Najlepsze praktyki dotyczące zwolnień: czy można jednocześnie zwolnić i zatrudnić?

• Proces jednoczesnego zwalniania pracowników i zatrudniania nowych musi być prowadzony ostrożnie.
• Jeśli zwolnisz pracownika i ponownie zatrudnisz go na to samo stanowisko w ciągu sześciu miesięcy, narażasz swoją firmę na potencjalne procesy sądowe.
• Komunikowanie „co”, „jak” i „dlaczego” zwolnień, zwłaszcza jeśli trwają również jednoczesne zatrudnienie, jest ważne dla ciągłości Twojej firmy. Pracownicy nigdy nie powinni zgadywać, dlaczego podejmowane są te działania związane z zatrudnieniem, w jaki sposób są wykonywane i jaki jest harmonogram.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli małych firm, którzy być może będą musieli zwolnić i zatrudnić pracowników w tym samym czasie.

Zwalnianie pracowników nigdy nie jest przyjemnym doświadczeniem. Czasami zwolnienia są konieczne, aby firma mogła utrzymać ciągłość w trudnych czasach. Może się jednak zdarzyć, że będziesz musiał zwolnić pracowników, jednocześnie zatrudniając nowych. Zanim podejmiesz tę zagadkę dotyczącą personelu, ważne jest, aby zrozumieć, co zgodnie z prawem możesz, a czego nie możesz robić i jak najlepiej informować pracowników o zmianach dotyczących siły roboczej.

Co to jest zwolnienie?

Przed przystąpieniem do zwolnień i potencjalnych nowych pracowników ważne jest, aby zrozumieć, czym są zwolnienia i czym różnią się od innych form separacji pracowników.

Zwolnienia są na ogół redukcją siły roboczej. Może to być tylko jeden pracownik lub wielu pracowników jednocześnie. Zwolnienia mogą być tymczasowe lub stałe i mogą wystąpić w wielu działach w firmie lub tylko w jednym.

Problemów z wydajnością lub zachowaniem pracowników nie należy rozwiązywać poprzez zwolnienia. Ten proces nie powinien być pretekstem do pozbycia się kłopotliwego pracownika.

To powiedziawszy, w przypadku zwolnień masowych powszechną praktyką jest eliminowanie w pierwszej kolejności pracowników o niższych wynikach i tych z problemami behawioralnymi. Po prostu zrozum, że nie możesz się odwrócić i od razu zająć tej samej pozycji inną osobą.

Czy jednoczesne zwalnianie i zatrudnianie pracowników jest zgodne z prawem?

Krótka odpowiedź brzmi: tak, ale są pewne zastrzeżenia. Nie możesz zwolnić pracownika na określonym stanowisku, a następnie natychmiast obsadzić to samo stanowisko nowym pracownikiem. Jeśli to jest droga, którą chcesz obrać, nie możesz odnosić się do wypowiedzenia tego pracownika jako zwolnienia. Może to narazić Cię na bezprawne pozwy o rozwiązanie stosunku pracy, przed którymi trudno się obronić.

Firma może zwolnić i zatrudnić w tym samym czasie, jeśli te działania związane z zatrudnieniem nie nakładają się na tę samą pracę lub stanowisko. Możesz legalnie zwolnić i zatrudnić pracowników jednocześnie, jeśli doświadczasz ograniczenia w biznesie i na przykład nie potrzebujesz już kierownika operacyjnego, ale musisz zatrudnić więcej specjalistów ds. Sprzedaży, aby pozyskać nowy biznes.

Kluczowy wniosek: możesz legalnie zwolnić i zatrudnić pracowników w tym samym czasie, ale nie możesz zwolnić pracownika tylko po to, by szybko zatrudnić kogoś innego na to samo stanowisko.

Jak szybko mogę zatrudnić nowego pracownika na miejsce zwolnionego?

Departament Pracy Stanów Zjednoczonych nie określa ram czasowych, w których można ponownie zatrudnić zwolnione stanowisko. Jednak nadal powinieneś zachować ostrożność, jeśli zdecydujesz się zatrudnić kogoś nowego na stanowisko, które niedawno zajmował były pracownik.

Załóżmy na przykład, że w ciągu sześciu miesięcy od zmniejszenia, zamrożenia lub wyeliminowania tego stanowiska w firmie ponownie zatrudniasz pracownika i postanawiasz nie zatrudniać ponownie osoby, którą zwolniłeś z pracy. Załóżmy też, że były pracownik dowiaduje się, że nowy pracownik jest młodszy, wyznaje inną religię lub ma inną płeć. Były pracownik może kwestionować powód zwolnienia i zastanawiać się, czy Twoja firma go nie dyskryminuje.

