7 problemów z arkuszami kalkulacyjnymi Excela i jak je rozwiązać

Jeśli chcesz coś wymienić, kuszące jest, aby użyć Excela jako domyślnego repozytorium: w końcu jest to tylko niewielka lista elementów dla siebie lub kilku bliskich współpracowników. Być może potrzebujesz bardziej złożonych formuł do obliczeń lub programowania makr, aby zautomatyzować gromadzenie i przetwarzanie danych.

Niestety łatwość rozpoczęcia pracy w programie Excel lub konkurencyjnym programie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych jest również jednym z największych problemów. To, co zaczyna się jako mały projekt w programie Excel, rozrasta się w coś dużego, w którym to momencie możesz również napotkać problemy z szybkością i stabilnością, a nawet problem programistyczny, którego nie możesz rozwiązać.

Ponadto zadania związane z zarządzaniem dużymi danymi często wiążą się z poważnymi wyzwaniami, takimi jak organizacja, wdrażanie, klasyfikacja plików, zarządzanie bazami danych, współpraca użytkowników i inne. Aby zniszczyć strukturę bazy danych, wystarczy umieścić dane w niewłaściwym miejscu, wprowadzić dane niespójnie, a nawet mieć dwie osoby pracujące na tym samym arkuszu. Niektóre rzeczy mogą pójść nie tak, powodując opóźnienia i możliwą utratę danych.

W tym artykule wyjaśniono najczęstsze problemy, jakie użytkownicy napotykają podczas korzystania z arkuszy kalkulacyjnych programu Excel, jak je rozwiązać i kiedy najlepiej jest zaryzykować i zamiast tego przełączyć się na bazę danych.

Problem #1: Edycja wielu użytkowników w Excelu

Gdy systemy Excel rozwijają się organicznie, szybko napotykasz problemy, w których jeden użytkownik otwiera skoroszyt w dowolnym momencie, a inny otrzymuje informację, że jest już otwarty. Drugi użytkownik może anulować, czekać lub wyświetlić wersję tylko do odczytu. Obietnica programu Excel, który poinformuje Cię, kiedy druga osoba wyjdzie ze skoroszytu, jest ryzykowna, ponieważ nie sprawdza statusu tak często i może nigdy Cię nie oświecić. Nawet jeśli tak się stanie, ktoś inny może się zalogować i otworzyć plik przed tobą.

Aby uniknąć efektu samotnego użytkownika, możesz użyć aplikacji Excel Online (uproszczonej internetowej wersji programu Excel) lub włączyć funkcję Skoroszyty udostępnione. Oto krótki przewodnik dotyczący udostępniania arkusza kalkulacyjnego.

• Otwórz żądany arkusz kalkulacyjny i kliknij „Plik” u góry.

• Następnie w menu po lewej stronie kliknij „Udostępnij”, aby otworzyć nowe okno.

• Teraz wprowadź informacje o użytkowniku, któremu chcesz udostępnić arkusz kalkulacyjny.

Notatka. Możesz także podzielić dane na wiele książek, aby różne osoby pracowały nad różnymi książkami bez deptania sobie nawzajem.

Problem nr 2: Udostępnione skoroszyty programu Excel

Excel Online domyślnie obsługuje kilka edytorów, ale brakuje w nim większości funkcji. Usługa nie udaje niczego innego niż najprostsze zadania. Chociaż funkcja Skoroszyty udostępnione wygląda na to, że powinna działać, jest pełna ograniczeń. Na przykład nie można utworzyć tabeli ani usunąć bloku komórek, jeśli skoroszyt jest udostępniony.

Gdy systemy Excela rozwijają się naturalnie, napotykasz problem, że tylko jeden użytkownik może otworzyć skoroszyt w danym momencie.

Istnieją obejścia niektórych ograniczeń online programu Excel. Dla innych jest to kwestia zmiany struktury skoroszytu, a nie korzystania z już skonfigurowanego skoroszytu, ale ten scenariusz często przeszkadza. W rezultacie nie można używać skoroszytu udostępnionego w taki sam sposób, jak zwykłego skoroszytu jednego użytkownika.

Zmiany w udostępnionych skoroszytach są synchronizowane między użytkownikami za każdym razem, gdy skoroszyt jest zapisywany. Ta akcja jest zaplanowana czasowo, np. wymuszony zapis co pięć minut. Jednak obciążenie związane z regularnym zapisywaniem i śledzeniem zmian każdego użytkownika staje się dość znaczące. Książki mogą szybko rosnąć i wywierać presję na Twoją sieć, spowalniając inne systemy.

Problem 3: Połączone skoroszyty programu Excel

Dzielenie danych na wiele skoroszytów może rozwiązać problem edycji wielu użytkowników. Jednak każdy skoroszyt prawdopodobnie będzie wymagał powiązań między nimi, aby wartości wprowadzone w jednym mogły być użyte w drugim. Łącza między skoroszytami są również przydatne do przechowywania oddzielnych danych w osobnych plikach, a nie osobnych arkuszach w tym samym skoroszycie.

