Ujednolicona komunikacja: Spraw, aby Twój system telefoniczny działał wydajniej

• System ujednoliconej komunikacji to rozwiązanie, które pozwala zespołom komunikować się ze sobą na dowolnym urządzeniu, z dowolnego miejsca.
• Systemy ujednoliconej komunikacji pomagają firmom skonsolidować narzędzia w jedną platformę dostępną z dowolnego miejsca, aby obniżyć koszty i poprawić wydajność.
• Sztuczna inteligencja może odblokować nowe funkcje systemów ujednoliconej komunikacji, takie jak asystenci głosowi i natychmiastowe transkrypcje spotkań.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli firm, którzy poznają systemy komunikacji lub szukają narzędzi usprawniających współpracę w zespole.
  

Dawno minęły czasy, kiedy firmy polegały na swoich systemach telefonicznych wyłącznie do wykonywania i odbierania połączeń. Wielu najlepszych dostawców systemów telefonicznych rozszerzyło swoje usługi o ujednolicone systemy komunikacyjne, dając pracownikom możliwość łączenia się z osobami na zewnątrz i wewnątrz biura na wiele sposobów, wszystko z jednego miejsca.

Koncepcja ujednoliconej komunikacji (UC) przewiduje hostowany w chmurze system komunikacji biznesowej, który działa na wielu kanałach i urządzeniach.

„W przeciwieństwie do tradycyjnego biznesowego systemu telefonicznego, który oferuje jedynie możliwość nawiązywania i odbierania połączeń, ujednolicona komunikacja łączy usługi telefoniczne, wideokonferencje, wiadomości zespołowe, SMS-y, faksy i inne narzędzia komunikacyjne na jednej zintegrowanej platformie” — powiedział Jose Pastor, były starszy wiceprezes ds. zarządzania produktem w RingCentral.

Rozwój protokołu Voice over Internet Protocol (VoIP) i usług hostowanych w chmurze sprawił, że ujednolicona komunikacja stała się rzeczywistością. Przed VoIP i chmurą tradycyjne systemy telefoniczne opierały się na systemach centrali prywatnych oddziałów, które były umieszczone w każdej firmie.

John Pope, dyrektor generalny Jive Communications firmy LogMeIn, powiedział, że typowa konfiguracja tradycyjnego systemu telefonicznego obejmuje serwer komputerowy, ręczną tablicę kontrolną i wiele linii podłączonych do systemu publicznego. Linie te następnie łączyły się z wewnętrznym systemem przełączania, który kierował połączenia na indywidualne linie telefoniczne każdego z nich.

„Jeśli brzmi to skomplikowanie, to dlatego, że takie jest” – powiedział Pope.

Ponieważ wszystkie narzędzia komunikacyjne w tych systemach polegają na Internecie do przesyłania danych tam iz powrotem, powiedział Pope, jedyne, czego potrzebuje UC, to połączenie internetowe i komputer lub telefon IP. „Ta uproszczona i ujednolicona oferta obniża koszty, zapewniając jednocześnie zaawansowane funkcje wykraczające poza zwykły sygnał wybierania”.

Co to jest ujednolicony system komunikacji?

Zunifikowany system komunikacyjny łączy wiele usług — takich jak poczta elektroniczna, telefon, przeglądarki internetowe i wideokonferencje — poprzez połączenie sprzętu, oprogramowania i rozwiązań sieciowych. Piękno systemu UC polega na tym, że zapewnia skonsolidowany, niedrogi i elastyczny sposób komunikowania się z zespołem za pośrednictwem dowolnego komputera lub urządzenia mobilnego, z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.

W miarę jak inteligentne usługi komunikacyjne stają się coraz bardziej wyrafinowane, a zespoły przyzwyczajają się do pełnego wykorzystania dostępnych im narzędzi, system UC staje się cennym narzędziem, które bezproblemowo integruje się z każdym przepływem pracy.

Porada: małe firmy mają do wyboru szeroką gamę doskonałych systemów ujednoliconej komunikacji, dzięki którym Twój zespół może spotykać się wirtualnie, udostępniać pliki lub błyskawicznie wysyłać wiadomości do współpracowników. Przeczytaj naszą recenzję Dialpad lub recenzję 8 × 8, aby zapoznać się z doskonałymi przykładami.

Korzyści z ujednoliconych systemów komunikacyjnych

Dzięki dzisiejszej, coraz bardziej mobilnej sile roboczej, zapewnienie pracownikom łatwych sposobów komunikowania się zarówno z innymi pracownikami, jak i klientami z dowolnego miejsca, napędza popularność systemów UC. Niezależnie od tego, czy chodzi o wideokonferencje z klientami, czy wiadomości błyskawiczne ze współpracownikami, systemy UC oferują szeroki wybór narzędzi zapewniających płynność komunikacji między pracownikami. [Szukasz usługi wideokonferencji dla swojej małej firmy? Nasze najlepsze typy i recenzje mogą pomóc.]

