Jak rozpakować wiadomość e-mail z Gmaila

Gdy Twój Gmail jest pełen e-maili, możesz usunąć najstarsze, ale w razie potrzeby nie będzie można ich wyświetlić w przyszłości. Archiwizacja starych wiadomości e-mail jest prawdopodobnie najlepszym sposobem, ponieważ możesz je później rozpakować, jeśli ich potrzebujesz.

Z poniższego artykułu dowiesz się, jak archiwizować e-maile w Gmailu i jak je odzyskać.

Archiwizuj e-maile w Gmailu

Możesz usuwać e-maile, których na pewno nie będziesz potrzebować w przyszłości, a także zarchiwizować te, których możesz potrzebować z jakiegoś powodu. Wiadomości e-mail z kodami, hasłami, informacjami poufnymi i nie tylko można zarchiwizować za pomocą kilku kliknięć, ale zawsze najlepiej jest je usunąć. Jednak zapisz je (być może w formacie PDF) w innym miejscu poza Gmailem, na przykład w zaszyfrowanym folderze.

Lokalizacja zarchiwizowanych e-maili w Gmailu

Wszystkie zarchiwizowane wiadomości e-mail znikają ze skrzynki odbiorczej i są przenoszone do folderu All Mail, gdzie możesz uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie. Jedynym minusem jest to, że mieszają się ze wszystkim innym i mogą być trudne do znalezienia. Dzieje się tak, ponieważ w Gmailu NIE ma folderu ani etykiety „archiwum”. Poniżej znajdziesz trik, który rozwiąże Twoje problemy z sortowaniem.

Notatka. Jeśli otrzymasz nową odpowiedź na zarchiwizowaną wiadomość e-mail w Gmailu, zostanie ona automatycznie umieszczona z powrotem w Twojej skrzynce odbiorczej.

Jak archiwizować wiadomości e-mail w Gmailu

Przydzielając miejsce w skrzynce odbiorczej, możesz łatwiej znaleźć ważne/ważne e-maile. Tak więc, jeśli chcesz zarchiwizować niektóre wiadomości e-mail, których w danej chwili nie potrzebujesz, możesz je łatwo zarchiwizować i wyświetlić w folderze Wszystkie wiadomości. Jednak ponieważ są one pomieszane ze wszystkimi innymi wiadomościami, istnieje obejście, które pozwala oddzielić je od reszty. Oto jak to zrobić:

Zaloguj się na swoje konto Gmail.
W lewym menu nawigacyjnym przewiń w dół i kliknij Więcej.
Przewiń ponownie w dół i wybierz Utwórz nowy skrót.
Wprowadź nazwę folderu reprezentującą Twoje archiwa, ale NIE wybieraj folderu nadrzędnego. Ten krok tworzy folder do przechowywania archiwów przed ich spakowaniem, aby można je było później łatwo znaleźć.

W lewym okienku nawigacji przewiń w dół i wybierz folder Cała poczta. Ten folder/skrót wyświetla wszystkie wiadomości na Twoim koncie, bez względu na to, gdzie się znajdują.
Kliknij „” (pole zaznaczania/odznaczania) obok każdej wiadomości, której nazwę chcesz zmienić/przenieść. Jeśli popełnisz błąd, po prostu kliknij ponownie, aby anulować wybór.

Kliknij „ ” (pole Zaznacz/Usuń zaznaczenie) obok każdej wiadomości, której nazwę chcesz zmienić/przenieść. Jeśli popełnisz błąd, po prostu kliknij ponownie, aby anulować wybór.
Kliknij „” (ikona skrótów) u góry. „Przenieś do” NIE jest tutaj odpowiednie, ponieważ usuwa e-maile ze skrzynki odbiorczej.

Kliknij „ ” (ikona skrótów) u góry. „Przenieś do” NIE jest tutaj odpowiednie, ponieważ usuwa e-maile ze skrzynki odbiorczej.
W menu Skróty usuń zaznaczenie wszystkich pól wyboru, aby zacząć od nowa. Jeśli w polu znajduje się minus, kliknij go dwukrotnie, aby odznaczyć. NIE klikaj jeszcze „Zastosuj”.
Sprawdź „Skrzynka odbiorcza”, a następnie zaznacz „Archiwa” lub cokolwiek nazwałeś folder. Jeśli w polu folderu znajduje się „minus”, kliknij go, aby zmienić go na znacznik wyboru, a po zakończeniu kliknij „Zastosuj”.
Gmail powróci do folderu All Mail. Każdy e-mail z poprzedniego kroku ma teraz dwie etykiety: Odebrane i Archiwa.
Zaznacz pola obok każdego e-maila, który chcesz zarchiwizować, a następnie kliknij „” (ikona archiwum).

