Znalezienie równowagi między podróżami pracowników a doświadczeniami klientów

• Podróże służbowe mogą być dużą korzyścią dla pracowników, ponieważ są jak podróż z opłaconymi wszystkimi wydatkami, ale mogą również zakłócić regularne rutyny, wzorce snu i ogólny stan zdrowia.
• Doświadczenie klienta poprawia się wraz z podróżami służbowymi, ponieważ spotkania osobiste są lepsze do budowania relacji z klientami i rozwiązywania złożonych problemów.
• Równoważenie obaw pracowników i klientów w związku ze wznowieniem podróży służbowych w czasie pandemii wymaga ustalenia zasad bezpieczeństwa, usprawnienia raportowania wydatków i zachowania elastyczności w planowaniu.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli i menedżerów firm, którzy chcą zrównoważyć doświadczenia pracowników i klientów podczas podróży służbowych.

COVID-19 wprowadził nieprzewidziane ryzyko do podróży służbowych, które już przed pandemią były potencjalnie szkodliwe dla zdrowia pracowników. Obawy te warto ponownie rozważyć, ponieważ podróże służbowe stają się coraz bardziej powszechne w świecie zmagającym się z koronawirusem w nieskończoność.

Ale jeśli zdecydujesz się ograniczyć podróże służbowe w trosce o dobro swoich pracowników, co to oznacza dla Twoich klientów lub klientów, z którymi mógłbyś nawiązać lepsze relacje osobiście? Oto nasz przewodnik, jak zrównoważyć zdrowie pracowników z doświadczeniem klienta.

Jak podróże służbowe wpływają na doświadczenie pracowników?

Podróże służbowe mogą zarówno poprawić, jak i pogorszyć doświadczenia pracowników. Może poprawić doświadczenie pracowników poprzez następujące czynności.

• Podróże opłacane z kosztów: Tradycyjnie, gdy pracownicy podróżują w Twoim imieniu, pokrywasz ich wydatki. Oznacza to wszystkie ich wydatki – gdzie przebywają, co jedzą i jak się poruszają. Pod tym względem podróż służbowa może wydawać się dla pracownika ofertą all-inclusive. Twoi pracownicy mogą docenić w pełni opłacony wyjazd.
• Silniejsze relacje z klientami: kiedy spędzasz czas z kimś osobiście, możesz budować relacje i zaufanie w sposób bardziej naturalny niż za pośrednictwem nawet najlepszych usług wideokonferencji. Pomyśl o tym: czy każdy Twój czat wideo z przyjacielem nie kończy się obietnicą zobaczenia się wkrótce? Możesz wykorzystać tę osobistą moc również dla swojej firmy.
• Wyższe morale: Powszechnie wiadomo, że zadowoleni klienci i klienci tworzą szczęśliwych pracowników. Gdy połączysz wszystkie zalety podróży służbowych z silniejszymi relacjami z klientami, jakie one sprzyjają, możesz poprawić morale pracowników. To podniesione morale jest antidotum na wysoką rotację pracowników.
• Możliwości nawiązywania kontaktów: podróże służbowe to nie tylko spotkania — konferencje i inne wydarzenia są również na stole. Te działania to świetne możliwości nawiązywania kontaktów, które mogą łączyć Twoich pracowników z potencjalnymi nowymi klientami lub dostawcami. Te odkrycia i powiązania mogą dać pracownikom poczucie dumy z ich pracy, dzięki czemu zespoły są szczęśliwe i produktywne.

