Przewodnik po akredytacji PEO

• Istnieją trzy główne agencje akredytacyjne w branży PEO: ESAC, IRS i Instytut Certyfikacji.
• PEO, którzy uzyskali akredytację ESAC, należą do 5% najlepszych PEO w branży.
• Akredytacja tych trzech agencji gwarantuje żelazne finanse, dobre programy zarządzania ryzykiem i etyczne praktyki HR, aby zapewnić, że Twoja firma współpracuje z właściwą firmą.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli małych firm, którzy rozważają współpracę z PEO i chcą wiedzieć, dlaczego akredytacja jest niezbędna w branży PEO.

Co ważniejsze, charakter pracy PEO jest bardzo delikatny. Powierzasz firmie zewnętrznej gromadzenie i przechowywanie danych klientów, dokładne przetwarzanie listy płac w każdym okresie rozliczeniowym oraz opracowywanie polityki kadrowej, która może dyktować kulturę Twojej firmy. Decyzja o współpracy z PEO może być prosta, ale znalezienie odpowiedniego wymaga czasu i uwagi.

Szukając najlepszego dostawcy PEO, należy wziąć pod uwagę wiele czynników. Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie wymagań Twojej firmy, po którym następuje współpraca z kilkoma różnymi PEO, aby zrozumieć, które usługi najlepiej odpowiadają potrzebom Twojej firmy.

Jednym z ważnych czynników jest akredytacja. Chociaż w całych Stanach Zjednoczonych jest wielu PEO, tylko niektórzy są akredytowani przez najlepsze agencje akredytacyjne PEO. Agencje te co roku rygorystycznie dokonują przeglądu PEO i ich usług, aby upewnić się, że usługi są na odpowiednim poziomie.

Jedną z takich agencji jest Employer Services Assurance Corporation (ESAC). Jest to organizacja składająca się z najlepszych prawników PEO i biegłych rewidentów zaangażowanych w ustanowienie uczciwości i zaufania w branży PEO. Inne agencje akredytujące PEO to IRS, Certification Institute i National Association of Professional Employer Organizations (NAPEO). Chociaż NAPEO jest specjalną grupą interesu, która reprezentuje branżę PEO, potwierdza również z PEO, że zbadali sprawozdania finansowe zweryfikowane przez niezależnego CPA.

Czy wiedziałeś? Często myli się usługi PEO z usługami ASO, ale istnieją duże różnice w sposobie, w jaki każdy z nich będzie wspierał Twój biznes. Dowiedz się więcej w naszym przewodniku PEO vs. ASO.

Co to jest akredytacja PEO?

Agencje akredytacyjne rygorystycznie przeglądają oferty PEO, aby upewnić się, że firmy świadczą usługi o wzorowym standardzie. Istnieje kilka różnych agencji. Chociaż akredytacja nie jest ostatecznym celem dobrych usług PEO, jest ważnym czynnikiem, szczególnie dla większych firm, które świadczą profesjonalne usługi pośrednictwa pracy dla tysięcy firm w całym kraju.

ESAC

ESAC to złoty standard agencji akredytujących PEO. Jako oficjalna agencja akredytująca branży PEO, ESAC ma radę prawników branży PEO, biegłych rewidentów księgowych i niezależnych dyrektorów. Ci specjaliści mają łącznie ponad 100 lat doświadczenia w branży PEO. Ta agencja dokonuje przeglądu informacji finansowych, ogólnych praktyk biznesowych, oferty oprogramowania i standardów regulacyjnych. PEO, które uzyskują ten poziom akredytacji, to certyfikowane firmy, które są stabilne finansowo i oferują etyczne usługi małym firmom w całym kraju.

Firmy posiadające tę akredytację mają przewagę konkurencyjną nad innymi PEO. W oczach właściciela małej firmy, praca z certyfikowanym PEO gwarantuje jakość usług, podczas gdy nieakredytowani PEO stanowią większe ryzyko. Pozwala także właścicielom małych firm kupować usługi PEO w bardziej ekonomiczny sposób. Porównując ceny, usługi i inne praktyki wśród akredytowanych PEO, właściciele firm mogą zapewnić, że bez względu na to, z którą firmą zdecydują się współpracować, otrzymają usługi wysokiej jakości.

IRS

PEO certyfikowany przez IRS jest znany jako certyfikowana profesjonalna organizacja pracodawców (CPEO). Firmy te mogą współpracować bezpośrednio z IRS przy przetwarzaniu informacji podatkowych dla małych firm. Należy pamiętać, że chociaż IRS „akredytuje” agencje, oznaczenie CPEO odzwierciedla ogólny program IRS mający na celu usprawnienie praktyk składania zeznań podatkowych wśród PEO i małych firm.

Aby zostać wymienionym jako CPEO, PEO musi spełniać „status podatkowy, pochodzenie, doświadczenie, lokalizację firmy, sprawozdawczość finansową, powiązania i inne wymagania opisane w statucie i przepisach”, zgodnie z IRS . Proces ten weryfikuje finanse PEO i zapewnia, że ​​firma jest uprawniona do przekazywania informacji finansowych w imieniu małych firm.

Instytut Certyfikacji

Instytut Certyfikacji, podobnie jak ESAC, specjalizuje się w przeglądzie praktyk PEO w celu zapewnienia etycznego działania biznesu i stabilnej sytuacji finansowej w branży PEO. Specjalizuje się również w przeglądzie zarządzania ryzykiem dla PEO, w szczególności w zakresie odszkodowań pracowniczych. Certyfikacja tej organizacji jest szczególnie istotna dla małych firm, które potrzebują rozbudowanych ofert zarządzania ryzykiem i odszkodowań pracowniczych, takich jak firmy budowlane. Organizacja ta przynosi korzyści zarówno małym firmom, jak i PEO, dokonując przeglądu praktyk PEO i zapewniając, że ogólne procesy prowadzą do najniższych możliwych strat w zakresie odszkodowań pracowniczych. Spośród trzech jednostek certyfikujących, którym się przyjrzeliśmy, Instytut Certyfikacji ma najbardziej przejrzyste i obszerne procesy przeglądu.

Czy wiedziałeś? NAPEO oferuje proste i intuicyjne narzędzie do znajdowania lokalnych PEO i zrozumienia ich akredytacji.

Jakie standardy muszą spełniać akredytowani PEO?

Znaczna część ogólnego wniosku i procesu przeglądu dla tych trzech organów akredytujących nie jest oficjalnie znana. Wszystkie te organizacje badają procesy z perspektywy wysokiego poziomu, a jako właściciel małej firmy może to być jedyne zrozumienie niezbędne do zapewnienia wysokiej jakości usług.

Chociaż te organizacje certyfikują usługi o złotym standardzie, nie stanowią one żelaznej obrony przed błędami, problemami z obsługą klienta lub innymi problemami, z którymi możesz się spotkać. Zamiast tego certyfikat powinien być postrzegany jako podstawowe zapewnienie, że współpracujesz z uczciwą, renomowaną firmą.

standardy ESAC

Chociaż istnieje kilka czynników zapewniających wysoką jakość usług, ESAC zwraca uwagę na praktyki regulacyjne mające na celu zapewnienie, że PEO działają w sposób bezpieczny i etyczny. Agencja, która dokonuje przeglądu PEO od 1995 r., skutecznie wykrywała problemy związane z praktykami biznesowymi wśród PEO, zanim spowodowały one niewypłacalność. Normy ESAC są tak rygorystyczne, że stany zaczęły powierzać ESAC przegląd i certyfikację rentownych firm w oparciu o przepisy stanowe. Kiedy firma jest sprawdzana i zatwierdzana, uważa się, że spełnia ona wymagania przepisów stanowych oraz standardów ESAC. Wiele stanów akceptuje nawet certyfikację ESAC zamiast wymagań licencyjnych. Agencja zapewnia również ponad 15 milionów dolarów wsparcia finansowego PEO w całym kraju, co nie ma sobie równych w żadnej innej agencji.

