Trzy sztuczki Excela, które ułatwią Ci życie

Są dwa typy ludzi: ci, którzy kochają Excela i ci, którzy jeszcze go dobrze nie znają. Przepraszam, że zacząłem tak prosto, ale przez długi czas naprawdę myślałem, że arkusze kalkulacyjne są najbardziej użytecznym typem aplikacji. I nie, to nie jest argument przeciwko wszystkim innym: edytorom tekstu, bazom danych, programom do edycji audio i wideo, menedżerom kolekcji… Lista rodzajów programów, które uważam za rewelacyjne jest bardzo, bardzo długa, ale gdybym miał się trzymać do jednego (plus przeglądarka internetowa, okej, przyznam się), myślę, że wyborem byłby Excel.

Kilka lat temu Satya Nadella, dyrektor generalna Microsoft, ogłosiła Excela najlepszym produktem Microsoftu, jaki kiedykolwiek powstał, co jest dość odważnym stwierdzeniem, biorąc pod uwagę historię firmy, ale także dość wyraźnym znakiem wagi, jaką Redmond przywiązuje do arkusza kalkulacyjnego. w stanie obalić Lotusa 1-2-3, tak jak Word pokonał WordPerfecta (co może zaskoczyć, że Corel nadal istnieje i jest sprzedawany), więc konwersja na Microsoft Office jest głównym (choć nie jedynym) kursem) Wystawcy biura rozwiązania automatyzacji.

Excel to aplikacja oferująca niezliczone możliwości, ale jednocześnie przyjazna dla niemal wszystkich typów użytkowników to zadanie, z którym zwykle radzi sobie dość łatwo. Powoduje to jednak, że wiele funkcji jest nieznanych wielu użytkownikom, którzy uciekają się do alternatywnych i mniej praktycznych środków, aby uzyskać wyniki, które są w rzeczywistości znacznie bardziej dostępne.

Jeśli jesteś profesjonalistą Excela, prawdopodobnie znasz już niektóre lub wszystkie z nich, ale jeśli nie, mam nadzieję, że znajdziesz wśród tych trzech sztuczek Excela, które są tak naprawdę tylko niewielką częścią ogromnej liczby funkcji, które ma do zaoferowania, czyli taki, który zarówno dla Satyi Nadelli, jak i dla mnie, jest najlepszym produktem firmy Microsoft do tej pory.

Pobierz tabele z sieci

Stosunkowo powszechną operacją podczas pracy z programem Excel jest przesyłanie danych z arkusza kalkulacyjnego opublikowanego w Internecie do skoroszytu. Najczęstszą opcją, jeśli jest niewielka, jest ręczne odszyfrowanie wartości. Jednak po zwiększeniu jej rozmiaru najczęstszą, która zwykle występuje prawie zawsze, jest skopiowanie (Control + C) tabeli na oryginalną stronę internetową, a następnie wklejenie jej do Excela (Control + V), chociaż w wielu przypadkach dane są wklejone źle, niektóre mogą zostać utracone itp., co wymaga dokładnego sprawdzenia i późniejszej ręcznej edycji.

Dobrą wiadomością jest to, że Excel faktycznie ma narzędzie do importowania danych z sieci, dzięki któremu możesz wykonywać te operacje znacznie łatwiej. Spójrzmy na to na przykładzie:

Wyobraź sobie, że potrzebujesz dokumentu Excela z tabelami elementów układu okresowego. Wyszukiwanie w Internecie zaprowadzi Cię do Wikipedii, która, jak można się spodziewać, posiada takie informacje (tabele pogrupowane według ich stanu naturalnego znajdują się na dole artykułu).

Cóż, skopiuj adres URL strony z tabelą, którą chcesz przenieść do Excela, następnie przejdź do aplikacji i po dotarciu do tabeli docelowej wybierz „Dane” z górnego menu, a następnie kliknij „Z sieci”, aby otworzyć nowe okno dialogowe okno oznaczone „Z Internetu”.

W polu w jego środkowej części wklej adres URL strony źródła danych i kliknij przycisk „Akceptuj”. Następnie, jeśli po raz pierwszy pobierasz dane z tego źródła, kreator zapyta Cię, jakiego typu dostępu chcesz użyć. Ponieważ jest to witryna publiczna, możesz pozostawić ją w trybie domyślnym, anonimowym i kontynuować. Excel rozpocznie analizowanie wybranej strony internetowej, a na końcu wyświetli okno takie jak to:

Jak widać, wszystkie tabele znalezione na tej stronie są wyświetlane po lewej stronie, a jeśli wybierzesz którąś z nich, jej podgląd zostanie wyświetlony po prawej stronie:

Jak widać, lista tabel internetowych zawiera selektor, w którym możesz określić, czy chcesz zaimportować więcej niż jedną tabelę. Jeśli tak, sprawdź to i w ten sposób możesz wybrać, co chcesz.

