Jak stworzyć prosty system inwentaryzacji w programie Excel

Baza danych zapasów jest niezbędna do rozwoju każdej firmy opartej na produktach. Zapewnia łatwy dostęp do cennych danych i pomaga podejmować kluczowe decyzje biznesowe, takie jak zamawianie nowych zapasów.

Chociaż w Internecie można znaleźć kilka skomplikowanych i szczegółowych programów do zarządzania zapasami, możliwe jest również utworzenie prostego systemu zapasów w programie Excel. Nie tylko jest to możliwe, ale także całkiem łatwe.

Tworzenie prostej bazy danych inwentaryzacji w programie Excel

Aby zrozumieć proces tworzenia systemu zapasów w programie Excel, utwórzmy bazę danych zapasów dla sklepu z telefonami komórkowymi, wykonując poniższe czynności:

1. Utwórz następujące nagłówki w górnym wierszu nowego arkusza programu Excel: WeU , Nazwa modelu , Firma , Cena jednostkowa i Liczba dostępnych jednostek (Można utworzyć więcej nagłówków zgodnie z wymaganiami).
2. Użyj pogrubionej czcionki w nagłówkach.
3. Aby nagłówki były widoczne, dodaj kolor tła do komórek nagłówka.
4. Wybierz wszystkie nagłówki i przejdź do sekcji Czcionka na karcie Strona główna .
5. Kliknij strzałkę obok opcji Kolor wypełnienia i wybierz żądany kolor.

Gdy nagłówki są gotowe, nadszedł czas, aby wypełnić informacje. Do tej pory powinieneś mieć coś takiego:

Możesz dodać obramowania, aby Twoja baza danych programu Excel była przyjemna wizualnie i łatwiejsza do odczytania, wykonując poniższe czynności:

1. Zaznacz wszystkie komórki w bazie danych zasobów.
2. Przejdź do sekcji Czcionka na karcie Strona główna .
3. Kliknij strzałkę obok ikony Obramowania .
   
4. Wybierz rodzaj obramowania dla komórek bazy danych inwentaryzacji.

Aby dodać opcję filtrowania do swojej bazy danych:

1. Wybierz dowolną komórkę w swojej bazie danych.
2. Przejdź do sekcji Edycja po prawej stronie karty Strona główna .
3. Kliknij strzałkę obok ikony Sortuj i filtruj .
   
4. Kliknij opcję Filtruj .

Gratulacje, właśnie utworzyłeś bazę danych zapasów dla sklepu mobilnego.

Możesz łatwo aktualizować bazę danych, dodając nowe dane lub modyfikując istniejące. Możesz także odfiltrować żądane informacje z nowo utworzonej bazy danych inwentaryzacji.

Na przykład, jeśli chcesz przefiltrować wpisy bazy danych zapasów dla określonej firmy:

1. Kliknij strzałkę obok nagłówka Firma .
   
2. Wybierz żądaną firmę/firmy.
3. Baza danych pokaże tylko wpisy (telefony komórkowe) tylko dla tych firm.

Korzystanie z funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO w programie Excel Inventory

Załóżmy, że chcesz wyszukać cenę konkretnego artykułu w swojej bazie danych. Zamiast szukać go w bazie danych, możesz skorzystać z funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO w Excelu. Formuła funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO jest następująca:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Gdzie:

• WYSZUKAJ_WARTOŚĆ to wartość, której chcesz szukać w pierwszej kolumnie przypisanej tablicy tabeli.
• TABELA_TABLIC to przypisany zakres komórek, w którym chcesz zastosować funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO.
• COL_INDEX_NUMBER to numer kolumny zawierającej zwracaną wartość.
• WYSZUKAJ.ZASIĘGU (opcjonalnie) ma wartość PRAWDA lub FAŁSZ . Określ FAŁSZ , jeśli chcesz, aby program Excel zwracał dokładne dopasowanie, lub PRAWDA , jeśli chcesz, aby zwracał przybliżone dopasowanie. Jeśli nie określisz żadnej wartości, program Excel (domyślnie) ustawi wartość PRAWDA i zwróci przybliżone dopasowania.

Po zastosowaniu funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO program Excel lokalizuje WYSZUKAJ_WARTOŚĆ w pierwszej kolumnie przypisanego zakresu komórek. Dlatego, aby funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO działała, ważne jest, aby WYSZUKAJ_WARTOŚĆ znajdowała się w pierwszej kolumnie TABELI_TABLIC (przypisany zakres komórek).