Zaznacz pola obok każdego e-maila, który chcesz zarchiwizować, a następnie kliknij „ ” (ikona „Archiwizuj”).
Wiadomości e-mail znikają ze skrzynki odbiorczej, ale pozostają w folderze Archiwa. Dlatego zostawiłeś zaznaczone pole Skrzynka odbiorcza i użyłeś skrótów zamiast je przenosić. Zobaczysz skróty w folderze All Mail.
W folderze Archiwa potwierdź, że e-maile zostały zarchiwizowane, najeżdżając kursorem na każdą z nich. Ikona „Archiwum” po prawej stronie każdej wiadomości zmienia kolor na szary (jasnoszara), jeśli znajduje się w archiwum i nie pokazuje ręki.

W powyższym procesie utworzyłeś folder archiwum do przechowywania zarchiwizowanych wiadomości e-mail, oznaczyłeś każdy e-mail jako Skrzynkę odbiorczą i Archiwa, zarchiwizowałeś je ręcznie i możesz je przeglądać w folderze Archiwa w celu łatwego odzyskania. Użycie „Przenieś do” nie jest odpowiednie, ponieważ usuwa wiadomość e-mail ze skrzynki odbiorczej. Dlatego zamiast tego powinieneś używać skrótów.

Po dodaniu folderu Archives możesz go używać do przyszłych potrzeb. Pamiętaj tylko, aby używać etykiet zamiast opcji „Przenieś do”, w przeciwnym razie nie zadziała.

Wybrane wiadomości e-mail pojawiają się teraz w folderze Archiwum, gotowe do rozpakowania, jeśli ich potrzebujesz, zgodnie z opisem poniżej. Nie musisz przeglądać wielu e-maili, aby znaleźć zarchiwizowane, ponieważ są one przechowywane w Twoich archiwach. teczka. Jak wspomniano wcześniej, nowe odpowiedzi również spowodują cofnięcie archiwizacji wiadomości e-mail.

Jak archiwizować wszystkie wiadomości e-mail Gmail lub zbiorczo

Możesz zarchiwizować dowolne lub wszystkie e-maile za pomocą kilku prostych kliknięć. Twoja skrzynka odbiorcza stanie się pusta, ale grupa wiadomości e-mail w folderze Wszystkie poczta nadal będzie wyglądać zagmatwana, więc przed rozpoczęciem archiwizacji spróbuj usunąć te, których na pewno nie będziesz potrzebować. Możesz również utworzyć folder kopii zapasowej do łatwego przeglądania później, jak powyżej „Archiwa”, a następnie użyć go przed zarchiwizowaniem jakichkolwiek wiadomości e-mail.

Możesz dostosować, co chcesz zarchiwizować, korzystając z opcji rozwijanych obok pola Zaznacz wszystko. Wybierz przeczytane lub nieprzeczytane e-maile, oznaczone gwiazdką lub nawet odznaczone, jeśli chcesz. Oto, co musisz zrobić, aby zarchiwizować wszystkie swoje e-maile razem lub zbiorczo:

Kliknij ikonę „” (ikona wyboru/odznaczenia listy rozwijanej) u góry nad wszystkimi e-mailami.

Kliknij ikonę „ ” (ikona wyboru/odznaczenia listy rozwijanej) u góry, nad wszystkimi wiadomościami e-mail.
Kliknij ikonę „” (ikona wyboru/odznaczenia listy rozwijanej) u góry nad wszystkimi e-mailami.

Wybierz Wszystkie, Przeczytane, Nieprzeczytane, Oznaczone gwiazdką lub Nieoznaczone w zależności od tego, co chcesz zarchiwizować.

Po wybraniu wszystkich wiadomości e-mail kliknij „” (ikona archiwum), a wszystkie wiadomości zostaną przeniesione do folderu Wszystkie wiadomości.

Po wybraniu wszystkich wiadomości e-mail kliknij „” (ikona archiwum), a wszystkie wiadomości zostaną przeniesione do folderu Wszystkie wiadomości.

Kliknij „OK”, gdy pojawi się okno potwierdzenia zbiorczego.

Wszystkie wybrane wiadomości e-mail są teraz wyświetlane w folderze Wszystkie wiadomości i nie pojawiają się już w Skrzynce odbiorczej. Możesz utworzyć folder Archiwa, tak jak w innej sekcji powyżej, przed wykonaniem opisanych tutaj kroków, dzięki czemu wszystkie wiadomości e-mail zarchiwizowane zbiorczo będą łatwe do znalezienia później.

