Jak korzystać z Copilot w Outlooku

Dzięki subskrypcji Copilot Pro użytkownicy Microsoft 365 mogą uzyskać pomoc towarzysza AI w różnych aplikacjach Microsoft. Outlook jest jedną z tych aplikacji, obok Worda, Excela, PowerPointa i OneNote.

Nie widzisz Copilota w Outlooku?

Istnieje ryzyko, że nie będziesz widzieć funkcji Copilot w programie Outlook, mimo że masz aktywne subskrypcje Copilot Pro i Microsoft 365 Personal lub Family. Dzieje się tak dlatego, że w odróżnieniu od innych aplikacji Copilot for Outlook ma więcej wymagań wstępnych.

Po pierwsze, Copilot dla programu Outlook jest obecnie dostępny tylko dla kont służbowych lub szkolnych oraz kont Microsoft korzystających obecnie z adresów e-mail w witrynach Outlook.com, Hotmail.com, Live.com i msn.com. Jeśli korzystasz z usług poczty e-mail innej firmy, np. Yahoo, Gmail, iCloud itp., w programie Outlook nie będziesz mieć funkcji Copilot.

Teraz nawet jeśli korzystasz z jednego z obsługiwanych kont i nadal nie masz funkcji Copilot w programie Outlook, dzieje się tak dlatego, że aby z niej korzystać, musisz używać nowego programu Outlook w systemie Windows i najnowszej wersji na komputerze Mac. Starsza wersja programu Outlook na komputerze Mac i klasyczna wersja programu Outlook w systemie Windows nie obsługuje funkcji Copilot.

Ponadto możesz używać funkcji Copilot w aplikacji Outlook w sieci Web.

Jeśli nadal nie widzisz funkcji Copilot w aplikacji Outlook, spróbuj ponownie uruchomić aplikację.

Użyj Copilot w Outlooku

Korzystając z aplikacji Copilot w programie Outlook, możesz generować podsumowania wiadomości e-mail, uzyskiwać pomoc przy pisaniu wersji roboczych, a nawet uzyskiwać informacje zwrotne od aplikacji Copilot na temat napisanych wiadomości e-mail.

Możliwości funkcji Copilot w programie Outlook są nieco ograniczone w przypadku rozwiązania Copilot Pro w porównaniu z funkcją Copilot na platformie Microsoft 365; nie może pomóc w harmonogramowaniu i planowaniu wydarzeń w pierwszym przypadku.

Tworzenie e-maili za pomocą Copilot

Dzięki Copilot możesz uzyskać pomoc przy tworzeniu wiadomości e-mail w programie Outlook, od tworzenia treści po dopracowanie tonu.

• Otwórz aplikację komputerową lub internetową Outlook.
• Kliknij przycisk „Nowa poczta” na karcie „Strona główna”. Możesz także otworzyć wersję roboczą lub odpowiedzieć na trwającą rozmowę, w zależności od tego, jak chcesz wysłać wiadomość e-mail.

• Zakładka „Wiadomość” stanie się aktywna. Kliknij ikonę „Copilot” na wstążce wiadomości.

• Z wyświetlonych opcji wybierz opcję „Draft with Copilot”.

• Otworzy się okno dialogowe „Kopiuj z drugim pilotem”. Napisz zachętę, czyli opis treści, którą chcesz przekazać w wiadomości e-mail.

• Aby dostosować parametry tonu i długości, kliknij przycisk „Opcje generowania” w lewym dolnym rogu okna dialogowego. Tutaj możesz wybrać różne tony, takie jak neutralny, formalny, swobodny itp., Oraz długość wiadomości e-mail.

• Następnie kliknij przycisk „Generuj”.

• Copilot wygeneruje wiadomość e-mail w ciągu kilku sekund. Możesz kliknąć przycisk „X”, aby go zatrzymać.

• Po wygenerowaniu wiadomości e-mail będziesz mieć do dyspozycji kilka opcji.

• Jeśli podoba Ci się wersja robocza, ale chciałbyś wprowadzić w niej pewne zmiany, przejdź do pola tekstowego „Wszystko, co chcesz zmienić”, określ swoją prośbę i kliknij przycisk „Wyślij”. Copilot wygeneruje nową wersję roboczą zawierającą Twoją prośbę.

• Możesz porównać różne wersje za pomocą strzałek „<” i „>”.

• Jeśli chcesz otrzymać całkowicie nową wersję roboczą, kliknij przycisk „Wygeneruj ponownie”.

• Jeśli jednak podoba Ci się e-mail przygotowany przez Copilot, kliknij przycisk „Zachowaj”, a następnie kliknij przycisk „Odrzuć”, jeśli nie chcesz dodawać go do swojego e-maila.

• Kliknięcie „Zachowaj” spowoduje załadowanie wiadomości e-mail do skrzynki redagowania. Zakończ pisanie wiadomości e-mail i wyślij ją.

Uzyskaj coaching e-mailowy od Copilot

Oprócz tworzenia wiadomości e-mail od podstaw Copilot może również pomóc w przypadku wiadomości, które już napisałeś. Dzięki coachingowi e-mailowemu Copilot przeanalizuje napisaną przez Ciebie pocztę i przedstawi sugestie, które uczynią ją bardziej profesjonalną. Oto jak to działa.

• Zacznij tworzyć nową pocztę w aplikacji Outlook i wpisz swój e-mail. Powinien mieć co najmniej 100 znaków, aby Copilot mógł go skutecznie przeanalizować.
• Następnie kliknij przycisk „Copilot” na wstążce i z rozwijanych opcji wybierz „Coaching przez Copilot”.

• Copilot natychmiast rozpocznie analizę treści. Poczekaj, aż zakończy analizę. Kategorie, pod kątem których sprawdzana jest wiadomość e-mail, to „Ton”, „Nastroje czytelnika” i „Przejrzystość”.
• Następnie, w zależności od wersji roboczej, podkreśli, co według niego stanowi problem w każdej kategorii i przedstawi sugestię, która może pomóc w jego rozwiązaniu.

Jeśli podobają Ci się sugestie, możesz ręcznie dołączyć je do wiadomości e-mail.

Podsumowanie wątków e-mailowych za pomocą funkcji Copilot

Jeśli masz dużo e-maili do nadrobienia, Copilot może być Twoim najlepszym sprzymierzeńcem. Może szybko generować podsumowania i kluczowe punkty dla e-maili i wątków e-mailowych, dzięki czemu nie musisz przeglądać każdej wiadomości w rozmowie z osobna.

• Otwórz wiadomość e-mail lub rozmowę, którą chcesz podsumować w programie Outlook.
• W okienku odczytu kliknij przycisk „Podsumowanie przez Copilot” lub „Podsumuj”.

• Poczekaj, aż Copilot wygeneruje podsumowanie i kluczowe punkty.
• Podsumowanie pojawi się u góry wątku wiadomości e-mail.

• Może również zawierać cytaty, dzięki czemu możesz przejść do odpowiedniego wątku rozmowy bezpośrednio z podsumowania. W ten sposób możesz zweryfikować informacje generowane przez Copilot, nie polegając na nich ślepo.

Integrując funkcje sztucznej inteligencji bezpośrednio z programem Outlook, Microsoft toruje drogę inteligentniejszej i bardziej intuicyjnej obsłudze poczty e-mail. Niezależnie od tego, czy jesteś zapracowanym profesjonalistą, czy osobą, która chce usprawnić komunikację cyfrową, Copilot w programie Outlook oferuje atrakcyjny zestaw narzędzi zwiększających produktywność i upraszczających rutynową komunikację e-mail.