Jak automatycznie usuwać stare e-maile w Gmailu

Zarządzanie pocztą elektroniczną może być trudne. W środowisku pracy niezwykle ważne jest utrzymywanie porządku w skrzynce odbiorczej, aby zachować wydajność. Zaśmiecona skrzynka odbiorcza może okazać się dość dużym problemem, zwłaszcza gdy musisz przeglądać góry starszych e-maili, których możesz już nie potrzebować. Kiedyś te starsze e-maile mogły spełniać jakiś cel, ale od tego czasu stały się dodatkowymi przeszkodami w wyszukiwaniu konkretnego e-maila. Skrzynka odbiorcza wypełniona spamem może naprawdę uniemożliwić Ci zarządzanie biblioteką e-maili i chociaż istnieje wiele sposobów, aby Twoje e-maile nie trafiały na dodatkowe listy spamu (zalecamy wysyłanie e-maili anonimowo), nadal musisz wyczyścić stare wiadomości spamowe, które w pierwszej kolejności trafiły do ​​Twojej skrzynki odbiorczej.

Aby uniknąć dużej ilości czasu, nie zalecałbym ręcznego usuwania wszystkich starszych e-maili. Zamiast tego, dzięki filtrom, będziesz mógł znacznie szybciej pozbyć się tych e-maili. Tworząc filtr, możesz usuwać stare wiadomości na podstawie określonego przedziału czasowego. Jedynym problemem, jaki widzę w stosowaniu filtrów, jest to, że dotyczą one tylko nowo otrzymanych wiadomości. W przyszłości możesz zastosować filtry, aby mieć pewność, że nagromadzenie nie pojawi się po raz drugi, ale co z e-mailami zapełniającymi Twoją skrzynkę odbiorczą teraz?

Automatyczne usuwanie starych e-maili w Gmailu

Jest kilka rzeczy, którymi warto się zająć, jeśli chodzi o pozbycie się starszych, niepotrzebnych e-maili, które nękają Twoją skrzynkę odbiorczą Gmaila. Omówię, jak skonfigurować filtry, zastosować je do wykorzystania w przyszłości i pozbyć się wszystkich bieżących starych e-maili za pomocą dodatku do Gmaila, Email Studio .

Konfigurowanie filtrów

Na początek skonfigurujmy filtry .

Aby rozpocząć:

1. Zaloguj się na swoje konto Gmail, podając wymagane dane uwierzytelniające.
2. Znajdź ikonę koła zębatego . To jest menu Ustawienia Gmaila , które można znaleźć w prawym górnym rogu okna. Kliknij tę ikonę, a następnie wybierz Ustawienia z menu rozwijanego.
3. Kliknij kartę Filtry , a następnie kliknij opcję Utwórz nowy filtr .
4. W polu tekstowym Zawiera słowa wpisz: starsze_niż:x , gdzie „x” to przedział czasowy wiadomości, które chcesz usunąć. Będzie to liczba, po której następuje litera. Kolejne litery będą odnosić się do ram czasowych. Będziesz musiał użyć „d” w przypadku dni, „w” w przypadku tygodni i „m” w przypadku miesięcy. Przykładem może być starszy_niż:3d , jeśli chcesz usunąć e-maile starsze niż trzy dni.
5. Następnie kliknij przycisk Utwórz filtr z tym wyszukiwaniem .
6. Wypełnij pola oznaczone Usuń to i Zastosuj także filtr do ze znacznikiem wyboru, klikając je.
7. Na koniec kliknij Utwórz filtr , aby zobaczyć, jak wszystkie Twoje starsze e-maile, na podstawie właśnie ustawionej daty, są przenoszone ze skrzynki odbiorczej do folderu kosza.

Wiadomości usunięte w Gmailu nie znikają natychmiast. Zamiast tego możesz je znaleźć w folderze Kosz. Oznacza to, że te e-maile nadal będą wliczane do całkowitej pojemności danych. Aby całkowicie się ich pozbyć, możesz poczekać, aż Gmail automatycznie je usunie po 30 dniach, lub usunąć je teraz samodzielnie. Aby wykonać to drugie, kliknij folder Kosz , a następnie kliknij link Opróżnij kosz teraz .

Filtruj do przyszłego usunięcia (ponowna aplikacja)

Tytuł tego artykułu dotyczy automatycznego usuwania. Niestety, filtry nie mogą być uruchamiane automatycznie. Będziesz musiał wrócić i jeszcze raz zastosować filtr do bieżącej skrzynki odbiorczej.

Aby ponownie zastosować filtr:

1. Wróć do Ustawień, klikając ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu okna Gmaila i wybierając Ustawienia z menu rozwijanego.
2. Kliknij kartę Filtry .
3. Ponieważ filtr został już wcześniej utworzony, możesz teraz kliknąć przycisk Edytuj znajdujący się obok tego filtra. Jeśli wcześniej utworzyłeś wiele filtrów, możesz łatwo znaleźć ten, który Cię interesuje, ponieważ zostaną wyświetlone kryteria dla każdego filtra.
4. Kliknij Kontynuuj w sekcji, która pojawi się z kryteriami wyszukiwania. Będzie to ekran podobny do tego, który pojawił się podczas konfigurowania oryginalnego filtra.
5. Jeszcze raz zaznacz pole obok Zastosuj także filtr do .
6. Tym razem, aby aktywować filtr, kliknij Aktualizuj filtr . Wszystkie Twoje starsze e-maile, ustawione na określone ramy czasowe, zostaną teraz przeniesione do folderu Kosz .

Studio e-mailowe

Email Studio posiada fajną funkcję, która automatycznie usuwa wszystkie starsze e-maile od określonego nadawcy lub te znajdujące się w określonym folderze. Wbudowana funkcja automatycznego czyszczenia pomoże znacznie lepiej uporządkować skrzynkę pocztową Gmaila, co przełoży się na bardziej wydajne środowisko pracy.

Dzięki Email Studio możesz archiwizować i stosować opcję „Oznacz jako przeczytane” do wszystkich e-maili znajdujących się obecnie w Twojej skrzynce odbiorczej, które znajdują się tam od ponad trzech miesięcy. Umożliwia także automatyczne trwałe usunięcie wszystkich wiadomości e-mail z folderów Kosz i Spam po dwóch dniach. Jako dodatkowy bonus, Auto-Purge zawiera funkcję anulowania subskrypcji e-maili, która może pomóc Ci łatwo usunąć swój adres e-mail z dowolnej irytującej listy mailingowej biuletynów. Dodatek oferuje o wiele więcej możliwości, ale uważam, że te już wspomniane podkreślają dokładnie to, czego potrzebujemy w tym artykule.

Z pakietu podstawowego można korzystać bezpłatnie, ale aby w pełni wykorzystać możliwości produktu, dostępna jest wersja premium, której roczna cena wynosi 29 USD. Aktualizacja umożliwi utworzenie wielu zestawów reguł usuwania i obejmuje harmonogram poczty e-mail, usługę przesyłania dalej i automatyczną odpowiedź.

Skonfiguruj i włącz automatyczne oczyszczanie w Gmailu

Oczywiście pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to pobrać i zainstalować dodatek Email Studio . Gdy już to osiągniesz, ikona Email Studio będzie widoczna na prawym pasku bocznym, gdy otworzysz dowolną wiadomość e-mail w Gmailu.

Aby z niego skorzystać:

1. Otwórz dodatek Email Studio i zaloguj się przy użyciu swojego konta Gmail.
2. Zobaczysz listę opcji. Z tych opcji wybierz narzędzie Oczyszczanie poczty e-mail .
3. Następnie kliknij Dodaj nową regułę , aby skonfigurować regułę (podobnie jak w przypadku opcji Filters ).
4. Konfigurowanie reguły składa się z dwóch części – musisz określić warunek, a następnie akcję. Myśl „przyczyna i skutek”. Akcja zostanie uruchomiona po spełnieniu określonego warunku.
5. Aby ustawić warunek, będziesz mógł użyć zaawansowanych parametrów wyszukiwania w Gmailu, takich jak nowszy_niż lub ma:załącznik lub większy niż . Skorzystaj z nich, aby znaleźć dokładne dopasowanie do e-maili Gmaila, które chcesz zarchiwizować , wysłać do Kosza lub przenieść do innego folderu.
6. Po utworzeniu reguły kliknij przycisk Zapisz . Email Studio będzie teraz działać w tle, co godzinę przeprowadzając kontrolę działania, wykonując określoną akcję, gdy wiadomość e-mail spełnia powiązane z nią warunki. Nie będziesz musiał robić nic ręcznie.