Koniec ery kontrowersji: czy Open Office umiera?

• Od czasu pandemii i rozwoju pracy zdalnej pracownicy i pracodawcy kwestionują zasadność planów otwartych biur.
• Plusem jest to, że otwarte przestrzenie biurowe to efektywne kosztowo środowiska wysoce współpracujące, które ułatwiają pracownikom budowanie relacji i dobrych relacji.
• Wady otwartych biur obejmują zmniejszoną produktywność, problemy z prywatnością i mniejszą satysfakcję z pracy.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli małych firm, którzy oceniają, w jaki sposób format otwartego biura może wpłynąć na ich pracowników.

Wiele nowoczesnych miejsc pracy ewoluowało od tradycyjnego modelu biur kierowniczych i boksów pracowniczych do bardziej otwartych konfiguracji z „gorącymi” biurkami i obrotowymi salami konferencyjnymi. Te otwarte środowiska biurowe cieszyły się popularnością i były kwitnącym trendem.

Jednak w obliczu pandemii i związanego z nią wzrostu pracy zdalnej wielu profesjonalistów zastanawiało się, czy otwarte biuro nie odejdzie w przeszłość. Podczas gdy budynki biurowe nie są już w dużej mierze uśpione, jak to miało miejsce w szczytowym okresie pandemii, życie biurowe przeniosło się na bardziej elastyczne miejsca pracy i aranżacje hybrydowe.

Przyjrzymy się obecnemu stanowi otwartego biura, zajmiemy się jego przyszłością i zbadamy, czy w ogóle był to dobry pomysł.

Co to jest otwarte biuro?

Otwarte biura i prywatne biura mają wyraźne różnice. Otwarty plan piętra biurowego obejmuje środowiska biurek do współpracy, obrotowe sale konferencyjne i potencjalnie nawet biura do bezpłatnego użytku. Podczas gdy w tradycyjnych biurach znajduje się wiele boksów na planie otwartym, otwarte biuro oferuje stoły lub półsześciany, na których pracownicy stoją bezpośrednio twarzą do siebie i siedzą obok siebie bez jakiejkolwiek separacji.

Otwarte biuro ma następujące cele:

Chociaż otwarty plan pięter zachęca do współpracy, eliminuje fizyczne struktury hierarchii zatrudnienia i może zaoszczędzić pieniądze firm na powierzchni biurowej, nie jest jasne, czy otwarty układ prowadzi do większej produktywności.

Kluczowy wniosek: aby otwarte biura odniosły sukces, wszyscy muszą przestrzegać zasad etykiety otwartego biura, takich jak poszanowanie prywatności współpracowników, utrzymywanie niskiego poziomu hałasu i uwzględnianie potrzeb innych osób.

Czy open office umiera?

Format open office był modny i popularny jeszcze przed pandemią. Przodowały znane firmy z Doliny Krzemowej, prezentując obrazy swobodnie myślących, współpracujących środowisk. Pandemia spowodowała jednak bezprecedensowy wzrost liczby godzin pracy zdalnej i pracy hybrydowej.

Otwarte biuro może wypadać z łask z następujących powodów.

• Trend pracy hybrydowej: Ankieta McKinsey wykazała, że ​​90 procent dyrektorów firm planuje oferować w przyszłości jakąś opcję pracy hybrydowej, a badanie Cisco wykazało, że 82 procent pracowników stwierdziło, że hybrydowe środowiska pracy uczyniły ich szczęśliwszymi i bardziej zmotywowanymi. Szczęśliwsi i bardziej zmotywowani pracownicy prowadzą do zwiększonej produktywności — co jest celem każdego biura.
• Praca zdalna: Badania pokazują, że praca zdalna zwiększa produktywność wielu pracowników i zwiększa ich ogólne szczęście oraz równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Ponownie, szczęśliwsi, bardziej produktywni pracownicy przynoszą korzyści pracodawcom.
• Potrzeba prywatności: dzisiejsi pracownicy chcą prywatnych miejsc pracy. Według ankiety dotyczącej projektowania i wydajności biur, 3 na 5 Amerykanów zgłosiło, że potrzebuje prywatnych miejsc do pracy, aby móc jak najlepiej wykonywać swoją pracę. Chociaż powrót do układu opartego na boksach jest opcją, wielu pracowników nie jest fanami boksów. Kabiny mogą stwarzać iluzję prywatności, ale pracownicy nadal muszą radzić sobie z hałaśliwymi biurami i kwestiami prywatności. Należy rozważyć opcje wykraczające poza kabiny i otwarte układy biurowe.

Zdalne i hybrydowe formy pracy stają się korzystnymi opcjami dla przedsiębiorców i właścicieli małych firm. Przyszłe przestrzenie robocze będą prawdopodobnie obejmować opcję pracy z domu i opcję w biurze. Jednak opcja w biurze może ewoluować w zupełnie nowy rodzaj przestrzeni, która łączy różne typy przestrzeni roboczych, dzięki czemu pracownicy mogą wydajnie pracować w różnych środowiskach.

Jakie są zalety otwartych biur?

