Wybór systemu czasu i obecności

• Systemy ewidencjonowania czasu pracy to oprogramowanie do śledzenia czasu pracy pracowników, które integruje się z oprogramowaniem płacowym.
• Prowadzenie listy płac z systemem czasu i obecności poprawia wydajność i dokładność, zmniejszając potrzebę podwójnego wpisu.
• Systemy czasu i obecności są dostępne w różnych typach, w tym systemy biometryczne.
• Ten przewodnik pomoże kupującym, którzy wybierają system czasu i obecności, zrozumieć, jak badać rynek i wybrać najlepszy system dla swojej firmy.

Porównaj najlepsze systemy czasu i obecności na naszej stronie z najlepszymi typami.

Czym są systemy czasu i obecności?

Systemy czasu i obecności umożliwiają pracownikom elektroniczne rejestrowanie wejść i wyjść za pomocą zegarów, komputerów podłączonych do Internetu, urządzeń mobilnych i telefonów. Niektóre rozwiązania oferują również możliwość wbijania i wypisywania za pomocą wiadomości tekstowych, programów społecznościowych, takich jak Twitter, i innych programów komunikacyjnych, takich jak Slack. Kiedy pracownik rejestruje się lub wychodzi, dane są natychmiast przesyłane do oprogramowania, które może bezproblemowo zaimportować je do Twojego rozwiązania płacowego.

Systemy te nie tylko śledzą, kiedy pracownicy przychodzą i odchodzą. Monitorują również pracowników mobilnych za pomocą geolokalizacji i geofencingu, zarządzają płatnym czasem wolnym (PTO), tworzą harmonogramy pracowników, dostarczają szczegółowe raporty z pracy i dostarczają danych w czasie rzeczywistym o tym, kto pracuje, kto nie pracuje, kto się spóźnił, a kto zbliża się z biegiem czasu.

Wskazówka: Systemy czasu i obecności służą nie tylko do śledzenia godzin pracy pracowników. Można ich również używać do planowania, zarządzania urlopami i czasem wolnym, raportowania pracy i nie tylko.

Systemy czasu i obecności oferują samoobsługę, która pozwala pracownikom samodzielnie wykonywać wiele zadań związanych ze śledzeniem czasu, takich jak przeglądanie przepracowanych godzin, bieżących i przyszłych harmonogramów oraz rozliczeń międzyokresowych PTO.

Wiele z tych systemów oferuje zarówno rozwiązania chmurowe, jak i lokalne. Systemy lokalne są przechowywane na serwerach w Twojej firmie, podczas gdy systemy oparte na chmurze są przechowywane przez dostawcę systemu czasu pracy i dostępne online.

Rodzaje systemów czasu i obecności

Biorąc pod uwagę ich szeroki zakres funkcji, nie powinno dziwić, że istnieją różne rodzaje systemów czasu i obecności. Porównując swoje opcje, prawdopodobnie napotkasz następujące typy systemów:

• Karta czasowa: opcja karty czasowej jest w zasadzie klasycznym mechanicznym zegarem dziurkacza, który stał się cyfrowy. Instalując system kart czasu pracy, dasz swoim pracownikom kartę czasu pracy, która bardzo przypomina kartę kredytową. Karty te automatyzują śledzenie czasu, ale podobnie jak w przypadku fizycznych grafików, nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownicy wymieniali się kartami w celu zastąpienia nieobecnych lub spóźnionych współpracowników.
• Karty zbliżeniowe, plakietki i breloki: Zamiast zmuszać cię do przeciągnięcia karty, te opcje śledzenia czasu i obecności polegają na czytnikach, które skanują karty identyfikacyjne, identyfikatory lub breloki w określonej odległości. Wiele z tych opcji śledzenia czasu i obecności służy nie tylko do rejestrowania wejść i wyjść — mogą one również śledzić przemieszczanie się pracowników w miejscu pracy.
• Dane biometryczne: Dzięki biometrycznym systemom czasu i obecności będziesz dokładnie wiedzieć, kto wchodzi i wychodzi z Twojego biura. Te zaawansowane technologicznie systemy śledzenia czasu i obecności wykorzystują rozpoznawanie twarzy, odciski palców, skanowanie oczu i inne biologiczne identyfikatory unikalne dla jednej osoby, aby upewnić się, że osoba rejestrująca się jest faktycznie osobą pracującą. Oczywiście zapłacisz więcej za te zaawansowane funkcje, ale wraz z dodatkowymi wydatkami przychodzi niemal niezawodne śledzenie czasu i obecności.

Czy wiedziałeś? Możesz wykorzystać unikalne cechy biologiczne pracowników, takie jak odciski palców, aby śledzić ich obecność bez możliwości bicia kumpla.

