Jak klonować lub tworzyć kopie wersji roboczych w Gmailu

Dla wielu tworzenie klonu lub kopii roboczej wiadomości e-mail jest niezbędną częścią ich pracy. Na szczęście jest to możliwe dzięki szablonom wiadomości e-mail, funkcji już wbudowanej w Gmaila.

Niezależnie od tego, czy próbujesz utworzyć standardową wiadomość e-mail do automatycznych odpowiedzi na prośby i płatności, czy po prostu chcesz skrócić czas odpowiedzi, Gmail ma to, czego potrzebujesz. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez proces tworzenia własnych szablonów wiadomości e-mail na większości głównych urządzeń.

Szablony wiadomości

Szablony wiadomości e-mail zapisują wszystkich właścicieli małych firm lub tych, którzy mówią to samo w tych samych wiadomościach e-mail. Korzystam z nich odkąd założyłem własną firmę i na przestrzeni lat zaoszczędziły mi wiele setek godzin.

Szablony e-maili pomogą Ci również wyglądać bardziej profesjonalnie. Możesz odpowiedzieć szybciej, a proste „Dziękujemy za wiadomość e-mail, jeden z naszych pracowników skontaktuje się z Tobą bezpośrednio w ciągu 24 godzin” może sprawić, że klient poczuje się doceniony. Biorąc pod uwagę, jak łatwo jest to zrobić, gorąco polecam ich używanie.

Twórz szablony wiadomości e-mail w Gmailu na PC

Gmail wywołuje szablony gotowych odpowiedzi i musisz włączyć tę funkcję, aby móc z nich korzystać. Następnie możesz utworzyć dowolną liczbę szablonów wiadomości e-mail.

• Otwórz Gmaila i zaloguj się.
• Teraz wybierz ikonę koła zębatego w menu Ustawienia w prawym górnym rogu ekranu.

• Następnie kliknij Wyświetl wszystkie ustawienia.

• Teraz kliknij „Zaawansowane”.

• Następnie, jeśli jeszcze nie zostało to zrobione, wybierz „Włącz dla szablonów” i kliknij „Zapisz zmiany”.

• Po ponownym uruchomieniu Gmaila kliknij Utwórz.

• Wpisz tekst, który chcesz umieścić w szablonie, a następnie kliknij Więcej (trzy kropki w pionie).

• Następnie kliknij Szablony > Zapisz wersję roboczą jako szablon > Zapisz jako nowy szablon.

• Na koniec nadaj swojemu szablonowi nazwę i wybierz Zapisz.

Twórz szablony e-maili w Gmailu na Androida

Podobnie jak na PC, możesz stworzyć szablon na swoim urządzeniu z Androidem.

• Otwórz aplikację Gmail i kliknij przycisk Utwórz (+).
• Teraz wprowadź swój adres e-mail i kliknij przycisk „Więcej” (trzy pionowe kropki).
• Wybierz Zapisz wersję roboczą z menu rozwijanego.

Twórz szablony wiadomości e-mail w Gmailu na iPhonie

Aby pracować z Gmailem, musisz zainstalować aplikację, taką jak szablony wiadomości e-mail, lub użyć wbudowanej aplikacji Notes do tworzenia szablonów wiadomości e-mail.

• Otwórz aplikację Gmail, przewiń w dół i kliknij przycisk Napisz (ikona papieru i długopisu).
• Jeśli masz zainstalowane szablony wiadomości e-mail, kliknij wielokropek (trzy poziome kropki) i wybierz Wstaw z szablonów przez cloudHQ.

Alternatywnie możesz utworzyć szablon za pomocą aplikacji Notes.

• W utworzonym szablonie e-maila kliknij ikonę w prawym górnym rogu ekranu i wybierz aplikację Gmail.
• Notatka powinna teraz zostać załadowana do treści wiadomości e-mail.

Korzystanie z szablonu wiadomości e-mail

Teraz, gdy masz już utworzony szablon wiadomości e-mail, nadszedł czas, aby go użyć. Kiedy pojawi się pierwsza okazja do użycia szablonu, wykonaj następujące czynności:

• Otwórz Gmaila i kliknij Utwórz.

• Teraz kliknij „Więcej”.

• Następnie przejdź do Szablony > Wstaw szablon i wybierz szablon wiadomości e-mail.

• Następnie wprowadź niezbędne zmiany i kliknij Prześlij.

Możesz również zrobić to samo, korzystając z opcji Odpowiedz.

Używanie szablonu wiadomości e-mail do automatycznych odpowiedzi

Idąc w szablonie wiadomości e-mail o krok dalej, co powiesz na ustawienie przygotowanej odpowiedzi jako automatycznej odpowiedzi na przychodzącą wiadomość e-mail. Musisz zachować ogólną odpowiedź, ale jest to świetny sposób na potwierdzanie zamówień lub próśb i budowanie dobrych relacji z klientem.

• Kliknij ikonę na pasku wyszukiwania u góry ekranu.

• Teraz wprowadź kryteria wyszukiwania i wybierz Utwórz filtr. 

• Następnie zaznacz pole „Prześlij szablon”, wybierz szablon, który chcesz przesłać, i ponownie kliknij „Utwórz filtr”.

Teraz po spełnieniu kryteriów filtrowania Gmail automatycznie wysyła przygotowaną odpowiedź. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku potwierdzeń lub aktualizacji i może być wyzwalane na wiele sposobów. Nie mogę ich wszystkich tutaj wymienić, ale w swoich e-mailach rozpoznasz szablon, którego możesz użyć. Na przykład wszystkie wiadomości e-mail są wysyłane na Twój adres e-mail „ [email protected] ” lub dowolny e-mail zawierający słowo „Zamówienie”. Masz pomysł.