Jak cofnąć archiwizację wiadomości e-mail w Gmailu

W dowolnym momencie możesz przywrócić zarchiwizowaną wiadomość e-mail z powrotem do jej oryginalnego folderu. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

Jeśli najpierw przeniosłeś wszystkie zarchiwizowane wiadomości e-mail do folderu, przejdź do tego folderu, aby je wyświetlić. Jeśli nie, przewiń w dół lewe menu nawigacyjne i wybierz Więcej, a następnie otwórz folder Wszystkie.
Wybierz wiadomości e-mail, które chcesz rozpakować, a następnie kliknij „” (ikona Przenieś do).

Wybierz „Skrzynka odbiorcza” z listy folderów.

Teraz wszystkie wybrane e-maile wracają do Twojej skrzynki odbiorczej.

Archiwizuj wiadomości e-mail na urządzeniach mobilnych

Możesz także archiwizować wiadomości e-mail z urządzeń mobilnych. Proces jest bardzo podobny do powyższego i działa zarówno na urządzeniach z systemem iOS, jak i Android. Oto, co musisz zrobić:

Otwórz aplikację Gmail na smartfonie lub tablecie.
Otwórz folder Wszystkie, aby zobaczyć wszystko, a następnie zaznacz kółko obok każdego e-maila, który chcesz zarchiwizować, lub stuknij go ponownie, aby usunąć zaznaczenie.
Jeśli najpierw utworzyłeś folder Archiwa, tak jak w poprzednich sekcjach powyżej, kliknij „” (ikona Opcje) u góry. W przeciwnym razie przejdź do „Kroku 7”.

Wybierz Edytuj etykiety z listy opcji.
Wyczyść wszystkie pola wyboru, a następnie zaznacz pola Skrzynka odbiorcza i Archiwa. Chcesz, aby e-maile były przechowywane w obu folderach.
Otwórz folder Wszystkie, aby zobaczyć wszystko, a następnie zaznacz „kółka” obok każdego e-maila, który chcesz zarchiwizować. Powinny mieć dwie etykiety: „Skrzynka odbiorcza” i „Archiwum”. Aby zobaczyć etykiety, może być konieczne obrócenie do trybu poziomego.
kliknij „” (ikona archiwum) u góry, aby automatycznie zarchiwizować wybrane e-maile.

Każdy wybrany e-mail znika ze skrzynki odbiorczej. Jeśli utworzyłeś folder Archives i oznaczyłeś e-maile jako takie, pozostaną one w folderze Archives do wykorzystania w przyszłości.

Wybrane wiadomości e-mail pojawiają się teraz w folderze Wszystkie wiadomości i pozostają w nowo utworzonym folderze Archiwa, jeśli wcześniej wybrałeś tę opcję.

Jak rozpakować e-maile za pomocą aplikacji Gmail

Otwórz aplikację Gmail na smartfonie lub tablecie.
W lewym menu nawigacyjnym przewiń w dół, wybierz folder Wszystkie wiadomości i wybierz wiadomości e-mail, które chcesz rozpakować. Możesz także wybrać folder Archiwa, jeśli go utworzyłeś i wyświetlasz tylko zarchiwizowane wiadomości e-mail.

Jeśli wiadomość e-mail została zarchiwizowana, kliknij „” (menu Opcje) i wybierz z listy „Przenieś do skrzynki odbiorczej”. Jeśli brakuje określonej opcji, wiadomość e-mail nie jest archiwizowana.

Jeśli wiadomość e-mail została zarchiwizowana, kliknij „ ” (menu Opcje) i wybierz z listy „Przenieś do skrzynki odbiorczej”. Jeśli brakuje określonej opcji, wiadomość e-mail nie jest archiwizowana.
Jeśli wiadomość e-mail została zarchiwizowana, kliknij „” (menu Opcje) i wybierz z listy „Przenieś do skrzynki odbiorczej”. Jeśli brakuje określonej opcji, wiadomość e-mail nie jest archiwizowana.

Wybrane wiadomości e-mail pojawią się teraz ponownie w skrzynce odbiorczej i zostaną rozpakowane.

Podsumowując, niektóre e-maile są ważniejsze niż inne, więc naturalne jest, że chcesz je zachować do wykorzystania w przyszłości. Przeczytałeś, jak archiwizować wiadomości e-mail z zachowaniem kopii zapasowej i jak to zrobić zarówno na komputerze PC, jak i na urządzeniach mobilnych.

Utworzyłeś folder kopii zapasowej o nazwie Archiwa, oznaczyłeś wiadomości e-mail dla Skrzynki odbiorczej i Archiwów, zarchiwizowałeś wybrane wiadomości e-mail i uzyskałeś do nich dostęp w folderze Archiwa zamiast przeszukiwać folder Wszystkie. Teraz możesz zarządzać swoją pocztą e-mail, więc nie musisz się martwić, że Twoja skrzynka odbiorcza jest pełna.