Przewodnik po zatrudnianiu pracowników

• Proces zatrudniania pracowników powinien być metodyczny i dobrze przemyślany.
• Przygotuj się do tego procesu, badając warunki zatrudnienia na rynku i przygotowując wszystkie odpowiednie dokumenty.
• Po rozpoczęciu procesu rozważ dokładną rolę, na którą zatrudniasz, i ile jesteś skłonny negocjować po złożeniu oferty.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli firm i menedżerów zatrudniających, którzy chcą zatrudnić nowych pracowników i potrzebują kompletnego przewodnika po udanym procesie rekrutacji.

Proces zatrudniania pracowników jest długi i szczegółowy. Jeśli zrobisz to dobrze, znajdziesz i zatrudnisz wysokiej jakości kandydatów, którzy zostaną i będą reprezentować Twoją firmę tak, jak chcesz. Jako właściciel małej firmy możesz nie wiedzieć, od czego zacząć rekrutację, jeśli nie masz doświadczenia w HR, jak wielu właścicieli małych firm. Czytaj dalej, aby uzyskać porady ekspertów dotyczące zatrudniania pracowników.

Przygotowanie firmy do zatrudnienia pracowników

Niezależnie od tego, czy jesteś zatrudniony po raz pierwszy, czy tysięczny, powinieneś mieć zdefiniowany proces rekrutacji i wdrażania. Z biegiem czasu stanie się to bardziej usprawnione, gdy zdobędziesz doświadczenie w zatrudnianiu i odpowiednio dostosujesz standardowe procedury operacyjne. W przypadku każdego zatrudnienia wykonaj następujące kroki, aby przygotować firmę na przyjęcie nowego pracownika.

1. Przeprowadź badania.

Rich Deosingh, prezes okręgu w biurze Roberta Halfa w Midtown w stanie Nowy Jork, sugeruje zbadanie lokalnego rynku, zanim jeszcze spojrzy na wolne stanowiska w Twojej firmie.

„Zbadaj, kto zatrudnia, jaka jest sytuacja gospodarcza w twoim regionie i przejrzyj inne oferty pracy” – powiedział Deosingh Business News Daily. „Da ci to wyobrażenie o takich rzeczach, jak wynagrodzenie i konkurencja na rynku – kto jeszcze szuka kogoś z takimi konkretnymi umiejętnościami?”

Kiedy już to wiesz, możesz dostosować resztę procesu rekrutacji do tego, co robią inni – lub pójść w innym kierunku i wyróżnić się, aby kandydaci do pracy byli bardziej zaintrygowani Twoją firmą niż innymi.

2. Zrób porządek w swoich dokumentach.

W niektórych przypadkach Twoja dokumentacja może być jednorazowa, w której tworzysz szablon i podłączasz niezbędne informacje dla każdego nowego pracownika. W innych przypadkach możesz całkowicie zautomatyzować proces.

Oto niektóre z formularzy, które mogą zawierać dokumenty nowo zatrudnionego.

• W-4: To pomaga ustalić prawidłową kwotę podatków do potrącenia z każdej wypłaty.
• I-9: Służy do weryfikacji uprawnień nowego pracownika do zatrudnienia.
• Formularz wpłaty bezpośredniej: Zapewnia informacje bankowe pracownika w celu łatwiejszej i szybszej płatności.
• Umowa o zakazie konkurencji: Umowa o zakazie konkurencji zwykle określa czas, przez jaki pracownik nie może pracować, być konsultantem i wykonywać innych czynności dla firmy, która prowadzi działalność podobną do twojej.
• Podręcznik pracownika: Podręcznik pracownika określa misję firmy, wizję, zasady, zasady ubioru, kodeks postępowania i tak dalej.
• Formularz potwierdzenia: Na tym formularzu nowy pracownik potwierdza, że ​​przeczytał i zrozumiał wszystkie niezbędne dokumenty.
• Zgoda na testy narkotykowe: Niektóre firmy wymagają od nowych pracowników wyrażenia zgody na testowanie narkotykowe przed zatrudnieniem oraz zgody na losowe testowanie narkotykowe przez cały okres zatrudnienia.