• Wyzwania związane ze śledzeniem i zwrotem wydatków. Opłacanie podróży służbowych pracowników to coś więcej niż wypisywanie im czeków in blanco. Oznacza to odpowiednie śledzenie, kategoryzowanie i zwracanie kosztów ich zakupów w drodze. Może to wymagać od pracowników złożenia raportów z wydatków i przejścia przez proces zatwierdzania. Nieefektywność w zakresie zatwierdzania jest powszechna i może sprawić, że podróże pracowników będą znacznie mniej przyjemne. Rezultatem jest ogólnie gorsze doświadczenie pracowników.
• Czas z dala od życia rodzinnego i domowego. Każdy dzień, w którym pracownik wraca do hotelu zamiast do domu, jest dniem, którego nie może spędzić z najbliższymi. Nawet jeśli pracownik mieszka sam, różnice między hotelem a domem mogą zakłócić jego rytm snu. To wielka sprawa: słaby sen może mieć wiele szkodliwych skutków dla zdrowia.
• Skalista równowaga między życiem zawodowym a prywatnym. Pracownicy z odpowiednią równowagą między życiem zawodowym a prywatnym są mniej narażeni na wypalenie i inne negatywne skutki pracy. Jednak podróże służbowe mogą zacierać granicę między pracą a życiem prywatnym. W końcu trudniej jest zrobić sobie przerwę, gdy praca unosi się nad każdym Twoim działaniem.
• Ogólne rutynowe zakłócenia. Globalne badanie przeprowadzone przez CWT wśród osób, które często podróżują służbowo, wykazało, że 40% z nich ma trudności z utrzymaniem rutyny w podróży. W Hindustan Times autor badania podał jako przykłady wyzwań brak dostępu do siłowni i niedrogiej zdrowej żywności.

Czy wiedziałeś?: Według amerykańskiego Biura Statystyki Pracy w listopadzie 2021 r. z pracy zrezygnowało rekordowe 4,5 miliona osób . W lutym 2022 r. Odpowiednia liczba z BLS wyniosła 4,4 miliona. Zrównoważenie doświadczeń pracowników i klientów w Twojej firmie może być jednym z kluczy do zminimalizowania skutków Wielkiej Rezygnacji.

Jak podróże służbowe wpływają na doświadczenia klientów?

Podróżowanie na spotkania z klientami jest przede wszystkim pozytywne dla klienta – dlaczego inaczej stałoby się tak dużą częścią świata biznesu w ciągu ostatniego stulecia? Podróże służbowe są bardzo skuteczne w poprawie jakości obsługi klienta z dwóch głównych powodów:

• Spotkania osobiste budują relacje. Za każdym razem, gdy Twój zespół stara się wsiąść do samolotu i osobiście odwiedzić klientów, wzmacnia się więź między firmą a klientem. Interakcje osobiste są na ogół płynniejsze i przyjemniejsze, a energia, którą wkładasz w podróż, nie pozostanie niezauważona.
• Spotkania osobiste są lepsze do rozwiązywania złożonych problemów. Prowadzenie produktywnych wideokonferencji może wymagać dużo pracy. Pomiędzy wypaleniem Zooma a problemami technicznymi wiele może pójść nie tak. Dlatego wiele najważniejszych spotkań musi odbywać się osobiście. Klienci i konsumenci mogą być o wiele bardziej pewni i zadowoleni z prezentowanych przez Ciebie rozwiązań, gdy pracujesz nad nimi twarzą w twarz.

Jak równoważysz doświadczenia pracowników i klientów?

Te priorytety mogą wydawać się sprzeczne: nie chcesz, aby Twoi pracownicy ponieśli negatywne konsekwencje podróży służbowych, ale chcesz zapewnić klientom osobistą interakcję i uwagę. Aby zrównoważyć doświadczenia pracowników i klientów w sposób korzystny dla Twojej firmy, wykonaj następujące kroki.

1. Jasno zdefiniuj, kiedy podróż powinna się odbyć, a kiedy nie.

Usługi wideokonferencji zaszły na tyle daleko, że prawdopodobnie nie musisz osobiście organizować wstępnych spotkań sprzedażowych. W przypadku większości spotkań w małych grupach można również uniknąć podróży osobistych, ale trasa osobista może pomóc w sprzedaży dużym grupom. Częścią równoważenia doświadczenia pracowników i klientów jest zapewnienie, że pracownicy podróżują tylko wtedy, gdy klienci naprawdę tego potrzebują.

Chodzi o to, że tylko Ty możesz wiedzieć, kiedy osobiste spotkania i podróże, których wymagają, będą lub nie będą miały znaczącego wpływu na Twoją firmę. Spójrz wstecz na swoje dotychczasowe podróże służbowe i historię sprzedaży, aby dowiedzieć się, kiedy podróżowanie ma, a kiedy nie ma sensu. Odpowiednio zmodyfikuj swoje zasady dotyczące podróży służbowych i zanotuj zmiany w podręczniku pracownika.