Dostęp na dowolnym urządzeniu

Ponieważ tradycyjny dzień pracy od 9 do 17 przy biurku należy w dużej mierze do przeszłości, narzędzia umożliwiające komunikację z dowolnego urządzenia w dowolnym czasie mają kluczowe znaczenie w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie napędzanym technologią.

„Dzięki mobilnym i zaawansowanym technologiom współpracy, teraz bardziej niż kiedykolwiek ludzie mogą łatwo i skutecznie pracować z dala od biura” — powiedział Pope. „Pozwala to na większą elastyczność, większą globalizację i, co najważniejsze, lepszą komunikację”.

Elastyczność

Chociaż posiadanie wszystkich tych narzędzi komunikacyjnych jest bardzo korzystne dla pracowników, oferowanie ich wszystkich w jednym pakiecie jest tym, co naprawdę sprawia, że ​​systemy UC są atrakcyjne.

„Zapewnienie elastyczności i możliwości wyboru sposobów komunikowania się pracowników jest ważne, ale kluczem jest połączenie tych narzędzi komunikacyjnych w ujednolicone doświadczenie, aby zapewnić dzisiejszym cyfrowym pracownikom bezproblemową obsługę” — powiedział Pastor.

Poprawiona produktywność

Badanie przeprowadzone przez RingCentral ujawniło poziom „przeładowania aplikacjami”, którego doświadcza wielu pracowników. Badanie wykazało, że obecnie pracownicy regularnie korzystają średnio z czterech aplikacji komunikacyjnych, a prawie 70% z nich traci do 60 minut dziennie – co odpowiada 32 dniom w roku – na przełączanie się między tymi aplikacjami.

Badanie wykazało, że pracownicy zdają sobie sprawę, jak cenny jest dostęp do wszystkich narzędzi komunikacyjnych na jednej platformie. Dwie trzecie ankietowanych chce jednej platformy do całej komunikacji, wymieniając jako najważniejsze korzyści lepszy przepływ pracy, zwiększoną produktywność i ograniczenie chaosu.

Pope uważa, że ​​dostęp do wszystkich tych narzędzi komunikacyjnych z jednego miejsca ma pozytywny wpływ na innowacyjność, produktywność i efektywność firmy.

„Niektóre z korzyści, które mogą zrewolucjonizować Twoją kulturę i komunikację oraz doprowadzić do hiperrozwoju Twojej firmy, obejmują usprawnioną komunikację, zwiększoną mobilność, doskonałą niezawodność, ulepszone interakcje z klientami, ulepszone bezpieczeństwo, ulepszoną kulturę pracowników, zaawansowaną funkcjonalność i dostęp do ważnych danych i narzędzia, które wpłyną na rozwój” – powiedział.

Niższy koszt

Oszczędność kosztów to kolejna zaleta systemów UC. Zamiast płacić za każde z tych narzędzi osobno, dostawcy UC łączą je ze sobą po znacznie niższych kosztach.

„Firmy mogą zaoszczędzić ponad dziesiątki tysięcy dolarów, inwestując w ujednolicone systemy komunikacyjne” — powiedział Pastor.

Czy wiedziałeś? Uzyskanie służbowego numeru telefonu jest proste dzięki systemowi UC. Większość z nich ma łatwy w użyciu portal internetowy, który pozwala szybko dodawać nowe linie, gdy do Twojej firmy dołączają nowi pracownicy.

Najlepsze systemy ujednoliconej komunikacji

Nextiva

Nextiva to system UC, który specjalizuje się w systemach telefonicznych do zarządzania relacjami z klientami (CRM), oferując wiele opcji, które można łatwo zintegrować z większością najlepszych programów CRM. Usprawniając procesy, takie jak historia konta, zarządzanie potokiem sprzedaży i kierowanie spraw, Nextiva oferuje zestaw narzędzi, które pomogą zarówno przedstawicielom handlowym, jak i menedżerom obsługi klienta.

Nextiva oferuje również wiodące usługi telefoniczne, w tym pocztę głosową na e-mail i nagrywanie rozmów, podczas gdy narzędzia do współpracy, takie jak konferencje audio i wiadomości zespołowe, mogą poprawić produktywność i utrzymać działalność firmy. Z raportowanym czasem sprawności na poziomie 99,999%, Nextiva może zapewnić Twojej firmie ciągłą obsługę 24/7 w całych Stanach Zjednoczonych.

