Jak utworzyć regułę w programie Microsoft Outlook

Korzystając z reguł w programie Microsoft Outlook, możesz automatycznie zastosować wstępnie zdefiniowane działania do wiadomości e-mail, które spełniają określone kryteria na Twoim koncie. Pomaga to uniknąć ręcznego filtrowania wiadomości e-mail i automatyzuje proces. Pokażemy Ci dwa różne sposoby tworzenia reguł w Outlooku.

Sposoby tworzenia reguł w Outlooku

Pierwszym sposobem utworzenia reguły w Outlooku jest użycie istniejącej wiadomości e-mail jako podstawy. Następnie program Outlook próbuje znaleźć wiadomości podobne do wybranej i umożliwia podjęcie na nich działań.

Innym sposobem jest utworzenie reguły z szablonu. W tej metodzie albo wybierasz szablon, aby utworzyć regułę, albo tworzysz regułę z pustego szablonu. Daje to większą kontrolę nad tym, co chcesz zrobić z e-mailami.

Utwórz regułę przy użyciu istniejącego e-maila w Outlooku

Aby użyć adresu e-mail znajdującego się już na Twoim koncie e-mail jako podstawy reguły, najpierw uruchom aplikację Outlook na swoim komputerze.

Po otwarciu programu Outlook znajdź adres e-mail, którego chcesz użyć jako bazy. Na przykład chcemy wysłać wszystkie e-maile z Zoom do określonego folderu, więc znajdujemy e-mail od Zoom. Następnie kliknij ten e-mail prawym przyciskiem myszy i wybierz Reguły > Nowa reguła.

Otworzy się okno „Utwórz regułę”. W tym miejscu program Outlook wstępnie wypełnia określone pola z wybranej wiadomości e-mail, aby zaoszczędzić czas. Aby skorzystać z tych pól, zaznacz pole obok każdego pola.

Jeśli chcesz zmienić zawartość pól, zrób to.

W tym samym oknie, w sekcji „Wykonaj następujące czynności” decydujesz, którą akcję zastosować do wybranych wiadomości e-mail. Na przykład, jeśli chcesz automatycznie przenosić wiadomości e-mail podobne do wybranego do folderu, aktywuj opcję „Przenieś element do folderu”. Następnie kliknij „Wybierz folder”.

W oknie Reguły i alerty wybierz folder, do którego chcesz przenieść swoje e-maile. Następnie wybierz „OK”.

Wróć do okna Utwórz regułę, kliknij OK, aby utworzyć i zapisać regułę.

Rada. Aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji konfiguracji reguły, w oknie Nowa reguła kliknij przycisk Więcej opcji.

W otwartym oknie Sukces, jeśli chcesz zastosować nową regułę również do istniejących wiadomości e-mail, włącz opcję „Uruchom tę regułę teraz dla wiadomości znajdujących się już w bieżącym folderze”. Następnie wybierz „OK”.

To wszystko. Twoja reguła została utworzona i zostanie zastosowana do wiadomości e-mail spełniających określone kryteria.

Czy wiesz, że możesz użyć reguły programu Outlook do automatycznego wysyłania wiadomości e-mail UDW?

Utwórz rolę za pomocą szablonu w Outlooku

Outlook ma kilka szablonów ułatwiających tworzenie podstawowych reguł. Aby skorzystać z tych szablonów, najpierw uruchom program Outlook na swoim komputerze. Następnie w lewym górnym rogu Outlooka kliknij Plik.

Na lewym pasku bocznym kliknij „Informacje”. Następnie w prawym okienku wybierz Zarządzaj regułami i alertami.

Otworzy się okno Reguły i alerty. Tutaj, na karcie Reguły poczty e-mail, kliknij Nowa reguła.

Zobaczysz okno Kreatora reguł oferujące różne szablony do wykorzystania w nowej regule. Wybierz szablon, którego chcesz użyć. Na przykład wybierz opcję „Przenieś wiadomości zawierające określone słowa w temacie do folderu”, jeśli chcesz przenieść wiadomości e-mail zawierające określone słowo w temacie do określonego folderu na swoim koncie e-mail.

Powyższy szablon będziemy używać w kolejnych krokach.

Po wybraniu szablonu kliknij „Dalej” u dołu okna.

Na następnej stronie, w sekcji „Krok 2”, kliknij „Określone słowa”.

Zobaczysz okno „Wyszukaj tekst”. Tutaj kliknij pole „Określ słowa lub frazy do wyszukania w temacie” i wprowadź słowa lub frazy, według których chcesz filtrować wiadomości e-mail. Następnie dodaj te słowa do listy, klikając Dodaj.

Po dodaniu słów kliknij przycisk OK.

Ponownie, w kroku 2, kliknij Określone.

Wybierz folder, do którego chcesz przenieść e-maile. Następnie wybierz „OK”.

Jesteś teraz z powrotem w oknie Kreatora reguł. Kliknij „Dalej” na dole tutaj. Następnie wybierz „Dalej” i „Dalej”.

Na ekranie Complete Rule Setup, w kroku 1: Określ nazwę dla tego pola reguły, wprowadź nazwę swojej reguły. Może to być dowolna nazwa, którą wybierzesz, ale postaraj się być opisowa, aby później łatwo rozpoznać tę regułę.

W sekcji „Krok 2: Opcje reguły dostosowywania”, aby użyć roli dla wszystkich istniejących e-maili oprócz nowych e-maili, włącz opcję „Uruchom tę regułę teraz dla wiadomości znajdujących się już w Twojej skrzynce odbiorczej”.

Aktywuj regułę, wybierając opcję Włącz tę regułę. Następnie kliknij „Gotowe” na dole.

W oknie Reguły i alerty na dole wybierz Zastosuj, a następnie OK.

Wskazówka: w przyszłości, aby usunąć regułę, wybierz regułę z listy i wybierz Usuń.

Twoja reguła została utworzona i będzie filtrować i działać na wybranych e-mailach. Gotowy.

Czy wiesz, że możesz tworzyć reguły po stronie serwera w Outlooku? Różnią się one od tych, które widziałeś powyżej i możesz ich używać w niektórych przypadkach.