Inteligentne biuro: jak połączona technologia na nowo definiuje miejsce pracy

• Trend w kierunku inteligentnego biura — znanego również jako responsywne lub cyfrowe miejsce pracy — opiera się na wykorzystaniu technologii do uczynienia fizycznego środowiska pracy inteligentnym i dostosowanym do potrzeb pracowników.
• Inteligentne biura to połączenie urządzeń podłączonych do Internetu, inteligentnych czujników, uczenia maszynowego i lepszej komunikacji w celu poprawy komfortu i produktywności pracowników przy jednoczesnym zmniejszeniu zużycia energii w budynku.
• Inteligentne biura mogą przynieść korzyści pracownikom zdalnym i hybrydowym dzięki wykorzystaniu innowacyjnych sal konferencyjnych, tablic cyfrowych i ulepszonych systemów zarządzania dokumentami.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli firm zainteresowanych technologią inteligentnego biura.

Rozprzestrzenianie się bardziej zaawansowanych technologii zmienia sposób, w jaki ludzie prowadzą biznes. Rozwój, taki jak Internet rzeczy (IoT), stwarza różnorodne możliwości w wielu branżach i zmienia nowoczesne miejsce pracy oraz usprawnia operacje. Ta zmiana jest widoczna w tendencji do tworzenia tak zwanego inteligentnego biura — znanego również jako responsywne lub cyfrowe miejsce pracy — w którym technologia jest wykorzystywana do uczynienia fizycznego środowiska pracy inteligentnym i dostosowanym do przepływów pracy w firmie.

Czym jest inteligentne biuro?

Inteligentne biuro lub responsywne miejsce pracy to projekt przestrzeni roboczej, który wykorzystuje technologię do dostosowywania się do różnych potrzeb osób z niej korzystających.

„Responsywność” oznacza, że ​​każdy aspekt kampusu w miejscu pracy, od narzędzi do współpracy po zabudowaną przestrzeń, jest w stanie odpowiedzieć na indywidualne potrzeby i kontekst – powiedział Business News Daily Campbell Hyers, założyciel i dyrektor generalny firmy Location Engine. „Szansą w projektowaniu kampusu w miejscu pracy jest tworzenie udogodnień, które poprawiają zarówno doświadczenie, jak i wyniki finansowe”.

Ideą responsywnego miejsca pracy jest ujednolicenie operacji w ramach jednego systemu i wyposażenie tego systemu w możliwości uczenia maszynowego. W ten sposób firmy mogą wydobyć więcej ze swoich pracowników, jednocześnie dbając o ich zadowolenie, a także analizować ogromną ilość danych, aby podejmować bardziej świadome decyzje biznesowe.

„Inteligentne biuro będzie biurem obciążonym technologią, które wykorzysta technologię do automatyzacji rutynowych i codziennych zadań, aby naprawdę zoptymalizować naszą pracę” — powiedział Luka Birsa, współzałożyciel i dyrektor ds. „Inteligentne biura zwiększą produktywność, uwalniając czas pracowników na wykonywanie prawdziwej pracy – technologia pracy nie jest w stanie tego zrobić”.

Przykłady technologii inteligentnego biura

Oto tylko kilka przykładów tego, co może obejmować inteligentne biuro:

Internet przedmiotów

„IoT z pewnością będzie zaangażowany w inteligentne biuro”, powiedział Lou Reinisch, były zastępca rektora ds. akademickich w New York Institute of Technology. „Inteligentne światła, termostaty, kamery rzeczywistości wirtualnej, głośniki rzeczywistości wirtualnej itp. odgrywają kluczową rolę w inteligentnym biurze”.

Nauczanie maszynowe

„Inteligencja maszyn pojawia się również w takich dziedzinach, jak wiedza i zarządzanie” — powiedział Hyers. „Pomyśl o tym, jak potężnym narzędziem jest komputer, który może wskazać najlepszą osobę do rozmowy na temat określonej funkcji w pakiecie produktów Twojej firmy. Nowe miejsce pracy powinno przypominać siłownię wyposażoną we wszystkie sprzęty, których nigdy nie miałbyś w domu, ale zamiast ćwiczeń dzięki niemu będziesz szybszy, silniejszy i mądrzejszy”.