Może to skłonić byłego pracownika do zasięgnięcia porady prawnej. Jeśli pracodawca nie potrafi wykazać, dlaczego zwolnienie było konieczne i jasno uzasadnić decyzję o nieprzyjęciu byłego pracownika ponownie, firma może znaleźć się w sporze prawnym.

Aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych, najlepiej odczekać co najmniej sześć miesięcy przed obsadzeniem jakichkolwiek stanowisk, które zostały zamrożone lub wyeliminowane — chyba że zdecydujesz się ponownie zatrudnić osobę, którą pierwotnie zwolniłeś, na tej samej lub podobnej roli.

Jaka jest różnica między zwolnieniem a zwolnieniem?

Pracownicy, którzy tracą pracę z powodu wydajności, obecności lub problemów z zachowaniem, są zwalniani. Ich pozycja nie jest eliminowana; ich zatrudnienie w firmie jest.

Kiedy zewnętrzne realia powodują, że firma redukuje liczbę pracowników w celu zaoszczędzenia pieniędzy lub zmniejszenia kosztów ogólnych, zwykle jest to zwolnienie.

Jaka jest różnica między urlopem tymczasowym a zwolnieniem?

Istnieje duża różnica między zwolnieniem a zwolnieniem. Zwykle zwolnieni pracownicy są nadal pracownikami firmy, ale są usuwani z listy płac, ponieważ ich godziny pracy są tymczasowo eliminowane (zamrożone). W większości przypadków zwolnieni pracownicy zachowują swoje prawa pracownicze, świadczenia, staż pracy i status na swoim stanowisku.

Zwolnieni pracownicy nie są już pracownikami i wraz z pracą tracą świadczenia zdrowotne i świadczenia emerytalne.

Źródło: Workest by Zenefits

Kiedy zwolnić pracowników

Wiele czynników może zmusić pracodawców różnej wielkości do zwolnień pracowników.

• Pogorszenie koniunktury gospodarczej: gdy cała gospodarka kurczy się lub zwalnia, firmy z wielu branż muszą znaleźć sposoby na zaoszczędzenie pieniędzy. Pracownicy są kosztowni, a jeśli istnieją sposoby, aby firma mogła obejść się bez pewnych stanowisk, pracownicy na tych stanowiskach są usuwani z miejsca pracy.
• Fuzje i przejęcia (M&A): Kiedy dwie firmy stają się jedną, prawie zawsze pozostają zbędne stanowiska, a co za tym idzie, pracownicy. Określenie, które z nich zachować, a które zwolnić, jest nieuniknioną częścią fuzji i przejęć.
• Przenoszenie lub przenoszenie operacji: Kiedy firma fizycznie przenosi się do nowego obiektu w odległym mieście lub innym stanie, lokalni pracownicy zwykle nie wyrywają swojego życia i nie przenoszą się wraz z firmą. Im niższe wynagrodzenie pracownika, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że przeniesie się do firmy”.
• Ewolucja, technologia i automatyzacja: Wraz z ciągłym rozwojem technologii nieuniknione jest, że niektóre funkcje, które wykonywali pracownicy, nie będą już potrzebne. Aby ograniczyć zbędny zakres ubezpieczenia, pracodawcy zmniejszają zatrudnienie, gdy nie jest ono już potrzebne.
• Rozwój międzynarodowy, outsourcing lub offshoring: Z wielu powodów, głównie w celu zaoszczędzenia pieniędzy, niektórzy pracodawcy przenoszą swoją działalność za granicę (na przykład outsourcing do zagranicznego call center), gdzie koszty pracy są znacznie niższe niż w USA. może zostać zamknięty, co spowoduje jednoczesne zwolnienie tysięcy pracowników.

Czy zwolnienia mają być stałe czy tymczasowe?

Zwolnienia same w sobie powinny być komunikowane pracownikowi jako trwałe odejście z firmy. Jeśli zmienią się okoliczności, zawsze możesz się z nimi skontaktować i wyjaśnić powody zaproszenia ich z powrotem. Nigdy jednak nie obiecuj nikomu przyszłej pracy, ponieważ nie możesz przewidzieć przyszłości. Co ważniejsze, ustna obietnica zatrudnienia może być uznana za umowę o pracę w kręgach prawniczych.

Czy powinienem rozważyć ponowne zatrudnienie zwolnionych pracowników?

To, czy ponownie zatrudnić zwolnionych pracowników, zależy głównie od oceny pracodawcy. Jeśli od zwolnienia pracownika do ponownego zapotrzebowania na kogoś na to stanowisko minęło mniej niż sześć miesięcy, dobrą praktyką jest ponowne zatrudnienie tego samego pracownika. Jeśli zwolniony pracownik był ogólnie dobrym pracownikiem i miał pozytywne doświadczenia z Twoją firmą, nie powinno być powodu, aby go nie zatrudniać ponownie, jeśli ponownie potrzebujesz tej roli w swojej firmie.

