7 najlepszych praktyk efektywnej dokumentacji cyfrowej w miejscu pracy zdalnej

Przyjmując dzisiejsze wirtualne środowisko pracy i zdigitalizowane procesy, ważne jest, aby zastanowić się, jak najlepiej zarządzać dokumentacją miejsca pracy. Skuteczna strategia dokumentacji cyfrowej ma kluczowe znaczenie dla utrzymania spójnej siły roboczej. Staje się to bardziej istotne, gdy masz zespoły rozproszone geograficznie, jak to często ma miejsce w przypadku pracowników zdalnych.

Twoi ludzie nie mogą już polegać na szafkach na akta i dokumentacji w formie papierowej, aby uzyskać dostęp do informacji w miejscu pracy i je śledzić. W tym artykule omówimy najlepsze praktyki i narzędzia skutecznej dokumentacji cyfrowej w zdalnym miejscu pracy.

1. Pisz zwięźle

Czytelnicy cenią sobie zwięzłe pisanie, tym bardziej w odległym miejscu pracy, gdzie ludzie nie mogą po prostu wpaść i poprosić o wyjaśnienia. Oznacza to, że ważne jest, aby odpowiednio uporządkować swoje myśli i zachować jak największą przejrzystość w dokumentacji. Pisząc dokumenty w miejscu pracy, unikaj zbędnych zwrotów, długich zdań i niepotrzebnego żargonu.

Używaj wypunktowanych list, aby wyróżniać kluczowe informacje i rozdzielać duże fragmenty tekstu na akapity. Jest to szczególnie przydatne, gdy chcesz przekazać duże ilości informacji, ponieważ dzieli tekst na łatwe do strawienia kęsy i ułatwia skanowanie. Ponadto chcesz również używać słów zrozumiałych dla wszystkich w Twoim miejscu pracy, niezależnie od wiedzy technicznej. Na koniec zawsze samodzielnie edytuj swoją pracę, aby poprawić swoje pisanie przed wysłaniem; dodatkowa para oczu może również pomóc wychwycić wszelkie błędy.

2. Przechowuj dokumenty cyfrowe w scentralizowanej lokalizacji

Łatwy dostęp do dokumentów w miejscu pracy ma kluczowe znaczenie dla pracowników zdalnych. Nikt nie chce tracić czasu na przeszukiwanie wiadomości Slack lub starych e-maili w celu znalezienia ważnych informacji. Możesz skonfigurować wewnętrzną wiki lub użyć oprogramowania bazy wiedzy, aby pokonać to wyzwanie. Wewnętrzna wiki zapewnia scentralizowane repozytorium z możliwością przeszukiwania całej dokumentacji miejsca pracy, w tym zasad firmy, notatek ze spotkań, samouczków i dokumentów wprowadzających, by wymienić tylko kilka.

Wewnętrzne narzędzia wiki, takie jak Tettra , umożliwiają tworzenie, edytowanie i przechowywanie dokumentów w jednym miejscu oraz udostępnianie ich zespołowi za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Alternatywnie, jeśli Twoja organizacja stale wchodzi w interakcje z klientami — i chcesz przechowywać dokumentację wewnętrzną i zewnętrzną w tym samym miejscu — lepszym rozwiązaniem może być narzędzie bazy wiedzy, takie jak Document360 . Baza wiedzy to zasadniczo internetowa biblioteka wewnętrznych dokumentów i zasobów obsługi klienta, takich jak często zadawane pytania, instrukcje obsługi i informacje o produktach.

3. Egzekwuj zasady kontroli dostępu

Chociaż posiadanie centralnego repozytorium dokumentów w miejscu pracy jest niezbędne, chcesz także zarządzać, kto może uzyskiwać dostęp do dokumentów i wprowadzać w nich zmiany. Możesz mieć określone dokumenty, które są istotne tylko dla niektórych działów, lub poufne pliki, do których dostęp powinni mieć tylko administratorzy. Pomaga to zachować bezpieczeństwo dokumentów i zapobiegać przypadkowym lub nieautoryzowanym zmianom. Dlatego wybierając narzędzie do dokumentacji miejsca pracy, wybierz takie, które obsługuje tę funkcję i dostosuj ustawienia kontroli dostępu do swoich potrzeb organizacyjnych.

Na przykład Document360 zapewnia wiele kont, które pozwalają decydować o poziomie dostępu każdego użytkownika do Twojej dokumentacji. Tettra zawiera również system uprawnień, który pozwala kontrolować, kto może edytować, przeglądać lub publikować określone dokumenty.

