Przewodnik po potrzebach Twojej firmy w zakresie oprogramowania.

Jeśli chodzi o Twoją małą firmę, aplikacje — lub „aplikacje” — są Twoimi cichymi partnerami.

Bez aplikacji — programów, które mówią komputerom, co mają robić ze wszystkimi jedynkami i zerami, które są siłą napędową większości nowoczesnych firm — drogi sprzęt jest bezradny. Dla większości korporacyjnych dżokejów aplikacje oznaczają korzystanie z oprogramowania Microsoft Office, które zwykle obejmuje Word, aplikację do edycji tekstu, Excel, program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych oraz oprogramowanie do prezentacji pokazów slajdów PowerPoint. Pakiet Office jest w zasadzie złotym standardem w aplikacjach biurowych.

Choć Office może być potężny i uniwersalny, dla małych firm i start-upów może być kosztownym rozwiązaniem i nadal może nie być w stanie obsłużyć wszystkich Twoich potrzeb w zakresie technologii informatycznych. Oto ogólne spojrzenie na różne kategorie aplikacji biznesowych, które powinny znaleźć się na Twojej liście zakupów, oraz niektóre z alternatywnych sposobów zaspokojenia Twoich wymagań bez rozbijania banku.

Śledzenie finansów: oprogramowanie księgowe

Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest duża, czy mała, dzisiejszy biznes polega na tworzeniu liczb. Jest to o wiele bardziej skomplikowane niż zwykłe równoważenie książeczki czekowej, zwłaszcza jeśli masz wielu klientów, prowadzisz zapasy i masz różne rodzaje cykli rozliczeniowych. Aby uzyskać prawdziwy obraz kondycji finansowej firmy, potrzebujesz oprogramowania księgowego.

Oprogramowanie księgowe umożliwia rejestrowanie i przetwarzanie podstawowych transakcji księgowych, takich jak zobowiązania, należności i listy płac, a także szereg bardziej skomplikowanych zadań finansowych. Ponieważ oprogramowanie księgowe umożliwia śledzenie relacji finansowych z klientami w czasie, zapewnia również wgląd w bazę klientów.

„Staje się ogromną bazą danych o twoich klientach” — powiedziała Ellen DePasquale, która od 20 lat jest konsultantem komputerowym i trenerem.

[Recenzje wszystkich programów księgowych dla małych firm można znaleźć na stronie naszego najlepszego oprogramowania księgowego dla małych firm .]

Łącząc to: E-mail

Dla wielu małych firm poczta elektroniczna jest podstawowym łączem do klientów i dostawców. Firmy wirtualne mogą dodawać pracowników do listy. Funkcjonalna strona poczty e-mail jest związana z usługodawcą internetowym (ISP), który udostępnia Twoje konto e-mail oraz aplikację kliencką poczty e-mail, której używasz do wysyłania i odbierania poczty. Możesz skorzystać z płatnej usługi e-mail lub różnych bezpłatnych usług e-mail.

Istnieje wiele firm hostingowych, takich jak GoDaddy.com, które zapewniają własną domenę i konto e-mail. Innym sposobem na zdobycie własnej domeny jest skorzystanie z usług lokalnego dostawcy telewizji kablowej lub firmy telefonicznej. Jeśli najważniejsze są pieniądze, zawsze możesz skorzystać z darmowego konta e-mail w Gmailu, Hotmailu lub Yahoo.

Jeśli chodzi o klientów, złotym standardem pozostaje Outlook firmy Microsoft, który jest bogatym klientem poczty e-mail, połączonym z funkcjami zarządzania kontaktami i kalendarza. Dostępne są również inne w pełni funkcjonalne klienty, takie jak Thunderbird firmy Mozilla, przeglądarka Firefox lub klient Apple Mail. Istnieje również wiele kont internetowych, takich jak Gmail, które nie wymagają osobnego oprogramowania klienckiego, ale mają bardziej ograniczoną liczbę dzwonków i gwizdków.

Pokaż się z jak najlepszej strony: Dokumentacja

Twoja firma musi prezentować światu wiele twarzy. Właśnie tam pojawiają się aplikacje do tworzenia dokumentacji. Twoja dokumentacja to wszystko, co pozwala ludziom dowiedzieć się o Tobie, co robisz i jak to robisz — dokumenty tekstowe, biznesplany, prezentacje. Chodzi o słowa — słownictwo. A tam, gdzie są słowa, musi istnieć edytor tekstu — aplikacja do przetwarzania tekstu jest niezbędna do korespondencji, pisania tekstu na wszelkie materiały biznesowe lub witrynę internetową. Dobrze jest mieć aplikacje do prezentacji, takie jak często oczerniany PowerPoint firmy Microsoft, ale jeśli nie spędzasz trochę czasu na targach i konwencjach lub nie rzucasz pieniędzy na fundusze, jest to opcjonalne.

