Wycena a faktura: jaka jest różnica?

• Wycena jest podawana przed rozpoczęciem prac. Określa, ile będzie kosztować projekt lub praca.
• Faktura wystawiana jest po wykonaniu prac. Zawiera listę ostatecznych kosztów i termin płatności.
• Oba dokumenty mają kluczowe znaczenie dla sukcesu finansowego Twojej firmy.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli firm, którzy chcą dowiedzieć się więcej o różnicach między ofertami cenowymi a fakturami.

Gdy prowadzisz firmę usługową, dwoma kluczowymi elementami procesów pracy są informowanie klientów, ile będą kosztować usługi, których potrzebują, a następnie rozliczanie ich za pracę po jej zakończeniu.

Oficjalne oferty cenowe i faktury to profesjonalny sposób prowadzenia firmy. Pomagają utrzymać porządek w Twojej firmie, utrzymać przepływ środków pieniężnych, a nawet pomóc w generowaniu rekomendacji. Chociaż oferty i faktury mają pewne podobieństwa, pełnią różne role, dlatego ważne jest, aby zrozumieć, czym jest każda z nich i kiedy należy ich używać.

Co to jest cytat?

Oferta cenowa określa, ile projekt może kosztować przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac. Wycena to coś więcej niż kosztorys. Wycena jest wystawiana po odwiedzeniu przez Ciebie lub przedstawiciela Twojej firmy lokalizacji lub rozmowie z klientem na temat jego potrzeb projektowych. Obejmuje dokładne ceny materiałów, a także koszty robocizny, podatki i obowiązujące rabaty.

Oficjalna wycena, która zawsze jest podawana na piśmie, powinna zawierać:

• Znaki firmowe, które można wydrukować na papierze firmowym lub mogą zawierać Twoje logo i dane kontaktowe
• Profesjonalne powitanie, w tym notatka z podziękowaniem dla klienta za poświęcony czas
• Wyszczególnienie wiersz po wierszu produktów i usług żądanych przez klienta
• Dodatkowe opcje produktu lub usługi, aby poinformować klienta o odpowiednich ofertach, które może zaoferować Twoja firma

Oferta cenowa nie jest dokumentem, który chcesz szybko wypełnić. Poświęć trochę czasu, aby upewnić się, że nie ma błędów matematycznych lub błędów ortograficznych lub gramatycznych. Jeśli tak, Ty i Twoja firma wyglądacie nieprofesjonalnie.

Przed sfinalizowaniem wyceny postępuj zgodnie z poniższymi zasadami:

• Nie podawaj wyceny, jeśli nie możesz dostarczyć produktów lub usług.
• Nie podcinaj swoich usług. Niezgodna wycena i faktura mogą prowadzić do sporów, które mogą prowadzić do braku płatności i uszczerbku na reputacji.
• Nie zakładaj. Im bardziej szczegółowy cytat, tym lepiej.

Wielu klientów otrzyma trzy wyceny większych zleceń. Możesz mieć skłonność do obniżania kosztów, jednak najtańsza wycena nie zawsze jest tą, którą wybierze klient. Skoncentruj się na swoich kluczowych mocnych stronach i przekraczaniu oczekiwań klienta, aby Twoja oferta się wyróżniała.

Przed przystąpieniem do jakichkolwiek prac poproś klienta o zatwierdzenie wyceny poprzez jej podpisanie. W zależności od zakresu prac może być wymagana również wpłata zadatku (część całości kwoty). Jeśli wymagany jest depozyt, należy to odnotować na wycenie i przedstawić pokwitowanie do przechowywania.

Jeśli zakres prac znacznie się zmieni, rozważ napisanie nowej wyceny i poproszenie klienta o zatwierdzenie zmian przed rozpoczęciem. Posiadanie zmian na piśmie może pokryć Twoją firmę w przypadku jakichkolwiek rozbieżności lub sporów.

Kluczowe wnioski: wycena zawiera wszystkie koszty (materiały, robociznę itp.) związane z realizacją projektu lub zadania dla klienta. Wydawany jest przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac, ale po rozmowie z klientem lub odwiedzeniu miejsca pracy.

Najlepsze praktyki dotyczące ofertowania

Bądź przejrzysty.

Bez względu na to, jaką prowadzisz działalność, klienci doceniają przejrzystość cen. Ustanawia profesjonalizm i zaufanie między firmą a klientem i może być korzystne dla rekomendacji.

Zachowaj porządek dzięki oprogramowaniu do wyceny.

Przygotowanie formalnych ofert może pomóc w śledzeniu i segmentowaniu potencjalnych klientów. Jeśli odpowiadasz za wiele wycen dziennie, skorzystaj z oficjalnego formularza wyceny (najlepiej elektronicznego rozwiązania do wyceny, takiego jak HouseCall Pro, Jobber lub mHelpDesk), zamiast zapisywać rzeczy na kartce papieru.

Kiedy nadejdzie czas na kontynuację, będziesz wiedział, w którym dniu napisałeś wycenę, aktualne dane kontaktowe klienta i które leady z największym prawdopodobieństwem przekształcą się w sprzedaż. Ponadto korzystanie z oprogramowania do wyceny może zautomatyzować proces śledzenia, dzięki czemu możesz poświęcić więcej czasu na śledzenie nowych potencjalnych klientów i angażowanie obecnych klientów.

Unikaj podcinania siebie.

Wycena elektroniczna jest pomocna z wielu powodów. Po pierwsze, wyszczególnienie wszystkich opłat dla klienta może zapobiec zapomnieniu o niezbędnych opłatach, które mogłyby później spowodować konflikt.

