Jak wypełnić i złożyć formularz HCFA

• Formularz HCFA jest używany przez praktyków nieinstytucjonalnych do wystawiania rachunków firmom ubezpieczeniowym za świadczone usługi.
• Formularz HCFA zawiera medyczne kody rozliczeniowe oraz dane demograficzne i informacje o ubezpieczeniu pacjenta.
• Aby złożyć formularz HCFA, wypełnij wszystkie 33 pola i przeprowadź formularz przez narzędzie do usuwania roszczeń, aby zidentyfikować błędy.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla lekarzy i płatników, którzy chcą zrozumieć formularze używane do składania roszczeń medycznych.

Ponieważ 92% Amerykanów ma ubezpieczenie zdrowotne , wystawianie rachunków medycznych jest nieuchronnie częścią codziennych zadań gabinetu. Jasne, większość lekarzy nie dostała się na medycynę, aby przez cały dzień wypełniać papierkową robotę, ale formularz HCFA – podstawowy formularz roszczenia medycznego – jest stosunkowo łatwy do wypełnienia. W tym przewodniku dowiesz się wszystkiego o formularzu oraz o tym, jak go wypełnić i złożyć.

Co to jest formularz HCFA?

Formularz HCFA, znany również jako formularz HCFA 1500 lub formularz CMS-1500, jest tym, co praktykujący nieinstytucjonalni składają płatnikom (zakładom ubezpieczeń). Często stanowią one podstawę roszczeń medycznych.

Skrót „HCFA” oznacza „Zarządzanie finansami opieki zdrowotnej”. Jak można się domyślić z tej nazwy, HCFA 1500 ma oficjalne pochodzenie. Jest to dzieło Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS), które początkowo opracowało je w celu ułatwienia zwrotu kosztów Medicare i Medicaid.

Formularz HCFA jest tak obszerny, że prywatni ubezpieczyciele również przyjęli go jako swój standard. Ponadto prawo federalne wymaga od praktyków ubiegających się o zwrot kosztów złożenia tych formularzy lub formularzy UB-04, co wyjaśnimy w dalszej części tego artykułu.

Jak działa formularz HCFA?

Lekarze tacy jak ty (lub, bardziej realistycznie, personel recepcji lub zewnętrzny zespół ds. rozliczeń medycznych) wypełnią formularz HCFA po spotkaniu z pacjentem. Kompletny formularz HCFA będzie zawierał kody aktualnej terminologii proceduralnej (CPT) dla wszystkich świadczonych usług. Może również zawierać kody diagnostyczne Międzynarodowej Klasyfikacji Chorób, 10. Rewizja (ICD-10). Kody te standaryzują usługi, dzięki czemu płatnicy łatwiej wiedzą, co zwrócić.

Twój formularz HCFA powinien również zawierać dane demograficzne pacjenta i podstawowe informacje. Co równie ważne, formularz powinien jasno określać informacje dotyczące ubezpieczenia pacjenta. W ten sposób płatnicy dokładnie wiedzą, które z Twoich kodów CPT i ICD-10 mogą, a których nie mogą zwrócić.

Kto wypełnia formularz HCFA?

Każdy z tych rodzajów indywidualnych lekarzy może wypełnić i złożyć formularze HCFA:

• Lekarze
• Specjaliści
• Pielęgniarki praktykujące
• Pielęgniarki-położne
• Dyplomowane pielęgniarki anestezjologiczne
• Asystenci lekarzy
• Psychologowie kliniczni
• Pracownicy socjalni kliniczni
• Usługi pogotowia ratunkowego
• Usługi laboratoryjne

FYI: Tylko nieinstytucjonalni świadczeniodawcy powinni wypełniać formularz HCFA. Inni usługodawcy muszą skorzystać z formularza UB-04.

Co zawiera formularz HCFA?

Formularz HCFA składa się z 33 pól. Jeśli wydaje się to przytłaczającą liczbą, nie martw się – każde pudełko wymaga niewielkiej ilości informacji, z których większość jest podstawowa. Ponadto przygotowaliśmy następujący przewodnik dotyczący rozliczeń HCFA, dzięki czemu możesz szybko przejść przez ten proces. Każdy ponumerowany wpis w tym przewodniku odpowiada temu samemu numerowi pola w formularzu HCFA.

1. Informacje o ubezpieczeniu: Należy podać Medicaid, Medicare lub prywatnego ubezpieczyciela pacjenta wraz z jego identyfikatorem ubezpieczeniowym, który należy umieścić w polu 1a.
2. Imię i nazwisko pacjenta: Wpisz pełne imię i nazwisko pacjenta.
3. Płeć i data urodzenia pacjenta: Wpisz miesiąc, datę i rok jako dwie cyfry. Zaznacz odpowiednie pole dla płci pacjenta przypisanej przy urodzeniu.
4. Imię i nazwisko ubezpieczonego: Jeśli pacjent korzysta z własnego planu ubezpieczenia, to pole można pozostawić puste. Jeśli ich plan dotyczy kogoś innego, wpisz to imię tutaj.
5. Adres i numer telefonu pacjenta: Wypełnij każde pole w tej sekcji odpowiednimi informacjami.
6. Stosunek pacjenta do ubezpieczonego: Zaznacz odpowiednie pole. Należy zaznaczyć tylko jedno z czterech obecnych pól.
7. Adres ubezpieczonego: Ponownie, pozostaw to pole puste, jeśli pacjent jest ubezpieczony we własnym zakresie. W przeciwnym razie dodaj te informacje dla osoby, której nazwisko znajduje się w planie ubezpieczenia.
8. Status pacjenta: Zaznacz jedno pole w pierwszym rzędzie (stan cywilny) i jedno pole w drugim rzędzie (status zatrudnienia).
9. Inne informacje o ubezpieczeniu: Pozostaw tę rubrykę pustą, jeśli pacjent posiada tylko podstawowe ubezpieczenie wskazane wcześniej w formularzu. Jeśli pacjent posiada dodatkowe ubezpieczenie, należy podać tutaj wszystkie wymagane informacje.
10. Stan pacjenta i informacje Medicaid: W tym miejscu należy wskazać, czy świadczone przez Państwa usługi były odpowiedzią na urazy lub choroby odniesione w pracy, w wypadku samochodowym lub innym wypadku. W polu „zarezerwowane do użytku lokalnego” dodaj numer Medicaid pacjenta, jeśli go posiada.
11. Numer polisy lub grupy ubezpieczonego: Wpisz tutaj numer polisy, grupy lub FECA pacjenta. Należy również dołączyć wymagane informacje identyfikujące. Jeśli dodałeś informacje do pola 9, zaznacz „tak” w polu 11d.
12. Podpis pacjenta: Wszystkie formularze HCFA wymagają podpisu pacjenta. W tym polu zapiszesz ten podpis.
13. Podpis ubezpieczonego: Tę sekcję należy wypełnić tylko wtedy, gdy pacjent posiada dodatkowe ubezpieczenie, jak wskazano w polu 9.
14. Data leczonego stanu: Wpisz datę, kiedy pacjent zaczął odczuwać pierwsze objawy.
15. Poprzednie zgłoszenia dotyczące leczonego schorzenia: Jeśli data spotkania z pacjentem, za który płacisz, nie jest pierwszym wystąpieniem tego stanu u pacjenta, zamiast tego zapisz tutaj pierwszą datę. Powinieneś wpisać datę spotkania, za które płacisz, jeśli rzeczywiście jest to pierwszy raz, kiedy pacjent ma objawy.
16. Daty bez pracy: Jeśli stan pacjenta spowodował, że został on pozbawiony pracy, należy podać daty odsunięcia pacjenta od pracy.
17. Polecający dostawca: Jeśli inny lekarz skierował pacjenta do ciebie, podaj imię i nazwisko tego lekarza, numer identyfikacyjny i krajowy identyfikator dostawcy (NPI).
18. Daty hospitalizacji: Jeśli stan pacjenta doprowadził do hospitalizacji, w tym miejscu należy podać daty hospitalizacji.
19. Zarezerwowane do użytku lokalnego: pozostaw tę sekcję pustą dla odbiorcy formularza w razie potrzeby.
20. Opłaty za laboratorium zewnętrzne: jeśli składasz wniosek o wykonanie testów laboratoryjnych przez stronę trzecią, zaznacz pole „tak” i zapisz kwotę opłaty.
21. Kody CPT: Podaj kody CPT odpowiadające świadczonym usługom. Możesz użyć linii szerokości strony w obszarze „Wskaźnik diagnostyczny”, aby podać dodatkowe kody.
22. Kod ponownego przesłania do Medicaid: Jeśli ponownie przesyłasz odrzucony wniosek do Medicaid, wpisz tutaj numer referencyjny pierwotnego wniosku.
23. Numer autoryzacji wcześniejszej: jeśli pacjent przyniósł na wizytę uprzednią autoryzację od płatnika, wpisz tutaj numer autoryzacji. Będziesz także potrzebować siedmiocyfrowego numeru IDE dla urządzeń badawczych i kodu pocztowego dla pogotowia ratunkowego.
24. Szczegóły usługi: Tutaj podasz daty i lokalizację usługi, świadczone usługi i odpowiadające im kwoty opłat. Wypełnisz również sekcję ze wskazówkami diagnostycznymi, którą po raz pierwszy napotkałeś w polu 21. Pamiętaj, że możesz pozostawić to pole puste w przypadku szczepionek przeciw grypie lub pneumokokom.
25. Identyfikator podatkowy: Podaj numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN) lub, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą bez numeru EIN, numer ubezpieczenia społecznego.
26. Numer konta pacjenta: Chociaż wypełnienie tego pola jest opcjonalne, wpisanie numeru konta pacjenta w ramach praktyki może pomóc w powiązaniu roszczenia z pacjentem i odpowiednim śledzeniu postępów.
27. Zaakceptuj przydział: Zaznacz pole „tak” dla usług lekarza, laboratorium, chirurga, dostawcy lub pogotowia ratunkowego.
28. Całkowite opłaty: wpisz łączną kwotę zwrotu kosztów, o którą się ubiegasz.
29. Kwota zapłacona: Jeżeli część roszczenia została już zapłacona, należy podać tę kwotę w tym miejscu.
30. Saldo do zapłaty: Odejmij wartość w polu 29 od pola 28, a następnie wpisz tę kwotę tutaj.
31. Podpis dostawcy: Podpisz formularz HCFA tutaj.
32. Informacje o lokalizacji punktu usługowego: Wpisz pełny adres miejsca, w którym świadczono usługi.
33. Informacje o usługodawcy: W tym miejscu ponownie podaj swój adres wraz z NPI i numerem telefonu. Skończyłeś już z formularzem HCFA.

Jak złożyć formularz HCFA

Po wypełnieniu formularza należy go przepuścić przez filtr roszczeń, aby sprawdzić, czy nie ma błędów. Narzędzia te są zwykle dostępne za pośrednictwem zewnętrznych dostawców usług rozliczeniowych medycznych. Po naprawieniu wskazanych błędów możesz ponownie przesłać formularz HCFA do odpowiedniej izby rozliczeniowej, która dostarczy go do odpowiedniego płatnika.

Jaka jest różnica między UB-04 a HCFA?

Podczas gdy indywidualni praktycy spoza instytucji składają formularze HCFA, praktycy instytucjonalni składają formularz UB-04. To rozróżnienie oznacza, że ​​szpitale, placówki szpitalne, placówki opieki i inne placówki medyczne korzystają z formularza UB-04. Wszyscy inni praktycy zamiast tego używają formularza HCFA.

Ta granica między formularzem UB-04 a HCFA jest wprawdzie nieco niejasna. Jednak eksperci ds. rozliczeń medycznych całkowicie rozumieją różnicę. Co więcej, eksperci ds. rozliczeń medycznych, którzy pracują w zewnętrznych firmach zajmujących się rozliczeniami medycznymi (przykład patrz nasza recenzja AdvancedMD), mogą wypełnić i złożyć te formularze w Twoim imieniu.

Jeśli wolisz uniknąć bólu głowy związanego z wyborem odpowiednich formularzy i spędzaniem czasu na formalnościach, odwiedź naszą stronę z najlepszymi ofertami rozliczeń medycznych. Znajdziesz tam nasze rekomendacje dotyczące zewnętrznych usług rozliczeniowych za usługi medyczne w oparciu o wielkość Twojej praktyki, specjalizację, złożoność rozliczeń i inne czynniki. Proces rozliczeń medycznych może być żmudny, ale dzięki outsourcingowi rozliczeń medycznych staje się znacznie łatwiejszy.