Trello kontra Asana: najlepsze darmowe narzędzie do zarządzania projektami to…

Decydując się na darmowe narzędzie do zarządzania projektami, wiele organizacji (a nawet przedsiębiorczych osób) staje przed tym samym wyborem: Trello czy Asana. Są to dwie największe firmy na rynku i obie zapewniają dużą moc zarządzania projektami bez obciążania konta bankowego.

Wybór pomiędzy tymi dwoma może być trudny. Dlatego pomożemy, omawiając podstawy każdego z nich i porównując to, co otrzymujesz w ramach bezpłatnych planów. Ostatecznie przekonasz się, czy Trello czy Asana są lepsze dla Twojej firmy lub projektów.

Trello: proste zarządzanie projektami Kanban oparte na kartach

Zaczniemy od Trello. Jeśli nie jesteś zaznajomiony z zarządzaniem projektami Kanban, możesz być trochę zdezorientowany, jak to działa. Ale idea, która się za tym kryje, jest stosunkowo prosta. Oto proces:

1. Ustalasz kolumny, kategorie lub kroki dla swojego przepływu pracy.
2. Zapisujesz zadania na kartkach i umieszczasz je w kolumnie.
3. Członkowie zespołu pracują nad tymi kartami i przesuwają je po kolumnach.

Oryginalna wersja Kanban wykorzystywała karteczki samoprzylepne i tablice suchościeralne. Ale dzisiaj używamy narzędzi cyfrowych, aby osiągnąć to samo. Ta wizualna metoda zarządzania projektami pomaga szybko zobaczyć, gdzie są zadania, kto nad nimi pracuje i dokąd zmierzają w następnej kolejności.

Jest to świetne rozwiązanie w przypadku liniowych przepływów pracy, które zawsze (lub prawie zawsze) przebiegają zgodnie z tym samym procesem. Na przykład tworzenie kalendarzy redakcyjnych w Trello jest powszechne.

Pomysły poruszają się od lewej do prawej, przechodząc przez każdy niezbędny etap procesu. Oczywiście w razie potrzeby możesz również przenosić karty tam iz powrotem, na przykład, jeśli artykuł wymaga rewizji lub aktualizacji lub jeśli przygotowany artykuł musi zostać wstrzymany, gdy zbliża się data embarga.

Oto przykładowa tablica Trello , która pokazuje, jak może wyglądać kalendarz redakcyjny:

Grupa kolumn nazywana jest tablicą. Możesz mieć tyle tablic, ile chcesz. Każda tablica może reprezentować zespół, dział Twojej organizacji, projekt, kategorię zadań lub cokolwiek innego, co uznasz za przydatne.

Każda karta może zawierać wiele różnych informacji. Oto niektóre z opcji:

• Opis
• Przypisani użytkownicy
• Tagi oznaczone kolorami
• Termin
• Lista zadań (z polami wyboru)
• Załączniki
• Wiadomości
• Zaktualizuj powiadomienia

Istnieje również możliwość dodania niestandardowych pól. Jeśli więc musisz śledzić więcej elementów specyficznych dla projektu, nie musisz całkowicie polegać na wstępnie wygenerowanych polach oferowanych przez Trello.

Możesz użyć tablicy Trello dla siebie, aby przestać zapominać o rzeczach w pracy. Jednak moc platformy naprawdę się skaluje, gdy zaprosisz innych członków zespołu do wspólnej pracy na tablicach.

Użytkownicy mogą rozmawiać o kartach, zostawiając komentarze. Możesz także wezwać członków zespołu, aby otrzymali powiadomienie o ważnych aktualizacjach kart. Te rozmowy są zapisywane na karcie, gdzie można się do nich później odwołać. To sprawia, że ​​karta Trello jest doskonałym narzędziem do komunikowania się o konkretnych zadaniach bez zaśmiecania skrzynek odbiorczych lub komunikatorów.

Zarządzanie zespołem za pomocą Trello

Oczywiście dobre narzędzie do zarządzania projektami to coś więcej niż tylko przydzielanie zadań. Pozwala także zarządzać zespołem i upewnić się, że każdy ma dostęp do potrzebnych rzeczy.

Przypisywanie członków zespołu do kart to dopiero początek. Możesz także sprawić, by Twoje tablice były widoczne tylko dla określonych grup, nadawać ludziom różne poziomy uprawnień i zmieniać uprawnienia do komentowania na poszczególnych kartach.

Trello ułatwia członkom zespołu znajdowanie kart, które wymagają ich uwagi. Mogą filtrować według terminu, widzieć tylko karty, do których są przypisani, lub przeglądać karty z określonymi tagami. Wyszukiwanie kart jest również łatwe.

Wzmacnianie Trello za pomocą integracji

Wizualny charakter Trello i łatwy przepływ pracy metodą „przeciągnij i upuść” sprawiają, że jest to potężne narzędzie. Ale kiedy połączysz to z innymi usługami, otrzymasz system zarządzania projektami, który naprawdę się wyróżnia. Trello nazywa te integracje „ulepszeniami”.

