Gotowy do wynajęcia biura? Co powinieneś wiedzieć o leasingu

• W przypadku wynajmu powierzchni komercyjnej po raz pierwszy proces może być skomplikowany i zagmatwany.
• Aby skutecznie wynająć powierzchnię handlową, nie spiesz się i dokładnie zapoznaj się z umową najmu przed jej podpisaniem.
• Warto również skonsultować się z ekspertem, który przeprowadzi Cię przez proces leasingu.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli firm, którzy rozważają wynajem komercyjnej powierzchni biurowej.

Jest wiele do rozważenia przy wynajmie powierzchni komercyjnej, zwłaszcza jeśli robisz to po raz pierwszy. Proces ten może być skomplikowany, a na decyzję o tym, jaką lokalizację wynająć i na jakich warunkach, może wpłynąć wiele czynników. Jeśli jednak wiesz, czego szukać, możesz znaleźć odpowiednią powierzchnię biurową dla swojej organizacji. Wymieniamy wszystko, co powinieneś wiedzieć, wynajmując powierzchnię komercyjną, abyś mógł znaleźć biuro, w którym Twoja firma będzie się rozwijać.

Co warto wiedzieć o wynajmie biura

Jeśli uważasz, że jesteś gotowy do podpisania komercyjnej umowy najmu, oto najważniejsze rzeczy, które musisz wiedzieć, aby odnieść sukces.

Zrozum, czego potrzebuje Twoja firma — teraz iw przyszłości.

Podobnie jak kupowanie domu lub mieszkania, szukanie biura może być jednocześnie ekscytujące i przytłaczające. Jeśli myślisz o wynajmie powierzchni komercyjnej, przed oficjalnym rozpoczęciem poszukiwań przeanalizuj potrzeby swojego zespołu.

„Najemca musi przemyśleć lokalizację najmu w porównaniu z kosztami, warunkami najmu i czasem trwania… oraz czy powierzchnia biurowa… zapewnia możliwości rozwoju lub ekspansji firmy” — powiedział Jeb Ory, obserwator zarządu w Quorum.

Przygotowanie może złagodzić stres związany z poszukiwaniem idealnego biura. Nie zagłębiaj się w ten proces bez jasnego wyobrażenia o tym, czego Twoja organizacja chce i na co może sobie pozwolić, powiedział Bobby Goodman, szef ds. rozwoju w NavigatorCRE, firmie pomagającej firmom w znalezieniu powierzchni biurowej.

„Aby proces przebiegał bezproblemowo i zakończył się sukcesem, zalecam zrobienie sobie przerwy i przygotowanie się przed wyszukiwaniem” – powiedział. „Obejmuje to wiedzę o tym, jak wykorzystasz swoją przestrzeń, jakie udogodnienia są pożądane, oraz ustawienie „poręczy cenowych”, aby zapobiec przekroczeniu budżetu. Każda przestrzeń biurowa będzie miała inne cechy, dlatego ważne jest… zrozumienie [swoich] priorytetów”.

Powinieneś również wziąć pod uwagę trajektorię swojej firmy i cele na najbliższą przyszłość, aby mieć pewność, że potencjalna przestrzeń może rosnąć wraz z Twoją organizacją. „Przed wizytą w jakiejkolwiek przestrzeni firmy powinny zadać sobie pytanie, gdzie widzą biznes za rok, trzy i pięć lat” – powiedział Goodman.

Nie spiesz się.

Kiedy potrzebujesz nowego biura dla swojego rozwijającego się zespołu, możesz pokusić się o wynajęcie pierwszego miejsca, które spełni Twoje potrzeby. Jednak Ory powiedział, że najlepiej jest nie spieszyć się i zachować swoje opcje tak długo, jak to możliwe, co może oznaczać przyjęcie krótkoterminowych umów najmu podczas poszukiwania idealnej długoterminowej powierzchni.

„Zawarcie wieloletniej umowy najmu, gdy Twoja firma szybko się rozwija, może zahamować wzrost, a nawet wymagać posiadania dwóch różnych biur w tym samym czasie, co może stwarzać wyzwania logistyczne i nieefektywność kosztową” – powiedział.

Ory zauważył, że możesz znaleźć w pełni umeblowane biura do wynajęcia i tymczasowe przestrzenie coworkingowe, dopóki nie będziesz gotowy na długoterminowy najem.

