Czym są podatki od wynagrodzeń?

• Podatki od wynagrodzeń lub podatki potrącane u źródła są potrącane z wypłaty pracownika i wpłacane do IRS.
• Stawka składki pracowniczej wynosi 7,65% i idzie na ubezpieczenie społeczne i Medicare.
• Pracodawcy muszą potrącać federalny podatek dochodowy oprócz wszelkich podatków stanowych lub lokalnych.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli małych firm, którzy chcą uzyskać więcej informacji na temat podatków od wynagrodzeń i sposobu, w jaki się do nich odnoszą.

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy w Stanach Zjednoczonych, musisz rozumieć podatki od wynagrodzeń od momentu zatrudnienia pierwszego pracownika. Pochodzący z Nowego Ładu Franklina D. Roosevelta podatki od wynagrodzeń to podatki potrącane z zarobków pracownika (w tym wszelkich wynagrodzeń, premii lub prezentów pieniężnych od pracodawcy) w celu finansowania programów federalnych, takich jak Medicare i Social Security.

Zamiast bezpośrednio opodatkowywać pracowników, którzy mogą, ale nie muszą, płacić podatki na czas, rząd wymaga od pracodawców wstrzymania procentu wypłat pracowników. W rezultacie właściciele małych firm muszą zrozumieć tajniki podatków. Pracodawcy mogą poradzić sobie z tym procesem samodzielnie, skorzystać z pomocy specjalisty podatkowego lub zatrudnić usługę płac, aby obsłużyć wszystkie obowiązki związane z płacami i podatkami od wynagrodzeń.

Czym są podatki od wynagrodzeń?

Podatki od wynagrodzeń mają dwa główne składniki. Pierwsza część to część wypłaty pracownika, którą pracodawca wstrzymuje. Nazywa się to składką pracownika i jest widoczne na odcinku wypłaty. Druga część to kwota wpłacana przez pracodawcę, która jest również oparta na wynagrodzeniu pracownika.

Podatki federalne

• Ubezpieczenia społeczne: Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy płacą podatki na ubezpieczenie społeczne i wpłacają te same 6,2% wynagrodzenia pracownika.
• Medicare: Podobnie jak podatki na Ubezpieczenia Społeczne, zarówno pracodawca, jak i pracownik płacą podatki Medicare – 1,45% każdego wynagrodzenia pracownika, w sumie 2,9%.
• Federalna ustawa o podatku od bezrobocia (FUTA): Jest to podatek tylko dla pracodawcy; FUTA nie jest potrącana z wynagrodzeń pracowników, takich jak podatki na ubezpieczenia społeczne i Medicare.
• Stanowa ustawa o podatku od bezrobocia (SUTA): Podobnie jak podatek FUTA, w większości stanów podatek SUTA obciąża tylko pracodawcę. Jednak na Alasce, New Jersey i Pensylwanii pracownicy są zobowiązani do płacenia podatków SUTA.

Podatki państwowe

• Jak można się spodziewać, stanowe podatki dochodowe są bardzo zróżnicowane. Od 2021 r. 41 stanów ma jakąś formę podatku dochodowego. Alaska, Floryda, Nevada, New Hampshire, Południowa Dakota, Tennessee, Teksas, Waszyngton i Wyoming nie mają stanowego podatku dochodowego. Jednak niektóre miejscowości, miasta, powiaty lub dystrykty mają podatek dochodowy. Skontaktuj się z lokalnymi władzami, aby ustalić, czy Twoja firma ma płacić określone lokalne podatki dochodowe.

Jak działają podatki od wynagrodzeń?

Podatki od wynagrodzeń są potrącane z wypłaty każdego pracownika w celu sfinansowania Ubezpieczeń Społecznych i Medicare. Pracodawcy są odpowiedzialni za potrącanie podatków od swoich pracowników i przesyłanie ich wraz z udziałem pracodawcy w podatkach na podstawie federalnej ustawy o składkach ubezpieczeniowych (FICA) do urzędu skarbowego (IRS).

Kiedy pracownicy składają swoje podatki, nie muszą ręcznie wprowadzać podatku od wynagrodzeń z każdej wypłaty, ponieważ zrobi to za nich pracodawca. Po złożeniu przez pracowników zeznań podatkowych mogą oni otrzymać zeznanie podatkowe z urzędu skarbowego (IRS). Dzieje się tak, gdy pracodawca przeszacowuje, ile pracownik jest winien i pobiera tę kwotę z wypłaty. Rząd zwraca pracownikowi nadpłatę.

