Jak znaleźć CRM zgodny z HIPAA

2023/01/12

Organizacje opieki zdrowotnej używają oprogramowania CRM do monitorowania pacjentów, rozliczania, usprawniania wewnętrznych przepływów pracy, raportowania i znajdowania nowych pacjentów.
Ponieważ przechowują poufne informacje o pacjentach, wszystkie systemy CRM w służbie zdrowia muszą być zgodne z ustawą HIPAA.
Wybierając CRM zgodny z HIPAA, należy szukać zabezpieczeń dostępu do danych i pracowników, skalowalności, automatycznego tworzenia kopii zapasowych danych i referencji klientów.
Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli gabinetów lekarskich poszukujących oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami (CRM), które jest zgodne z przepisami ustawy o ochronie prywatności informacji HIPAA.

Jako podmiot świadczący opiekę zdrowotną powinieneś traktować bezpieczeństwo i prywatność danych pacjentów jako priorytet, podobnie jak zdrowie pacjentów. Pacjenci mogą nie chcieć, aby wszystkie informacje dotyczące ich opieki zdrowotnej były szeroko dostępne – i mają prawo do bezpieczeństwa i prywatności danych dotyczących opieki zdrowotnej.

Podstawowym prawem regulującym bezpieczeństwo danych medycznych jest ustawa Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Szeroko zakrojone prawo obejmuje wszelkie urządzenia, które zawierają lub przesyłają chronione informacje zdrowotne (PHI), w tym dane gromadzone przez oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami. Korzyści z oprogramowania CRM mogą być znaczące dla organizacji ochrony zdrowia, ale tylko wtedy, gdy rozwiązania te są odpowiednio zabezpieczone i monitorowane.

W końcu organizacje opieki zdrowotnej są coraz częściej głównymi celami cyberataków. W 2020 r. liczba cyberataków wymierzonych w branżę medyczną – która już jest częstym celem złośliwych hakerów – wzrosła o 45%.

Korzyści płynących z CRM zgodnego z HIPAA jest wiele, ale tylko wtedy, gdy monitorujesz, wykrywasz i ograniczasz wszelkie cyberataki zagrażające PHI Twoich pacjentów. Poniżej przeprowadzimy Cię przez proces korzystania z CRM w opiece zdrowotnej oraz znaczenie znalezienia CRM zgodnego z HIPAA.

CRM w ochronie zdrowia

CRM dla służby zdrowia z analizą danych może pomóc Ci określić, którzy z Twoich pacjentów mogą wymagać dodatkowej opieki lub zidentyfikować pacjentów, którzy mają opóźnienia w badaniach kontrolnych i testach. Możesz także użyć CRM swojej praktyki do zarządzania receptami pacjentów i terminami.

Coraz częściej systemy CRM w służbie zdrowia dodają możliwości zdalnego monitorowania pacjentów. Jeśli jesteś właścicielem gabinetu lekarskiego i zainstalowałeś CRM z narzędziami do zdalnego monitorowania pacjentów, możesz zalogować się do swojego CRM, aby zobaczyć parametry życiowe pacjenta w czasie rzeczywistym. Najpierw musisz przepisać pacjentowi narzędzia do zdalnego monitorowania, takie jak pompy do pomiaru ciśnienia krwi i testy glukozy, których może używać w domu, a następnie możesz sprawdzić ich funkcje życiowe w dowolnym momencie.

Ponadto CRM może pomóc w poruszaniu się po zawiłościach związanych z rozliczeniami medycznymi, usprawnieniu przepływów pracy w praktyce oraz generowaniu raportów dotyczących skarg pacjentów i wyzwań wewnętrznych. Niektóre placówki służby zdrowia wykorzystują również CRM do kampanii marketingowych, aby przyciągnąć nowych pacjentów.

Kluczowe wnioski: w opiece zdrowotnej systemy CRM są wykorzystywane do monitorowania pacjentów i mają dodatkowe zastosowania w rozliczeniach, zarządzaniu, raportowaniu i marketingu.

Kiedy potrzebujesz oprogramowania CRM zgodnego z HIPAA?