Jennifer Walden, dyrektor operacyjny w WikiLawn, powiedziała, że ​​jej firma dodała listę kontrolną bezpieczeństwa sieci domowej, z polem, w którym pracownik może poinformować firmę, czy będzie potrzebował nowego sprzętu, aby zapewnić bezpieczną sieć. „Upewniamy się, że nowi pracownicy mają gotowe dane logowania, a także dane kontaktowe osób, z którymi często będą pracować”.

To dużo papierkowej roboty, ale wszystko jest potrzebne. Dobrą wiadomością jest to, że dostępne są zasoby online, które ułatwiają pracę papierkową Tobie lub Twojemu kierownikowi ds. Rekrutacji.

„Korzystaj z HRIS (systemu informacji o zasobach ludzkich), takiego jak Gusto, ADP lub Paycom, który zapewnia pracownikowi dokumentację HR w trybie samoobsługi” — powiedziała Laura Handrick, specjalista ds. HR w Choose Therapy. „Nie ma powodu, dla którego człowiek miałby w dzisiejszych czasach tasować papiery. Systemy online z podpisem elektronicznym usprawniają pracę papierkową, zapewniając dokładne przechwytywanie danych i oszczędzając wszystkim (w tym nowo zatrudnionym) czas”.

FYI: najlepsze oprogramowanie HR na rynku będzie miało funkcje, które pomogą Ci usprawnić dokumentację pracowniczą i wdrażanie pracowników. Możesz przeczytać naszą recenzję Gusto i naszą recenzję Paychex Flex, aby poznać niektóre z najlepszych opcji.

Bez względu na to, jakiego systemu używasz, kluczem jest przygotowanie go przed rozpoczęciem procesu rekrutacji.

„Wszystkie te elementy powinny być przygotowane wcześniej i łatwo dostępne online” – powiedział Deosingh. „Komunikacja przed pierwszym dniem jest kluczowa – jeśli potrzebujesz, aby nowy pracownik dostarczył dokumenty lub dokument tożsamości, należy to odnotować z wyprzedzeniem”.

Matthew Dailly, dyrektor zarządzający Tiger Financial, zgodził się z Deosinghem. „Używając poprzednich pracowników jako szablonu, przejrzyj wszystkie zebrane od nich informacje, a następnie zaktualizuj lub dodaj ważniejsze dokumenty, które zostały wdrożone od tego czasu” – dodał.

3. Zlecaj, jeśli potrzebujesz.

Nie każda mała firma ma dział HR, a nawet kogoś z personelu, który jest zaznajomiony z procesami HR i to jest w porządku. Lepiej jest znaleźć kogoś, kto potrafi dobrze wykonać swoją pracę, niż ciągle popełniać błędy przy zatrudnianiu i skończyć z dużą rotacją lub pracownikami, którzy nie są odpowiednio dopasowani.

„Dla firm, które mają jeden dział HR, wykorzystanie zewnętrznych zasobów do rekrutacji, płac, administracji świadczeń itp. firmy” — powiedziała Karen L. Roberts, SHRM-SCP i dyrektor ds. zasobów ludzkich w firmie Flaster Greenberg PC.

Jedną z najlepszych wskazówek dotyczących zatrudniania jest pozostawienie tego profesjonalistom i partnerstwo z najwyżej ocenianą usługą outsourcingu HR. „Nie deleguj zatrudniania nieprzeszkolonego przełożonego” — powiedział Handrick. „Przeprowadzanie wywiadów i umiejętność rozpoznawania talentów to umiejętność”.

Proces zatrudniania pracowników krok po kroku

Postępuj zgodnie z poniższymi krokami, aby skutecznie przeprowadzić proces rekrutacji.

