Jak sprawdzić, kto przeglądał Twój dokument Google

2023/02/07

Dokumenty Google to doskonałe narzędzie do współpracy, ponieważ pozwala wielu osobom edytować i pracować nad jednym dokumentem w tym samym czasie, bez utraty kontroli nad tym, kto co robi. Jeśli Ty lub Twoja organizacja korzystacie z Dokumentów Google, wiedza o tym, kto w zespole przeglądał jaki dokument i kiedy, może być przydatna. Od upewnienia się, że wszyscy przeczytali wersję roboczą, regulamin, ostatnie zgłoszenie, zasady i procedury lub inny ważny dokument, możliwość zobaczenia, kto co zrobił i kiedy, jest niezbędna.

Do niedawna nie było możliwości sprawdzenia, kto wyświetla Twoje Dokumenty Google. Można było zobaczyć, kto go redagował, ale nie kto go tylko przeczytał. Jeśli nie zapisali, nie edytowali ani nie zostawili komentarza, nie miałeś pojęcia, czy dana osoba w ogóle przeczytała najnowszą wersję dokumentu. Ponadto, ponieważ możesz udostępniać Dokumenty Google z uprawnieniami tylko do odczytu, możesz udostępnić dokument niektórym osobom z zamiarem przejrzenia dokumentu, ale bez wprowadzania żadnych zmian.

Bieżące wersje Dokumentów Google umożliwiają skonfigurowanie ustawień, dzięki czemu możesz zobaczyć, kto przeglądał Twoje Dokumenty Google. Przyjrzyjmy się, jak możesz to zrobić samodzielnie.

Monitor aktywności G Suite

G Suite jest zwykle używany przez organizacje, w których współpraca jest niezbędna. Jeśli używasz G Suite do regularnej współpracy z innymi osobami, możesz użyć Monitora aktywności, aby zobaczyć historię wyświetlania dowolnego pliku Dokumentów Google.

Wykonaj następujące kroki, aby to zrobić:

Otwórz plik Arkusza Google
Kliknij ikonę strzałki trendu wzrostowego w prawym górnym rogu lub przejdź do menu rozwijanego
Narzędzia
Otwórz pulpit nawigacyjny aktywności
Kliknij kartę Wszyscy przeglądający w Twojej organizacji

Ten proces umożliwi śledzenie wyświetleń w dokumencie, w tym datę i godzinę ostatniego wyświetlenia dla każdego przeglądającego.

Jeśli nie widzisz opcji Monitor aktywności w Dokumentach Google, prawdopodobnie oznacza to, że jesteś zalogowany do bezpłatnej wersji Dokumentów Google lub do konta osobistego, a nie do wersji G Suite.

Trendy dotyczące widzów i komentarzy

Oprócz sprawdzania, kto przeglądał Twoje Dokumenty Google, Monitor aktywności umożliwia także przeglądanie trendów dotyczących tego, kiedy ludzie wyświetlali lub komentowali Twój dokument.

Trend oglądalności: pokazuje wykres słupkowy liczby unikalnych widzów w dowolnie wybranym przedziale czasu, od 7 dni do całego czasu.

Komentarze Trend: Pokazuje wykresy słupkowe trendu komentarzy w dowolnym przedziale czasu, od 7 dni do całego czasu.

Wyłącz historię przeglądania w Dokumentach Google

Jeśli z jakiegokolwiek powodu chcesz wyłączyć historię przeglądania dokumentu, możesz to zrobić, wykonując następujące szybkie czynności:

Otwórz Arkusz Google
Kliknij strzałkę trendu wzrostowego w prawym górnym rogu dokumentu lub przejdź do Narzędzia z menu rozwijanego
Otwórz pulpit nawigacyjny aktywności
Wybierz Ustawienia prywatności .
W sekcji Ustawienia dokumentu wyłącz opcję Pokaż moją historię wyświetlania tego dokumentu .

Ta opcja jest również dostępna w osobistej lub bezpłatnej wersji Dokumentów Google. Jeśli pracujesz nad dokumentem, ale nie chcesz, aby Twoi współpracownicy wiedzieli, dopóki nie będziesz gotowy do udostępnienia ostatecznych wersji, możesz wyłączyć historię wyświetlania.

Zacznij od otwarcia Arkuszy Google i kliknięcia Ustawienia .
Menu Ustawienia umożliwia wyłączenie historii przeglądania za pomocą ustawień Panelu aktywności . Po przełączeniu tej opcji do pozycji wyłączonej kliknij przycisk OK , aby zapisać zmiany.

Jak sprawdzić, kto wprowadził zmiany w Twoim dokumencie Google

Kontrola wersji jest bardzo ważna, zwłaszcza jeśli pracujesz w regulowanej branży. Kontrola wersji to coś, co Dokumenty Google robią dobrze od jakiegoś czasu. Dokumenty pokażą, kto edytował dokument, zapisał go lub udostępnił. To faktycznie działa nie tylko z G Suite, ale także z osobistymi Dokumentami Google.

Jeśli interesuje Cię kontrola wersji lub chcesz się upewnić, że nikt nie dokonał zmian, których nie powinien, bez zablokowania pliku, możesz się tego dowiedzieć, wykonując następujące kroki:

Otwórz Arkusz Google, który chcesz śledzić.
Wybierz Historia plików i wersji
Wybierz Zobacz historię wersji
Po prawej stronie ekranu powinno pojawić się okno pokazujące każdy zapis i edycję danego dokumentu.

W tym oknie powinieneś również mieć możliwość przeglądania poprzedniej wersji dokumentu przed dokonaniem edycji.

Jest to niezbędne do kontroli wersji, ponieważ masz ścieżkę audytu dotyczącą tego, jakie zmiany zostały wprowadzone, kiedy zostały wprowadzone i przez kogo. Jest to również przydatne, jeśli dokonałeś pewnych zmian, przespałeś się z tym, zmieniłeś zdanie i chcesz je wycofać.

Jak sprawdzić, kto udostępnił Twój dokument Google

Możesz także zobaczyć, kto i kiedy udostępnił Twój Dokument Google. Możesz także zobaczyć ustawienia udostępniania, aby lepiej kontrolować dostęp do swojego dokumentu.

Wejdź na drive.google.com
Kliknij Mój dysk po lewej stronie
Kliknij mały przycisk i w prawym górnym rogu
Teraz kliknij Aktywność
Kliknij każdy plik lub folder z osobna albo przejrzyj pasek przewijania po prawej stronie ekranu. Dzięki temu dowiesz się, kto udostępnił Twój dokument.

Możesz także sprawdzić w dokumencie, wybierając opcję Udostępnij. Nazwiska osób pojawią się w wyskakującym okienku. Jeśli jest wiele osób, wybierz nazwę, a pojawi się lista wszystkich nazw.

Końcowe przemyślenia

Możliwość określenia, kto wyświetlał, udostępniał i edytował Twoje dokumenty, jest ograniczona, jeśli nie masz dostępu do konta G Suite. jednak nadal istnieją sposoby na uzyskanie podstawowych informacji.

Wykonując czynności opisane w tym przewodniku, możesz szybko i łatwo zobaczyć, kto przeglądał, edytował lub zmieniał Twój dokument Dokumentów Google w jakikolwiek sposób. Czy masz jakieś pytania, doświadczenia lub wskazówki dotyczące sprawdzania aktywności w dokumentach Google? Zostaw komentarz w sekcji poniżej.