2. Ustal zasady bezpieczeństwa podróży.

Niezmiennie COVID-19 jest obecnie kluczowym czynnikiem w podróżach służbowych. Twoja potrzeba popchnięcia potencjalnego klienta wzdłuż lejka sprzedaży nigdy nie powinna przeważać nad bezpieczeństwem pracowników. Możesz jednak wdrożyć zasady bezpieczeństwa, aby odzwierciedlić równowagę między troską o swoich pracowników a troską o relacje z klientami.

Niedawna analiza firmy McKinsey dotycząca bezpiecznego podróżowania służbowego w czasach COVID-19 stanowi doskonały przykład. Jedna firma początkowo utrzymywała otwarte fabryki podczas pandemii, jednocześnie zamykając swoje biura korporacyjne i zamrażając podróże służbowe. Jej strategia wznowienia podróży służbowych obejmowała „bramy” lub etapy – najpierw wznawiano podróże kierownicze i krytyczne spotkania sprzedażowe, a następnie wewnętrzne wydarzenia korporacyjne i ogólne sprzedaże. Wewnętrzne szkolenia i wydarzenia byłyby ostatnie. Firma wznowiłaby te działania w oparciu o aktualne wskaźniki zachorowań na COVID-19 i wskaźniki szczepień oraz wydałaby odpowiednie zalecenia dotyczące masek, zakwaterowania i wielkości grupy. Ta metoda zapewnia pracownikom pewien poziom bezpieczeństwa podczas podróży, a potencjalni klienci i potencjalni klienci mają osobiste interakcje, które zapewniają im satysfakcję.

3. Ułatw proces zwrotu kosztów.

Wymaganie od pracowników przechowywania papierowych rachunków za każdy zakup dokonany podczas podróży służbowej to jedno. Kolejną rzeczą jest wdrożenie aplikacji do śledzenia wydatków, do której mogą podłączyć swoje karty kredytowe. Takie aplikacje mogą automatycznie śledzić wszystkie zakupy pracownika podczas podróży w imieniu firmy. Pracownik potrzebuje wtedy zaledwie kilku minut na oddzielenie wydatków służbowych i osobistych. Następnie użycie aplikacji do skompilowania wydatków biznesowych w raporcie powinno zająć tylko kilka sekund.

Zapewnienie prostego protokołu dotyczącego tego, w jaki sposób pracownicy powinni dostarczać swoje raporty wydatków i kiedy zostaną im zwrócone, może złagodzić jedną z głównych obaw związanych z podróżami służbowymi. Pracownicy będą pewni, że ich wydatki zostaną w pełni pokryte – a to świetny sposób na utrzymanie ich w ruchu.

Wskazówka: każdy z najlepszych narzędzi do śledzenia wydatków powinien usprawnić proces zwrotu kosztów na tyle, aby poprawić wrażenia pracowników podczas podróży służbowych.

4. Planuj zwinnie.

Decyzja o tym, czy wymagać od pracowników podróży służbowych, sprowadza się do więcej niż jednego czynnika. Będziesz musiał zrównoważyć potrzebę podróży służbowych z aktualnymi wskaźnikami przypadków COVID-19, finansami firmy, obciążeniami pracą i wieloma innymi czynnikami. Będziesz także musiał ocenić, czy preferencje klientów i strategie konkurencji wymagają, aby Twoi pracownicy podróżowali w celu sprzedaży. To wszystko wymaga elastyczności.

Jeśli nie możesz się doczekać ponownego osobistego spotkania z niektórymi klientami, zadaj sobie pytanie: Czy wskaźniki przypadków COVID-19 w pobliżu Ciebie i Twoich klientów są niskie? Jeśli nie, warto poczekać dłużej, aby chronić zdrowie nas wszystkich. Lub, jeśli zauważysz, że wskaźniki przypadków gwałtownie spadają, być może nadszedł czas, aby zarezerwować to spotkanie w całym kraju, zanim wskaźniki ponownie wzrosną. I oczywiście, jeśli konkurencyjne firmy wznowiły podróże służbowe – i dokonały sprzedaży – bez zachorowania ludzi, może być dla Ciebie korzystne zrobienie tego samego.

Podejmij podróże służbowe we właściwy sposób, a Twoi pracownicy mogą pokochać powrót do świata. Aby to ułatwić, oto najlepsze aplikacje dla osób podróżujących służbowo i więcej wskazówek, jak unikać stresu podczas podróży służbowych.