Co robić, a czego nie należy wysyłać do kolekcji

• Poczekaj co najmniej 90 dni po terminie wystawienia faktury, aby wysłać niepłacącego klienta do windykacji.
• Przed wysłaniem niepłacącego klienta do windykacji powinieneś sam podjąć kroki w celu otrzymania płatności, takie jak telefon do klienta i wysłanie listów windykacyjnych.
• Podczas procesu windykacyjnego zarówno ty, jak i agencja windykacyjna powinniście powstrzymać się od kontaktowania się z dłużnikiem w miejscu pracy, kontaktowania się z dłużnikiem, jeśli zatrudnił adwokata, oraz grożenia podjęciem kroków prawnych.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli firm, którzy rozważają wysłanie niepłacącego klienta lub klienta do windykacji.

Decyzję o wysłaniu kogoś do zbiórki należy poważnie przemyśleć. Prawo federalne określa, w jaki sposób ty i agencje windykacyjne, które zatrudniasz, mogą i nie mogą podejmować prób odzyskania długu.

W tym przewodniku wyjaśniamy zasady, których należy przestrzegać, aby nie dopuścić do kłopotów firmy podczas dochodzenia niespłaconych długów, a także przeprowadzimy Cię przez proces wysłania kogoś do windykacji zgodnie z prawem.

Co to znaczy wysłać kogoś do kolekcji?

Wysłanie kogoś do windykacji oznacza wynajęcie agencji windykacyjnej w celu odzyskania niespłaconego długu tej osoby wobec Ciebie. Jeśli sam próbujesz dotrzeć do niepłacącego klienta lub klienta za pośrednictwem zwykłych kanałów komunikacji lub wysłałeś klientowi kilka listów stwierdzających, że jego konto jest zaległe, to nie jest wysyłanie go do windykacji.

Kiedy wysłać kogoś na zbiórki?

Wielu ekspertów zaleca odczekanie 90 dni po terminie płatności faktury, aby wysłać kogoś do windykacji. Możesz poprosić niepłacącego klienta o spłatę długu, gdy nadejdzie termin – po prostu nie możesz skierować go do windykacji w tym momencie. Zamiast tego możesz podjąć kilka kroków, aby spróbować otrzymać zapłatę.

Kroki, które należy podjąć przed wysłaniem kogoś do kolekcji

W okresie 90 dni obejmującym termin płatności faktury i skierowanie klienta do windykacji, rozważ wykonanie następujących czynności:

1. Zadzwoń do dłużnika.

Profesjonalny, rzeczowy telefon może przypomnieć klientowi o jego zadłużeniu i pokazać mu, że zamierzasz odzyskać dług. Podczas rozmowy używaj przyjaznego, ale stanowczego tonu, powstrzymaj się od strofowania klienta i wyjaśnij, w jaki sposób może spłacić dług.

2. Wysyłaj listy windykacyjne.

Możesz wysłać listy windykacyjne do niepłacącego klienta po tym, jak do niego zadzwonisz, lub możesz przejść od razu do tego kroku. Twój pierwszy list powinien mieć ten sam przyjazny, ale stanowczy ton, którego użyłbyś w rozmowie telefonicznej, przypominając klientowi o jego długach. Późniejsze pisma mogą zawierać informację o zamiarze skierowania klienta do windykacji lub podjęcia kroków prawnych.

3. Wyślij ponownie fakturę z dodanymi opłatami za opóźnienie.

Wysłanie poprawionej faktury z dodatkową opłatą za opóźnienie (lub czasem ostrzeżenie klienta, że ​​planujesz wysłać taką fakturę) może prowadzić do zapłaty. W takim przypadku nie będziesz musiał odsyłać klienta do windykacji.

4. Zaproponuj ugodę.

Czasami najlepiej zakończyć spór wypłatą, która choć mniejsza niż pierwotny dług, rozwiązuje konflikt. Biorąc pod uwagę, jak drogie mogą być kolekcje, ugoda może przynieść ci więcej pieniędzy.

5. Idź do sądu ds. drobnych roszczeń.

Jeśli powyższe kroki nie doprowadziły do ​​zapłaty, możesz pozwać klienta do sądu ds. drobnych roszczeń, jeśli dług, który jesteś winien, jest mniejszy niż maksymalna kwota drobnych roszczeń w Twoim stanie. Nie potrzebujesz adwokata, aby stawić się z tobą w sądzie ds. drobnych roszczeń, a jeśli twój klient się nie stawi, automatycznie wygrywasz sprawę.

6. Zatrudnij prawnika.

Jeśli dług jest zbyt duży dla sądu ds. drobnych roszczeń, możesz wynająć prawnika, który wniesie sprawę do sądu. Ten krok nie poprzedza procesu windykacji – zamiast tego pozywanie niepłacącego klienta zastępuje proces windykacji. Jednak wybór windykacji zamiast pozwania klienta może być lepszy, ponieważ – chociaż obie opcje mogą być kosztowne – agencje windykacyjne mogą kosztować mniej (jednocześnie oszczędzając więcej czasu).

Czego nie należy robić w procesie windykacji

Niezależnie od tego, czy wynajmujesz agencję windykacyjną, czy sam zajmujesz się windykacją, wszystkie procesy windykacyjne muszą być zgodne z federalną ustawą o uczciwych praktykach windykacyjnych (FDCPA). Naruszenie tego prawa może sprawić, że Ty i Twoja agencja windykacyjna nie będziecie godni zaufania, a dłużnik może mieć mocniejszy argument, jeśli zdecyduje się pozwać Cię do sądu.

