Czym różnią się usługi PEO i usługi płacowe?

• Profesjonalna organizacja pracodawców (PEO) zapewnia wsparcie w zakresie administrowania płacami i zapewniania zgodności, a także dodatkowe usługi HR.
• Dostawca usług płacowych (PSP) zajmuje się administrowaniem listą płac i zapewnianiem zgodności bez żadnych wspólnych obciążeń prawnych.
• Dwa czynniki, które wpłyną na Twoją decyzję, to to, czy potrzebujesz dodatkowych usług HR poza przetwarzaniem listy płac i jaki rodzaj wewnętrznego zespołu HR masz na miejscu.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli małych firm, którzy próbują zdecydować, czy najlepiej zlecić obsługę płac na zewnątrz PEO, czy też firmie płacowej .

Wybór odpowiedniej usługi dla Twojej firmy zależy od kilku czynników, w tym od wielkości Twojej firmy, posiadania wewnętrznego zespołu HR i tego, czy oprócz przetwarzania listy płac potrzebujesz dodatkowych usług. Przed dokonaniem wyboru usługi, którą chcesz wynająć, ważne jest, aby najpierw zrozumieć, co każda z nich oferuje właścicielom małych firm.

Co to jest PEO?

PEO to firma zewnętrzna, która zapewnia administrację listą płac i zgodność z przepisami, a także inne usługi w zakresie zasobów ludzkich (HR). Za pośrednictwem PEO możesz uzyskać dostęp do ubezpieczenia zdrowotnego, odszkodowań pracowniczych i innych planów ubezpieczenia biznesowego, które w przeciwnym razie mogłyby być dla Ciebie niedostępne. To dlatego, że PEO jest dużym pracodawcą – co czyni go znacznie mniej ryzykownym, a tym samym tańszym dla ubezpieczycieli – który działa jako twój współpracodawca.

To porozumienie o współzatrudnieniu odróżnia PEO od innych rodzajów usług outsourcingu HR. Kiedy współpracujesz z PEO, technicznie stają się oni pracodawcą. Podczas gdy nadal kontrolujesz, kogo zatrudniasz, zwalniasz i co robi twój personel każdego dnia, PEO jest odpowiedzialny za płacenie twoim pracownikom i zapewnianie im świadczeń.

Czy wiedziałeś? Chociaż zajmuje się niektórymi zadaniami HR, nadal zajmujesz się wszystkimi codziennymi sprawami biznesowymi i zarządzaniem pracownikami. Jeśli jednak obawiasz się, że PEO nieuczciwie wykorzystuje swoje uprawnienia współpracownika, wybierz PEO, który został certyfikowany przez IRS lub Employer Services Assurance Corporation (ESAC).

Jak działa PEO?

Kiedy pracujesz z topowym PEO, podpisujesz umowę o współpracy, w której przekazujesz PEO kontrolę i odpowiedzialność za określone zadania HR. Jako współpracodawca, Twój PEO składa i odprowadza wszystkie podatki pod swoim numerem identyfikacyjnym pracodawcy (EIN) zamiast Twojego, potencjalnie oszczędzając na kosztach podatkowych związanych z bezrobociem stanowym (SUTA).

Co to jest PSP?

Dostawca usług płatniczych zajmuje się przetwarzaniem listy płac Twojej firmy, przestrzeganiem przepisów podatkowych i potrzebami administracyjnymi. Jeśli zatrudnisz dostawcę usług płatniczych do zarządzania listą płac, płaci on Twoim pracownikom zgodnie z ustalonym przez Ciebie harmonogramem wynagrodzeń i obejmuje odpowiednie potrącenia z wypłat pracowników, takie jak podatki i składki na świadczenia.

Dostawcy usług płatniczych mogą również przygotowywać, składać i opłacać federalne deklaracje podatkowe dla bezrobotnych (FUTA) i kwartalne deklaracje podatkowe dla firm na podstawie Twojego numeru EIN. Mogą również złożyć i dostarczyć formularze W-2 i W-3. Możesz również wyznaczyć swojego dostawcę usług płatniczych jako agenta sprawozdawczego, który może komunikować się z IRS w Twoim imieniu w celu rozwiązania wszelkich problemów podatkowych. Jednak w przeciwieństwie do PEO, nie ma umów o współpracę z PSP.

