Wybór usługi wideokonferencji: przewodnik dla kupujących

Wraz ze wzrostem niezawodności i łatwości obsługi wzrosła również liczba organizacji polegających na wideokonferencjach. Niezależnie od tego, czy chodzi o zebranie zdalnych zespołów, czy o spotkanie z klientami i klientami, wideokonferencje umożliwiają organizacjom odbywanie bezpośrednich spotkań, które wcześniej nie były możliwe.

Koszt tych usług również odegrał rolę w ich zwiększonej adopcji. Wcześniej koszt i złożoność systemów wideokonferencyjnych sprawiały, że najlepiej pasowały one do większych organizacji. Dzisiejsze systemy są jednak proste w instalacji, łatwe w użyciu i stosunkowo tanie, co otworzyło możliwości ich wykorzystania dla firm każdej wielkości.

Ponieważ coraz więcej osób pracuje zdalnie, wideokonferencje pomagają zespołom współpracować w sposób, w jaki połączenia konferencyjne po prostu nie mogą się równać. Na przykład podczas wideokonferencji możesz zobaczyć fizyczne gesty i mimikę, a także masz możliwość udostępniania ekranów.

Nowa prostota wideokonferencji otworzyła również drzwi do szerszego wykorzystania. Zamiast organizować głównie spotkania w dużych grupach, systemy te można z łatwością wykorzystać również do indywidualnych czatów wideo.

Wybór odpowiedniej usługi wideokonferencji dla Twojej firmy jest ważny, a zadawanie właściwych pytań ma znaczenie. Ilu uczestników będzie regularnie uczestniczyć w Twoich rozmowach? Czy potrzebujesz zintegrować inne aplikacje, takie jak Microsoft Outlook lub Salesforce? Jak często zamierzasz planować wideokonferencje?

Przed podjęciem decyzji należy wziąć pod uwagę wszystkie te czynniki. Platforma z dziesiątkami funkcji może okazać się stratą pieniędzy, ale bezpłatna usługa wideokonferencji może nie zapewniać wymaganych funkcji.

Uwaga redaktora: Szukasz rozwiązania do wideokonferencji? Wypełnij poniższy kwestionariusz, aby połączyć się z dostawcami, którzy mogą pomóc.

Co to jest usługa wideokonferencji?

Usługi wideokonferencji umożliwiają spotykanie się i współpracę z innymi osobami za pośrednictwem strumienia wideo HD. W przeciwieństwie do rozmowy telefonicznej wideokonferencja pozwala zobaczyć osoby, z którymi się spotykasz, tak jakbyś znajdował się w tym samym pokoju.

Dostęp do usług wideokonferencji można uzyskać z wielu miejsc, w tym z komputerów i smartfonów podłączonych do Internetu. W zależności od potrzeb Twojej firmy możesz także zorganizować wideokonferencję w określonej lokalizacji, na przykład w sali konferencyjnej. Dzięki tej opcji kamery są ustawione tak, aby wyświetlały całe pomieszczenie, a mikrofony wzmacniają głos tych, którzy mówią.

Usługi wideokonferencji dają gospodarzom całkowitą kontrolę nad spotkaniem. Gospodarze decydują, kto może mówić, kto może być na wideo i kto może udostępniać swój ekran. Na przykład, jeśli ktoś biorący udział w spotkaniu prowadzi prezentację, gospodarz może zezwolić tej osobie na udostępnienie ekranu, aby wszyscy uczestnicy rozmowy mogli zobaczyć prezentację programu PowerPoint.

Dla tych, którzy nie mogą uczestniczyć w spotkaniu przez wideo, te usługi dają ludziom możliwość dołączenia przez telefon. I chociaż jednostka nie będzie widzieć, co się dzieje, będzie przynajmniej w stanie usłyszeć, co wszyscy mówią.

Koszt usług wideokonferencji

Większość usług wideokonferencji pobiera opłaty na podstawie opłat za hosta. Oznacza to, że jeśli chcesz, aby wielu pracowników organizowało własne spotkania, każdy z nich potrzebuje licencji użytkownika. Dzięki licencjom dla wielu użytkowników wielu pracowników może jednocześnie prowadzić wideokonferencje. Przy tej strukturze kosztów płacisz tylko za każdego hosta. Dołączenie do spotkania nie wiąże się z żadnymi kosztami.

Większość dostawców oferuje kilka poziomów usług, które różnią się w zależności od cen, liczby uczestników, których możesz gościć na spotkaniu, oraz dostępnych funkcji. Niektóre usługi oferują całkowicie bezpłatny plan. Plany te zazwyczaj ograniczają liczbę uczestników i ograniczają czas trwania rozmów wideo.