4. Przestrzegaj najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa online

Egzekwowanie zasad kontroli dostępu pomaga, ale nie wystarcza do ochrony dokumentów w miejscu pracy przed zagrożeniami bezpieczeństwa. W miarę jak coraz więcej firm przenosi się do sieci, rośnie liczba cyberprzestępczości, dlatego należy podjąć dodatkowe środki ostrożności, aby zabezpieczyć dokumentację cyfrową przed hakerami.

Aby stworzyć skuteczną strategię dokumentacji cyfrowej z myślą o bezpieczeństwie, należy unikać typowych błędów związanych z bezpieczeństwem pracy zdalnej, takich jak używanie urządzeń osobistych do zadań służbowych, udostępnianie haseł i zaniedbywanie instalowania aktualizacji zabezpieczeń. Ponadto, oprócz tworzenia silnych haseł, chcesz mieć pewność, że będziesz je regularnie zmieniać, aby zmniejszyć ryzyko włamania. Co więcej, możesz także zaszyfrować dokumenty w miejscu pracy, aby dodać dodatkową warstwę ochrony. I na koniec, nie zapomnij o korzystaniu z VPN, aby Twoje dane były bezpieczne, zwłaszcza podczas pracy w publicznej sieci Wi-Fi.

5. Zachowaj kopie zapasowe

Pomimo najlepszych starań zawsze istnieje ryzyko, że dokumenty w miejscu pracy mogą zostać zgubione lub uszkodzone. Chociaż korzystanie z narzędzi bazy wiedzy jako podstawowego rozwiązania pamięci masowej pomaga zmniejszyć ryzyko utraty danych, nadal chcesz przechowywać kopie zapasowe na wypadek, gdyby coś poszło nie tak. Dzieje się tak dlatego, że w przypadku tych rozwiązań mogą wystąpić problemy techniczne, na które nie masz wpływu, co oznacza przynajmniej, że nie będziesz mieć dostępu do swoich dokumentów w tym okresie.

Aby być po bezpiecznej stronie, możesz rozważyć dodatkowe rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych, takie jak Dysk Google i lokalne urządzenia pamięci masowej. Oczywiście nie chcesz śledzić wielu kopii tego samego dokumentu, więc ustal jasną strategię tworzenia kopii zapasowych przed użyciem jakichkolwiek narzędzi do dokumentacji w miejscu pracy. W ten sposób możesz mieć pewność, że Twoje dokumenty są zawsze dostępne, gdy ich potrzebujesz.

6. Zdigitalizuj swoje dokumenty papierowe

Jeśli nadal polegasz na dokumentacji papierowej, nadszedł czas, aby przejść na kopie cyfrowe lub przynajmniej utworzyć kopie cyfrowe. Nie tylko ułatwia to zarządzanie dużymi ilościami plików, ale także poprawia dostępność, współpracę i bezpieczeństwo.

Możesz użyć skanera do digitalizacji dokumentów papierowych. Po utworzeniu cyfrowych kopii dokumentów możesz przesłać je do wybranego narzędzia dokumentacji w miejscu pracy, aby ułatwić dostęp i współpracę.

7. Użyj funkcji Czytelne indeksowanie w celu szybkiej identyfikacji

Jeśli masz dużo dokumentów, śledzenie ich może być trudne. Dlatego niezbędne jest stosowanie przejrzystego systemu indeksowania dokumentów w miejscu pracy. W ten sposób możesz łatwo znaleźć potrzebne pliki — wtedy, gdy ich potrzebujesz. Istnieje kilka różnych sposobów indeksowania dokumentów; na przykład możesz zacząć od kategoryzowania ich według typu, daty lub projektu. Ułatwi to znalezienie określonych dokumentów, gdy ich potrzebujesz.

Inną opcją jest użycie słów kluczowych do indeksowania dokumentów w miejscu pracy. Może to być szczególnie przydatne, jeśli masz dużo plików i musisz mieć możliwość ich szybkiego wyszukiwania. Niezależnie od używanego systemu indeksowania, upewnij się, że jest spójny i łatwy do zrozumienia.

Twoje zdalne zespoły potrzebują inteligentnej strategii dokumentacji

Dokumentacja miejsca pracy zdalnej jest niezbędna do sprawnego funkcjonowania Twojej organizacji. Tworząc skuteczną strategię dokumentacji cyfrowej, możesz zapewnić swoim zespołom szybki dostęp do potrzebnych im informacji i utrzymać produktywność.