Słyszysz mnie teraz? Unikaj najczęstszych faux pas połączeń konferencyjnych

• Aby uniknąć nadmiernego czasu podczas połączeń konferencyjnych, zacznij szybko i miej plan.
• Podczas połączenia konferencyjnego wybierz ciche miejsce i wycisz telefon, aby zredukować hałas w tle podczas spotkania.
• Wyznacz kogoś, kto sporządzi protokół i prześle go grupie po spotkaniu, aby pomóc uczestnikom zapamiętać, o czym dyskutowano.

Spóźnieni goście, rozpraszające hałasy w tle i rozmawiający ze sobą ludzie to tylko niektóre z irytujących problemów, z którymi można się spotkać podczas połączeń konferencyjnych. Unikanie tych i innych zakłóceń ma kluczowe znaczenie dla sprawnych i produktywnych spotkań telefonicznych.

Oto 12 wskazówek dotyczących etykiety, które eksperci zalecają przestrzegać, aby zapewnić, że rozmowy konferencyjne będą jak najbardziej korzystne dla wszystkich zaangażowanych osób.

Jakie są najgorsze faux pas połączenia konferencyjnego?

Badania przeprowadzone przez biuro rekrutacyjne Roberta Halfa, OfficeTeam, wykazały, że rozmawianie nad innymi, hałas w tle i brak uwagi to jedne z największych naruszeń etykiety połączeń konferencyjnych. Prawie 40% ankietowanych stwierdziło, że wielu uczestników rozmawiających w tym samym czasie jest najbardziej rozpraszającym zachowaniem podczas połączenia konferencyjnego, a następnie nadmierny hałas w tle (24%).

Jak ulepszyć połączenia konferencyjne

Telekonferencje i spotkania osobiste służą temu samemu celowi: pomagają tobie i twojemu zespołowi planować i przygotowywać się do projektów i przyszłych obowiązków. Ale ponieważ połączenia konferencyjne opierają się wyłącznie na komunikacji głosowej, ważne jest przestrzeganie pewnych wytycznych, aby zapewnić płynne działanie połączenia konferencyjnego. Joanne Blake, ekspert ds. etykiety biznesowej i dyrektor generalny Style for Success , powiedziała, że ​​przygotowanie jest kluczem do produktywnej telekonferencji.

„Wiele faux pas można wyeliminować, jeśli podstawowe zasady zostaną ustalone z wyprzedzeniem lub okresowo weryfikowane” – powiedziała.

Oto 12 wskazówek, które pomogą Ci skutecznie prowadzić połączenia konferencyjne.

