Najlepsze narzędzia Google do współpracy w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach

Pakiet aplikacji biurowych Google zawiera jedne z najbardziej przydatnych narzędzi do współpracy. Możesz wspólnie pracować nad dokumentem w czasie rzeczywistym, dodawać i poprawiać komentarze, przypisywać zadania i nie tylko w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google.

Udostępnianie dokumentów

Współpraca w jednej z aplikacji Google zaczyna się od udostępnienia dokumentu. Możesz dodać współpracowników i wybrać ich uprawnienia do wyświetlania i edycji.

Wybierz „Udostępnij” w prawym górnym rogu, a następnie wprowadź osoby lub grupy w wyskakującym okienku.

Obok grupy na następnym ekranie wybierz uprawnienia, które chcesz im nadać, takie jak Przeglądający, Komentator lub Edytor. Możesz to ustawić dla każdej osoby po wysłaniu powiadomienia o udostępnieniu za pomocą przycisku udostępniania w prawym górnym rogu.

Jeśli chcesz, dodaj wiadomość, zaznacz pole, aby powiadomić wszystkich, i kliknij wyślij.

Aby uzyskać więcej opcji, kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu. Następnie możesz zdecydować, co redaktorzy, przeglądający i komentatorzy mogą, a czego nie mogą robić.

Gdy skończysz, kliknij „Gotowe”, a następnie skorzystaj z następujących funkcji współpracy w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google.

Komentarze i opcje

Korzystając z komentarzy, Ty i Twoi współpracownicy możecie łatwo współpracować. Zaznacz tekst lub inny element, do którego odnosi się Twój komentarz, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:

• Wybierz z menu polecenie Wstaw > Komentarz.
• Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Skomentuj”.
• Kliknij ikonę komentarza w prawym górnym rogu i wybierz znak plusa.
• Wybierz ikonę Komentarz z ruchomego paska narzędzi.

Wpisz tekst w wyświetlonym polu i kliknij Komentarz.

Po dodaniu komentarza możesz użyć znacznika wyboru, aby oznaczyć go jako rozwiązany po zakończeniu zadania, aktualizacji lub dodawania.

Wspominaj współpracowników i przydzielaj zadania

Oprócz dodawania i rozwiązywania komentarzy możesz wspomnieć o konkretnym współpracowniku i przydzielić mu zadanie z komentarza.

Aby zwrócić uwagę na konkretnego współpracownika, możesz wspomnieć o nim w swoim komentarzu. Wystarczy wpisać symbol @ (At), a następnie ich imię i nazwisko lub adres e-mail, a następnie wybrać je z listy sugestii.

Aby utworzyć problem dla współpracownika na podstawie komentarza, najpierw wspomnij o nim, a następnie zaznacz pole wyboru „Przypisz [nazwa]”. Zadanie pozostaje otwarte, dopóki współautor nie oznaczy go jako ukończonego.

Emotikony Reakcje

Innym sposobem na okazanie aprobaty, odrzucenia lub innej reakcji na coś w dokumencie jest użycie emotikonów. Wybierz element w dokumencie, na który reagujesz, i kliknij ikonę emoji na ruchomym pasku narzędzi.

Notatka. Od września 2022 r. ta funkcja jest dostępna tylko w Dokumentach Google, a nie w Arkuszach ani Prezentacjach.

Wybierz emotikon, który chcesz dodać, lub znajdź go u góry wyskakującego okienka. Emotikona jest następnie wyświetlana po prawej stronie obok wybranego elementu.

Podobnie jak w przypadku komentarzy pisemnych, możesz zezwolić na reakcje emoji. Kliknij trzy kropki po prawej stronie buźki i wybierz Zezwól.

Tryb oferty

Gdy pracujesz nad dokumentem w Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach, domyślnie korzystasz z trybu edycji. Pozwala tworzyć, edytować i robić wszystko, czego potrzebujesz w dokumencie. Ale kiedy współpracujesz z innymi, możesz użyć trybu sugestii.

Notatka. Od września 2022 r. ta funkcja jest dostępna tylko w Dokumentach Google, a nie w Arkuszach ani Prezentacjach.