Zawsze możesz dołączyć pliki z aplikacji do przechowywania w chmurze, ale ulepszenie Dropbox pozwala zobaczyć podgląd dokumentów i automatycznie je aktualizować. Dodatek Evernote umożliwia dołączanie notatek, co oznacza, że ​​możesz połączyć zarządzanie projektami Evernote z Trello. GitHub pozwala dołączać rozgałęzienia, zatwierdzenia, problemy i żądania ściągania do kart.

Możesz śledzić swój czas, dodawać linki do dedykowanych pokojów rozmów wideo, integrować się ze Slackiem (który sam w sobie jest świetnym narzędziem do współpracy), przeglądać swoje karty Trello na wykresie Gantta i nie tylko. Dziesiątki głównych usług integrują się z Trello. Jeśli już używasz narzędzia, warto sprawdzić, czy może współpracować z Trello.

Co otrzymujesz za darmo z Trello

Bezpłatny plan Trello zapewnia nieograniczoną liczbę tablic, list, kart, członków, list kontrolnych i załączników. Te załączniki mogą jednak mieć maksymalnie 10 MB każdy. Otrzymujesz również jedno ulepszenie na planszę.

Jeśli przejdziesz na plan premium, który kosztuje 10 USD na użytkownika miesięcznie, otrzymasz nieograniczoną liczbę ulepszeń, kolekcje plansz, niestandardowe tła planszy i priorytetową obsługę klienta. Dostępna jest również tańsza opcja „Standard” dla małych zespołów i bardziej rozbudowany plan „Enterprise” dla całych organizacji. Możesz zobaczyć pełny podział funkcji na stronie z cenami Trello .

Możesz używać Trello całkowicie w przeglądarce lub jako aplikacji, więc niezależnie od tego, czy używasz komputera z systemem Windows, komputera Mac, komputera z systemem Linux czy Chromebooka, możesz łatwo zarządzać swoimi projektami.

Pobierz: Trello na iOS | Androida | Mac | Windows (bezpłatny, dostępne subskrypcje)

Asana: wszechstronność z krzywą uczenia się

Jedną z najważniejszych zalet Trello jest to, że można go odpalić i być bardzo biegłym w używaniu go bardzo szybko. Asana zajmuje trochę więcej czasu, ale kiedy już to zrobisz, daje ci dużo możliwości zarządzania projektami.

W debacie Trello vs. Asana jedna ważna rzecz w Asanie daje jej wyraźną przewagę: możesz skonfigurować zarówno tradycyjne listy zadań, jak i tablice w stylu Kanban. Podstawowa lista zadań jest zgodna z oczekiwaniami i zawiera funkcje, które można znaleźć w wielu najlepszych aplikacjach do zarządzania zadaniami.

Otrzymujesz podzadania, terminy, opisy i komentarze oraz możliwość przypisania zadań do konkretnych projektów (które funkcjonują jak tablice w Trello). W wersji premium Asany możesz również zaznaczyć zależności zadań, co jest przydatne, gdy niektóre zadania zależą od innych.

Widok tablicy Kanban w Asanie bardzo przypomina Trello:

Ponownie masz kolumny z kartami. Następnie możesz przypisywać i dodawać podzadania, terminy i inne informacje do każdej karty. Można je również oznaczyć tagami oznaczonymi kolorami. Zadania podrzędne przypisane na kartach są również wyświetlane w widoku zadań użytkownika.

Możliwość przełączania się między tymi dwoma różnymi widokami jest świetna dla dużych zespołów, które mają różne rodzaje projektów. Dzięki Asanie możesz skonfigurować kalendarz redakcyjny Kanban, a następnie stworzyć zupełnie inną listę zadań dla innych projektów, takich jak optymalizacja wyszukiwarek lub przeglądanie starych artykułów.

Podobnie jak Trello, możesz mieć wiele projektów, co świetnie chroni członków zespołu przed przeciążeniem.

Asana ma również dobre funkcje raportowania: możesz tworzyć wiele pulpitów nawigacyjnych, które pokazują status różnych projektów dla Ciebie lub członków Twojego zespołu. Technicznie rzecz biorąc, możesz to zrobić również w Trello, używając różnych tablic, ale ta funkcja jest o wiele łatwiejsza w nawigacji w Asanie.

Zarządzanie zespołem za pomocą Asany

Funkcje zarządzania zespołem Asany są podobne do Trello. Możesz sprawić, by określone projekty były widoczne dla niektórych członków, uniemożliwić członkom oglądanie rozmów zespołowych i dostosować określone uprawnienia.

Tworzenie zadań i kart, które przypisujesz członkom zespołu, pomoże Ci efektywnie korzystać z Asany i znacznie zmniejszyć bałagan w wiadomościach e-mail. Karta Moje zadania ułatwia również wszystkim przeglądanie zadań, które zostały im przydzielone. Oczywiście zostawianie komentarzy do zadań ułatwia zarządzanie komunikacją i korzystanie z niej.