Po znalezieniu wartości LOOKUP_VALUE program Excel zlicza komórki na podstawie określonej wartości COL_INDEX_NUMBER i zwraca wynik. Zwracana wartość będzie dokładna lub przybliżona, w zależności od tego, czy określono wartość FAŁSZ czy PRAWDA dla WYSZUKAJ.ZAKRES.

Teraz, gdy już dobrze rozumiesz funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO, użyjmy jej do wyodrębnienia danych z naszej bazy danych spisu telefonów komórkowych. Aby wyszukać cenę konkretnego telefonu komórkowego w swojej bazie danych, wykonaj następujące czynności:

1. Utwórz następujące dwa nagłówki w nowych komórkach: WeU i Price .
2. Wpisz następującą formułę pod nagłówkiem Cena:=VLOOKUP(
3. Aby podać wartość LOOKUP_VALUE , wybierz komórkę pod nagłówkiem WeU ( w naszym przypadku I5 ), a następnie dodaj przecinek.
4. W przypadku TABLE_ARRAY wybierz wszystkie komórki w bazie danych, pod nagłówkami ( w naszym przypadku A2:E10 ), po których następuje przecinek.
5. Chcemy znaleźć cenę żądanego WeU, więc ustawimy COL_INDEX_NUMBER na 4 (ponieważ nagłówek ceny jednostkowej jest czwartą kolumną w naszej bazie danych) i poprzedzimy go przecinkiem.
6. Na koniec podaj RANGE_LOOKUP jako FALSE , ponieważ chcemy, aby program Excel zwracał dokładne wartości.
   
7. Naciśnij enter.

Program Excel zwróci błąd #N/D, ale nie martw się. To dlatego, że nie dodaliśmy żądanego WeU (LOOKUP_VALUE) pod nagłówkiem WeU.

Aby poznać cenę konkretnego WeU (z przydzielonego nam zakresu, czyli z naszej bazy danych), wpisz ją pod nagłówkiem WeU, a Excel zwróci dokładną cenę towaru. Możesz to zrobić dla dowolnego elementu w bazie danych.

Aby uzyskać dalsze informacje o elemencie, powtarzasz ten sam proces. Powiedzmy, że chcesz również dowiedzieć się, ile jest dostępnych jednostek przedmiotu. W tym celu utwórz kolejny nagłówek obok nagłówka Price i nazwij go No. of Units . Pod tym nowym nagłówkiem wpisz następującą formułę:

=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,FALSE)

Zauważ, że podczas gdy reszta formuły jest taka sama, nasz COL_INDEX_NUMBER zmienił się z 4 (w poprzedniej formule) na 5. To dlatego, że nagłówek No. of Units znajduje się w piątej kolumnie naszej bazy danych.

Jak stworzyć system inwentaryzacji za pomocą szablonów programu Excel

Jeśli nie chcesz męczyć się z ręcznym tworzeniem systemu spisu w programie Excel, możesz wybrać łatwiejszą drogę, korzystając z szablonu spisu w programie Excel.

1. Przejdź do witryny internetowej pakietu Office, aby znaleźć gotowe do użycia szablony spisu programu Excel .
   
2. Wybierz szablon, którego chcesz użyć, i pobierz go.
3. Po zakończeniu pobierania kliknij go dwukrotnie, aby otworzyć plik szablonu.
4. Kliknij opcję Włącz edycję u góry, aby rozpocząć wprowadzanie zmian zgodnie z własnymi wymaganiami.

Teraz możesz dodawać lub usuwać nagłówki zgodnie ze swoimi potrzebami i zacząć używać szablonu do zarządzania zapasami poprzez dodawanie pozycji i aktualizowanie odpowiednich informacji.

Przenieś swój system inwentaryzacji Excel na wyższy poziom

Teraz, gdy masz już podstawy, nadszedł czas, aby przenieść system inwentaryzacji programu Excel na wyższy poziom. Możesz to łatwo zrobić, poznając różne formuły Excela i stosując je w bazie danych zapasów Excela. Pomoże Ci to w kreatywnym korzystaniu z bazy danych zapasów programu Excel i będziesz mógł z niej korzystać bardziej efektywnie.