Jeśli chodzi o konkretne wymagania, ESAC dysponuje ponad 40 najlepszymi praktykami branżowymi i co kwartał dokonuje przeglądu akredytowanych firm. Ten proces przeglądu obejmuje analizę płatności pracodawcy, takich jak federalne i stanowe podatki od zatrudnienia, składki na ubezpieczenie zdrowotne i odszkodowań pracowniczych oraz programy planów emerytalnych.

FYI: Spośród wszystkich PEO działających w całym kraju, mniej niż 5% branży osiąga standard niezawodności ESAC.

standardy IRS

IRS ma wiele przepisów , które PEO muszą spełnić, aby zostać CPEO. Nominalnie PEO muszą spełniać określone wymagania dotyczące statusu podatkowego, przeszłości i sprawozdawczości finansowej, aby uzyskać ten status. PEO muszą składać wnioski niezależnie i są weryfikowani przez IRS, aby osiągnąć poziom certyfikacji. Należy pamiętać, że niektóre firmy mogą nie kwalifikować się do statusu CPEO na podstawie oferowanych usług.

Instytut Certyfikacji

Instytut Certyfikacji posiada obszerną listę kwalifikacji i wymagań dla PEO , a także proces składania wniosków i przeglądu. Celem tej certyfikacji jest jednak zarządzanie ryzykiem. Niektóre przykłady wymagań Instytutu Certyfikacji to pisemny plan zarządzania ryzykiem, umowy o świadczenie usług dla klientów, podręcznik dla pracowników, pisemne zasady i procedury dotyczące programów odszkodowań pracowniczych oraz pisemne zasady i procedury dotyczące praktyk zarządzania roszczeniami. Według Instytutu Certyfikacji niektóre z tych procesów również wymagają corocznego przeglądu i aktualizacji.

Konkretne wymagania i praktyki są opisane w podręczniku aplikacyjnym Instytutu Certyfikacji, ale ogólny proces przeglądu obejmuje szczegółowe spojrzenie na ogólny program zarządzania ryzykiem PEO.

FYI: PEO mogą pomóc chronić firmy przed typowymi zobowiązaniami biznesowymi, wprowadzając plany zarządzania ryzykiem na wysokim poziomie w celu rozwiązania wszelkich pojawiających się problemów.

Dlaczego ważna jest współpraca z akredytowanym PEO?

W całym kraju są tysiące PEO, a praca z akredytowanym oznacza, że ​​współpracujesz z firmą, która chce, aby jej praktyki biznesowe zostały zweryfikowane przez osoby trzecie. Jeśli PEO, którym jesteś zainteresowany, uzyskał akredytację ESAC, znajduje się wśród 5% najlepszych PEO w kraju. Jeśli uzyskało również akredytację IRS i Certification Institute, to należy do elitarnego grona PEO.

Charakter pracy PEO jest wrażliwy: firma zewnętrzna będzie zajmować się ważnymi informacjami o pracownikach, kluczowymi zadaniami HR i kluczowymi programami wynagrodzeń. Musisz współpracować z firmami, którym możesz zaufać, a to oznacza wzięcie pod uwagę takich rzeczy jak akredytacja strony trzeciej. Wybór odpowiedniego PEO oznacza zrozumienie potrzeb Twojej firmy, ale nawet jeśli PEO spełnia wszystkie wymagania Twojej firmy, jeśli nie jest akredytowany, możesz narazić swoją firmę na dodatkowe ryzyko. Przeprowadzając badania, współpracując z wieloma PEO w celu znalezienia właściwego i nadając priorytet akredytacji, możesz zapewnić swojej firmie sukces.