1. Oceń, które stanowiska musisz obsadzić.

Sonya Schwartz, założycielka Her Norm, powiedziała, że ​​ten krok jest ważny, aby zapobiec redundancji stanowisk w firmie.

„Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, jest podejście do procesu z nastawieniem na zaspokojenie potrzeb, a nie biurek” — dodał Deosingh. „Szukasz najlepszej osoby do zaspokojenia określonej potrzeby, a nie tylko zatrudniania kogoś i nazywania tego dniem”.

2. Opracuj swoją strategię rekrutacyjną.

Podczas rekrutacji zawsze masz opcje. Dailly sugeruje, aby najpierw zastanowić się, czy zamierzasz skorzystać z usług firmy rekrutacyjnej. „Jeśli nie, podaj na formularzach rekrutacyjnych „bez agencji, proszę”, ponieważ zaoszczędzi to mnóstwo przychodzących połączeń sprzedażowych”.

Możesz także chcieć, aby Twoi obecni pracownicy korzystali z ich sieci.

Chociaż proces rekrutacji może być długi, nadal chcesz mieć pewność, że znajdziesz odpowiedniego kandydata na określone stanowisko, na które zatrudniasz. Nie zawsze oznacza to wybór najlepszego kandydata.

„Rekruterzy i menedżerowie ds. rekrutacji powinni poświęcić swój czas na znalezienie najlepszego kandydata na to stanowisko, a nie zadowalać się najlepszym kandydatem z puli kandydatów” — powiedziała Lori Rassas, konsultant HR, trener wykonawczy i autorka książki The Perpetual Paycheck. „Jeśli przeprowadzisz rozmowę kwalifikacyjną z 10 kandydatami i żaden z nich nie pasuje do swojej roli, prawdopodobnie pojawi się presja, aby wybrać najlepszego kandydata. Menedżerowie zajmujący się rekrutacją powinni oprzeć się tej presji i wrócić do puli rekrutacyjnej, aby pozyskać innych kandydatów”.

3. Napisz opis stanowiska.

Zanim opublikujesz ofertę pracy, skonsultuj się z kierownikami zespołu w sprawie idealnego kandydata na to stanowisko, aby dobrze zorientować się, czego dokładnie potrzebujesz. Dobrą praktyką jest również informowanie obecnych pracowników o otwarciu. Napisz opis stanowiska, który pasuje do tego, czego szukasz, w tym szczegóły, takie jak wymagania dotyczące pracy, obowiązki i oczekiwania. Dołącz informacje dotyczące podstawowych wartości i kultury firmy, aby znaleźć odpowiednie dopasowanie kulturowe.

Dailly powiedział, że powinieneś również określić wynagrodzenie, abyś mógł podać je w opisie stanowiska i nie rekrutować kandydatów o niewystarczających lub zbyt wysokich kwalifikacjach.

„W niektórych sytuacjach menedżerowie ds. rekrutacji nie mówią otwarcie, przed jakimi wyzwaniami stanie kandydat, a to prowadzi do braku zaufania, dużej rotacji i ogólnego negatywnego wpływu na kulturę miejsca pracy” — powiedział Rassas. „Ale można temu zapobiec, jasno określając, czego oczekuje się od osoby pełniącej tę rolę, i upewniając się, że wybrani przez ciebie kandydaci mogą to spełnić”.

4. Opublikuj swoją ofertę pracy.

Większość firm korzysta z witryn karier, aby reklamować nowe oferty pracy. Zacznij od umieszczenia oferty pracy w witrynie swojej firmy, aby dotrzeć do docelowych odbiorców. Jeśli chcesz poszerzyć swój zasięg, skorzystaj z bezpłatnych i płatnych ogłoszeń o karierze online. Oto kilka witryn z ofertami pracy, które warto wziąć pod uwagę.