„Nasza firma przeprowadzała się cztery razy w ramach jednej przestrzeni coworkingowej WeWork, zanim przenieśliśmy się do własnego biura” — powiedział. „Zaoszczędziliśmy dziesiątki tysięcy dolarów, poświęcając czas na znalezienie odpowiedniej przestrzeni, zamiast przeprowadzać się w pośpiechu”.

Przejrzyj umowę najmu przed podpisaniem.

Po dokonaniu oceny potrzeb Twojej organizacji i, przy odrobinie szczęścia, znalezieniu przestrzeni biurowej, która spełnia te potrzeby, nadszedł czas, aby podpisać kropkowaną linię. Ale jeśli nie jesteś dobrze zorientowany w nieruchomościach komercyjnych, prawdopodobnie napotkasz mylące sformułowania w umowie najmu.

„Wiele potrzebnych informacji dotyczących wyszukiwania biur jest przekazywanych terminami branżowymi, a nie codziennym językiem zrozumiałym dla najemców” — powiedział Goodman. „Na przykład najemca może rozumieć „całkowite koszty czynszu”, ale nie „najem potrójny netto”, jak mógłby powiedzieć pośrednik”.

Nie ignoruj ​​​​tych nieznanych terminów ani ich nie odrzucaj – upewnij się, że przejrzysz umowę najmu z drobnym grzebieniem – powiedział Eddie Navarette, dyrektor generalny FE Design & Consulting.

„Niejednoznaczność może być powszechna, jeśli chodzi o terminologię w umowach najmu” – powiedział. „Może nie być jasne, kto jest odpowiedzialny za płatności, a te szczegóły mogą nie zostać odkryte, dopóki nie będzie za późno. Nie bój się zadawać pytań, aby uzyskać to, czego chcesz — nikt nie dba o Twój biznes bardziej niż Ty”. [Myślisz, że możesz zamiast tego kupić? Dowiedz się, kiedy najlepiej kupować nieruchomości komercyjne .]

Najważniejsze wnioski: nie spiesz się z procesem — poświęć trochę czasu na zbadanie i zadaj tyle pytań, ile potrzeba, aby dokładnie wiedzieć, do czego się zobowiązujesz przed podpisaniem umowy najmu komercyjnego.

Więcej wskazówek dotyczących wynajmu biura

Oto kilka innych rzeczy, o których należy pamiętać, jeśli chcesz wynająć komercyjną powierzchnię biurową.

Zdecyduj, czy wynajmujesz długoterminowo, czy krótkoterminowo.

Decydując się na to, czego potrzebujesz w przestrzeni biurowej, zastanów się, czy w Twoim najlepszym interesie leży wynajem długo- czy krótkoterminowy. Wielu wynajmujących oczekuje, że wynajmiesz ich powierzchnię na okres od jednego do trzech lat i może dostarczyć ci umowę, która to potwierdza. Jeśli nie chcesz podejmować tego rodzaju zobowiązań, odpowiednio dostosuj wyszukiwanie.

Skonsultuj się z ekspertem.

Pamiętasz tę podstępną terminologię, o której wspominaliśmy? Ekspert ds. nieruchomości komercyjnych, na przykład zaufany broker lub prawnik, może pomóc Ci zrozumieć wszystko, czego nie rozumiesz. Bez względu na to, ile badań prowadzisz, nic nie zastąpi rozmowy z kimś, kto od wielu lat pracuje w branży nieruchomości. Zawsze będą elementy procesu, których nie do końca pojmiesz lub zrozumiesz, narażając Cię na popełnienie poważnych błędów i utknięcie w nieuczciwych warunkach. Jeśli jednak regularnie konsultujesz się z doświadczonym profesjonalistą podczas procesu leasingu, możesz zminimalizować to ryzyko.

Czy wiesz, że?: Możesz wynająć sprzęt dla swojej firmy, tak jak biuro. Może to być bardziej opłacalne niż zakup sprzętu bezpośrednio.

Bądź elastyczny.

