CRM zarówno zbierają, jak i przechowują dane, CRM zapewniają zaawansowane funkcje sprzedaży, marketingu i raportowania.

Potrzebujesz zarządzania kontaktami lub CRM dla swojej firmy?

Jeśli jesteś na etapie planowania biznesowego lub dopiero rozpoczynasz działalność, CRM może nie być odpowiednim rozwiązaniem. W końcu skorzystanie najpierw z systemu zarządzania kontaktami, aby dowiedzieć się, kim są twoi lojalni klienci, pomoże ci zawęzić kontakty, gdy będziesz gotowy do aktualizacji. Ponadto zaoszczędzisz pieniądze na miesięcznych kosztach oprogramowania, integracji, pracownikach i szkoleniach, jednocześnie budując fundamenty swojej firmy.

Ale jeśli masz ugruntowaną firmę lub ostatnio zauważyłeś wzrost przychodów, możesz być gotowy na przejście z systemu zarządzania kontaktami do CRM. Zanim jednak podpiszesz umowę na oprogramowanie, zadaj sobie następujące pytania:

• Ilu masz lojalnych klientów?
• Ilu pracowników jest dostępnych do wprowadzania i analizowania danych?
• Czy konieczne jest rejestrowanie szczegółowych informacji i interakcji z klientami?
• Czy Twoja branża wymaga długiej, złożonej sprzedaży?
• Twoja branża potrzebuje szybkich, powtarzalnych zakupów?
• Czy Twoja firma prowadzi sprzedaż w znaczącej lokalizacji geograficznej?
• Czy spodziewasz się wzrostu biznesu w ciągu najbliższych kilku lat?

Uważnie odpowiedz na powyższe pytania, aby rozważyć zalety i wady korzystania z CRM. Jeśli masz tylko kilku pracowników (nawet jeśli jest to powszechne w Twojej branży), CRM może kosztować więcej niż jest wart. To samo dotyczy klientów; mała baza klientów może być łatwiejsza do utrzymania dzięki systemowi zarządzania kontaktami, ponieważ CRM może być złożony, ze szczegółami obejmującymi wiele stron. Ponadto firma z mniejszą liczbą klientów będzie potrzebować rejestrowania większej liczby okresowych danych, ponieważ segmentacja klientów może być łatwiej dostępna na podstawie kilku czynników.

Jeśli Twoja branża wymaga długiej, złożonej sprzedaży lub produktów o krótkim okresie przydatności do spożycia, które wymuszają szybką sprzedaż, CRM może pomóc Ci zebrać dane, aby zwiększyć szanse na udaną sprzedaż. CRM może być również korzystny w skali ogólnostanowej, krajowej lub globalnej. Zaawansowane dane umożliwiają segmentację klientów według lokalizacji, dzięki czemu możesz oferować najlepsze produkty i usługi na każdym obszarze.

Sprawdź nasze recenzje najlepszego oprogramowania CRM dla małych firm, aby znaleźć opcję, która może pomóc w rozwoju Twojej firmy.

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania kontaktami lub CRM

Po rozważeniu celów biznesowych nadszedł czas, aby zawęzić opcje oprogramowania. Ponieważ większość oprogramowania biznesowego ma wielu konkurentów, przed wybraniem jednego z nich należy je przeanalizować. [Zobacz nasz bardziej szczegółowy przewodnik dotyczący wyboru oprogramowania CRM.]

Oto kilka obszarów do przejrzenia podczas wyszukiwania:

• Zalecenia kolegów. Jeśli masz zaufanego współpracownika, który działa w tej samej branży lub realizuje podobny biznesplan, skontaktuj się z nim w celu uzyskania opinii na temat zarządzania kontaktami i oprogramowania CRM. Na przykład zapytaj ich, które systemy mają lepszą obsługę klienta, plany płatności i integracje. Konsultacje ze współpracownikami lub mentorami mogą zaoszczędzić czas w porównaniu z samodzielnym wypróbowywaniem każdego systemu.
• Recenzje w Internecie. Szukaj opinii innych użytkowników, przeprowadzając proste wyszukiwanie w Google. Szukaj pozytywnych recenzji na temat obsługi klienta, częstych aktualizacji oprogramowania i łatwości użytkowania. Uważaj na firmy, które nie mają aktualnych recenzji, mają skargi dotyczące uszkodzonej funkcji, która jest dla Ciebie ważna lub mają problemy z rozliczeniami.
• Bezpłatna wersja próbna. Bezpłatne wersje próbne dają możliwość zapoznania się z pulpitem nawigacyjnym, nawigacją i opcjami obsługi klienta systemu przed zapłaceniem za nie. Poszukaj oprogramowania do zarządzania kontaktami, które oferuje tę opcję, abyś mógł wypróbować przed zakupem.
• Doskonała obsługa klienta. Wybierz oprogramowanie, które zapewnia responsywną, profesjonalną obsługę klienta. System z obsługą 24/7 jest idealny, ale poszukaj firmy, która może odpowiedzieć na Twoje pytanie w ciągu kilku godzin lub przynajmniej udostępni bazę samouczków online z często zadawanymi pytaniami dotyczącymi prostych problemów, które mogą się pojawić.
• Proces wdrażania do firmy nowego pracownika. Jeśli nigdy nie korzystałeś z oprogramowania do zarządzania kontaktami lub oprogramowania CRM, możesz wybrać firmę oferującą osobiste lub wirtualne wdrożenie, abyś mógł w pełni wykorzystać oprogramowanie. Jeśli ktoś przeprowadzi Cię przez funkcje, których planujesz użyć, możesz zaoszczędzić czas i frustrację. Ponadto będziesz chciał dobrze rozumieć oprogramowanie, jeśli chcesz przeszkolić dodatkowych użytkowników.