• CareerBuilder: Firma CareerBuilder , założona ponad dwie dekady temu, zapewnia pracownikom i pracodawcom zasoby, w tym zlokalizowane możliwości wyszukiwania. Witryna reklamuje się ponad 80 milionom osób poszukujących pracy na całym świecie, którzy korzystają z jej bazy danych do wyszukiwania stanowisk. Cena ogłoszenia jest niska i zależy od liczby stanowisk, które zatrudniasz w swojej firmie.
• Monster: W serwisie Monster osoby poszukujące pracy mogą wyszukiwać według lokalizacji, zestawu umiejętności, słów kluczowych i tytułu zawodowego. Firma dodała nowe funkcje, takie jak wideo, aby wyróżnić ogłoszenia. Ceny różnią się w zależności od potrzeb związanych z zatrudnieniem i wielkości firmy.
• ZipRecruiter: W ZipRecruiter możesz bezpłatnie utworzyć konto rekrutacyjne. ZipRecruiter ma innowacyjne narzędzia dopasowujące, które pomogą Ci znaleźć odpowiednie talenty do ogłoszenia o pracę. Cała komunikacja jest zarządzana na platformie.
• LinkedIn: LinkedIn ma ogromną bazę kandydatów z ponad 690 milionami użytkowników. Oferty pracy są bezpłatne, ale strona pobiera opłaty za korzystanie z bardziej wszechstronnych narzędzi rekrutacyjnych.

5. Przejrzyj kandydatów.

„Kiedy wybieramy i zatrudniamy naszych pracowników… zwykle reklamujemy [ofertę pracy], aby kierować reklamy do określonych grup o określonych zestawach umiejętności” – powiedział Walden. „Aplikacje są wysyłane, a my najpierw przeglądamy CV, aby od razu wykluczyć każdego, kto jest po prostu całkowicie niewykwalifikowany lub nie jest tym, czego szukamy. Jeśli jesteśmy na płocie, czytamy listy motywacyjne i zawężamy pulę.

Jeśli nie możesz znaleźć odpowiedniego kandydata na swoje stanowisko z aktualnej puli kandydatów, może być konieczne ponowne przejrzenie opisu stanowiska.

„Jeśli nie widzisz odpowiedniego typu kandydata, obróć się tak, aby zobaczyć najlepszych kandydatów” — powiedział Rassas. „Tak, prawdopodobnie pracy jest coraz więcej i tak, od razu chcesz mieć kandydata na to stanowisko, ale trochę więcej wysiłku w procesie rekrutacji przed przedłużeniem oferty pozwoli Ci zaoszczędzić dużo czasu na dłuższą metę ”.

6. Przeprowadź rozmowę kwalifikacyjną z najlepiej wykwalifikowanymi kandydatami.

Przed rozmową kwalifikacyjną z kandydatami daj im wystarczająco dużo czasu, aby upewnić się, że wydobędziesz z nich to, co najlepsze.

„Poinformuj wnioskodawcę o rozmowie z wyprzedzeniem, aby mógł się lepiej przygotować” – powiedział Schwartz. „Pozwoli ci to lepiej poznać kandydata i wiedzieć, czy idealnie pasuje do tej roli, ponieważ dałeś mu czas na przygotowanie się”.

Walden powiedział, że pierwsza runda rozmów kwalifikacyjnych w WikiLawn ma miejsce po tym, jak jeszcze bardziej zawężą pulę kandydatów. Następnie przeprowadzają drugą rundę wywiadów.

„Niezależnie od tego, czy odbywa się to osobiście, czy wirtualnie, [rozmowa kwalifikacyjna] pozostaje najważniejszą częścią procesu rekrutacji” — powiedział Deosingh. „To wtedy możesz zadać niezbędne pytania i najlepiej nawiązać więź z kandydatem”.

Czy wiedziałeś? Niektóre pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej są nielegalne. Odśwież rodzaje pytań podczas rozmowy kwalifikacyjnej, które powinieneś i nie powinieneś zadawać z wyprzedzeniem.

