7 sposobów na zorganizowanie przepływu pracy za pomocą Microsoft Lists

Podczas zarządzania projektem ważne jest, aby upewnić się, że Twój zespół jest na tej samej stronie i pracuje wydajnie. Jednak łatwiej to powiedzieć niż zrobić. Zachęcanie do produktywności w zespole może być nieco zniechęcające. Na szczęście aplikacje takie jak Microsoft Lists mogą ułatwić zarządzanie tym zadaniem.

Microsoft Lists jest częścią ekosystemu Microsoft 365. Choć na pierwszy rzut oka brzmi to jak prosta aplikacja z listą rzeczy do zrobienia, pozwala zrobić znacznie więcej dzięki elastycznym szablonom. Przyjrzymy się możliwościom tej aplikacji i sposobom jej wykorzystania w celu zwiększenia produktywności.

1. Planowanie treści

Microsoft Lists umożliwia szybkie i łatwe zarządzanie publikacją treści na wielu platformach. Harmonogram treści to jeden z wielu szablonów dostępnych w aplikacji. Możesz planować posty w mediach społecznościowych, blogach lub na stronach internetowych, a nawet śledzić ich skuteczność.

Jest to podobne do tworzenia harmonogramu treści w Kalendarzu Google, ale otrzymujesz tutaj gotowy szablon, który można łatwo dostosować. Ten szablon pozwala skupić się na tworzeniu wysokiej jakości treści i usprawnić proces tworzenia/dystrybucji poprzez udostępnianie kalendarza swojemu zespołowi. Lista umożliwia również przypisywanie projektów do różnych członków zespołu i pozwala z łatwością śledzić terminy.

2. Śledzenie postępu prac

Szablon Work Progress Tracker pomoże Ci w organizacji i zarządzaniu Twoją pracą i projektami. Umożliwia przeglądanie wszystkich zadań i projektów w jednym miejscu, co pozwala ustalać priorytety i być na bieżąco z tym, co należy zrobić.

Możesz przydzielać zadania członkom zespołu i sprawdzać ich postępy w czasie rzeczywistym. Przydaje się to również do oceny, jak długo zwykle zajmuje określone zadanie, więc możesz wziąć to pod uwagę przy planowaniu w przyszłości. Aplikacja ułatwia również kategoryzowanie zadań, ustawianie priorytetów i ustawianie daty rozpoczęcia/zakończenia.

Niektóre z tych funkcji są podobne do najlepszych aplikacji do zarządzania zadaniami, a to wielka pochwała za to, co jest zasadniczo prostą aplikacją przypominającą arkusz kalkulacyjny na powierzchni.

3. Problemy ze śledzeniem

Niezależnie od tego, czy pracujesz sam, czy z zespołem, w projektach pojawią się problemy i problemy. Może to obejmować błędy w oprogramowaniu, problemy techniczne, zmiany projektu itp. Na szczęście możesz użyć szablonu śledzenia problemów w Microsoft Lists, aby zarządzać wszelkimi problemami pojawiającymi się podczas projektu.

Szablon zawiera szczegółowe informacje o każdym problemie, takie jak jego priorytet, status i osoba odpowiedzialna za jego rozwiązanie. Możesz użyć tych informacji, aby zapewnić szybkie rozwiązywanie ważnych problemów, pomagając zespołom w utrzymaniu organizacji i nadążaniu za pracą. Informuje nawet, kiedy problem został zgłoszony, więc możesz do niego wrócić w przyszłości.

4. Śledzenie nowych rekrutów

Jeśli twoja część pracy obejmuje zatrudnianie, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych i wdrażanie nowych rekrutów, doskonale wiesz, jak wyczerpująca może być ta cała męka. Szablon Recruitment Tracker w Microsoft Lists ułatwia zarządzanie procesem zatrudniania nowych rekrutów.

Możesz śledzić szczegóły każdego kandydata, takie jak stanowisko, czas rozmowy kwalifikacyjnej, rekruter i inne. Ten szablon umożliwia nawet przeglądanie profilu LinkedIn każdego kandydata i CV bezpośrednio z aplikacji. Ułatwia również monitorowanie postępów każdego kandydata podczas całego procesu rekrutacji

5. Usprawnianie procesów pracy

Microsoft Lists pomaga również w budowaniu wydajnego procesu pracy dla produktywnych przepływów pracy. Ułatwia to zarządzanie pracą. To narzędzie pomaga zidentyfikować wąskie gardła i nieefektywności w bieżącym procesie oraz znaleźć sposoby ich naprawy.

Chociaż nie ma specjalnie ustawionego szablonu do tego celu, przydatna jest kombinacja szablonów postępu prac, harmonogramu treści i planu wydarzeń. Możesz łatwo dowiedzieć się, które zadania trwają dłużej, dzięki czemu możesz znaleźć sposoby usprawnienia procesu w fazie planowania.

Każda lista pozwala również zobaczyć, którzy członkowie zespołu potrzebują więcej czasu na wykonanie określonego zadania, co pozwala szybko rozwiązać problemy z wydajnością/wydajnością zespołu.

6. Śledzenie wydatków

Zarządzanie przepływami pieniężnymi ma kluczowe znaczenie dla sukcesu finansowego, a śledzenie wydatków jest ważne dla każdej firmy. Na szczęście istnieje szablon o nazwie Expense Tracker w Microsoft Lists. Pozwala śledzić i kontrolować każdy wydatek Twojej firmy.

Możesz wprowadzić poszczególne wydatki, podając kwotę, datę i kategorię zakupu lub wydatku. Kategoryzacja znacznie upraszcza ten szablon, umożliwiając szybkie sortowanie i zarządzanie różnymi kategoriami.

Pozwala nawet dodawać paragony w celu obliczenia miesięcznych lub rocznych przepływów pieniężnych. Działa to podobnie do narzędzia do śledzenia budżetu Notion i pomaga w zarządzaniu budżetami projektów.

7. Zarządzanie aktywami

Szablon AssetCenter w aplikacji umożliwia śledzenie wszystkich urządzeń w Twojej organizacji. Korzystając z tego szablonu, możesz łatwo dowiedzieć się, kiedy urządzenia są rejestrowane i zwracane. Możesz przypisać etykietę zasobu do każdego produktu i łatwo zobaczyć stan, model, numer seryjny i aktualnego właściciela każdego urządzenia.

Ponadto możesz szybko dodać zdjęcie, datę zakupu, cenę zakupu i numer zamówienia dla każdego urządzenia, które jest wyewidencjonowane lub wprowadzone do systemu. Możesz nawet dodawać notatki informujące o stanie urządzenia dla każdego zasobu.

Microsoft Lists: bardzo niedoceniane oprogramowanie do zarządzania pracą

Możesz być zaskoczony tym, co oferuje Microsoft Lists. Jeśli masz już subskrypcję usługi Microsoft 365, korzystanie z list powinno być dla Ciebie oczywiste. Wypada również dobrze w porównaniu z innymi aplikacjami zwiększającymi produktywność, biorąc pod uwagę, że szablony są na równi z niektórymi z najlepszych szablonów Notion.

Jedyną rzeczą, której brakuje w Microsoft Lists, jest robienie notatek. Chociaż możesz tworzyć notatki w aplikacji, odpowiedni szablon do tego sprawi, że stanie się to jedną z najlepszych aplikacji zwiększających produktywność. Nawet wtedy ilość rzeczy, które możesz zrobić z tą aplikacją, jest niesamowita.