W przypadku płatnych planów korzystających z modelu na hosta koszty wahają się od 5 do 50 USD na hosta miesięcznie. Ponadto niektóre plany wymagają minimalnej liczby licencji użytkownika.

Zamiast naliczać opłaty za hosta, niektóre usługi opierają swoją strukturę cenową na liczbie uczestników wideokonferencji. Na przykład możesz zapłacić 145 USD miesięcznie za możliwość prowadzenia wideokonferencji z maksymalnie 500 osobami. Ta struktura kosztów jest przeznaczona dla firm, które organizują seminaria internetowe.

Wiele usług konferencyjnych oferuje bezpłatne okresy próbne, które trwają od tygodnia do miesiąca; niektóre oferują bezpłatne wersje próbne do momentu wykorzystania określonej ilości danych. Nie ma potrzeby rejestrowania się i płacenia za usługę, z której nigdy nie korzystałeś, gdy firmy oferują tak wiele testów. Skorzystaj z bezpłatnych wersji próbnych i przed zakupem upewnij się, że usługa naprawdę spełnia Twoje potrzeby i priorytety.

Jak wybrać odpowiednią usługę wideokonferencji

Podobnie jak w przypadku każdego innego zakupu, ważne jest, aby wiedzieć, czego potrzebujesz od swojego systemu do wideokonferencji, zanim go wybierzesz. Na przykład duża firma może potrzebować pętli dziesiątek użytkowników jednocześnie, podczas gdy mniejsza firma może potrzebować tylko konferencji jeden na jednego.

Oto, o czym należy pamiętać, szukając rozwiązania:

• Liczba uczestników: Weź pod uwagę liczbę uczestników, którzy prawdopodobnie będą regularnie uczestniczyć w Twoich konferencjach. W przypadku niektórych usług możesz łączyć się z garstką uczestników za darmo, więc jeśli nie potrzebujesz łączyć się z wieloma osobami, możesz nie płacić dużo (lub wcale). Inne usługi specjalizują się w łączeniu dużej liczby użytkowników. Asortyment jest szeroki, więc wiedząc, czego potrzebujesz, zanim zaczniesz szukać, możesz zaoszczędzić dużo czasu.
• Kanały wideo: chociaż wiele usług wideokonferencji chwali się, że ich spotkania mogą pomieścić setki, jeśli nie tysiące uczestników jednocześnie, zazwyczaj ograniczają one liczbę strumieni wideo; jednak inni nie. Dobrze ci będzie dowiedzieć się, w jaki sposób i czy usługa ogranicza kanały przed zakupem. Chcesz również upewnić się, że jakość wideo jest na najwyższym poziomie.
• Łatwość użytkowania: nie pozwól, aby zagmatwany interfejs użytkownika powstrzymywał Twoją firmę. W przeciwnym razie rozpoczniesz prezentacje bez oglądania przez ważnych uczestników lub spotkania będą charakteryzować się długimi opóźnieniami i przerwami, ponieważ ludzie będą mieli trudności z włączeniem lub wyłączeniem kanałów wideo i mikrofonów lub udostępnieniem ekranu.
• Rodzaje spotkań: w przypadku niektórych zaawansowanych usług możesz uruchamiać różne sale w zależności od rodzaju spotkania, które organizujesz. Czy organizujesz otwarte forum pytań i odpowiedzi, na którym każdy może wyrazić swoją opinię? Prowadzisz prezentację lub wykład i wolisz wyciszyć uczestników? Dowiedz się, jakiego rodzaju spotkania zazwyczaj będziesz organizować, a jeśli organizujesz różne spotkania, poszukaj usługi, która zaspokoi wszystkie Twoje potrzeby.
• Mobilność: cały sens wideokonferencji polega na zdalnym łączeniu się z ludźmi, co czasami oznacza łączenie się z urządzeń mobilnych. Wypróbuj usługę wideokonferencji zarówno na tabletach, jak i smartfonach, aby mieć pewność, że uczestnicy będą mieli równie pozytywne wrażenia na tych urządzeniach, jak ci, którzy łączą się za pośrednictwem komputerów stacjonarnych lub konfiguracji sali konferencyjnej.
• Nagrywanie: czasami warto zapisać najważniejsze momenty spotkania na później. Możliwość nagrywania wideo jest niezbędna, jeśli chcesz cofnąć się i przejrzeć konferencje. Dodatkowo pomocne może być internetowe archiwum poprzednich spotkań. Możesz na przykład zapisać fragmenty spotkań jako materiały wprowadzające lub szkoleniowe dla nowych pracowników. Zwróć uwagę na to, ile miejsca na nagranie będziesz mieć do dyspozycji. Wiele serwisów przechowuje nagrania w chmurze i ogranicza przestrzeń dyskową każdego użytkownika.
• Udostępnianie ekranu: udostępnianie ekranu utrzymuje zaangażowanie uczestników i sprawia, że ​​spotkanie jest bardziej interaktywne. Jeśli chcesz wyjaśnić subtelniejsze punkty prezentacji lub pokazać zdalnemu pracownikowi, jak uzyskać dostęp do niektórych dokumentów, udostępnianie ekranu może pomóc Ci zrobić to skuteczniej.
• Systemy pomieszczeń: W zależności od potrzeb możesz skonfigurować salę konferencyjną, która może być używana specjalnie do wideokonferencji. Pamiętaj, aby sprawdzić, czy usługa może zostać zintegrowana z konfiguracją sali konferencyjnej. Czasami wymaga to skorzystania z usług innego dostawcy w celu wyposażenia sali w odpowiedni sprzęt audio-wideo. Innym razem sama usługa wideokonferencji może zapewnić cały niezbędny sprzęt za dodatkową opłatą.
• Integracja aplikacji: Wiele rozwiązań do wideokonferencji umożliwia integrację aplikacji innych firm, takich jak Microsoft PowerPoint. Połączenie oprogramowania, które już posiadasz, z systemem wideokonferencji może pomóc w importowaniu prezentacji i dokumentów. Co więcej, wiele serwisów umożliwia robienie notatek, a niektóre umożliwiają uczestnikom dodawanie własnych notatek. Zastanów się, jakich aplikacji będziesz używać ze swoim systemem konferencyjnym i jaki wpływ chcesz, aby uczestnicy mieli na spotkanie. Kolejną integracją do rozważenia jest kalendarz lub klient poczty e-mail. Niektóre usługi wideokonferencji udostępniają wtyczki do programów takich jak Kalendarz Google i Outlook. Pozwala to szybko i łatwo zaplanować spotkania.
• Inteligentne spotkania: niektóre platformy do wideokonferencji mają zintegrowaną sztuczną inteligencję (AI), aby zwiększyć wydajność spotkań. Na przykład niektóre spotkania automatycznie sporządzą notatki dla wszystkich i wyślą podsumowanie po zakończeniu konferencji. Inteligentna technologia może również automatycznie przydzielać uczestnikom zadania związane z elementami akcji. Wszystkie te dodane funkcje zostały zaprojektowane tak, aby uczestnicy byli bardziej zaangażowani w to, co się dzieje, zamiast męczyć się z robieniem notatek.
• Obsługa klienta: Nie zapominaj o jakości obsługi klienta firmy. Warto poświęcić czas, aby zadzwonić do linii obsługi klienta firm, które rozważasz, aby dowiedzieć się, jak będą cię traktować. Gdy coś pójdzie nie tak, potrzebujesz linii pomocy technicznej, która szybko i dokładnie reaguje, z przedstawicielami, którzy traktują Cię z powagą i szacunkiem, na jaki zasługuje Twoja firma.