Co tam jest?

Domyślnym rozwiązaniem do tworzenia dokumentacji dla prawie każdego użytkownika komputera jest pakiet aplikacji Microsoft Office, który obejmuje Word do przetwarzania tekstu i PowerPoint do prezentacji. Oba mają tak wiele funkcji i możliwości, że z łatwością nauczysz się ich używać jako pełnoetatowej pracy. Alternatywą jest OpenOffice, bezpłatny pakiet oprogramowania biurowego, który można pobrać i który obejmuje edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, grafiki i aplikacje bazodanowe. Są też pakiety online, takie jak Dokumenty Google i Zoho, między innymi. Zaletą korzystania z aplikacji online, takich jak Google lub Zoho, jest automatyczne tworzenie kopii zapasowych Twojej pracy na ich serwerach.

Ile to będzie kosztować?

Microsoft Office nie jest tani. Jeśli potrzebujesz tylko programu Word lub PowerPoint, kosztują 139,99 USD za sztukę. Ale możesz otrzymać cały pakiet, który obejmuje obie aplikacje, a także Outlook i Excel za jedyne 199,99 USD, jeśli pobierzesz aplikacje lub 279,99 USD, jeśli chcesz mieć rzeczywiste dyski. OpenOffice jest darmowy — podobnie jak Google i Zoho — dla użytkowników indywidualnych.

Miej oko na swoją bazę klientów: CRM

Jeśli masz tylko kilku klientów, na ogół nie jest trudno śledzić swoje relacje z nimi, w tym to, kiedy się z nimi kontaktowałeś, co dla nich zrobiłeś i jakie masz plany na przyszłość. Kiedy ta liczba wzrośnie (jak masz nadzieję), zadanie może stać się bardziej skomplikowane i czasochłonne. W tym miejscu z pomocą może przyjść oprogramowanie klienckiej bazy danych dla małych firm (znane również jako CRM). Jak sama nazwa wskazuje, pomaga śledzić klientów i relacje z nimi.

CRM pomaga organizować relacje z klientami na każdym etapie, od pierwszego rozpoczęcia współpracy z nowym klientem do zakończenia tej relacji. Nawet gdy relacja zawodowa dobiegnie końca, może przypominać o skontaktowaniu się z byłymi klientami, aby sprawdzić, czy są zainteresowani odnowieniem relacji.

Co tam jest?

Jeśli potrzebujesz taniego oprogramowania CRM (takiego jak Mniej irytujący CRM ), które możesz zainstalować na swoim komputerze, główną grą w mieście pomagającą małym firmom w zarządzaniu klientami jest Act! oprogramowanie. Ale CRM online z Salesforce.com jest potężnym konkurentem.

A jeśli czujesz się komfortowo korzystając z CRM online, zdecydowanie powinieneś rzucić okiem na możliwości CRM Zoho.

Ile to będzie kosztować?

Ustawa podstawowa! Ceny oprogramowania zaczynają się od 171,99 USD. Salesforce.com oferuje CRM już od 5 USD miesięcznie. Wersja oprogramowania Zoho CRM online o ograniczonej funkcjonalności jest bezpłatna dla maksymalnie trzech użytkowników.

Porządkowanie: Arkusze kalkulacyjne

Arkusze kalkulacyjne to surowiec aplikacji księgowych i nie tylko. Wyświetlają wiele komórek zawierających tekst alfanumeryczny, liczby lub formuły w siatce składającej się z wierszy i kolumn. Są dobre do śledzenia rzeczy, sortowania rzeczy (krojenia i krojenia w żargonie biznesowym) testowania wpływu zmian na rzeczy, takie jak ceny i kalkulacje. Są sękate, ale są konieczne.

Co tam jest?

Zdecydowanie najczęściej używany jest Microsoft Excel , ale czcigodny Lotus 1-2-3 firmy IBM ma wielu zagorzałych zwolenników. OpenOffice oferuje aplikacje arkuszy kalkulacyjnych do pobrania online, a zarówno Google, jak i Zoho oferują arkusze kalkulacyjne.

Ile to będzie kosztować?

Możesz kupić sam program Excel za 139,99 USD, ale będziesz mieć więcej pieniędzy, aby uzyskać go jako część całego zespołu Office, ponieważ będziesz także potrzebować aplikacji do edycji tekstu. Lotus 1-2-3 kosztuje 322 dolary. OpenOffice jest darmowy. W Internecie zarówno Google, jak i Zoho oferują bezpłatne aplikacje do obsługi arkuszy kalkulacyjnych.

• Oprogramowanie CRM Klucze do sukcesu w biznesie
• Najważniejsze zalety oprogramowania CRM
• Wybór usługi oprogramowania płacowego