Co to jest wirtualna linia telefoniczna?

• Wirtualny numer możesz otrzymać sam lub w ramach pakietu wirtualnego systemu telefonicznego.
• Wielu dostawców telefonii wirtualnej umożliwia przeniesienie tradycyjnego numeru telefonu na numer wirtualny.
• Posiadanie wirtualnego numeru telefonu może zapewnić Ci dostęp telefoniczny w dowolnym miejscu i czasie, przy jednoczesnym zachowaniu prywatności numeru osobistego.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli małych firm, którzy rozważają użycie wirtualnej linii telefonicznej jako części firmowego systemu telefonicznego.

Niezawodny system komunikacji telefonicznej to jedno z narzędzi, które powinna posiadać każda firma. Tradycyjnie jednak dobry biznesowy system telefoniczny był drogi i trudny do wdrożenia w małych firmach.

Co to jest wirtualna linia telefoniczna?

Wirtualny numer telefonu lub bezpośrednie wybieranie wewnętrzne (DID) to numer telefonu, który nie jest powiązany z określonym urządzeniem ani linią telefoniczną i umożliwia użytkownikowi przekierowywanie i kierowanie połączeń z jednego numeru na inny numer, adres IP lub urządzenie. Wirtualne linie telefoniczne są również znane jako „numery online”.

Tradycyjnie numery telefonów były projektowane tak, aby działały na jednej linii telefonicznej, która była fizycznie połączona od firmy telefonicznej do domu lub firmy, a wszelkie połączenia wykonywane na ten numer mogły być wysyłane tylko do tej konkretnej fizycznej lokalizacji. Telefony komórkowe, choć bardziej mobilne niż telefony stacjonarne, nadal są zależne od wież komórkowych, aby zapewnić zasięg. Wirtualny numer daje firmie większą kontrolę i elastyczność w sposobie odbierania połączeń, usuwając te fizyczne ograniczenia.

Jak działają numery wirtualne?

Wirtualne numery telefonów polegają na Internecie, a nie na firmie telefonicznej lub wieży komórkowej, aby zapewnić zasięg, który umożliwia kontakt z użytkownikami przez telefon lub komputer. Pozwala także na zmianę używanego urządzenia w czasie rzeczywistym. Na przykład, jeśli chcesz być dostępny pod telefonem komórkowym tylko w określonych godzinach, możesz przekierować wszystkie połączenia odbierane w godzinach pracy na wirtualną linię telefoniczną.

Jak uzyskać wirtualny numer telefonu

Wirtualne numery telefonów można kupić na kilka sposobów. Jeśli Twoja firma ma już system Voice over Internet Protocol (VoIP), możesz dodać numery wirtualne do obecnego pakietu za pośrednictwem swojego dostawcy VoIP. Zwykle kosztuje to od 5 do 10 USD miesięcznie za numer.

Jeśli chcesz kupić system telefonii wirtualnej, możesz otrzymać pakiet zawierający jeden numer wirtualny oraz określoną liczbę numerów wewnętrznych i minut. Minuty są naliczane w zależności od tego, jak długo rozmawiasz na „linii biznesowej”. Koszty planu wirtualnego systemu telefonicznego zaczynają się od 10 do 12 USD miesięcznie za jeden lub dwa wirtualne numery z 300 do 500 minut, aż do 25 do 50 USD za dwa wirtualne numery z 2000 do 3000 minut.

Jeśli nie masz jeszcze wirtualnego systemu telefonicznego, możesz skorzystać z usług dostawcy, który sprzedaje tylko numery wirtualne. Oto niektórzy z najpopularniejszych dostawców wirtualnej linii telefonicznej:

• Google Voice zapewnia indywidualnym użytkownikom bezpłatny wirtualny numer telefonu, którego można używać do połączeń, wiadomości tekstowych i poczty głosowej. Ma łatwą w użyciu aplikację na smartfony lub komputery i możesz połączyć numer wirtualny z numerem telefonu komórkowego lub stacjonarnego. Biznesplany zaczynają się od 10 USD miesięcznie na użytkownika dla maksymalnie 10 użytkowników w 10 lokalizacjach krajowych.
• MightyCall to oparty na chmurze wirtualny system telefoniczny, który oferuje połączenia telefoniczne, wiadomości tekstowe i pocztę głosową, a także inteligentne przekazywanie połączeń i nagrywanie rozmów. Dostępnych jest wiele planów subskrypcji, zaczynających się od 219,99 USD miesięcznie z dostępnym siedmiodniowym bezpłatnym okresem próbnym.
• Grasshopper obsługuje połączenia, SMS-y i pocztę głosową. Oferuje trzy plany usług, zaczynając od 26 USD miesięcznie, co pozwala wybrać ten, który najlepiej pasuje do Twojej firmy.
• 8×8 to oparty na chmurze system zunifikowanej komunikacji VoIP, który wśród wielu funkcji oferuje wysoce niezawodne usługi, połączenia trójstronne, pocztę głosową online, przekazywanie połączeń i grupy kontaktowe. Integruje się również z programami biurowymi, takimi jak Salesforce i Slack. Plany zaczynają się od 12 USD miesięcznie na użytkownika. Przeczytaj naszą recenzję 8×8, aby uzyskać więcej informacji na temat jej rozwiązań VoIP.

Jakie są zalety wirtualnego numeru telefonu?

Wirtualne numery telefonów oferują obszerną listę korzyści i funkcji, które pomagają małym firmom konkurować z większymi organizacjami. Zapewniają elastyczność sprzętu, nieograniczone możliwości lokalizacji i ogromny potencjał oszczędności. Wirtualne numery telefonów mają większy sens dla firm każdej wielkości niż tradycyjne biznesowe telefony stacjonarne.

1. Możliwość odbierania połączeń w dowolnym miejscu

Nie będąc przywiązanym do fizycznej lokalizacji, możesz odbierać połączenia w dowolnym miejscu i czasie oraz na preferowanym urządzeniu. Na przykład, jeśli ktoś w Twojej firmie będzie nieobecny i musi być dostępny przez telefon, ale nie chce podawać swojego numeru telefonu komórkowego, możesz przypisać numer wirtualny do jego telefonu komórkowego.

2. Dystrybucja połączeń przychodzących

Wirtualne numery telefonów są również korzystne dla firm posiadających wiele lokalizacji biurowych. Zamiast dzwoniącego telefonu w jednym biurze, połączenia przychodzące mogą być kierowane na telefony w każdym biurze. Możesz to zrobić, ustawiając miejsce docelowe wirtualnej linii telefonicznej jako kolejkę połączeń lub grupę kontaktową, która będzie dzwonić na telefony każdego pracownika wyznaczonego jako część kolejki lub grupy jednocześnie lub sekwencyjnie, w zależności od preferencji.

3. Zlokalizowane numery telefonów

Jeśli Twoje biuro znajduje się w innym obszarze niż baza klientów, możesz przypisać lokalny numer kierunkowy do swojej linii telefonicznej. Pomaga to ustalić obecność w kluczowym obszarze i obniża koszty połączeń przychodzących. Klienci częściej dzwonią i odbierają połączenia z numeru lokalnego niż z numeru kierunkowego, którego nie rozpoznają.

4. Integracje z kampaniami marketingowymi

Możesz także śledzić kluczowe wskaźniki klientów za pośrednictwem wirtualnej linii telefonicznej. Wiele systemów CRM umożliwia na przykład przypisanie unikalnego numeru do określonej kampanii, dzięki czemu będziesz wiedzieć, czy ktoś dzwoni w tej kampanii, na podstawie samego numeru. Te dane mogą pomóc w ocenie skuteczności kampanii.

5. Mniejsze opłaty za sprzęt

Wirtualne linie telefoniczne mogą zaoszczędzić Twojej firmie tysiące dolarów na opłatach telefonicznych i sprzętowych. Ponieważ są w 100% cyfrowe, wirtualne linie telefoniczne nie wymagają sprzętu, sprzętu, instalacji ani konserwacji.