Co przyniesie przyszłość?

Wpływ wideokonferencji na komunikację międzyludzką jest prawie porównywalny z wpływem telefonu ponad półtora wieku wcześniej. A nowe technologie będą nadal ulepszać wideokonferencje w chmurze, tak jak je rozumiemy, ponieważ stają się one coraz bardziej integralną częścią prowadzenia biznesu w erze cyfrowej.

Rzeczywistość rozszerzona i rzeczywistość wirtualna otwierają możliwość współpracy na dużych odległościach geograficznych, tak jakby uczestnicy fizycznie znajdowali się w tym samym pokoju. Wyobraź sobie, że stoisz w wirtualnej przestrzeni ze swoimi współpracownikami biznesowymi, dyskutując o operacjach pośród morza interaktywnych wykresów, schematów i prototypów. Ta przyszłość szybko się zbliża wraz z rozwojem technologii i zapewni bardziej wciągające, imponujące wrażenia.

Sztuczna inteligencja prawdopodobnie również w przyszłości zwiększy możliwości wideokonferencji. W artykule, który napisał dla Yale Insights , Scott Wharton, wiceprezes i dyrektor generalny grupy współpracy wideo w firmie Logitech, powiedział, że opracowują technologię, która przyniesie korzyści salom konferencyjnym z wieloma kamerami.

„Pracujemy nad technologią, w której wizja komputerowa i sztuczna inteligencja mogą automatycznie kadrować ujęcie” — napisał Wharton. „Nawet jeśli masz 20 osób w pokoju, podobnie jak ludzie są wystarczająco inteligentni, aby wiedzieć, gdzie toczy się akcja, sztuczna inteligencja może wybrać osobę, która wstaje i podchodzi do tablicy”.

Dodatkowe raporty autorstwa Adama Uziałko.