Jak usprawnić współpracę przy kreatywnych projektach

Przy odrobinie starannego planowania rozpoczęcie wspólnego projektu lub zorganizowanie małej, kreatywnej społeczności (takiej jak pokój pisarza) może być proste i przyjemne.

Należy wziąć pod uwagę kilka ważnych aspektów, zazwyczaj w przypadku przydatnego oprogramowania lub aplikacji, które mogą pomóc. Przyjrzyjmy się tutaj tylko trzem z nich.

1. Utwórz miejsce do przechowywania i łatwego dostępu do plików

Podczas pracy nad twórczą współpracą nadejdzie czas, kiedy pliki będą musiały zostać udostępnione. Pliki mogą być niektórymi kartami graficznymi dla postaci we wspólnym świecie. Mogą to być nagrania wideo z internetowych spotkań dyskusyjnych. Ponieważ rodzaje nośników mogą się różnić, warto pomyśleć o miejscu, które ma dobrą pojemność bez rozbijania banku.

Na przykład Dropbox ma plan użytkowania biznesowego, który zapewnia 5 TB przestrzeni dyskowej za mniej niż 20 USD na osobę miesięcznie. Bezpłatną wersję próbną Dropbox Professional znajdziesz tutaj , jeśli Cię to interesuje. Warto też pomyśleć o miejscu, które łatwo udostępnić innym. Dropbox może pomóc w przypadku większych plików, takich jak wysokiej jakości obrazy i filmy, chociaż istnieją świetne alternatywy dla plików tekstowych.

Użytkownicy Microsoft One Drive i Google Drive mogą bezproblemowo przechowywać dokumenty utworzone w edytorze tekstu i łatwo udostępniać łącze pozostałym współpracownikom. Użytkownicy Google mogą zapoznać się z naszym przewodnikiem dotyczącym sposobów udostępniania tworzonych przez siebie dokumentów Google.

Jeśli pracujesz nad scenariuszem, serią opowiadań lub zbiorem wierszy i chcesz pomagać sobie nawzajem bez nadmiernego narzucania się, funkcje komentarzy w Microsoft Word i Dokumentach Google są bardzo wygodnym sposobem na zrobienie tego. GCFLearnFree ma dobry film na YouTube wyjaśniający, jak korzystać z funkcji komentowania w Dokumentach Google.

2. Zorganizuj interaktywną strefę burzy mózgów

Będą chwile, kiedy praca nad dokumentem edytora tekstu nie wystarczy do opracowania niektórych pomysłów. Skuteczną metodą wizualizacji rozwoju pomysłu jest użycie interaktywnej tablicy online, takiej jak Miro.

Istnieje wiele sposobów dostosowywania układu tablic i można je łatwo udostępniać współtwórcom w celu komentowania. W szczególności dzięki Miro możesz zamienić pomysły w zadania, umożliwiając sprawne przejście od koncepcji do produkcji.

Wiele bezpłatnych aplikacji i witryn do tablic interaktywnych jest darmowych i zawiera mnóstwo funkcji. Aby spróbować, możesz zalogować się do Miro tutaj i zapoznać się z funkcjami, które zapewnia. Pomocne wyjaśnienia są również dostępne online, takie jak nasz artykuł na temat tworzenia miesięcznego terminarza w Miro.

Jeśli potrzebny jest bardziej dogłębny system zarządzania zadaniami, w tym sposób organizowania kalendarza, przechowywania połączonych plików i efektywnego zarządzania większymi zespołami, istnieją darmowe systemy, takie jak Notion, którym warto się przyjrzeć. Istnieje wiele przydatnych wyjaśnień funkcji, w tym nasz artykuł na temat niektórych potężnych sztuczek Notion, które przyspieszają przepływ pracy.

Notion ma funkcję tworzenia i edytowania notatek w czasie rzeczywistym na wielu kontach. Chociaż brzmi to chaotycznie, przy odpowiedniej strategii zarządzania zespołem, można to również wykorzystać jako zaletę podczas współpracy nad dokumentem na żywo.

3. Używaj efektywnej metody komunikacji

Komunikatory internetowe mogą być skuteczne, takie jak utworzenie grupy WhatsApp lub Facebook Messenger, chociaż mają swoje ograniczenia. Slack też może być popularny, chociaż wysyłanie plików i przeglądanie historii czatów może szybko stać się kłopotliwe ze względu na ograniczenia przechowywania w darmowej wersji.

Forum społeczności online, takie jak Discord, może być dobre, ponieważ możesz tworzyć role dla członków, a dostępna jest wszechstronna funkcja wyszukiwania do znajdowania informacji w poprzednich rozmowach.

Zalecane są również wideokonferencje, ponieważ jest to dobry sposób na poznanie nazwisk i prowadzenie bardziej dynamicznej rozmowy na żywo, z którą system tekstowy może sobie poradzić. Istnieje również możliwość nagrywania spotkań wideo w celu przeglądania i udostępniania współpracownikom, którzy są nieobecni w tym czasie.

Zoom, Google Meet i Microsoft Teams są dobre w swojej pracy i zapewniają funkcję nagrywania oraz bardzo łatwo łączą się z kontami gospodarzy. Warto zwrócić uwagę na strefy czasowe, jeśli zdarzy ci się mieć jakichś współpracowników z zagranicy. Zoom posiada funkcję, która pozwala sprostać temu wyzwaniu. Nasz artykuł na temat ustawiania miejsca pracy w Zoom zawiera odpowiedź.

Dobrym sposobem na tworzenie krótkich komentarzy wideo lub krótkich zadań jest użycie systemu do nagrywania i udostępniania wideo, takiego jak Loom. Łatwo jest nagrać siebie i swój ekran, a następnie wygenerować link do udostępnienia. Współtwórcy mogą również reagować i komentować swoje filmy wideo. Taki system jest bardzo przydatny do pracy asynchronicznej.

Mniej znaczy więcej

Aby oszczędzić frustracji współpracowników, którzy muszą tworzyć wiele kont, pobierać wiele aplikacji i przekazywać swoje cenne dane wielu firmom zewnętrznym, zdecydowanie warto mieć absolutną pewność, że potrzebujesz wybranego oprogramowania przed jego wdrożeniem.

Powiedziawszy to, możesz odkryć ekscytujące i przydatne nowe funkcje oprogramowania, o których istnieniu wcześniej nie wiedziałeś lub które zostały polecone przez samego współpracownika. Po odrobinie prób i błędów oraz testów znajdziesz aplikacje i witryny, które najlepiej sprawdzają się dla Ciebie i Twojego zespołu.