Jak działa PSP?

Zatrudniając PSP, podpisujesz umowę, która określa, ile będziesz płacić PSP miesięcznie i jakie usługi będzie świadczyć PSP. Przedstawiciel Twojego dostawcy usług płatniczych staje się wówczas punktem kontaktowym w przypadku wszystkich pytań i wątpliwości związanych z listą płac. Ponieważ jednak oprogramowanie PSP jest przede wszystkim zautomatyzowane, często nie trzeba kontaktować się z przedstawicielem pomocy technicznej.

Jeśli Twoi pracownicy mają pytania lub wątpliwości dotyczące ich wypłat, świadczeń lub czasu wolnego – a Ty korzystasz z PSP do listy płac – Twoi pracownicy skontaktują się z Tobą. Następnie skontaktujesz się ze swoim dostawcą usług płatniczych w imieniu pracownika. W przypadku PEO ta umowa może się różnić, ponieważ PEO jest twoim współpracodawcą i dlatego może być w kontakcie z twoimi pracownikami. [Szukasz dostawcy usług płacowych? Sprawdź nasze rekomendacje dotyczące najlepszych usług płacowych .]

Aby pomóc Ci zrozumieć różnice między PEO a dostawcą płac, poniższa tabela porównań może pomóc:

PEO kontra dostawcy usług płacowych

Chociaż zarówno PEO, jak i dostawcy płac nadzorują twoją listę płac, będą to robić na różne sposoby. Różnice te obejmują dodatkowe usługi, różne ceny i różne zobowiązania umowne. Oto jak to się rozkłada:

Zapewnione usługi

Jako Twój współpracownik, Twój PEO może nadzorować znacznie więcej zadań niż PSP. Twój PEO prawdopodobnie uzyska i będzie zarządzał ubezpieczeniem odszkodowawczym twoich pracowników, a także może prowadzić twoje procesy zatrudniania i zwalniania. Twój PEO może również sponsorować plany ubezpieczenia zdrowotnego Twojej firmy i oferować wysokiej jakości plany dużych pracodawców, do których w przeciwnym razie możesz nie mieć dostępu. Niektórzy dostawcy usług płatniczych oferują ubezpieczenie zdrowotne, ale plany PEO są zazwyczaj znacznie lepsze.

Dostawca usług płatniczych koncentruje się na przetwarzaniu Twojej listy płac i upewnianiu się, że spełniasz swoje obowiązki związane z podatkiem od wynagrodzeń. Jednak coraz więcej dostawców usług płacowych oferuje dodatkowe usługi HR, takie jak pracownicze plany emerytalne i doradztwo HR.

Koszt

PEO są często droższe niż PSP, ale patrząc z szerszej perspektywy i w dłuższej perspektywie, PEO mogą kosztować mniej. Na początek, lepsze plany ubezpieczenia zdrowotnego dostępne za pośrednictwem PEO mogą kosztować mniej niż plany ubezpieczeniowe, które możesz uzyskać za pośrednictwem brokera ubezpieczeniowego. Ponadto Twój PEO nie obciąży Cię więcej w miarę dodawania usług.

PEO zazwyczaj pobierają do 15% wynagrodzenia brutto za okres rozliczeniowy lub stałą, ale wysoką opłatę na pracownika każdego miesiąca. Możesz także uiścić opłatę instalacyjną, która może kosztować tysiące dolarów.

Dla porównania, PSP prawdopodobnie nie będzie kosztować więcej niż 200 USD na pracownika rocznie, ale opłaty te nie obejmują żadnych oszczędnych usług HR, z których słyną PEO.

Zobowiązanie umowne

Jeśli zatrudniasz PEO, obowiązują cię zasady dużego pracodawcy, które mają zastosowanie do twojego PEO. Będziesz mieć dodatkowe przepisy Americans with Disabilities Act (ADA), Affordable Care Act (ACA) oraz formalności związane z podręcznikiem dla pracowników, których należy przestrzegać. Jednak wraz z tymi dodanymi zasadami pojawia się ogromna oszczędność czasu, ponieważ PEO może nadzorować dużą część Twoich potrzeb HR.

