Jak skonfigurować spotkanie w Microsoft Teams

Od czasu niedawnego wzrostu liczby pracy zdalnej usługa Microsoft Teams stała się popularna w wielu organizacjach. Jedną z głównych korzyści, z których będziesz korzystać w aplikacji Teams, jest organizowanie spotkań.

Jeśli nie wiesz, jak skonfigurować spotkanie w Microsoft Teams, nie martw się. Na szczęście nie jest to skomplikowany proces i pozwoli Ci na współpracę z członkami zespołu w mgnieniu oka. Gdy wszystko będzie gotowe do skonfigurowania spotkania w aplikacji Teams, ten artykuł przeprowadzi Cię przez kolejne kroki.

Jak zaplanować przyszłe spotkanie w Teams z komputera stacjonarnego

Aby zaplanować spotkanie na przyszłość, będziesz potrzebować płatnej wersji Microsoft Teams. Zaplanowanie nadchodzącego spotkania jest korzystne, aby wszyscy zaangażowani mogli się przygotować. Możesz także sprawdzić kalendarze wszystkich, aby zsynchronizować harmonogramy i upewnić się, że uczestnicy są dostępni w czasie spotkania.

Istnieją trzy sposoby zaplanowania spotkania na Pulpicie: z poziomu czatu, poprzez przycisk „Nowe spotkanie” w kalendarzu lub poprzez wybranie zakresu kalendarza.

Planowanie spotkania na pulpicie z czatu

Jeśli chcesz zaplanować spotkanie między członkami grupy czatu, możesz to zrobić bezpośrednio z ciągu czatu.

1. Poniżej pola nowej wiadomości wybierz opcję, aby skonfigurować spotkanie z członkami grupy czatu.

   

2. Podaj szczegóły spotkania i potwierdź.

   

Pamiętaj, że spowoduje to rozpoczęcie zupełnie nowego spotkania i nie będzie zachowywać informacji z bieżącego czatu. Jeśli chcesz, aby informacje o spotkaniu były wypełniane wewnątrz grupy, rozważ przejrzenie kanałów Microsoft Teams.

Wbrew temu, jak może to brzmieć, możesz zaplanować spotkanie tylko ze zwykłego czatu, a nie czatu spotkania.

Spotkanie aplikacji Teams może pomieścić 1000 zaproszonych osób, które mają uprawnienia do interakcji i czatowania na spotkaniu. Jednak gdy spotkanie osiągnie 1000 uczestników, wszyscy inni, którzy dołączą, będą w trybie tylko do wyświetlania, do 10 000 widzów.

Planowanie spotkania na pulpicie za pomocą przycisku „Nowe spotkanie”.

Drugą możliwością umówienia spotkania jest przycisk „Nowe spotkanie” znajdujący się w kalendarzu. Microsoft Teams ma funkcję, która synchronizuje kalendarze wielu pracowników. Planując spotkanie za pomocą kalendarza, możesz zobaczyć dostępność innych osób w Twojej organizacji. Możesz także wybrać, którzy członkowie są obowiązkowi, a którzy fakultatywni.

1. Otwórz kalendarz w Microsoft Teams i kliknij „Nowe spotkanie”.

   

2. Dodaj zaproszone osoby ze swojej organizacji lub z zewnątrz za pomocą podanego łącza.

   

3. Wybierz fizyczną lokalizację spotkania lub wskaż, że będzie ono online.

   

4. Możesz dodać opcjonalny program.

   

5. Zakończ z dodatkowymi opcjami i wybierz „Gotowe”.

   

Planowanie spotkania na pulpicie za pomocą zakresu kalendarza

Ostatnią opcją umówienia spotkania jest wybór zakresu w kalendarzu. Spowoduje to otwarcie wyskakującego okienka do wypełnienia szczegółów spotkania.

1. Wybierz zakres czasu w kalendarzu.

   

2. W wyskakującym okienku potwierdź szczegóły daty i godziny. Możesz je edytować, jeśli chcesz wybrać inny zakres.

   

3. Kliknij „Zapisz”, aby wysłać powiadomienie o spotkaniu do wszystkich.

   

Jak zaplanować przyszłe spotkanie zespołów z urządzenia mobilnego

Obecnie istnieje jeden sposób zaplanowania przyszłego spotkania w usłudze Teams na urządzeniu przenośnym. Podobnie jak w przypadku komputerów stacjonarnych, jest to dostępne tylko za pośrednictwem płatnej opcji Teams.