Łączność i kontrola

„Używamy również wielu inteligentnych urządzeń — inteligentnych przełączników, ściemniaczy, przekaźników — do sterowania wszystkim w naszej szkole i biurze, od światła po zużycie energii” — powiedział Julien Cyr, dyrektor generalny Holberton School France. „Mamy też wiele czujników — UV, temperaturę, luks — a wszystkie systemy automatyki [są] podłączone do naszych aplikacji, takich jak Slack, dzięki czemu możemy zamówić kawę z kanału Slack, a także przyciemnić światło konkretnego biurka!” [Dowiedz się , jak rozwiązać debatę na temat temperatury w biurze .]

Ulepszone narzędzia do komunikacji

Inteligentne biura są również wyposażone w technologie, które usprawniają komunikację międzyludzką zarówno dla pracowników osobistych, jak i zdalnych. Narzędzia te mogą obejmować cyfrowe tablice do łatwego synchronizowania notatek i ułatwiania sesji burzy mózgów, ulepszone sale konferencyjne wyposażone w kamery i mikrofony o wysokiej rozdzielczości do produktywnych połączeń wideokonferencyjnych oraz wysokiej jakości systemy zarządzania dokumentami hostowane w chmurze.

Aby zobaczyć, jak może wyglądać inteligentne biuro, obejrzyj tę prezentację wideo dotyczącą inteligentnego biura Cisco , które jest przeznaczone do pracy hybrydowej.

Jakiej technologii potrzebujesz do inteligentnego biura?

Budując inteligentne biuro, należy pamiętać, że potrzeby każdej firmy nie są takie same.

„Inteligentne biuro jest wyposażone w najnowocześniejszą dostępną technologię najlepiej dopasowaną do [konkretnej branży]” — powiedział Ervis Zeqo, kierownik ds. rozwoju biznesu i konsultant ds. bezpieczeństwa IT w eMazzanti Technologies. „Może to być IoT dla producenta, VR dla firmy projektowej lub sztuczna inteligencja dla firmy zajmującej się big data. To, co jest mądre dla jednego, może nie być dla drugiego, i to zawsze się zmienia”. [Dowiedz się , jak sztuczna inteligencja (AI) zmienia biznes .]

Istnieje również wysoka poprzeczka do adopcji; cała technologia wymagana do zbudowania prawdziwie inteligentnego biura jest droga. Co więcej, obecnie na rynku nie ma wielu przypadków testowych, więc wiele firm może wahać się przed dokonaniem początkowej inwestycji wymaganej do wdrożenia programu responsywnego miejsca pracy bez pewności, że przyniesie on zwrot.

„Główną przeszkodą jest przekonanie firm, że zwiększona produktywność jest warta początkowej inwestycji w budowę inteligentnego biura” — powiedział Reinisch. „Wiele firm ma tendencję do podejmowania decyzji na podstawie „analizy porównawczej”. Ponieważ ten rodzaj biura nie jest powszechny, nie będzie go w żadnym z porównań porównawczych. Biura takie jak to będą budowane tylko w firmach zatrudniających kreatywnych pracowników i tam, gdzie szefowie ufają kreatywnym pracownikom, że wiedzą, czego potrzebują pracownicy”.

Jednak igła zdecydowanie porusza się w kierunku adopcji inteligentnego biura. Zgodnie z prognozą rynkową przeprowadzoną przez Allied Market Research , oczekuje się, że globalny rynek inteligentnych biur od teraz do 2030 r. będzie charakteryzował się łączną roczną stopą wzrostu na poziomie 11,1 procent rocznie. Jeśli prognozy się potwierdzą, przewiduje się, że rynek inteligentnych biur osiągnie poziom 90,63 USD. miliardów, ponieważ stale rosnąca liczba firm wykorzystuje podstawy technologiczne nieodłącznie związane z tą zmianą.

Jakie są zalety technologii inteligentnego biura?