Jeśli wybierzesz dostawcę usług płatniczych, czeka Cię kilka zmian regulacyjnych i wynikających z umowy, ponieważ Twój dostawca usług płatniczych nie jest Twoim współpracodawcą. Należy również zauważyć, że ani PSP, ani PEO nie tracą kontroli nad swoimi pracownikami. Nadal będziesz kontrolować codzienne operacje, takie jak zadania pracowników, przydziały i wymagane lokalizacje.

Ryzyko i zgodność

Podobnie jak każda firma zewnętrzna, którą zatrudniasz w celu outsourcingu niektórych usług, dostawca usług płatniczych nie ponosi odpowiedzialności prawnej za błędy w zakresie zgodności, które może popełnić. Innymi słowy, jeśli twój dostawca usług płatniczych zafałszuje twoje podatki od wynagrodzeń, tylko ty ponosisz ciężar prawny. W związku z tym zatrudnienie dostawcy usług płatniczych nie robi zbyt wiele, aby zminimalizować ryzyko biznesowe i złagodzić wszelkie obawy dotyczące zgodności.

PEO to inna bajka. Stanowią doskonały wybór do zarządzania ryzykiem i zgodnością, ponieważ jako współpracodawca ponoszą z Tobą odpowiedzialność prawną. PEO mają motywację do minimalizowania ryzyka. Mogą pomóc w uzyskaniu planów wynagrodzeń dla pracowników najwyższego poziomu dla Twojej firmy. Zajmą się również dochodzeniem, reprezentacją i zarządzaniem roszczeniami pracowniczymi. PEO zajmują się kilkoma dodatkowymi zagrożeniami dla małych firm i problemami związanymi ze zgodnością, takimi jak testy narkotykowe, zatrudnianie i zwalnianie oraz bezpieczeństwo w miejscu pracy.

Rekordowy pracodawca

PEO działa jako Twój zarejestrowany pracodawca (EOR), co oznacza, że ​​ustala zasady dotyczące Twoich świadczeń. Chociaż to porozumienie niewiele zmienia w twoich codziennych sprawach, może ograniczyć twój plan świadczeń i opcje przewoźnika.

To powiedziawszy, korzyści płynące z PEO służącego jako Twój EOR generalnie przeważają nad wadami. Jako EOR, Twój PEO – który jest znacznie większą firmą niż Twoja – ma dostęp do korzyści o wyższej jakości i niższych składkach, niż prawdopodobnie znalazłbyś na własną rękę. Twoja umowa EOR deleguje również składanie i odprowadzanie podatków do PEO pod swoim EIN zamiast twojego, co może obniżyć twoje obciążenia podatkowe SUTA i FUTA.

Z drugiej strony PSP nie jest ani twoim EOR, ani współpracodawcą. Zatrudnienie PSP zmienia tylko sposób przetwarzania listy płac i być może wszelkich dodatkowych usług HR oferowanych przez PSP. Pozostajesz zarejestrowanym pracodawcą, a wszystkie podatki są składane i odprowadzane na podstawie Twojego numeru EIN.

Który wybrać?

Aby uzyskać „pewniejszą rękę” w zarządzaniu listą płac i dodatkowymi operacjami kadrowymi, które mogą zapewnić większe bezpieczeństwo finansów na dłuższą metę, PEO są najlepszym wyborem. Możesz także dodać wiele rodzajów usług HR do swojej umowy PEO, oszczędzając w ten sposób czas i pieniądze, które byłyby zaangażowane, gdybyś zajmował się nimi wewnętrznie.

Jednak opłaty instalacyjne PEO i opłaty miesięczne mogą być wysokie, a PEO mogą kontrolować więcej twoich spraw niż większość firm zewnętrznych, więc możesz preferować dostawców usług płatniczych, jeśli te warunki Cię dotyczą. Dostawcy usług płatniczych mogą być również lepsi, jeśli już zajmujesz się wieloma usługami HR we własnym zakresie i szukasz tylko pomocy w zakresie listy płac.