Jak dowiedzieć się, kto przeglądał Twoje Dokumenty Google

2022/09/12

Dokumenty Google to doskonałe narzędzie do współpracy, ponieważ pozwala wielu osobom jednocześnie edytować ten sam dokument i pracować nad nim, nie tracąc przy tym rozeznania, kto co robi. Jeśli Ty lub Twoja organizacja korzystacie z Dokumentów Google, wiedza o tym, kto w zespole przeglądał, który dokument i kiedy może być przydatnymi informacjami. Od upewnienia się, że wszyscy przeczytali wersję roboczą, regulamin, najnowszą aplikację, zasady i procedury lub inny ważny dokument, po możliwość zobaczenia, kto co zrobił i kiedy jest niezbędny.

Do niedawna nie było widać, kto przeglądał Twoje Dokumenty Google. Można było zobaczyć, kto ją zredagował, ale nie można było zobaczyć, kto ją właśnie przeczytał. Jeśli nie zapisywali, nie edytowali ani nie zostawiali komentarzy, nie miałeś pojęcia, czy dana osoba w ogóle przeczytała najnowszą wersję dokumentu. Ponadto, ponieważ możesz udostępniać Dokumenty Google w trybie tylko do odczytu, możesz udostępnić dokument niektórym osobom z zamiarem wyświetlenia dokumentu, ale bez wprowadzania żadnych zmian.

Aktualne wersje Dokumentów Google umożliwiają dostosowywanie ustawień, dzięki czemu możesz zobaczyć, kto przeglądał Twoje Dokumenty Google. Zobaczmy, jak możesz to zrobić sam.

Monitor aktywności G Suite

G Suite jest często używany przez organizacje, w których ważna jest współpraca. Jeśli regularnie korzystasz z G Suite do współpracy z innymi osobami, możesz użyć Monitora aktywności, aby wyświetlić historię przeglądania dowolnego pliku Dokumentów Google.

Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

Otwórz plik arkusza kalkulacyjnego Google
Kliknij ikonę strzałki w prawym górnym rogu lub przejdź do menu rozwijanego Narzędzia.
Otwórz panel aktywności
Kliknij kartę Wszyscy przeglądający dla swojej organizacji.

Ten proces pozwoli Ci śledzić widoki w dokumencie, w tym datę i godzinę ostatniego widoku dla każdej przeglądarki.

Jeśli nie widzisz opcji Monitor aktywności w Dokumentach Google, prawdopodobnie oznacza to, że jesteś zalogowany w bezpłatnej wersji Dokumentów Google lub na konto osobiste, a nie w wersji G Suite.

Trendy w przeglądaniu i komentowaniu

Oprócz tego, że możesz zobaczyć, kto oglądał Twoje Dokumenty Google, Monitor aktywności pozwala również zobaczyć trendy, kiedy ludzie oglądali lub skomentowali Twój dokument.

Wyświetl trend: pokazuje histogram liczby unikalnych widzów w dowolnie wybranym okresie, od 7 dni do całego okresu.

Trend komentarzy: Pokazuje histogramy trendów komentarzy dla dowolnego przedziału czasowego od 7 dni do całego czasu.

Wyłącz historię przeglądania w Dokumentach Google

Jeśli z jakiegoś powodu chcesz wyłączyć historię przeglądania dokumentu, możesz to również zrobić, wykonując te szybkie czynności:

Otwórz arkusz kalkulacyjny Google
Kliknij strzałkę trendu wzrostowego w prawym górnym rogu dokumentu lub przejdź do sekcji Narzędzia z menu rozwijanego.
Otwórz panel aktywności
Wybierz Ustawienia prywatności .
W sekcji „Opcje dokumentu” wyłącz opcję „Pokaż historię przeglądania tego dokumentu ” .

Ta opcja jest również dostępna w osobistej lub bezpłatnej wersji Dokumentów Google. Jeśli pracujesz nad dokumentem, ale nie chcesz, aby współpracownicy wiedzieli, dopóki nie będziesz gotowy do udostępnienia ostatecznych wersji, możesz wyłączyć historię przeglądania.

Zacznij od otwarcia Arkuszy Google i kliknij „ Ustawienia ”.
Menu Ustawienia umożliwia wyłączenie historii przeglądania za pomocą ustawień paska aktywności. Po przełączeniu w pozycję „ Wył ”, kliknij „ OK ”, aby zapisać zmiany.

Jak dowiedzieć się, kto wprowadził zmiany w Twoim dokumencie Google

Kontrola wersji jest bardzo ważna, zwłaszcza jeśli pracujesz w branży regulowanej. Kontrola wersji to coś, co od jakiegoś czasu dobrze radzi sobie w Dokumentach Google. Dokumenty pokażą, kto edytował dokument, zapisał go lub udostępnił. Działa to nie tylko z G Suite, ale także z osobistymi Dokumentami Google.

Jeśli interesuje Cię kontrola wersji lub chcesz się upewnić, że nikt nie wprowadził zmian, które nie powinny być zablokowane, możesz się tego dowiedzieć, wykonując następujące czynności:

Otwórz arkusz kalkulacyjny Google, który chcesz śledzić.
Wybierz plik i historię wersji
Wybierz opcję Wyświetl historię wersji.
Po prawej stronie ekranu powinno pojawić się okno pokazujące każdy zapis i edycję danego dokumentu.

W tym oknie powinieneś również mieć możliwość przeglądania poprzedniej wersji dokumentu przed wprowadzeniem zmian.

Jest to ważne dla kontroli wersji, ponieważ masz ścieżkę audytu dotyczącą tego, jakie zmiany zostały wprowadzone, kiedy zostały wprowadzone i przez kogo. Jest to również przydatne, jeśli dokonałeś jakichś zmian, zasnąłeś, zmieniłeś zdanie i chcesz je cofnąć.

Jak sprawdzić, kto udostępnił Twój dokument Google

Możesz też sprawdzić, kto i kiedy udostępnił Twój dokument Google. Możesz także wyświetlić ustawienia udostępniania, aby lepiej kontrolować, kto ma dostęp do Twojego dokumentu.

Wejdź na drive.google.com
Kliknij „Mój dysk ” po lewej stronie.
Kliknij mały przycisk i w prawym górnym rogu.
Teraz kliknij „Aktywność”.
Kliknij każdy plik lub folder osobno albo wyświetl pasek przewijania po prawej stronie ekranu. Dzięki temu dowiesz się, kto udostępnił Twój dokument.

Możesz również sprawdzić zawartość dokumentu, wybierając „Udostępnij”. Nazwiska osób pojawią się w wyskakującym okienku. Jeśli jest wiele osób, wybierz nazwę, a pojawi się lista wszystkich nazwisk.

Końcowe przemyślenia

Możliwość określenia, kto przeglądał, udostępniał i edytował Twoje dokumenty, jest ograniczona, jeśli nie masz dostępu do konta G Suite; jednak nadal istnieją sposoby na uzyskanie podstawowych informacji.

Wykonując czynności opisane w tym przewodniku, możesz szybko i łatwo dowiedzieć się, kto w jakikolwiek sposób przeglądał, edytował lub modyfikował Twój dokument Dokumentów Google. Czy masz pytania, doświadczenia lub wskazówki dotyczące aktywności związanej z przeglądaniem Twoich Dokumentów Google? Zostaw komentarz w sekcji poniżej.