Całe oprogramowanie CRM używane w opiece zdrowotnej musi być zgodne z ustawą HIPAA, ponieważ prawo to ma zastosowanie do wszystkich danych pacjentów, z którymi współpracują podmioty świadczące opiekę zdrowotną. Tytuł II ustawy HIPAA określa wytyczne, których muszą przestrzegać podmioty świadczące opiekę zdrowotną w odniesieniu do danych pacjentów, i zawiera po jednej regule dotyczącej transakcji, identyfikatorów, egzekwowania, prywatności i bezpieczeństwa.

Kluczowe wnioski: jeśli Twoja firma jest podmiotem objętym ustawą HIPAA, zawsze potrzebuje oprogramowania CRM zgodnego z ustawą HIPAA.

Co sprawia, że CRM jest zgodny z HIPAA?

Platforma oprogramowania CRM jest zgodna z ustawą HIPAA, jeśli gwarantuje, że wszystkie dane pacjentów pozostają poufne, mają kopię zapasową i są bezpiecznie przechowywane. Musisz przesyłać tylko zaszyfrowane dane i mieć pełną kontrolę nad danymi w swoim CRM – oznacza to zakaz pobierania, uzyskiwania dostępu, tworzenia, przechowywania lub udostępniania danych przez osoby nieupoważnione. Dla bezpieczeństwa warto również sprawdzić, czy Twój CRM został certyfikowany przez organizację specjalizującą się w bezpieczeństwie informacji i prywatności.

Kluczowe wnioski: CRM zgodny z HIPAA zapewnia wyraźne bezpieczeństwo i prywatność wszystkich danych pacjentów.

Czego szukać w CRM zgodnym z HIPAA

Oto najważniejsze cechy, których należy szukać w CRM zgodnym z HIPAA:

Dostęp dla pracowników. CRM zgodny z ustawą HIPAA powinien mieć zabezpieczenia gwarantujące, że pracownicy różnych szczebli będą mieli dostęp do danych pacjentów na odpowiednim dla ich stanowiska poziomie. Na przykład recepcjonistki powinny mieć dostęp tylko do podstawowych informacji identyfikujących, ale pielęgniarki i lekarze będą również potrzebować wglądu w parametry życiowe pacjentów.
Ochrona danych. Aby zachować zgodność z ustawą HIPAA, Twój CRM powinien mieć dodatkowe funkcje bezpieczeństwa danych poza środkami dostępu pracowników. Powinien kategoryzować dane według poziomów bezpieczeństwa i automatycznie blokować dostęp pracownikom na podstawie ich roli służbowej i poziomu danych. Powinien również oznaczać czasowo wszystkie zmiany danych tożsamością użytkownika CRM, aby zmiany były identyfikowalne.
Szeroka wiedza z zakresu cyberbezpieczeństwa. Chociaż platforma CRM to program, a nie osoba, każdy pracownik firmy CRM powinien być w stanie określić mocne i słabe strony oprogramowania w zakresie bezpieczeństwa cybernetycznego podczas rozmowy. Poproś swojego przedstawiciela handlowego o wyjaśnienie, w jaki sposób CRM obsługuje zabezpieczenia punktów końcowych, poprawki, HTTPS i inne obszary cyberbezpieczeństwa. Ich odpowiedzi pokażą, jak wysoko firma ceni zgodność z ustawą HIPAA.
Historie sukcesów. Firma CRM zgodna z ustawą HIPAA powinna być chętna i zdolna do dostarczenia referencji i ewentualnie studiów przypadku świadczeniodawców, którzy odnieśli sukces dzięki jej usługom CRM. Możesz sięgnąć do referencji, aby dowiedzieć się więcej o funkcjach zgodności CRM z HIPAA i porównać rozwiązania ze studium przypadku ze swoimi potrzebami.
Możliwość skalowania. Jeśli Twoja praktyka się rozwija, ważne jest, aby wybrać CRM zgodny z HIPAA, który może działać w organizacjach opieki zdrowotnej każdej wielkości. Przeglądając historie sukcesu swojego CRM, powinieneś spróbować znaleźć dowody współpracy z większymi organizacjami opieki zdrowotnej. Historia tej pracy wskazuje, że Twój CRM może pozostać z Tobą w miarę rozwoju i sugeruje, że będzie działał dla Ciebie, gdy będziesz jeszcze mały.
Zapasowa kopia danych. Utrata danych to jedna z najpoważniejszych konsekwencji naruszenia cyberbezpieczeństwa. CRM zgodny z HIPAA chroni przed tym problemem, regularnie tworząc kopie zapasowe danych, być może w więcej niż jednej lokalizacji.
Alerty bezpieczeństwa. Niektóre systemy CRM zgodne z ustawą HIPAA niemal natychmiast ostrzegają o naruszeniu danych, dzięki czemu można szybko zareagować. Szybka reakcja na naruszenie ochrony danych ma kluczowe znaczenie dla wszystkich firm, w szczególności dla organizacji opieki zdrowotnej zajmujących się wrażliwymi i potencjalnie ratującymi życie informacjami.