6. Zaawansowane funkcje

Szukając wirtualnego dostawcy usług telefonicznych, sprawdź, czy firma, którą rozważasz, oprócz usługi telefonicznej oferuje funkcje wiadomości tekstowych i poczty głosowej. Droższe i bardziej złożone plany zazwyczaj oferują takie funkcje, jak połączenia trójstronne, grupy telefoniczne, identyfikacja dzwoniącego, połączenia oczekujące i przekierowujące, nagrywanie rozmów i przekazywanie połączeń. Powinieneś również sprawdzić, jak niezawodna jest usługa pod względem czasu działania i czy obsługa klienta jest uwzględniona w twoim planie.

Jakie są wady?

Korzyści z wirtualnych linii telefonicznych znacznie przewyższają wady dla większości użytkowników biznesowych, ale istnieje kilka potencjalnych wad w porównaniu z tradycyjnymi telefonami stacjonarnymi.

1. Zawsze jesteś „dostępny”.

Najważniejszym problemem jest wpływ na równowagę między życiem zawodowym a prywatnym – powiedział Matt Schmidt, dyrektor generalny Diabetes365. „Wadą, moim zdaniem, jest to, że jesteś dostępny prawie zawsze, gdy nie śpisz. Większość ludzi to przede wszystkim pracoholicy, a możliwość wykonania kolejnego telefonu z domu lub z dowolnego miejsca może prowadzić do wypalenia”.

2. Jakość połączenia zależy od internetu.

Kolejną wadą jest niespójna niezawodność połączeń. Ponieważ wirtualny numer telefonu jest oparty wyłącznie na Internecie, jakość połączenia będzie tylko tak silna, jak dobre połączenie internetowe.

Wskazówka: upewnij się, że masz silny, niezawodny sygnał i że Twój dostawca usług internetowych ma dobry program obsługi klienta podczas wdrażania wirtualnego numeru telefonu.

3. Limity danych mogą być kosztowne.

Jeśli korzystasz z planu, który wykorzystuje minuty, musisz być świadomy tego, w jaki sposób wykorzystujesz te minuty, upewniając się, że nie marnujesz ich na spam lub rozmowy niezwiązane z biznesem. W przeciwnym razie ryzykujesz, że koszty przekroczą Twój budżet.

Często zadawane pytania dotyczące numerów wirtualnych

Jak mogę bezpłatnie otrzymać wirtualny numer telefonu?

Kilku dostawców bezpłatnych wirtualnych numerów telefonicznych jest dostępnych online, takich jak Google Voice do użytku osobistego. Po prostu wybierz preferowanego dostawcę i otwórz konto, wybierz żądany numer kierunkowy i zacznij korzystać z wirtualnego numeru telefonu. Wielu dostawców telefonii wirtualnej oferuje bezpłatny numer telefonu dla osób fizycznych, ale oferuje płatne opcje dla firm.

Czy tradycyjny numer telefonu może stać się Twoim wirtualnym numerem telefonu?

Tak, możesz zamienić swój dotychczasowy tradycyjny numer telefonu na numer wirtualny. Ten proces nazywa się „przenoszeniem” i jest dostępny u większości dostawców wirtualnych numerów telefonicznych.

W jakich krajach można uzyskać numer wirtualny?

Numer telefonu wirtualnego można uzyskać w większości części świata, chociaż poszczególne kraje mogą się różnić w zależności od operatora. Usługi większości dostawców są dostępne w 50 lub więcej krajach, a niektórzy mogą pochwalić się dostępnością w ponad 100 krajach.

Jak długie są numery telefonów?

Wirtualne numery telefonów mają ten sam 10-cyfrowy format, co standardowy telefon stacjonarny w USA, z trzycyfrowym numerem kierunkowym, po którym następuje numer telefonu. W przeciwieństwie do tradycyjnych telefonów stacjonarnych, wirtualne numery telefonów można kupić bez fizycznego adresu, który jest powiązany z odpowiednim numerem kierunkowym. Pozwala to firmom stworzyć wrażenie obecności lokalnej w regionie geograficznym z dowolnego miejsca na świecie. Jednak zamiast korzystać z lokalnego numeru kierunkowego, wiele firm krajowych wybiera dla swoich wirtualnych numerów bezpłatny prefiks, taki jak 800, 888, 877, 866, 855, 844 lub 833.

Sean Peek przyczynił się do zgłoszenia i napisania tego artykułu. Niektóre wywiady źródłowe przeprowadzono dla poprzedniej wersji tego artykułu.