Koszty Nextiva wahają się od 17,95 USD do 75,95 USD na użytkownika miesięcznie. Możesz dowiedzieć się więcej w naszej pełnej recenzji Nextiva.

Pierścień Centralny

Łatwy w integracji, prosty w użyciu i oferujący szeroką funkcjonalność RingCentral oferuje firmom każdej wielkości niezawodną, ​​hostowaną w chmurze platformę VoIP UC. Funkcje obejmują wirtualnych recepcjonistów, którzy prowadzą dzwoniących, nagrywają rozmowy i sprawdzają rozmowy, a dostępność 99,9999% umożliwia RingCentral świadczenie niezawodnych usług 24/7.

RingCentral wdraża w 2022 roku szereg narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, dając użytkownikom możliwość automatycznej transkrypcji rozmów telefonicznych lub rejestrowania najważniejszych wydarzeń ze spotkań. Oferuje również wirtualną tablicę, która pozwala na mapowanie pomysłów za pomocą rysunków, notatek i adnotacji. Dostępny zarówno na komputery stacjonarne, jak i urządzenia mobilne, RingCentral może z łatwością utrzymywać zespoły w kontakcie, zarówno w biurze, jak i poza nim.

Koszty RingCentral wahają się od 19,99 USD do 69,99 USD na użytkownika miesięcznie. Przeczytaj naszą pełną recenzję RingCentral, aby dowiedzieć się więcej.

Ooma

Ooma oferuje potężną platformę dla zespołów do komunikacji z praktycznie dowolnego miejsca za pośrednictwem komputera stacjonarnego lub urządzenia mobilnego, z możliwością prowadzenia wideokonferencji z maksymalnie 25 użytkownikami. Chociaż może nie mieć pełnego zestawu funkcji innych systemów UC, Ooma jest doskonałym wyborem dla małych i średnich firm, które muszą szybko komunikować się bez wszystkich dzwonków i gwizdków.

Wszystkie podstawowe funkcje systemu UC są uwzględniane na platformie Ooma, w tym poczta głosowa, dzienniki połączeń, a nawet wirtualne numery wewnętrzne dla pracowników zdalnych. Co więcej, dla organizacji korzystających z Ooma w biurze system obsługuje zarówno telefony IP, jak i telefony analogowe. Dzięki sprawnej obsłudze klienta i wsparciu technicznemu Ooma oferuje prosty sposób na skonfigurowanie systemu UC bez pomocy eksperta IT.

Ooma oferuje dwie subskrypcje: Ooma Office, która kosztuje 19,99 USD na użytkownika miesięcznie, oraz Ooma Office Pro, która kosztuje 24,95 USD na użytkownika miesięcznie. Dowiedz się więcej w naszej pełnej recenzji Ooma.

Przyszłość ujednoliconych systemów komunikacyjnych

Chociaż systemy UC oferują szeroki zakres funkcjonalności, wciąż istnieje miejsce na rozwój.

Jednym ze sposobów, w jaki Pastor widzi ewolucję tych usług w przyszłości, jest posiadanie większej liczby wbudowanych integracji z innymi programami i aplikacjami biznesowymi. Jako przykład podaje integrację RingCentral z Salesforce, która pozwala użytkownikom oprogramowania na inicjowanie połączeń jednym kliknięciem, bez opuszczania Salesforce.

„Systemy UC będą nadal ewoluować, aby komunikacja biznesowa była bardziej płynna i ściśle zintegrowana z istniejącymi przepływami pracy w biznesie” — powiedział.

Pope wierzy, że technologie takie jak Internet rzeczy, sztuczna inteligencja i rozwiązania mobilne zwiększą wykorzystanie systemów UC.

„Asystenci głosowi staną się inteligentniejsi i będą zasilani przez przetwarzanie języka naturalnego i ciągłe uczenie maszynowe” – powiedział. „Będziemy również świadkami natychmiastowej transkrypcji i bardziej kontekstowych informacji dzięki sztucznej inteligencji, a także ciągłej integracji systemów UC z oprogramowaniem biurowym”.

Ekspansja tego typu systemów zmieni również sposób, w jaki rozwija się biznes. Papież zasugerował, że ujednolicona komunikacja doprowadzi do większej globalnej ekspansji.

„Wraz z eskalacją globalizacji biznesu, UC będzie się proporcjonalnie rozwijać, stwarzając firmom możliwości wejścia na rynek globalny” – powiedział. „A wraz ze wzrostem liczby pracowników zdalnych, wideokonferencje i konferencje internetowe będą zyskiwać na popularności i będą coraz bardziej potrzebne”.

Eduardo Vasconcellos przyczynił się do napisania i zbadania tego artykułu. Wywiady źródłowe przeprowadzono na potrzeby poprzedniej wersji tego artykułu.