Kluczowe wnioski: szukając systemu CRM zgodnego z HIPAA, należy sprawdzić zabezpieczenia dostępu do danych i pracowników, skalowalność, automatyczne tworzenie kopii zapasowych danych, referencje i dodatkowe funkcje cyberbezpieczeństwa.

Najlepsze systemy CRM zgodne z HIPAA

Poniżej przedstawiono niektóre z najlepiej ocenianych programów CRM zgodnych z HIPAA.

Zachowaj

Keap to zgodna z HIPAA, przyjazna dla użytkownika platforma oprogramowania CRM, która doskonale nadaje się dla nowych i małych organizacji opieki zdrowotnej. Możesz użyć Keap do przechowywania i organizowania informacji o swoich pacjentach w systemie, do którego Twój zespół może uzyskać dostęp w razie potrzeby. Jest również przydatny do pozyskiwania pacjentów, a od stycznia 2021 r. Keap dodał ponad 2000 aplikacji do swojej biblioteki kompatybilnych integracji.

Świeże prace

Siły sprzedaży

Salesforce od dawna jest liderem w dziedzinie CRM, a oddział Salesforce Health Cloud nie jest wyjątkiem. Możesz go użyć do spersonalizowania opieki i wiadomości, które Twoi pacjenci otrzymują z Twojej praktyki. Może również pomóc w nawiązaniu bezpośrednich kontaktów między personelem a pacjentami i sprawić, że Twoje dane będą bardziej użyteczne. Pamiętaj, że płatnicy, a nie tylko dostawcy, mogą korzystać z Salesforce Health Cloud, dzięki czemu może usprawnić proces płatności między Tobą a Twoimi pacjentami lub ich ubezpieczycielami.

NexZdrowie

NexHealth to CRM zgodny z HIPAA, który ułatwia planowanie online, spotkania telemedyczne, listy oczekujących i przypomnienia o spotkaniach. Integruje się z większością głównych dostawców elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR) i zawiera funkcje raportowania i portale płatności pacjentów. Poziomy NexHealth mają różne funkcje; niektóre mają nawet możliwości prowadzenia kampanii marketingowych i zautomatyzowanego docierania do kolejnych spotkań.

PatientPop

PatientPop to zgodny z HIPAA CRM z funkcjami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Umożliwia automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail o terminach wizyt, elastyczną rezerwację online, ankiety pacjentów i silniejszą obecność online Twojej praktyki. W pełni integruje się również z większością platform EHR, elektronicznej dokumentacji medycznej (EMR) i zarządzania praktyką. W związku z tym PatientPop jest równie przydatny do poprawy doświadczenia pacjenta i znajdowania zupełnie nowych pacjentów, jak i do usprawnienia wewnętrznych przepływów pracy.

Caspio

Kluczowe wnioski: najlepsze CRM zgodne z HIPAA to Keap, Freshworks, Salesforce, NexHealth, PatientPop i Caspio.

Wybierz mądrze swój CRM dla służby zdrowia

Przed przeczytaniem tego artykułu prawdopodobnie zdawałeś sobie sprawę, że zgodność z ustawą HIPAA stwarza dodatkowe wyzwania przy wyborze CRM. Teraz, gdy już wiesz, jakie są te wyzwania, jesteś o krok bliżej do dokładnego zabezpieczenia danych pacjentów i prywatności w swojej praktyce medycznej.