• Logowanie przez Internet: Jeśli Twoi pracownicy pracują zdalnie, prawdopodobnie zastanawiasz się, jak którekolwiek z powyższych rozwiązań mogłoby sprawdzić się w Twojej firmie. Dlatego istnieją internetowe stacje logowania. Możesz wdrożyć te systemy, aby Twoi pracownicy mogli logować się z laptopów, komputerów osobistych lub urządzeń mobilnych bez względu na to, gdzie się znajdują. Nasza recenzja QuickBooks Time wyjaśnia, dlaczego ten system czasu i obecności jest doskonały dla pracowników mobilnych.
• Interaktywna odpowiedź głosowa: Kolejne rozwiązanie dla pracowników zdalnych, narzędzie do interaktywnej odpowiedzi głosowej (IVR), to system, za pomocą którego pracownicy zdalni lub terenowi rejestrują się przez telefon.

Plusy i minusy systemów czasu i obecności

Zalety systemów czasu i obecności

Oto niektóre z zalet systemów czasu i obecności:

Porada: Niestandardowe przepływy pracy mogą poprawić wydajność uzyskaną dzięki systemowi czasu i obecności. Przeczytaj naszą recenzję BambooHR, aby dowiedzieć się o systemie, który oferuje konfigurowalne przepływy pracy.

Wady systemów czasu i obecności

Oto główne pułapki systemów czasu i obecności:

• Koszt. Największą wadą systemów śledzenia czasu jest to, że są one droższe niż metoda ręczna, w której pracownicy codziennie zapisują swoje godziny lub wbijają i wypisują papierową kartę czasu pracy.
• Błędy. Nawet najlepsze oprogramowanie może czasem ulec awarii. Zawsze istnieje niewielkie ryzyko błędów śledzenia lub obliczeń podczas korzystania z dowolnego oprogramowania – w tym systemów czasu i obecności.

Koszty

Struktura kosztów systemów ewidencji czasu pracy zależy od tego, czy wybierzesz rozwiązanie chmurowe, czy lokalne. Systemy oparte na chmurze mają mniejsze powtarzające się miesięczne koszty, podczas gdy systemy lokalne zazwyczaj wiążą się z większymi jednorazowymi opłatami.

W przypadku systemów lokalnych wszystkie koszty pokrywasz z góry. Za oprogramowanie, licencje dla każdego pracownika i instalację można zapłacić od kilkuset do kilku tysięcy dolarów. Później nie ma opłat miesięcznych za usługę. Jednorazowe koszty zwykle nie obejmują jednak bieżącej pomocy technicznej ani aktualizacji oprogramowania.

W przypadku systemu opartego na chmurze większość usług pobiera opłatę za pracownika, która waha się od 1 do 10 USD miesięcznie. Niektóre usługi w chmurze pobierają również opłatę podstawową lub minimalną miesięczną.

Niektórzy dostawcy pobierają jednorazową opłatę za konfigurację i wdrożenie. Jednak w przeciwieństwie do systemów lokalnych wszystkie aktualizacje oprogramowania i wsparcie są wliczone w miesięczne wydatki.

Wskazówka: sprawdź naszą recenzję Rippling, aby dowiedzieć się więcej o systemie czasu i obecności, którego pełne wdrożenie i konfiguracja zajmuje mniej niż miesiąc.

Innym kosztem, który możesz ponieść w przypadku obu opcji, jest zegar czasu. Wiele systemów czasu i obecności współpracuje z różnymi zegarami. Te zegary czasowe mogą współpracować z kodami PIN, identyfikatorami przesuwanymi lub zbliżeniowymi lub danymi biometrycznymi, takimi jak odciski palców lub skany twarzy. Złożoność wybranego zegara określi koszt. Ceny zwykle wahają się od kilkuset dolarów za podstawowy zegar do kilku tysięcy za wyrafinowany zegar biometryczny.

Na co zwrócić uwagę w systemie czasu i obecności

Przy tak wielu systemach dostępnych na rynku może być trudno zdecydować, który z nich jest odpowiedni dla Twojej firmy. Kupując system, należy zwrócić uwagę na kilka rzeczy.

Często zadawane pytania dotyczące czasu i obecności

Nadal masz pytania dotyczące systemów czasu i obecności? Oto kilka często zadawanych pytań i odpowiedzi, które mogą pomóc w podjęciu decyzji.

Czym różnią się systemy czasu i obecności od tradycyjnych zegarów i kart czasu pracy?