W trybie sugestii wprowadzane zmiany stają się sugestiami, a nie rzeczywistymi zmianami. Wybierz strzałkę menu rozwijanego trybu w prawym górnym rogu, który najprawdopodobniej jest wyświetlany jako „Edycja” lub ikona ołówka, i wybierz „Sugestia”.

Teraz, gdy pracujesz nad dokumentem, zobaczysz zmiany z przekreśleniami i dodatkami w tekście o różnych kolorach. Każda sugestia jest również ujęta w polu po prawej stronie, pokazując, co zastąpiłeś, usunięto lub dodałeś.

Jeśli chcesz zaakceptować sugestię, po prostu kliknij znacznik wyboru w polu sugestii, a zmiana zostanie umieszczona w dokumencie.

Historia wersji

Jeśli Ty i Twoi współpracownicy używacie trybu edycji zamiast trybu sugestii, możecie wyświetlić wszystkie zmiany dokonane przez kogo i kiedy. Aby wyświetlić te informacje, możesz otworzyć historię wersji dokumentu.

Wybierz polecenie Plik > Historia wersji > Wyświetl historię wersji.

Następnie możesz zobaczyć bieżący dokument w środku ze wszystkimi zmianami po prawej stronie. Edycje pokazują, jak wersja wyglądała na datę i godzinę wyświetlaną w rogu.

Możesz także przywrócić określoną wersję, którą widzisz, wybierając wersję i wybierając „Przywróć tę wersję” u góry.

Powiadomienia o zmianach i komentarze

Aby nadążyć za innymi osobami pracującymi nad dokumentem, gdy tego nie robisz, możesz otrzymywać powiadomienia o zmianach i komentarzach.

Notatka. Od września 2022 r. ta funkcja jest dostępna tylko w Dokumentach i Arkuszach Google, a nie w Prezentacjach.

Wybierz polecenie Narzędzia > Ustawienia powiadomień lub Reguły powiadomień.

Wybierz elementy, o których chcesz otrzymywać powiadomienia i kliknij OK lub Zapisz.

Gdy pojawi się zmiana lub komentarz, otrzymasz wiadomość na adres e-mail powiązany z aplikacją Google.

E-mail dla współtwórców

Jednym z najwygodniejszych narzędzi do współpracy, które umożliwia kontaktowanie się ze wszystkimi w tym samym czasie, jest funkcja Współpracownicy e-mail. Wystarczy kilka kliknięć, aby wysłać wiadomość e-mail do wszystkich osób, którym udostępniasz dokument, i zaoszczędzić czas na otwieraniu w tym celu aplikacji poczty e-mail.

Wybierz polecenie Plik > Wyślij e-mail > Współpracownicy e-mail.

Gdy otworzy się wyskakujące okienko, zobaczysz wszystkich współpracowników wstępnie wypełnionych dla Ciebie. Po prostu dodaj swoją wiadomość i opcjonalnie dostosuj wiersz tematu, który wyświetla tytuł dokumentu, i kliknij Prześlij.

Zatwierdzenie dokumentu

Jeśli masz obsługiwane konto subskrypcji Google Workspace , Ty i Twój zespół możecie korzystać z funkcji zatwierdzania dokumentów. Pomoże Ci to poprosić personel o przejrzenie i zatwierdzenie dokumentu, co jest idealne do zabezpieczenia ostatecznej kopii.

Wybierz pozycję Plik > Roszczenia, aby otworzyć pasek boczny Roszczenia. Następnie wybierz Złóż wniosek.

W wyskakującym okienku dodaj osoby zatwierdzające i dołącz wiadomość. Opcjonalnie możesz ustawić termin, zezwolić osobom zatwierdzającym na edycję dokumentu i zablokować plik przed przesłaniem prośby o zatwierdzenie.

Aby wyświetlić stan zatwierdzeń, wróć do Plik > Zatwierdzenia i wyświetl recenzje i zatwierdzenia na pasku bocznym.

Z biegiem czasu Google udoskonaliło swoje aplikacje biurowe, aby uwzględnić te przydatne i łatwe w użyciu narzędzia do współpracy. Dlatego użyj ich w następnym dokumencie grupowym.