Wykorzystując narzędzia opisane powyżej i inne inteligentne technologie, firmy mogą podnieść morale pracowników, zwiększyć produktywność i zmniejszyć zużycie energii. Na przykład badania przeprowadzone przez firmę Timbergrove , która specjalizuje się w rozwiązaniach IoT i automatyzacji, sugerują, że inteligentne budynki wykorzystujące technologie, takie jak czujniki temperatury, inteligentne termostaty i czujniki rozliczające ludzi, mogą obniżyć koszty energii o 15 do 25 procent.

Dla niektórych firm wykorzystanie technologii inteligentnego biura do stworzenia responsywnego miejsca pracy daje możliwość rozszerzenia biura daleko poza jego mury i umożliwienia pełniejszej współpracy zdalnej. Podczas gdy niektórzy użytkownicy skupiają się głównie na wykorzystaniu narzędzi cyfrowych do przekształcenia fizycznego biura, inni postrzegają technologię jako zdolną do zerwania więzi, które wiążą pracowników z dowolnym miejscem.

„Najinteligentniejsze biuro może wcale nie być biurem” — powiedział Mike Finley, ekspert w dziedzinie uczenia maszynowego i współzałożyciel firmy analitycznej AnswerRocket. „Kiedy ludzie pracują tam, gdzie chcą, produktywność i morale rosną, a koszty spadają. Przestarzałą ideę nadzoru „na oko” można zastąpić realnymi pomiarami postępów w czasie rzeczywistym za pomocą narzędzi łączących procesy biznesowe z zyskami. Przestrzenie spotkań w rzeczywistości rozszerzonej już nabierają kształtów i umożliwiają współpracę na nowym poziomie”.

Potencjał responsywnego miejsca pracy do zniesienia tradycyjnych granic biura może mieć ogromny wpływ na postawy pracowników i jakość wykonywanej przez nich pracy. Kiedy pracodawcy przyznają pracownikom autonomię, pracownicy ci mają poczucie, że ich praca ma większe znaczenie. Ale wprowadzając technologię inteligentnego biura, pracodawcy nie muszą rezygnować z odpowiedzialności za wolność pracowników. Połączenie technologii i elastyczności zapewnia pracownikom przestrzeń, której potrzebują, aby produkować na najwyższym poziomie bez naruszania nadzoru pracodawcy. (Zawsze należy jednak pamiętać o przepisach i etyce związanej z monitorowaniem pracowników).

„Inteligentne biuro… powinno być dostosowane do potrzeb [biznesowych] i powinno umożliwiać rozwój wraz z pracownikami i firmami, uczyć się od nich, a następnie dawać im sugestie dotyczące ich pracy” — powiedział Birsa. „Technologia inteligentnego biura nie musi być wstrząsająca. To, co będzie musiało zrobić, to jak najpłynniej dopasować przepływy pracy w firmie i poprawić sposób, w jaki ludzie pracują, bez poświęcania czasu na naukę podstaw”.

Pracuj mądrzej

W miarę jak technologia leżąca u podstaw inteligentnych biur staje się coraz powszechniejsza, firmy będą coraz częściej wdrażać różne narzędzia usprawniające miejsce pracy. Chociaż nie każda firma będzie miała zasoby lub chęć wdrożenia pełnej przebudowy inteligentnego biura, tak jak zrobił to Cisco, określone elementy mogą być odpowiednie dla małych firm. Już teraz niektóre aspekty, które jeszcze nie tak dawno wydawały się niemożliwe — takie jak cyfrowe przestrzenie współpracy do udostępniania i edytowania dokumentów w czasie rzeczywistym — są dziś niezwykle powszechne.

W miarę utrzymywania się trendów pracy z domu i hybrydowych, niektórzy pracodawcy mogą przedkładać niektóre elementy technologii inteligentnego biura nad inne. Ulepszenia do wideokonferencji, takie jak na przykład inteligentne kamery i mikrofony o wysokiej rozdzielczości, mogą stać się znacznie bardziej powszechne niż inteligentne termostaty lub ekspresy do kawy podłączone do Internetu. Jednak inteligentne biura to zdecydowanie coś więcej niż tylko szum reklamowy — i już tu zostaną.

Jeremy Bender przyczynił się do powstania tego artykułu.