Jeśli chcesz wprowadzić zmiany w sposobie importowania danych, kliknij przycisk Przekształć dane, aby otworzyć edytor, w którym możesz zdefiniować te zmiany. Ale jeśli nie chcesz zastosować zmian, jeśli chcesz przenieść je z Internetu do Excela w takiej postaci, w jakiej jest, po prostu kliknij przycisk „Pobierz” i voila! z zestawem narzędzi, które zaoferują Ci kilka funkcji związanych z tymi importami:

Napraw kolumny lub wiersze

Excel pozwala pracować z dużymi, bardzo dużymi, potwornie dużymi i nieludzko dużymi tabelami. I z reguły każda przyzwoita tabela ma nagłówki w górnym wierszu i wpisy, które są zdefiniowane w pierwszej kolumnie i rozwijają się w kolejne. Problem polega na tym, że co do zasady widok Excela nie zakłada, że ​​pierwszy wiersz i pierwsza kolumna powinny być zawsze widoczne. A to w wielu przypadkach oznacza, że ​​ciągle przewijamy tabele w lewo iw górę, aby upewnić się, że edytujemy poprawną komórkę. Zło.

Załóżmy, że pracujesz z tabelą taką jak ta (nie martw się, dane w niej pokazane nie są prawdziwe, zostały losowo wygenerowane w GenerateData ):

Po rozpoczęciu przewijania w dół do dolnych wpisów nagłówki wskazujące typ danych wyświetlanych w każdej kolumnie nie będą już widoczne. A jeśli przewiniesz w prawo, zobaczysz więcej danych dla każdego wpisu, ale przegapisz nazwę, która pozwoli Ci określić, której osobie te dane dotyczą:

Aby rozwiązać ten problem, wystarczy przejść w górnym menu do sekcji „Dane” i po wyświetleniu jej opcji kliknąć „Zamroź”, aby wyświetlić menu.

Jak już zrozumiałeś, będziesz musiał wybrać tylko drugi lub trzeci wpis, w zależności od tego, co chcesz wyświetlić na stałe (możesz wybrać tylko jeden z dwóch), a w ten sposób będziesz mógł poruszać się po arkuszu bez utraty wzroku nagłówków lub danych w pierwszej kolumnie.

A co się stanie, jeśli nie chcesz wybierać między wierszem a kolumną, ale zawsze zostawiaj oba widoczne? Nie martw się, jest rozwiązanie. Zamiast korzystać z funkcji zamrożenia, zobaczysz, że w tym samym polu funkcji znajduje się również „Split”. Kliknij na niego, a w tym momencie zobaczysz, jak widok arkusza jest podzielony na cztery części:

Następnie umieść wskaźnik myszy bezpośrednio nad podziałem czterech ćwiartek, tak aby wyglądał jak kursor z czterema kropkami, kliknij i przeciągnij, aż podział będzie wyglądał tak:

Następnie kliknij dowolną komórkę w środkowej ćwiartce i możesz poruszać się po całym arkuszu, nie tracąc z oczu ani pierwszego wiersza, ani pierwszej kolumny dokumentu.

Zmień dane osi

Czasami, gdy zaczynamy projektować tabelę w Excelu lub dodawać dane, nie do końca rozumiemy jej organizację, czyli jak chcemy ją uporządkować w poziomie i pionie. Prowadzi to do tego, że jeśli nie weźmiemy pod uwagę ewolucji, jaką może przechodzić określony dokument w miarę jego rozwoju, to w pewnym momencie widzimy, że się mylimy. Spójrzmy na to na przykładzie.

Wyobraź sobie, że jesteś prezesem swojej społeczności (w tym przypadku żal mi ciebie) i że tworzysz dokument do śledzenia płatności mieszkańców społeczności. Na początku wydaje ci się, że najpraktyczniej jest umieścić lokale mieszkalne w pierwszej kolumnie, a odpisać płatności (lub ich brak) w następnej. Efekt końcowy będzie wyglądał mniej więcej tak:

Z tego punktu widzenia wygląda to dobrze… problem w tym, że w miarę upływu czasu i dodawania kolejnych miesięcy wynik będzie znacznie gorszy, prawda?

Nie, nie zaczynaj myśleć o kopiowaniu danych do nowego arkusza z prawidłową orientacją, byłby to dość pracochłonny proces i stosunkowo łatwo popełnić błędy. Nie martw się, Excel ma specjalną funkcję do przesyłania danych. Aby z niego skorzystać, zaznacz wszystkie dane, których orientację chcesz zmienić i naciśnij Control + C, aby skopiować je do schowka Windows.

Następnie umieść wskaźnik myszy w miejscu, w którym chcesz je wkleić (w lewym górnym rogu zakresu komórek do tego) już z nową orientacją, kliknij prawym przyciskiem myszy tę komórkę, kliknij wpis „Wklej specjalnie” z menu kontekstowe i w wyświetlonym oknie

Pamiętaj, aby sprawdzić wpis „Transponder” i kliknąć „OK”. W ten sposób dane zostaną skopiowane automatycznie, już z nową orientacją: