Jak udokumentować swój proces przepływu pracy jako freelancer

W większości środowisk pracy procesy przepływu pracy są już gotowe do naśladowania. Jako freelancer jest to jednak coś, co będziesz musiał sam opracować i wdrożyć. Na początku może to być onieśmielające, ale po kilku eksperymentach elastyczność w wyborze własnej dokumentacji przepływu pracy może być wzmacniająca.

Po co zawracać sobie głowę dokumentowaniem procesu przepływu pracy?

Poczekaj — jeśli nikt nie każe ci dokumentować przepływu pracy, po co się tym przejmować? Czy nie o to chodzi w „byciu swoim własnym szefem”?

To prawda: jako freelancer możesz zdecydować, że nie będziesz dokumentować wielu rzeczy, jeśli nie chcesz. Jednak dokumentowanie procesu przepływu pracy może pomóc w zaplanowaniu czasu, utrzymaniu lepszych relacji z klientami i rozliczeniu za pracę.

Możesz spróbować zrobić to bez dokumentowania przez jakiś czas. Jednak w miarę rozwoju kariery freelancera prawdopodobnie będziesz dokumentować coraz więcej. To może być długi i bolesny proces. Poświęcenie czasu na przygotowanie dokumentacji jest zdecydowanie łatwiejszym i bardziej miękkim sposobem.

Wyobrażanie sobie procesu przepływu pracy

Dokumentowanie procesu przepływu pracy może wydawać się dość abstrakcyjne i chaotyczne, jeśli nie jesteś do tego przyzwyczajony. Co więcej, może wyglądać zupełnie inaczej w zależności od rodzaju wykonywanej pracy. Możesz rozważyć podążanie za tym artykułem przy użyciu projektu, który już ukończyłeś. To może pomóc ci zrozumieć, w jaki sposób projekt się psuje.

1. Podziel swoje zadanie

Pierwszym krokiem jest podzielenie zadania na części. Jako pisarz lub redaktor może to być zarys książki lub artykułu. Jeśli jesteś artystą, mogą to być różne płaszczyzny lub elementy końcowego dzieła. Cokolwiek robisz, zadanie powinno zwykle być podzielone na wymierne kroki, które razem tworzą ostateczny projekt.

Podział zadania na części jest ważny z kilku powodów. Po pierwsze, będzie stanowić podstawowe ruchome części dokumentacji przepływu pracy. Co więcej, może pomóc ci psychicznie. Nawet jeśli nie przepadasz za dokumentowaniem, podzielenie zadania na części może ułatwić zarządzanie dużym projektem.

2. Utwórz listę kontrolną i wizualny schemat blokowy

Po rozbiciu zadania zamień każdą z części na pozycję na liście kontrolnej. Podobnie jak rozbijanie zadania na pierwszym miejscu, tworzenie listy kontrolnej służy dwóm celom: pomaga monitorować własne postępy i pomaga informować o nich klientów. Pomocne może być również przekształcenie listy kontrolnej w wizualny schemat blokowy.

Jest to szczególnie przydatne, jeśli projekt składa się z wielu kroków. Na przykład, jeśli edytujesz książkę, każdy rozdział może wymagać szkicu, szkicu, cytowania i edycji. Wyszczególnienie czegoś takiego na papierowej liście kontrolnej byłoby bałaganem, szczególnie jeśli pracujesz z wieloma zadaniami naraz lub zadania mogą przesuwać się w tę iz powrotem przez kolejne kroki.

Rozwiązanie, którego użyjesz do tego rodzaju konfiguracji, może zależeć od tego, jak bardzo jesteś autonomiczny. Jeśli pracujesz mniej więcej w próżni (jak robią to niektórzy freelancerzy), Twój wizualny schemat może być karteczką samoprzylepną na tablicy. Jeśli ściśle współpracujesz z klientem lub innymi kontrahentami, możesz skorzystać z udostępnianej platformy przepływu pracy, takiej jak Trello.

3. Zdefiniuj cele i cele

Ten krok może wydawać się trochę niepotrzebny. Dlaczego potrzebujesz celów i celów, jeśli masz już listę kontrolną?

Nawet z listą kontrolną nie możesz wykonać całego projektu naraz. Nadal musisz zdecydować, jaką część swojego projektu chcesz wykonać w ciągu dnia, tygodnia lub tylko pomiędzy spotkaniami z klientami.

Wracając do przykładu z książką, czy chcesz naszkicować wszystkie rozdziały, zanim któryś z rozdziałów zostanie sporządzony? Czy chcesz rozpocząć redagowanie jednego rozdziału, gdy poprzedni rozdział nie został jeszcze zredagowany? To są pytania, na które tylko ty możesz odpowiedzieć. Jednak udzielenie odpowiedzi z wyprzedzeniem może pomóc w utrzymaniu porządku.

Po raz kolejny posiadanie jasnych celów i zadań może pomóc Ci utrzymać się na szczycie projektu, ale może również pomóc w komunikowaniu się z klientem na temat tego, jak idzie projekt – i jak się spodziewasz.

4. Budżet i czas śledzenia

Kiedy masz już ustalone cele i cele, nadszedł czas, aby rozpocząć budżetowanie czasu.

Ile masz czasu na ukończenie całego projektu? Ile czasu musisz poświęcić na ten projekt w tym przedziale czasowym? Ile z tego czasu trzeba będzie przeznaczyć na każdy cel? Czy masz cały czas świata, czy też musisz ustalać priorytety i może obejść się bez dodatków, aby dotrzymać terminów?

Jeśli zarabiasz za godzinę, w naturalny sposób będziesz śledzić swój czas. Pamiętaj tylko, aby zanotować, ile czasu poświęcono na każdy etap projektu. W ten sposób będziesz mieć lepsze wyobrażenie o tym, ile czasu będziesz potrzebować, zarówno na realizację tego projektu, jak i przy planowaniu czasu na przyszłe projekty.

Jeśli otrzymujesz wynagrodzenie według projektu lub elementu dostarczanego, jak to robią niektórzy freelancerzy, może być kuszące, aby w ogóle nie śledzić czasu. Jednak znowu zrozumienie, w jaki sposób wykorzystujesz swój czas, może pomóc ci stać się lepszym i wydajniejszym freelancerem. Zastanów się więc nad śledzeniem i budżetowaniem swojego czasu — nawet jeśli nikt cię nie zmusza.

Przeglądaj, monitoruj i optymalizuj

Podczas poszczególnych projektów i po każdym projekcie poświęć trochę czasu na zastanowienie się nad dokumentacją procesu przepływu pracy. Czy były rzeczy, które w miarę postępów psuły ci się bardziej? Czy niektóre zadania zajęły Ci więcej lub mniej czasu, niż się spodziewałeś? Czy Twoje cele były zbyt duże, aby były realistyczne, czy zbyt małe, aby były pomocne?

Wykonywanie tego rodzaju pracy podczas projektu może pomóc w jak najefektywniejszej pracy przez resztę projektu. Wykonywanie tego rodzaju pracy między projektami może pomóc w przedstawianiu dokładniejszych wycen przyszłym klientom, a także w zarządzaniu własnym budżetem w efektywny i zarządzalny sposób.

Jesteś wart pracy

Większość klientów nie żąda jawnie dokumentacji przepływu pracy. Może być łatwo uzyskać „wizję tunelową freelancera”, która jest przymusem nie robienia niczego poza tym, czego wyraźnie żąda klient. Ale wykonanie dodatkowej pracy w celu dopracowania harmonogramu może pomóc Ci stać się bardziej wydajnym freelancerem. I to jest dobre dla wszystkich.