1. Rozpocznij spotkania na czas . Jeśli martwisz się, że spóźnialscy przegapią informacje, wyznacz jednego z członków swojego zespołu, aby uzupełnił je później. Większość członków Twojej grupy będzie już prowadzić rozmowę, dlatego ważne jest, aby szanować ich czas oraz rozpoczynać i kończyć spotkanie zgodnie z harmonogramem.
2. Miej porządek obrad. Przygotuj i roześlij kopię porządku obrad z dużym wyprzedzeniem przed spotkaniem, aby wszyscy byli na tej samej stronie. W idealnej sytuacji uczestnicy powinni poświęcić czas na przejrzenie programu przed rozpoczęciem spotkania.
3. Wyznacz lidera. Telekonferencja nie powinna być sytuacją otwartą dla wszystkich, powiedziała Barbara Mitchell, konsultant ds. Zasobów ludzkich i zarządzania oraz autorka The Big Book of HR. Idealnie, powiedział Mitchell, ktokolwiek inicjuje połączenie, powinien je poprowadzić.
4. Poświęć czas na prezentacje. Gdy ludzie dołączą do rozmowy, poproś ich, aby się ogłosili. Gdy wszyscy będą już obecni, zróbcie apel, aby upewnić się, że nikogo nie brakuje. Podczas spotkania, zanim podzielisz się swoimi przemyśleniami z grupą, przedstaw się, mówiąc: „To jest [twoje imię]” — powiedziała Jacqueline Whitmore, ekspertka od etykiety biznesowej i założycielka The Protocol School of Palm Beach . „Jeśli rozmawiasz z kimś, kto nie zna Ciebie ani osób z Twojej firmy, warto wiedzieć, kto mówi”.
5. Zarządzaj hałasem w tle. Blake powiedział, że gospodarze i uczestnicy połączeń konferencyjnych powinni starannie wybrać miejsce, z którego dzwonią. „Wybierz spokojne miejsce, niezależnie od tego, czy jesteś uczestnikiem, czy osobą prowadzącą rozmowę” — powiedziała. „Jeśli [dzwonisz] z biura domowego, słychać szczekanie psów i biegające wokół dzieci”. Whitmore powiedział, że uczestnicy powinni wiedzieć, jak wyciszyć telefony, aby uniknąć rozpraszających hałasów podczas spotkania. Poćwicz wyciszanie się, nawet jeśli nic nie mówisz lub przebywasz w hałaśliwym otoczeniu. Wyciszanie się pozwala kichać, przesuwać się i wydawać dźwięki bez przeszkadzania innym podczas rozmowy. „Chcesz zablokować wszelkie dźwięki otoczenia” – powiedział Blake. „Upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak używać przycisku wyciszania”.
6. Zachęć do udziału wszystkich uczestników. Ważne jest, aby podczas rozmowy wszyscy czuli się włączeni. Uczestnikom bardzo łatwo jest się odłączyć, ponieważ wielu uważa, że ​​skoro nie można ich zobaczyć, jak podczas spotkania twarzą w twarz lub spotkania wideo, mogą zająć się innymi zadaniami, takimi jak praca nad innymi zadaniami, jedzenie, pisanie na klawiaturze lub przeszukiwać szuflady, powiedział Blake. „Kiedy jesteś rozproszony, możesz się potknąć, gdy zostaniesz wezwany do zabrania głosu” — powiedziała. Zachęć uczestników do zadawania pytań i dzielenia się opiniami. Unikaj monologów, a jeśli jesteś moderatorem spotkania, przyjdź przygotowany z własnym zestawem pytań do zespołu. To zachęca uczestników do skupienia się i wniesienia wkładu w rozmowę.
7. Wyznacz notariusza. Podczas spotkania wyznacz osobę do sporządzania notatek lub protokołów. Kiedy podczas jednej rozmowy jest tak wiele osób, dzieli się wieloma pomysłami i może być trudno zapamiętać wszystko. Niech ktoś śledzi kluczowe decyzje i wyniki dyskusji. „Wyślij e-mail uzupełniający z uzgodnionymi warunkami, tak jak w przypadku spotkania twarzą w twarz” — powiedział Mitchell.
8. Poinformuj innych, jeśli musisz wyjść wcześniej. Poinformuj wszystkich na początku spotkania (lub wcześniej, jeśli to możliwe), jeśli nie możesz zostać na czas trwania rozmowy. Mniej rozprasza, jeśli rozmówcy wiedzą, że wychodzisz, więc nikt nie będzie zdezorientowany, gdy się rozłączysz. „Jeśli z jakiegokolwiek powodu musisz przerwać rozmowę, poinformuj facylitatora, że ​​wychodzisz, abyśmy nie dzwonili do ciebie i nie tracili czasu” — powiedział Mitchell.
9. Zakończ spotkanie na czas. Ważne jest, aby szanować czas każdego z nas. Ogranicz swoje uwagi do minimum, abyś mógł przejść przez program i uniknąć przekroczenia wyznaczonego czasu. Blake zauważył, że niekończenie połączeń konferencyjnych na czas jest postrzegane jako brak szacunku. „Wpływa to na produktywność i może sprawić, że będziesz postrzegany jako kiepski menedżer czasu” – powiedziała.
10. Podsumuj działania. Pod koniec rozmowy gospodarz powinien podsumować przydziały, zadania lub inne działania, które członkowie zespołu przyjęli podczas rozmowy. Pomaga to uczestnikom zrozumieć, czego oczekuje się od nich po zakończeniu rozmowy.
11. Śledź kluczowe kontakty. Jeśli masz połączyć się z niektórymi członkami zespołu po odłożeniu słuchawki, napisz do nich e-mail lub połącz się z nimi, zanim dzień pracy się skończy. To minispotkanie może pomóc wszystkim szybko potwierdzić, że wszyscy zgadzacie się co do tego, co zostało omówione przez telefon.
12. Po spotkaniu zrób własne notatki. Nawet jeśli ktoś robił notatki dla grupy, po spotkaniu zapisz własne notatki. Dzięki temu łatwiej zapamiętasz działania, które zostały Ci przydzielone, i wzmocni kluczowe części rozmowy, które Cię dotyczą, a które mogą nie być uwzględnione w protokole.

Dlaczego etykieta połączeń konferencyjnych jest ważna?

Ważne jest, aby odświeżyć etykietę połączeń konferencyjnych, ponieważ łatwo jest popaść w złe nawyki, które sprawiają, że połączenia konferencyjne są irytujące lub nieefektywne.

„Choć może się wydawać, że połączenie konferencyjne to tylko kolejna rozmowa telefoniczna, tak nie jest” — powiedział Mitchell. „Rozmowy konferencyjne wymagają pewnych wytycznych, aby odnieść sukces”.

Jeśli nadal doświadczasz niegrzecznego zachowania i bezproduktywnych połączeń konferencyjnych, Mitchell zalecił powołanie zespołu zadaniowego, który zajmie się nowymi praktykami i procesami, które Twoja firma może wdrożyć w przyszłości.

„Powinno to pomóc wszystkim być na tej samej stronie i sprawić, że rozmowy będą bardziej produktywne” – powiedziała.

Pomimo wzrostu popularności Zoom i innych usług wideokonferencyjnych, nie oznacza to, że połączenia konferencyjne są przestarzałe. Whitmore nie widzi, że to zniknie w najbliższym czasie.

„To bardzo przydatne narzędzie” — powiedział Whitmore. Nie każdy czuje się komfortowo korzystając z technologii wideo, a połączenia konferencyjne wymagają jedynie podniesienia telefonu i wybrania kilku numerów.

„W zależności od poziomu zaawansowania technologicznego uczestników, mogą oni nie wiedzieć, jak korzystać z usług wideokonferencji” — powiedział Whitmore. „Tak więc telekonferencje bardzo łatwo angażują wszystkich. Większości ludzi jest o wiele łatwiej”.

Dodatkowe raporty autorstwa Chada Brooksa. Niektóre wywiady źródłowe przeprowadzono dla poprzedniej wersji tego artykułu.