Czy wiedziałeś? Jeśli jesteś w związku małżeńskim i wspólnie rozliczasz podatki, możesz nie mieć wystarczającej liczby potrąceń z podatków Medicare. Jeśli Twój zarobiony dochód przekracza 250 000 $, będziesz podlegać dodatkowemu podatkowi. Dotyczy to również osób pozostających w związku małżeńskim, które rozliczają się oddzielnie, jeśli ich dochód przekracza 125 000 USD i można je pokryć poprzez dostosowanie potrąceń i dokonanie szacunkowych płatności podatkowych.

Co obejmuje podatek od wynagrodzeń?

Podatki od wynagrodzeń są podzielone na trzy główne strumienie: Ubezpieczenia Społeczne i Medicare, które są wymagane na mocy FICA, oraz dochód federalny.

Składki na ubezpieczenie społeczne są wpłacane do funduszu świadczeń emerytalnych i ubezpieczenia rentowego, podczas gdy Medicare zapewnia opiekę zdrowotną dla osób starszych. Oprócz potrącania podatków u źródła z wypłaty pracownika, pracodawcy muszą pokrywać składki na ubezpieczenie społeczne i Medicare oraz wypłacać inne płatności, takie jak stanowe i federalne podatki od bezrobocia lub odszkodowania pracownicze.

Sonya Muenchen, założycielka The Payroll Gal, od ponad 20 lat zajmuje się doradztwem podatkowym dla małych firm. Powiedziała, że ​​ważne jest, aby właściciele firm dokładnie rozumieli, za co są odpowiedzialni.

„Jako pracodawca jesteś odpowiedzialny za… śledzenie czasu, obliczanie listy płac na podstawie zaświadczeń podatkowych pracowników oraz składanie czeku płacowego co tydzień, co dwa tygodnie, co pół miesiąca lub co miesiąc” – powiedziała.

Według Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi, podlegający opodatkowaniu pułap wynagrodzenia dla Ubezpieczeń Społecznych jest zwykle podnoszony każdego roku w oparciu o wzrost średniej krajowej płacy. W 2021 r. maksymalne zarobki podlegające opodatkowaniu podatkiem od ZUS wzrosną o 5100 USD, do łącznej kwoty 142 800 USD.

Podatek od wynagrodzeń i podatek dochodowy

Oprócz składek na ubezpieczenie społeczne i Medicare, które są wpłacane na określone fundusze, pracownicy muszą płacić federalny podatek dochodowy. Stawka podatkowa pracownika jest określana na podstawie federalnego przedziału podatku dochodowego, który co roku jest korygowany o inflację przez IRS. W przeciwieństwie do podatku FICA, federalny podatek dochodowy nie jest odprowadzany do żadnego konkretnego funduszu.

W zależności od lokalizacji mogą obowiązywać dodatkowe podatki u źródła i podatek dochodowy.

„Stany i niektóre miejscowości mają również podatki od wynagrodzeń i często obejmują takie rzeczy, jak stanowe ubezpieczenie rentowe” – powiedział Michael Law, certyfikowany księgowy z Canopy Tax. „Jeśli któryś z Twoich pracowników zarobi ponad 200 000 USD, zostanie mu potrącony dodatkowy podatek Medicare”.

Limity płac i podatki od wynagrodzeń

W 2021 r . limit podstawy wynagrodzenia wynosi 142 800 USD. Jeśli pracownik zarabia tę kwotę u jednego pracodawcy, wówczas jego podatki od wynagrodzeń są ograniczone do tej płacy. Jeśli ktoś ma więcej niż jednego pracodawcę i zarabia więcej niż ta kwota, będzie musiał złożyć wniosek o korektę wszelkich nadpłaconych podatków na ubezpieczenie społeczne.

Podatek Medicare nie ma limitu opartego na zarobkach, ponieważ podlegają mu wszystkie płace objęte ubezpieczeniem. Jeśli jednak zarabiasz ponad 200 000 USD rocznie, Twój pracodawca potrąci dodatkowy podatek Medicare w wysokości 0,9%.

Kluczowy wniosek: Podatki od wynagrodzeń obejmują płatności na ubezpieczenie społeczne i Medicare. Istnieją również federalne podatki dochodowe, które należy zapłacić. Płatności te nie trafiają do określonego funduszu, tak jak podatki na ubezpieczenie społeczne i Medicare.