Nawet jeśli dokonasz doskonałego spisu potrzeb biurowych swojej firmy i nie spieszysz się z procesem, możesz nie być w stanie znaleźć lokalizacji, która spełnia wszystkie preferencje z Twojej listy. W razie potrzeby bądź gotów dokonać rozsądnych korekt i zmian w swoich planach. Jeśli jesteś w 100% żonaty z określoną wizją i nie chcesz brać pod uwagę innych opcji, możesz przegapić wspaniałe nieruchomości, które mogłyby dobrze służyć Twojej firmie, nawet jeśli nie są takie, jakie pierwotnie zamierzałeś. Ponadto, zwiedzając różne przestrzenie, możesz zauważyć, że zmieniają się Twoje priorytety i pragnienia związane z powierzchnią biurową.

Zrobić listę.

Plusy i minusy wynajmu biura w świecie pracy zdalnej

Ponieważ trendy dotyczące pracy zdalnej sugerują, że takie rozwiązania będą się utrzymywać, możesz się zastanawiać, czy wynajem komercyjnej powierzchni biurowej ma sens dla Twojej firmy w dzisiejszych czasach. W końcu wiele osób woli dziś konfiguracje wirtualne, w których mogą pracować z domu lub ulubionej kawiarni. Czytaj dalej, aby rozważyć zalety i wady wynajmu komercyjnej powierzchni biurowej w dzisiejszym środowisku pracy.

Plusy wynajmu biura

Nawet w przypadku ról związanych z technologią cyfrową praca w biurze ma pewne zalety. Oto kilka powodów, dla których Twoja organizacja może wiele zyskać, wynajmując komercyjną powierzchnię biurową.

• Świadczenia socjalne dla pracowników: według ankiety przeprowadzonej przez firmę Indeed wśród osób, które przeszły na pracę zdalną w 2020 r., 73 procent zgłosiło brak kontaktów towarzyskich ze współpracownikami. Więzy utworzone przez współpracowników w biurze mogą być trudne do odtworzenia w odległym świecie.
• Większy dostęp do sprzętu biurowego: jeśli Twoja organizacja potrzebuje określonego sprzętu do prowadzenia działalności, może być konieczne osobiste ustawienie biura, aby zapewnić każdemu pracownikowi materiały niezbędne do pełnienia jego funkcji.
• Łatwiejsze spotkania zespołu: Ponieważ coraz więcej osób doświadcza wypalenia na Zoomie, osobista współpraca może zwiększyć produktywność i lepiej dopasować zespół.

Wady wynajmu biura

Nic dziwnego, że wiele dużych firm ogranicza i sprzedaje powierzchnię biurową. Zapotrzebowanie na rozległe fizyczne przestrzenie robocze dramatycznie spadło w ostatnich latach. Oto kilka powodów, dla których poleganie na powierzchni biurowej nie jest idealne.

• Pracownicy chcą opcji zdalnej: praca zdalna pomogła niektórym osobom osiągnąć większą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Badanie przeprowadzone przez Owl Labs wykazało, że 80 procent ankietowanych pracowników pełnoetatowych oczekuje, że będzie w stanie pracować zdalnie trzy razy w tygodniu.
• Więcej elementów rozpraszających uwagę: biuro firmy może ułatwić współpracę, ale zwiększa też ryzyko rozproszenia uwagi. Na przykład rozmowy w pobliżu w otwartej przestrzeni biurowej mogą utrudniać koncentrację. Podobnie może być z pokusą robienia zbyt wielu przerw z przyjacielem z pracy.
• Większy stres w zespole: niektórzy współpracownicy uważają ruchliwe środowisko biurowe za stresujące, co może obniżyć ich produktywność i wpłynąć na ich samopoczucie.

Nie spiesz się, szukając komercyjnej powierzchni biurowej

Podpisanie umowy najmu komercyjnego to duże zobowiązanie, dlatego ważne jest, aby być sumiennym w poszukiwaniach. Jeśli oceniłeś potrzeby rozwojowe swojej organizacji i stwierdziłeś, że teraz jest właściwy czas na nową powierzchnię biurową, nie spiesz się. Poświęć tyle czasu, ile potrzebujesz, na badanie, zwiedzanie przestrzeni i znalezienie eksperta, który odpowie na wszystkie Twoje pytania. Komercyjna powierzchnia biurowa może przynieść ogromne korzyści Twojej firmie — o ile wybierzesz właściwą drogę, aby ją znaleźć.

Natalie Hamingson przyczyniła się do napisania i zrelacjonowania tego artykułu. Wywiady źródłowe przeprowadzono na potrzeby poprzedniej wersji tego artykułu.