7. Kontynuuj rozmowę z rozmówcami.

Ten etap służy nie tylko do dzwonienia lub wysyłania e-maili do kandydatów. Deosingh powiedział, że ocena po rozmowie kwalifikacyjnej jest również ważna.

„Nie padnij ofiarą efektu halo i nie daj się zaślepić potencjalnym słabościom” – powiedział. „Zachowaj perspektywę i weź wszystko pod uwagę – nie tylko rozmowę kwalifikacyjną lub CV, ale całość tego, co widziałeś. Uzyskaj informacje od innych, ale ogranicz je do małej grupy, aby uniknąć drenażu mózgów”.

Kontynuacja może przybierać różne formy. Może to być tak proste, jak podziękowanie za czas rozmówcy, aż do oficjalnej oferty pracy.

8. Rozszerz ofertę pracy.

Jeśli przeprowadziłeś wywiady z wieloma osobami i znalazłeś wysokiej jakości kandydatów na to stanowisko, chcesz działać szybko.

Dokładna oferta, którą przedstawisz, również ma znaczenie.

„Pamiętaj, aby dać nieodpartą ofertę pracy” – powiedział Schwartz. „Większość wysoko wykwalifikowanych pracowników wymaga wyższych zarobków i dobrych świadczeń”.

FYI: Oferowanie konkurencyjnego pakietu świadczeń pracowniczych nie tylko pomaga przyciągnąć największe talenty, ale może również zwiększyć retencję pracowników.

Niezależnie od tego, jak dobra wydaje Ci się oferta, przygotuj się na negocjacje w sprawie wynagrodzenia i świadczeń pracowniczych.

„Pozwól potencjalnemu pracownikowi przemyśleć swoją ofertę, a jeśli się nie zgodzi, spróbuj negocjować” – powiedział Schwartz. „Negocjacje zawsze powinny być sytuacją, w której wszyscy wygrywają”.

9. Przeprowadź sprawdzenie przeszłości.

Ostatnim krokiem, który powinieneś rozważyć, jest sprawdzenie przeszłości, aby upewnić się, że nie ma znaczących czerwonych flag przed wprowadzeniem danej osoby do swojego miejsca pracy.

„Jeśli uważasz, że potencjalny kandydat pasuje do wymaganego stanowiska, możesz sprawdzić przeszłość” – powiedział Schwartz. „To potwierdzi decyzję, którą podjąłeś”.

Zatrudnianie pracowników zdalnych

Zatrudnianie pracowników zdalnych stało się powszechne w firmach podczas pandemii COVID-19 i wiąże się z własnym zestawem wyzwań. Przeprowadzając zdalnych kandydatów przez proces rekrutacji, będziesz musiał wprowadzić kilka zmian.

„Chociaż podstawowe zasady onboardingu pozostają takie same, istnieją różnice” — powiedział Deosingh. „Oni nie widzą twojej fizycznej przestrzeni. Znaczna część procesu wdrażania obejmuje możliwość obejrzenia przestrzeni i zaaklimatyzowania się w fizycznej lokalizacji”.

Oto kilka sposobów dostosowania procesu dla pracowników zdalnych, aby utrzymać ich zaangażowanie:

1. Ustaw pracownika przed jego pierwszym dniem. Patrząc konkretnie na technologię, upewnij się, że dane uwierzytelniające i loginy ich pracowników są ustawione i że mają cały potrzebny sprzęt przed pierwszym dniem.
2. Powitaj ich entuzjastycznie. To może wydawać się proste, ale może przejść długą drogę. Przygotuj wideo wprowadzające z zespołem nowego pracownika, aby poczuł się mile widziany. Pamiętaj, że wkraczają do Twojej organizacji w znacznie innym punkcie niż inni zaczynali w przeszłości. Spraw, aby czuli się mile widziani, nawet jeśli nie możesz być w tej samej fizycznej lokalizacji.
3. Być dostępnym. Łatwo jest powiedzieć, że jesteś dostępny, przeoczając to w praktyce. Twój nowy pracownik z pewnością będzie miał pytania. Jeśli nie mogą podejść do Twojego biura ani pochylić się i zapytać kolegów z zespołu, muszą czuć się komfortowo, sięgając po zdalne kanały komunikacji. Nadmierne przekazywanie informacji oraz bycie dostępnym i otwartym na pytania ma kluczowe znaczenie, jeśli zdalnie wdrażasz nowych pracowników.