Upewnij się, że ani Ty, ani Twoja agencja windykacyjna nie wykonają następujących czynności podczas procesu windykacyjnego:

1. Dzwoń do dłużnika przez całą dobę.

Zgodnie z ustawą FDCPA wezwania windykacyjne nie mogą mieć miejsca przed godziną 8:00 ani po godzinie 21:00 w strefie czasowej dłużnika. Wyjątkiem jest jednak sytuacja, w której dłużnik prosi o zaplanowanie rozmowy z Tobą lub Twoją agencją windykacyjną poza tymi godzinami.

2. Zadzwoń do zakładu pracy dłużnika.

Dłużnik może zażądać, aby Ty lub firma windykacyjna nie kontaktowali się z nim w miejscu pracy. Zgodnie z FDCPA ty i twoja agencja windykacyjna musicie zastosować się do tego żądania.

3. Skontaktuj się bezpośrednio z dłużnikiem, jeśli ma adwokata.

FDCPA stwierdza również, że ani Ty, ani Twoja agencja windykacyjna nie możecie bezpośrednio kontaktować się z dłużnikiem, jeśli dłużnik wynajął prawnika. W takim przypadku cała komunikacja powinna odbywać się bezpośrednio z prawnikiem, który następnie może omówić sprawy windykacyjne z dłużnikiem.

4. Wielokrotnie kontaktuj się z rodziną i znajomymi dłużnika.

Zgodnie z ustawą FDCPA ty lub agencja windykacyjna możecie skontaktować się z rodziną lub przyjaciółmi tylko raz i można to zrobić tylko w celu zlokalizowania dłużnika. W żadnym momencie Ty ani Twoja agencja nie możecie ujawnić, że dłużnik jest Wam winien pieniądze.

5. Zaniedbuj weryfikację długu.

Agencje windykacyjne są zobowiązane do wysłania dłużnikowi zawiadomienia o zatwierdzeniu w ciągu pięciu dni od pierwszego kontaktu z dłużnikiem. Przed zatrudnieniem agencji windykacyjnej sprawdź w agencji, czy ma ona doświadczenie w wysyłaniu zawiadomień o walidacji długów.

6. Groź działaniami prawnymi poza procesami sądowymi.

Agencja windykacyjna nie może pozwać dłużnika w twoim imieniu, ani zająć majątku dłużnika ani zająć jego wynagrodzenia. Może wskazywać, że konto jest w windykacji na raporcie kredytowym dłużnika i mogą regularnie kontaktować się z dłużnikiem (z wyjątkiem sposobów opisanych powyżej), ale to wszystko, co może zrobić. Od Ciebie zależy, czy zechcesz skierować sprawę do sądu.

7. Składaj fałszywe oświadczenia lub wysyłaj sfałszowane dokumenty.

FDCPA zakazuje Tobie lub reprezentującej Cię agencji windykacyjnej składania fałszywych oświadczeń ustnie lub pisemnie. Nie możesz zaszufladkować wstrzymanej płatności dłużnika jako przestępstwa ani udawać prawnika. Podobnie nie można przesyłać fałszywych i wprowadzających w błąd dokumentów, które sprawiają wrażenie, jakby sąd, prawnik lub urząd stanowy lub federalny podejmował działania przeciwko dłużnikowi.

Czy wiesz, że: Podczas procesu windykacyjnego ani Ty, ani firma windykacyjna, którą zatrudniłeś, nie powinniście w niewłaściwy sposób kontaktować się z dłużnikiem, grozić podjęciem działań prawnych ani składać fałszywych zeznań.

Wskazówki dotyczące zatrudniania agencji windykacyjnej do obsługi długów w Twoim imieniu

Jeśli zdecydujesz się wysłać klienta do windykacji, oto kilka wskazówek, o których warto pamiętać przy ocenie, którą agencję windykacyjną powinieneś zatrudnić:

• Specjalność agencji. Agencja, która jest dobrze zorientowana w odzyskiwaniu długów od klientów B2B, może mieć trudności z zrobieniem tego samego w przypadku długów B2C.
• Kwalifikacje i certyfikaty. Godna zaufania agencja windykacyjna będzie należeć do Commercial Collection Agency Association (CCAA), będzie certyfikowana przez Commercial Law League of America (CLLA), a także będzie posiadała odpowiednią licencję państwową.
• Taktyka. Poproś swoją agencję o wyjaśnienie technik, których zwykle używają do ściągania długów i sposobu, w jaki będą się z tobą komunikować w trakcie procesu windykacji.
• ubezpieczenie . Praca windykacyjna jest ryzykowna i agresywna, więc chcesz się upewnić, że nie ponosisz odpowiedzialności za działania agencji. Sprawdź w agencji, czy mają ubezpieczenie od błędów i przeoczeń; jeśli to zrobią (i pokażą ci dowód), jesteś wolny.

• Kontrakty. Zapytaj agencję, jak wiążąca jest umowa i co się stanie, jeśli zdecydujesz się ją złamać. Zapytaj, czy możesz przejrzeć umowę, zanim zgodzisz się na współpracę z nimi.
• Koszty. Zatrudnienie firmy windykacyjnej to ostateczność. Klienci, których wysyłasz do windykacji, prawdopodobnie już nie będą Twoimi klientami. Jest to również drogie. Zastanów się, czy wysłanie długu do windykacji jest warte kwoty, którą zapłacisz za odzyskanie długu. Jeśli tak nie jest, wypróbuj inne metody wymienione powyżej, a następnie ponownie oceń najlepszą drogę do przodu.

Przeczytaj nasz artykuł o tym, jak małe firmy zatrudniają agencje windykacyjne i przejrzyj nasze recenzje agencji windykacyjnych.