Czy wiesz, że?: Możesz zatrudnić zwolnionych pracowników, jeśli ponownie ich potrzebujesz. Jednak nigdy nie należy wykorzystywać zwolnień jako przykrywki dla rozwiązania problematycznych pracowników.

Jak komunikować powody zwolnień i/lub jednoczesnego zatrudnienia

Istnieją określone sposoby komunikowania się ze zwalnianymi pracownikami, a także informowania reszty firmy.

Komunikacja dla odchodzących pracowników

Zwolnienie nigdy nie jest przyjemnym doświadczeniem, a wszyscy pracodawcy powinni być uważni, wrażliwi i cierpliwi podczas całego procesu. Każda osoba w Twojej firmie, która będzie przekazywać wiadomości zwalnianym pracownikom, musi wiedzieć, co zawrzeć na spotkaniu informacyjnym i jak powiedzieć to jasno i ze współczuciem.

Ty, Twój przedstawiciel ds. zasobów ludzkich lub kierownik pracownika powinniście odnieść się do tych pięciu obszarów podczas spotkania powiadamiającego z pracownikiem:

• Wyjaśnij biznesowe uzasadnienie zwolnień — a konkretnie ich.
• Dostarcz pracownikowi pisemne pismo zawierające wszystkie istotne informacje, w tym datę wejścia w życie i wyjaśnienie wpływu na jego świadczenia (np. w jaki sposób zostaną one wstrzymane).
• Wyjaśnij szczegóły ich pakietu odpraw.
• Poinformuj ich o wszelkich usługach związanych z outplacementem, które oferuje Twoja firma lub organizacja w Twojej okolicy.
• Przedstaw kolejne kroki, takie jak zwrot sprzętu firmowego.

Komunikat dla pozostałych pracowników

Ty i Twój zespół kierowniczy powinniście poinformować pozostałych pracowników, że zwolnienia miały miejsce i ich przyczyny. Jeśli to możliwe, przedstaw tę wiadomość osobiście, na przykład na zebraniu całego personelu. W przypadku dużych, oddalonych lub bardzo rozproszonych zespołów odpowiednia może być wideokonferencja.

Po wstępnym ogłoszeniu wyślij szczegółową wiadomość e-mail do wszystkich pracowników, która potwierdza to, co zostało omówione na spotkaniu. Liderzy zespołów, menedżerowie i przełożeni powinni zebrać swoje zespoły, aby sprawdzić, zapytać, czy są jakieś pytania i przypomnieć zespołowi, aby ćwiczył samoopiekę. Poczucie winy ocalałego w następstwie zwolnień to prawdziwe zjawisko, którego nie należy ignorować. Menedżerowie powinni to przyjąć do wiadomości i, jeśli Twoja firma to oferuje, przypomnieć swojemu zespołowi o usługach programu pomocy dla pracowników (EAP).

Rozważ te wskazówki dotyczące tego, jak liderzy powinni komunikować się z pozostałymi członkami zespołu:

• Przeliteruj procesy zwolnień, aby pracownicy wiedzieli, czego będą doświadczać zwolnieni i jaki będzie wpływ na zespół.
• Wysłuchaj obaw swojego zespołu, pozwól im się wyładować i potwierdź ich obawy ze współczuciem i autentycznością.
• Opisz przyszłą wizję pracowników, ich ról, zespołu i firmy jako całości.

Komunikacja dla klientów

Możesz być zakłopotany lub niechętny do podzielenia się wiadomościami z opinią publiczną, ale Twoje ograniczenie mocy może być pomocne dla klientów, zwłaszcza jeśli może to wpłynąć na ich usługi lub czas dostawy. Zapewnij swoim menedżerom, specjalistom ds. sprzedaży i wszystkim pracownikom mającym kontakt z klientem scenariusze, co należy powiedzieć, aby byli przygotowani do radzenia sobie z trudnymi rozmowami.

Utrzymanie zdrowej równowagi

Jako pracodawca nigdy nie oczekujesz zwolnienia któregokolwiek ze swoich pracowników. Jednak w najlepszym interesie całej firmy może się zdarzyć, że konieczne będą zwolnienia.

Podchodzenie do sytuacji z przejrzystością i uczciwością to jeden z najlepszych sposobów radzenia sobie ze zwolnieniami. Skuteczna komunikacja z pracownikami może pomóc w utrzymaniu z nimi pozytywnych relacji, co może być korzystne, jeśli później będziesz dysponować zasobami, aby ponownie zatrudnić tych, których zwolniłeś.

Dodatkowe raporty autorstwa Shayny Waltower i Maxa Freedmana.