Deosingh powiedział również, że ważne jest, aby zapewnić dokładny i przejrzysty przewodnik online, ponieważ nowy pracownik nie będzie miał przy sobie materiałów informacyjnych ani fizycznej dokumentacji.

Zatrudnienie nowego pracownika

Oto pięć najważniejszych aspektów onboardingu według Deosingha:

1. Podaj orientację. Może to być odległe, ale szeroki przegląd firmy jest ważny dla każdego nowego pracownika.
2. Wyjaśnij podstawowe wartości i oczekiwania Twojej firmy. Jest to zawsze ważne, gdy wyruszasz w podróż z nowym pracownikiem. Im wcześniej określisz oczekiwania, tym lepsza będzie Twoja firma i Twój nowy pracownik.
3. Przejdź do obowiązków zawodowych. Prawdopodobnie wiele z tego omówiłeś podczas rozmowy kwalifikacyjnej, ale pomocne jest bardziej szczegółowe omówienie oczekiwań pracowników teraz, gdy mają pracę.
4. Daj im początkowy projekt. Wielu nowych pracowników chce zacząć. Zamiast zmuszać ich na początku do zapoznania się ze wskazówkami i przeglądami firm, daj im coś, w czym od razu zatopią zęby.
5. Przypisz mentora. Znajdź mentora na podobnym stanowisku do roli nowego pracownika, aby dać mu kogoś, kto może odpowiedzieć na jego pytania i skierować go we właściwym kierunku.

Roberts powiedziała, że ​​proces wdrażania w jej firmie rozpoczyna się od pakietu powitalnego (list z ofertą, dokumentacja nowego pracownika, informacje o świadczeniach i podręcznik pracownika) i prowadzi przez wprowadzenie i szkolenie do pierwszego dnia wykonywania przez pracownika nowych obowiązków.

„Powinna zawierać wprowadzenie do kluczowych członków personelu, zasoby pracodawcy, wycieczki po biurze itp. [wszystko], co pomoże nowemu pracownikowi zasymilować się z nową rolą członka zespołu” – powiedziała.

Według Schwartza onboarding powinien również obejmować wszelkie niezbędne kodowanie danych osobowych, wyjaśnienie misji i wizji firmy, szkolenie w zakresie standardowych procedur operacyjnych oraz wydawanie materiałów eksploatacyjnych i umundurowania, jeśli takie istnieją.

„Onboarding polega na zrobieniu pierwszego wrażenia i zaangażowaniu nowego pracownika w zaangażowanie w pracę z Twoją firmą” — powiedział Handrick. „To znacznie więcej niż papierkowa robota”. Dodała, że ​​należy zaplanować w formie listy kontrolnej wszystkie zadania i działania niezbędne, aby nowy pracownik czuł się mile widziany, produktywny i chciał zostać.

Handrick zauważył również, że podczas gdy działania w pierwszym tygodniu zwykle koncentrują się na papierkowej robocie, prawdziwą wartością onboardingu jest to, co dzieje się w ciągu pierwszych 30-90 dni i jego skutki w przyszłości.

Kluczowe wnioski: proces rekrutacji nie kończy się po zaakceptowaniu oferty. Musisz odpowiednio spędzić czas na wdrażaniu i szkoleniu nowych pracowników, aby pomóc im zacząć działać.

Skye Schooley przyczyniła się do napisania i zrelacjonowania tego artykułu. Niektóre wywiady źródłowe przeprowadzono dla poprzedniej wersji tego artykułu.