Jaka jest stawka podatku od wynagrodzeń?

Obowiązki podatkowe pracodawcy

Pracodawcy są odpowiedzialni za następujące podatki od swoich pracowników:

• Ubezpieczenie społeczne: 2% (dla maksymalnej pensji 142 800 USD w 2021 r.)
• Medicare: 45% (plus 0,9% w przypadku wynagrodzeń przekraczających 200 000 USD)
• Federalny podatek od bezrobocia: różni się w zależności od stanu
• Stanowy podatek od bezrobocia: różni się w zależności od stanu

Obowiązki podatkowe pracowników

Składka pracownika na podatek od wynagrodzeń jest obliczana jako procent wynagrodzenia podlegającego opodatkowaniu. W przypadku niektórych pracowników wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu będzie niższe niż wynagrodzenie brutto – na przykład, jeśli wpłacają składki na 401(k). Wynagrodzenie netto odnosi się do wynagrodzenia na wynos lub wynagrodzenia brutto pomniejszonego o podatek.

Od 2021 r. stawka podatku od wynagrodzeń potrącana pracownikom wynosi 7,65% plus federalny i stanowy podatek dochodowy. Tak to się rozkłada:

• Ubezpieczenie społeczne : 2% (dla maksymalnej pensji 142 800 USD)
• Medicare : 45% (plus 0,9% w przypadku wynagrodzeń przekraczających 200 000 USD)
• Federalny podatek dochodowy : Różni się w zależności od przedziału podatkowego
• Stanowy podatek dochodowy : Różni się w zależności od stanu

Kluczowy wniosek: Pracodawcy i pracownicy mają swoje własne zobowiązania podatkowe Pracodawcy płacą podatki od wynagrodzeń na ubezpieczenie społeczne, Medicare, federalne i stanowe bezrobocie. Pracownicy płacą składki na ubezpieczenie społeczne i Medicare na podstawie procentu ich zarobków.

Płacenie podatków od wynagrodzeń

Prawo mówi, jak często płacisz podatek od wynagrodzeń, zazwyczaj zależy od wielkości Twojej firmy, częstotliwości prowadzenia listy płac i rodzaju pracodawcy.

„Pracodawcy będący gospodarstwami domowymi z niskimi listami płac mają najbardziej łagodne wymagania dotyczące depozytów, przy rocznych depozytach” – powiedział. „Osoby z większymi listami płac muszą dokonywać wpłat co miesiąc lub co pół tygodnia”.

Prawo mówi, że firmy, które miały pecha i zostały złapane na obszarze ogłoszonym przez władze federalne dotknięte klęską żywiołową, mogą na krótki czas zostać złagodzone wymagane płatności.

Chociaż możliwe jest samodzielne wypełnianie podatków od wynagrodzeń, może to być skomplikowane, zwłaszcza jeśli chodzi o śledzenie płatności i potrącanie odpowiedniej kwoty pieniędzy.

„Najbardziej solidną, a jednocześnie podstawową radą, jakiej udzielam właścicielom firm, jest założenie firmy płacowej i nabranie nawyku deponowania wszystkiego, co każą ci zdeponować” – powiedział Anthony Parent, właściciel firmy Parent & Parent LLP zajmującej się prawem podatkowym i usługami podatkowymi.

Kluczowy wniosek: Częstotliwość płacenia podatków od wynagrodzeń zależy zasadniczo od wielkości Twojej firmy, rodzaju prowadzonej działalności i częstotliwości przetwarzania listy płac.

Zarządzanie podatkami od wynagrodzeń

Istnieje kilka sposobów zarządzania podatkami od wynagrodzeń pracowników i zapewnienia zgodności firmy z IRS:

• Zrób je sam . Wypełnij podatki od wynagrodzeń dla każdego pracownika w Twojej firmie. Obejmuje to analizę formularza podatkowego W-4 każdego pracownika, obliczenie zasiłków, odniesienie do tabel dochodów i wykonanie podstawowych działań arytmetycznych w celu zatrzymania odpowiedniej kwoty pieniędzy. Pamiętaj, że będziesz musiał obliczyć stanowe i federalne potrącenia podatku od wynagrodzeń.
• Skorzystaj z usługi kadrowo-płacowej . Usługi płacowe to zewnętrzne firmy przetwarzające listy płac, które zarządzają listami płac pracowników. Usługi te są w pełni wyposażone w zgodność z przepisami podatkowymi, przetwarzanie listy płac i różne inne funkcje. Zarabiają na miesięcznych opłatach lub na odsetkach od pieniędzy, które zbierają na podatki od wynagrodzeń. Ceny usług płacowych zazwyczaj obejmują zarówno stałą opłatę miesięczną, jak i opłatę za pracownika. Podstawowe miesięczne koszty na ogół wahają się od 20 do 100 USD miesięcznie, a opłaty za pracownika wahają się od 1 do 15 USD. Rozważ naszą recenzję Paychex, jednego z naszych najlepszych typów usług płacowych.
• Współpracuj z doradcą podatkowym . Oprócz pracy z usługą płacową, możesz współpracować z profesjonalistą podatkowym. Możesz także porozmawiać z księgowym na temat wypełniania podatków od wynagrodzeń, chociaż może on skierować Cię do usługi płacowej.

Jeśli inwestujesz w usługę lub współpracujesz z doradcą podatkowym, zamiast samodzielnie zajmować się podatkami od wynagrodzeń, możesz poświęcić więcej czasu na zajmowanie się ważnymi projektami i problemami w swojej firmie.

Co się stanie, jeśli nie zapłacisz podatków od wynagrodzeń?

Upewnienie się, że podatki od wynagrodzeń są płacone właściwym agencjom i na czas, nie jest zadaniem, które należy lekceważyć. Jeśli nie dokonasz płatności na czas, możesz zostać ukarany wysokimi grzywnami, zamknąć swoją firmę i prawdopodobnie spędzić czas za kratkami.

Prawo mówi, że wszelkie pieniądze, które potrącasz z wypłat swoich pracowników z tytułu podatków od wynagrodzeń, technicznie należą do rządu.

„Masz powierniczy obowiązek przekazania tych funduszy odpowiedniej agencji rządowej” – powiedział. „Nie otrzymujesz rekompensaty za stosunek powierniczy, ale ponosisz karę, jeśli nie zapłacisz kwoty należnej w wysokości 100% kwoty, która powinna była zostać zapłacona”.

Jeśli nie płacisz prawidłowych podatków od wynagrodzeń lub wysyłasz płatności później niż zaplanowano, IRS może złożyć ci wizytę.

„Jeśli zalegasz z płaceniem podatków od wynagrodzeń, otrzymasz zawiadomienia IRS i ostatecznie osobistą wizytę IRS” – powiedział Law. „Ciągłe niepłacenie podatków od wynagrodzeń spowoduje zamknięcie firmy przez IRS i możliwy pobyt w więzieniu”.

Rodzic powiedział, że IRS może stać się agresywny w związku z brakującymi podatkami od wynagrodzeń. Struktura podatków od wynagrodzeń oznacza, że ​​gdy firma nie wstrzymuje odpowiedniej kwoty pieniędzy, rząd może stracić wiele funduszy. Oznacza to, że urzędnicy IRS będą na bieżąco informowani o tym, czy płacisz swoją część podatków.

„Urzędnik skarbowy prawdopodobnie zostanie przydzielony i przeprowadzi szczegółową i osobistą kontrolę twoich spraw” – powiedział Parent. „Wiele osób, w tym ja, uważa, że ​​pomijanie depozytów na liście płac, aby związać koniec z końcem, to naprawdę pakt z diabłem”.

Podatki od wynagrodzeń są ważną częścią Twojej firmy. Chociaż może być łatwo skoncentrować się na codziennych operacjach i zapomnieć o aspektach organizacyjnych wysokiego szczebla, podatki od wynagrodzeń są czymś, co Twoja firma musi wnieść. Rozważ współpracę z usługą płacową lub współpracę z doradcą podatkowym, aby chronić swoją firmę przed IRS.

Kluczowe wnioski: Nieprawidłowe i terminowe opłacenie podatków od wynagrodzeń może skutkować znacznymi grzywnami nałożonymi przez IRS. Możesz także trafić do więzienia lub zostać zmuszony do wycofania się z biznesu.

Siri Hedreen przyczyniła się do napisania i zrelacjonowania tego artykułu. Wywiady źródłowe przeprowadzono na potrzeby poprzedniej wersji tego artykułu.