Chociaż nie są tak popularne jak kiedyś, otwarte biura mają zalety, które mogą być atrakcyjne dla niektórych właścicieli firm, w tym:

• Otwarte biura tworzą atmosferę współpracy zespołowej. Otwarte biura mogą być świetną konfiguracją dla wielu firm, w zależności od ich struktury zespołu i charakteru ich pracy. Na przykład wysoce współpracująca siła robocza zwykle odnosi większe sukcesy w otwartym środowisku biurowym niż w środowisku niezależnym.
• Otwarte biura zachęcają do komunikacji i bliskiego personelu. Otwarte biura mogą pomóc w stworzeniu skuteczniejszej komunikacji między pracownikami i zapewnić więcej możliwości budowania zespołu. Jest więcej okazji do swobodnych kontaktów i autentycznych relacji.
• Otwarte biura są opłacalne. Potrzebujesz mniej materiałów i pomieszczeń w otwartym biurze, a jego konfiguracja jest łatwiejsza. Dzięki większej liczbie współdzielonych zasobów koszty powierzchni biurowej prawdopodobnie spadną.
• Biura otwarte są elastyczne. Otwarte biura są idealne dla firm zatrudniających osoby kreatywne lub osoby preferujące nietradycyjne przestrzenie do pracy. Te układy mogą pomóc wielu pracownikom poczuć się bardziej kreatywnymi i produktywnymi.
• Biura otwarte mają więcej miejsca dla pracowników. W otwartych przestrzeniach zmieścisz więcej pracowników niż w zamkniętych biurach. Ułatwia to szkolenie i pracę z dużymi grupami osób jednocześnie.
• Otwarte biura są estetyczne. Kolejną istotną zaletą pracy w otwartych przestrzeniach biurowych jest ich atrakcyjny wygląd. Model kabinowy kojarzył się z nudą i przyziemnymi dniami pracy. Wiele firm z otwartymi planami pięter sprawia wrażenie bardziej ekscytujących i zachęcających.
• Otwarte biura mogą spodobać się młodszym pracownikom. Otwarte biura nie są już tak modne jak kiedyś, ale młodsi pracownicy mogą preferować bardziej żywy i otwarty na współpracę plan pięter.

Czy wiesz?: Bez względu na układ miejsca pracy możesz poprawić środowisko pracy w swoim biurze, zatrudniając pracowników pasujących do Twojej kultury, ulepszając oświetlenie i meble biurowe oraz organizując imprezy firmowe w celu zwiększenia zaangażowania.

Jakie są wady otwartych biur?

Istnieją również pewne wady korzystania z otwartego planu piętra biura, w tym:

• Otwarte biura mogą obniżać produktywność. W zależności od pracodawcy i charakteru pracy, otwarty układ biura może zmniejszyć produktywność z powodu większej liczby rozpraszaczy w miejscu pracy. Ten układ spotkał się z reakcją, a wielu pracowników czuje się mniej produktywnych i cenionych, a także bardziej niepewnych i rozproszonych.
• W otwartych biurach brakuje prywatności. Brak prywatności w otwartym biurze może sprawić, że pracownicy poczują się mniej bezpiecznie. Obniżona prywatność to druga strona współpracy i komunikacji reklamowanej jako korzyści z otwartego biura. Osobowości pracowników mogą wpływać na to, czy podoba im się atmosfera, czy też czują się odsłonięci.
• Otwarte biura mogą prowadzić do obniżenia satysfakcji z pracy. Badanie opublikowane w Scandinavian Journal of Work, Environment & Health wykazało, że „pracownicy pracujący w małych lub średnich biurach na planie otwartym konsekwentnie zgłaszali niższy poziom satysfakcji z pracy, subiektywnego samopoczucia i łatwości interakcji ze współpracownikami niż pracowników pracujących w biurach komórkowych lub w biurach dzielonych”.
• Otwarte biura mogą narażać pracowników na zarazki. Biorąc pod uwagę doświadczenia wszystkich osób związane z COVID-19, firmy typu open office stają w obliczu obaw związanych ze zdrowiem i bezpieczeństwem. Pojedyncze kabiny i biura znacznie skuteczniej zapobiegają rozprzestrzenianiu się zarazków i chorób.

Wybierz konfigurację biura, która jest najlepsza dla Twojej firmy

W dzisiejszych czasach wielu pracowników chce hybrydowego rozwiązania, które równoważy pracę w domu iw biurze, aby wspierać pozytywną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Ostatecznie znasz swoją firmę, swoich pracowników i wiesz, co jest najlepsze dla produktywności.

Istotne jest również rozważenie kosztów. Czy lepiej zainwestować w pakiety oprogramowania i obniżyć wersję biura, aby wspierać pracowników przychodzących kilka dni w tygodniu? A może chcesz wydać pieniądze na solidniejszą przestrzeń fizyczną i wymagać od pracowników chodzenia do biura przez pięć dni w tygodniu?

Dobrym sposobem na uzyskanie wglądu jest zapytanie zespołu za pomocą ankiet pracowniczych. Dając swoim pracownikom swobodę działania w tej sytuacji, pokazujesz, że priorytetowo traktujesz ich potrzeby, jednocześnie równoważąc to, co najlepsze dla Twojej firmy. W wielu przypadkach nadanie priorytetu potrzebom pracowników jest najlepszą rzeczą dla małej firmy i produktywności.

Adam Uzialko przyczynił się do zgłoszenia i napisania tego artykułu.