Największą różnicą jest to, że wszystko jest zdigitalizowane i zautomatyzowane. Tradycyjne zegary i karty czasowe wymagają ręcznego wprowadzania danych do wszystkiego. Systemy czasu i obecności wymagają tylko naciśnięcia przycisku, aby wszystkie informacje zostały zsynchronizowane z oprogramowaniem. Następnie oprogramowanie to bezproblemowo integruje się z Twoim rozwiązaniem płacowym. Eliminuje to zduplikowane wpisy i zgadywanie. Ponadto systemy czasu pracy rejestrują godziny, kody zadań oraz informacje o przerwach i WOM cyfrowo iw czasie rzeczywistym.

Jakie typy zegarów są kompatybilne z systemami czasu i obecności?

Nie ma już prostych zegarów z dziurkaczem. Dzisiejsze zegary rejestrują czas na kilka różnych sposobów, w tym za pomocą kart perforowanych, kart magnetycznych, kodów kreskowych, kodów PIN i danych biometrycznych, takich jak odciski palców lub skany twarzy.

Czy istnieje różnica między systemem czasu i obecności a systemem biometrycznym?

Każdy system czasu i obecności współpracujący z zegarem biometrycznym jest systemem biometrycznym. Ponieważ prawie każde rozwiązanie do pomiaru czasu i obecności, które współpracuje z fizycznymi zegarami czasu, oferuje opcje biometryczne, różnica między nimi jest bardzo niewielka. Zegary biometryczne są najlepsze w użyciu, jeśli martwisz się uderzeniem kumpla.

Jedynymi systemami czasu i obecności, które nie mają opcji biometrycznych, są te, które nie zawierają biometrycznych zegarów czasu, zamiast tego polegają na komputerach i urządzeniach mobilnych do wbijania i wypuszczania pracowników. Jednak nawet niektóre z tych systemów oferują teraz skanery linii papilarnych, które podłącza się do komputerów lub używają programów, które robią zdjęcia pracowników aparatem komputerowym jako sposób na włączenie opcji biometrycznych.

Czy musisz używać zegara z systemem czasu i obecności?

Nie. Niektóre firmy wolą, aby pracownicy rejestrowali wejścia i wyjścia tylko za pośrednictwem komputera, aplikacji mobilnej lub telefonu. Nieużywanie zegara może obniżyć koszty, ponieważ każdy z nich może kosztować od kilkuset do kilku tysięcy dolarów.

Czy systemy czasu pracy i obecności są dobre tylko dla firm zatrudniających pracowników na godziny?

Chociaż może się wydawać, że systemy czasu i obecności są niezbędne tylko w firmach zatrudniających pracowników na godziny, firmy zatrudniające pracowników najemnych mogą również czerpać z nich szereg korzyści. System, który śledzi, jak długo pracownicy pracują nad konkretnymi projektami, może pomóc w prognozowaniu siły roboczej. Ponadto firmy zatrudniające pracowników najemnych mogą docenić aspekty systemu związane z zarządzaniem WOM.

Jak działają systemy czasu pracy dla pracowników zdalnych?

Systemy te wykorzystują technologię GPS do monitorowania zdalnych pracowników za pomocą urządzeń mobilnych. Niektóre systemy wykorzystują geofencing, aby ograniczyć miejsca, w których pracownicy mogą wejść i wyjść, podczas gdy inne wykorzystują geolokalizację, aby dokładnie rejestrować, gdzie pracownicy wchodzą i wychodzą. Systemy mogą również wykorzystywać geolokalizację do śledzenia pracowników w ciągu dnia, a nie tylko miejsca rozpoczęcia i zakończenia zmiany.

W jaki sposób systemy czasu pracy i obecności integrują się z systemami płacowymi?

Systemy ewidencji czasu pracy integrują się z systemami płacowymi, umożliwiając przesyłanie danych dotyczących czasu pracy i obecności do programu płacowego za naciśnięciem jednego przycisku. Zmniejsza to liczbę błędów i usprawnia cały proces płacowy.

W jaki sposób systemy czasu pracy zarządzają płatnym czasem wolnym?

Systemy czasu i obecności zarządzają PTO na kilka sposobów. Mogą śledzić, ile czasu wolnego pracownicy zarobili i wykorzystali, a także rozliczenia międzyokresowe chorobowe, urlopy, żałoba i wszelkie inne rodzaje czasu wolnego, jaki mogą otrzymać pracownicy.

Niektóre systemy czasu i obecności obsługują również proces składania wniosków i zatwierdzania. Dzięki temu pracownicy mogą prosić o czas wolny bezpośrednio w systemie, a menedżerowie mogą zatwierdzać lub odrzucać te prośby.

Max Freedman przyczynił się do napisania i zbadania tego artykułu.