A może klient chce zmienić swoje zamówienie. W ciągu kilku kliknięć możesz utworzyć niestandardowe zamówienie do zatwierdzenia przez klienta. Możesz nawet użyć wyceny do dodatkowej sprzedaży usług, o których klient może nie wiedzieć.

Co to jest faktura?

Faktura jest wysyłana po zakończeniu prac. Powinien zawierać następujące informacje:

• Faktura lub numer referencyjny
• Dane kontaktowe firmy
• Informacja dla klientow
• Ważne daty (data wystawienia, termin płatności, data dostawy itp.)
• Przejrzyste koszty linijka po linijce
• Podatek od sprzedaży (jeśli dotyczy)
• Wszelkie dodatki lub kredyty
• Instrukcje dotyczące płatności
• Terminy płatności z opóźnieniem

Fakturę należy wysłać w ciągu 48 godzin od wykonania zlecenia. Szybkie dostarczenie klientowi faktury daje mu wystarczająco dużo czasu na zapłacenie i zakwestionowanie nieoczekiwanych opłat.

Klienci nie zawsze płacą na czas; w związku z tym zdecyduj o polityce opóźnień w płatnościach, zanim zaczniesz pisać wyceny i faktury. Jeśli klient nie płaci w terminie, możesz naliczyć zryczałtowaną opłatę za opóźnienie lub oprocentowanie. Umieść swoje zasady dotyczące opóźnień w płatnościach w ofertach cenowych i fakturach, aby klienci byli świadomi kary, jeśli nie zapłacą na czas.

Najlepsze praktyki tworzenia faktur

Zrób to bezproblemowo.

Kiedy wysyłasz fakturę, powinna ona być natychmiast rozpoznawalna dla klienta, aby wiedział, że pochodzi ona od Twojej firmy i do czego służy. Oprogramowanie do fakturowania, takie jak QuickBooks i Xero, może pomóc w zintegrowaniu brandingu z fakturami.

Faktura powinna być łatwa do odczytania i zawierać wystarczającą ilość wolnego miejsca. Im lepiej zorganizowane są Twoje faktury, aby klienci mogli je przeczytać i zrozumieć, tym większe prawdopodobieństwo, że otrzymasz płatność na czas.

Zachowaj profesjonalizm w kontaktach z trudnymi klientami.

Nie każdy klient będzie twoim ulubieńcem, ale to nie może wpłynąć na to, jak ich traktujesz. Jeśli klient odmówi zapłaty lub skonfrontuje cię z rozbieżnością, zachowaj spokój i podejdź do sytuacji z nastawieniem na rozwiązywanie problemów. Rozpocznij rozmowę i pośrednicz w procesie, aby otrzymać zapłatę. Działania prawne powinny być ostatecznością.

Uważnie obserwuj swoje przepływy pieniężne.

Kiedy wysyłasz fakturę bezpośrednio po wykonaniu zadania lub zamówienia, zaplanuj przepływ gotówki. Poświęcanie czasu na codzienne wystawianie faktur może zapobiec opóźnieniom i przyspieszyć otrzymywanie płatności. Może również zapewnić dodatkową gotówkę na wszelkie nieoczekiwane wydatki, które mogą się pojawić, a także pomóc w dotrzymaniu miesięcznego budżetu.

Utwórz papierowy ślad.

Gdy klient nie płaci, dobrze napisana, profesjonalna faktura i działania następcze mogą służyć jako papierowy ślad. Aby mieć pewność, że klient poważnie traktuje Twoją fakturę, musi ona zawierać łączną kwotę płatności, termin(y), akceptowane metody płatności, anulowania, gwarancje oraz odsetki/opłaty za opóźnienie.

Faktury elektroniczne są w tym przypadku lepsze, ponieważ łatwiej jest udowodnić, że klient je otrzymał SMS-em lub e-mailem, niż faktura papierowa wysłana pocztą.

Oferuj wiele metod płatności.

Wysyłając profesjonalną fakturę, rozważ zaoferowanie klientom wielu opcji płatności. Podczas gdy gotówka jest świetna do niektórych prac, nie każdy może płacić gotówką lub czekiem.

Płatności kartą kredytową i debetową są wygodne dla rozwijających się firm. Ponadto oferowanie opcji płatności online, takich jak PayPal, Venmo i Zelle, to szybkie i możliwe do śledzenia sposoby otrzymywania płatności drogą elektroniczną. Większość z tych usług pobiera opłaty. [Zdecyduj, czy Twoja firma będzie uiszczać te opłaty, czy też uwzględnij koszt tych opłat na fakturze.

Dołącz notatkę z podziękowaniami.

Klienci nigdy nie usłyszą wystarczająco dużo podziękowań. Większe firmy mogą uznać standardowe powitanie za najlepsze, takie jak „Dziękujemy za współpracę”. Mniejsze firmy mogą dołączyć spersonalizowaną notatkę dotyczącą konkretnego produktu lub usługi.

Ponadto, gdy klient otrzyma notatkę z podziękowaniami, otrzyma potwierdzenie, że jego płatność została zrealizowana, a nawet może skierować Cię do znajomych i rodziny.

Czy możesz użyć cytatu jako faktury?

Nie, wycenę należy wysłać przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac. Oferty muszą być dokładne, ale mogą się zwiększać lub zmniejszać w zależności od zmian w zakresie pracy lub żądań klientów w miarę trwania prac.

Po zakończeniu prac należy wystawić klientowi fakturę w celu pobrania płatności końcowej. Kwota na fakturze powinna odpowiadać sumie podanej w ofercie cenowej. Jeśli jednak doszło do jakichkolwiek zmian w ofercie, w tym zmian klienta lub błędu cenowego z Twojej strony, rozbieżności te należy omówić z klientem przed wysłaniem faktury.