1. Na stronie kalendarza w aplikacji stuknij „Zaplanuj spotkanie”. Ikona wygląda jak mały kalendarz ze znakiem plus.

   

2. W wyświetlonym formularzu wprowadź tytuł spotkania. Tutaj możesz dodać uczestników oraz określić datę i godzinę.

   

3. Dodaj dodatkowe opcje i szczegóły, takie jak harmonogram spotkań cyklicznych lub opis tego, co chcesz osiągnąć na spotkaniu.

   

4. Stuknij „Gotowe”, gdy wszystko wygląda w porządku.

   

Jak rozpocząć natychmiastowe spotkanie

Nadal możesz skonfigurować spotkanie, jeśli nie masz dostępu do płatnej wersji Microsoft Teams. Ograniczeniem bezpłatnej wersji Teams jest to, że nie można zaplanować spotkania na przyszłość. Spotkanie można skonfigurować tylko tak, aby rozpoczynało się natychmiast. Aby to zrobić, wykonaj poniższe czynności.

Planowanie natychmiastowego spotkania na pulpicie:

Wykonaj poniższe czynności, aby skonfigurować natychmiastowe spotkanie z komputera.

1. Przejdź do kalendarza i kliknij przycisk „Spotkaj się teraz”.

   

2. Nazwij sesję i włącz lub wyłącz opcje audio i wideo.

   

3. Kliknij „Dołącz teraz”, aby rozpocząć spotkanie.

   

4. Po rozpoczęciu spotkania możesz zaprosić inne osoby, aby do Ciebie dołączyły.

   

Planowanie natychmiastowego spotkania na urządzeniu mobilnym:

Funkcja „Meet Now” nie jest jeszcze dostępna na urządzenia mobilne, więc rozpoczęcie spotkania wygląda nieco inaczej niż na urządzeniu z systemem Apple lub Android.

1. Otwórz stronę główną i wybierz „Meet”.

   

2. Kliknij „Poznaj teraz”.
3. Wybierz „Rozpocznij spotkanie”.

Jak zaprosić kogoś spoza mojej organizacji

Chociaż dodatkowe funkcje Teams są korzystne w organizacji, możliwe jest zaproszenie kogoś spoza organizacji, nawet jeśli nie ma on Microsoft Teams.

• W obszarze „Dodaj uczestników” konfiguracji spotkania możesz wprowadzić pełny adres e-mail dowolnej osoby spoza organizacji.
• Po zakończeniu konfiguracji spotkania zostanie udostępnione powiązane hiperłącze do tego spotkania. Możesz wysłać ten link e-mailem lub SMS-em do dowolnej osoby, aby umożliwić jej udział.

Możesz użyć dowolnej metody, aby zaprosić kogoś, kto nie ma Microsoft Teams. Otrzymają możliwość korzystania z niezarządzanego konta „gościa” podczas spotkania. Pamiętaj, że w aplikacji Teams administrator może ustawić uprawnienia dla „gości” uczestników spotkania, aby ograniczyć ich możliwość interakcji ze spotkaniem.

Kanały

Zespoły obejmują „kanały”, które umożliwiają uczestnikom spotkania współpracę nad powiązanymi zadaniami roboczymi jako zespół. Podczas zakładania spotkania istnieje możliwość dodania go do kanału, jeśli chcesz, aby korelująca przestrzeń do pracy płynęła do grupy ze spotkania. Gdy już masz kanał, możesz dodać kalendarz, który umożliwi planowanie przyszłych spotkań z poziomu tego kanału.

Korzystanie ze spotkań w Microsoft Teams

Teams to potężne narzędzie, które pomaga w sprawnym przebiegu spotkań organizacyjnych. Dzięki funkcjom kalendarza i dostępności już nigdy nie będziesz musiał się zastanawiać, jaki czas spotkania odpowiada członkom zespołu. Dzięki tak wielu opcjom możesz organizować spotkania z dowolnego urządzenia z udziałem dowolnej grupy osób. Niezależnie od tego, czy organizujesz szybkie spotkanie w ostatniej chwili, czy planujesz złożoną organizację zapracowanych osób, aplikacja Teams może zapewnić sukces w zbliżaniu ludzi.

Czy skonfigurowałeś spotkania zespołu za pomocą Microsoft Teams? Powiedz nam o tym w komentarzach poniżej.