Wzmacnianie asany dzięki integracjom

Asana integruje się z wieloma takimi samymi usługami, jak Trello. Możesz dołączać pliki bezpośrednio z pamięci masowej w chmurze, zadania e-mail i karty, śledzić swój czas i nie tylko. Możesz nawet zintegrować Asanę z wieloma jej konkurentami, w tym JIRA i Pivotal Tracker. Wiele aplikacji obsługi klienta współpracuje również z Asaną, ułatwiając tworzenie zadań, gdy klient lub klient złoży wniosek.

Istnieje wiele integracji z aplikacjami tradycyjnie kojarzonymi z programowaniem, takimi jak GitHub, Slack, Microsoft Teams i większością przeglądarek, dostawcami poczty e-mail, dostawcami pamięci masowej w chmurze itp. To sprawia, że ​​Asana jest dobrym wyborem dla organizacji, które już korzystają z różnych narzędzi do śledzenia rozwoju. Sprawdź stronę integracji aplikacji Asana , aby zobaczyć, co jeszcze możesz zrobić z innymi aplikacjami.

Co otrzymujesz za darmo z Asaną

Darmowa wersja Asany zapewnia nieograniczoną liczbę zadań, projektów i rozmów. Jednak możesz mieć maksymalnie 15 członków. Otrzymasz również dostęp do podstawowych pulpitów nawigacyjnych i wyszukiwania.

Wersja premium, wyceniona na 10,99 USD na użytkownika miesięcznie, zapewnia nieograniczoną liczbę członków, niestandardowe pulpity nawigacyjne, zaawansowane możliwości wyszukiwania, zależności zadań, niestandardowe pola, prywatne zespoły i priorytetowe wsparcie. Dostępny jest również biznesplan za 24,99 USD z jeszcze bardziej zaawansowanymi opcjami raportowania i zarządzania. Uzyskaj pełne informacje na stronie z cenami Asany .

Podobnie jak Trello, Asana jest dostępna w przeglądarce lub jako aplikacja.

Pobierz: Asana na iOS | Androida | Mac | Windows (32-bitowy) | Windows (64-bitowy) (bezpłatny, dostępne subskrypcje)

Który jest lepszy? Trello czy Asana?

Zanim podzielimy się naszą rekomendacją, rzućmy okiem na funkcje obu:

Chociaż różne organizacje mają różne potrzeby, wszechstronność Asany sprawia, że ​​jest to doskonały wybór dla prawie każdego. Możliwość śledzenia zadań w tradycyjnym widoku listy zadań lub na tablicy Kanban zapewnia poziom wszechstronności, którego nie ma Trello.

Oczywiście ta wszechstronność wiąże się z bardziej stromą krzywą uczenia się. Interfejs Asany jest z konieczności bardziej złożony niż Trello. Jeśli nie masz doświadczenia z aplikacją, znalezienie tego, czego szukasz, może zająć więcej czasu.

Trello jest jednak świetne, gdy wystarczy centralne repozytorium zadań i system do komunikacji o nich. Jest łatwy do nauczenia się i używania, a wiele osób już go przynajmniej częściowo zna. Jest również fantastyczny jako narzędzie do zarządzania życiem osobistym. W rzeczywistości możesz używać Trello do prawie wszystkiego.

Trello kontra Asana: wybór należy do Ciebie

Ostatecznie zarówno Trello, jak i Asana to fantastyczne narzędzia. To, czego używasz w swojej organizacji, prawdopodobnie sprowadza się do szczegółów. Czy format Asany z listą zadań i tablicą Kanban przemawia do Ciebie? A może chcesz zachować prostotę? Chcesz zarządzać dużym zespołem bez płacenia miesięcznej opłaty? Czy Twoi użytkownicy szybko się uczą? A może skorzystają z narzędzia o łatwiejszej krzywej uczenia się?

Decydując się na Trello lub Asanę, musisz wziąć pod uwagę wszystkie te pytania. Ale dwie rzeczy powinny cię uspokoić, jeśli masz problem z podjęciem tej decyzji. Po pierwsze, obie są świetnymi aplikacjami i pomogą Ci zarządzać zespołem. Jeśli nie używasz teraz oprogramowania do zarządzania projektami, każda z tych aplikacji zrobi ogromną różnicę.

Po drugie, możesz używać Trello i Asany razem. Integrują się, dzięki czemu możesz przesyłać dane między nimi, synchronizować zadania i karty oraz korzystać z obu. Lub użyj Migrator.xyz , aby przenieść dane z jednego do drugiego, gdy chcesz się przełączyć. Nie jesteś zamknięty na zawsze.

Wypróbuj jeden lub oba!

Ponieważ obie aplikacje są bezpłatne, wypróbowanie obu nie będzie Cię kosztować. Możesz zacząć od Trello i sprawdzić, czy jest wystarczające dla Twoich potrzeb. Jeśli uznasz to za zbyt proste, możesz równie łatwo przełączyć się na Asanę za pomocą wspomnianych wcześniej narzędzi do migracji. Dzięki temu dowiesz się z pierwszej ręki, jak działają obie aplikacje do zarządzania projektami.

A kiedy poznasz różnice między Trello i Asaną, możesz podjąć ostateczną decyzję i zobowiązać się do subskrypcji. Więc wybierz jeden, wypróbuj go i zacznij efektywniej zarządzać projektami.