Irytujące, te linki są kolejnym źródłem frustracji i niestabilności. Stają się bezwzględne, w tym pełną ścieżkę do skoroszytu źródłowego, lub względne, w tym różnicę między ścieżkami źródłowymi i docelowymi. Choć brzmi to rozsądnie, Excel używa tajemnych reguł, aby decydować, kiedy użyć jakiego typu łącza i zmienić je.

Reguły zależą od kilku parametrów i tego, czy książki zostały zapisane przed wstawieniem linków. Łącza zmieniają się również po zapisaniu skoroszytu lub otwarciu i użyciu polecenia Zapisz jako w celu utworzenia duplikatu zamiast kopiowania pliku za pomocą Eksploratora plików. Skutkiem całego tego zamieszania i niepewności jest to, że powiązania między książkami łatwo się psują, a naprawa takich powiązań zajmuje dużo czasu. Nikt nie ma dostępu do plików, których dotyczy problem.

Połączone dane są aktualizowane tylko po otwarciu plików, chyba że klikniesz dane > Zapytania i połączenia > Edytuj łącza > Aktualizuj wartości. Oto krótkie demo.

• Otwórz żądany arkusz kalkulacyjny i kliknij „Dane” u góry.

• Teraz znajdź „Żądania i połączenia” i kliknij „Edytuj łącza”.

• Następnie wybierz Aktualizuj wartości.

Jeśli linki nie znajdują się między dwoma skoroszytami, ale obejmują trzy lub więcej, musisz otworzyć wszystkie skoroszyty w kolejności, upewniając się, że wszelkie procesy aktualizacji danych odbywają się we właściwej kolejności, od pierwszego do drugiego i trzeciego. Jeśli zmienisz wartość w pierwszym skoroszycie i otworzysz trzeci, nie zobaczysz żadnych zmian, ponieważ drugi skoroszyt nie zaktualizował swoich wartości.

Ten łańcuch danych jest logiczny, ale zwiększa prawdopodobieństwo, że informacje są nieprawidłowe lub że próbujesz otworzyć książkę, którą ktoś inny już edytuje.

Oczywiście możesz spróbować całkowicie uniknąć powiązanych skoroszytów, ale istnieje szansa, że ​​wprowadzisz te same dane w więcej niż jednym skoroszycie, a wraz z tym istnieje niebezpieczeństwo, że za każdym razem będziesz wprowadzać je nieco inaczej.

Problem 4: Walidacja danych Excel

Błędy mogą wkraść się do danych dowolnego systemu komputerowego: ludzie błędnie wpisują słowa lub zmieniają cyfry w liczby z monotonną regularnością. Jeśli Twoje dane nie zostaną zweryfikowane podczas wprowadzania, będziesz mieć kłopoty.

Domyślnie program Excel akceptuje wszystko, co wprowadzi użytkownik. Istnieje możliwość ustawienia walidacji list odnośników, ale są one trudne w utrzymaniu, głównie jeśli to samo pole jest używane w więcej niż jednym miejscu. Jeśli użytkownicy muszą wprowadzić numery identyfikacyjne dokumentów lub numery referencyjne klientów bez żadnej weryfikacji, łatwo jest połączyć ze sobą nieprawidłowe wpisy, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Integralność danych systemu jest śmiertelnie naruszona, a każda analiza danych jest podejrzana.

Możesz już cierpieć z powodu problemów z walidacją danych, nie zdając sobie sprawy z pierwotnej przyczyny. Rozważ sytuację, w której masz listę kont w programie Excel. Użytkownik wprowadza nazwę klienta nieco inaczej na każdej fakturze. W rezultacie otrzymujesz faktury za „Jones Ltd”, „Jones Limited”, „Jonse Ltd” i „joness”.

Możesz wiedzieć, że wszystkie pochodzą z tej samej firmy, ale Excel nie. Każda analiza danych konta, taka jak tabela przestawna oparta na klientach według miesiąca, daje wiele wyników, podczas gdy powinien być tylko jeden.

Problem nr 5: nawigacja w programie Excel

Duże książki są trudne w nawigacji. Zakładki arkuszy na dole okna to okropny mechanizm do odnajdywania się, gdy jest ich dużo. Przy tak wielu kartach wyświetlanych na ekranie trudno jest znaleźć to, czego potrzebujesz. Oto szybki sposób poruszania się po arkuszach.

• W lewym dolnym rogu ekranu kliknij prawym przyciskiem myszy „przyciski strzałek” po lewej stronie nazw arkuszy, aby otworzyć okno dialogowe Aktywuj arkusz.

• Lista zawiera tylko pierwsze 20 arkuszy, zanim będziesz musiał przewijać listę. Nie ma możliwości sortowania, grupowania ani wyszukiwania żądanego arkusza. Okno powinno wyglądać podobnie do poniższego.

Zagadnienie #6: Bezpieczeństwo Excela

Możesz poprawić bezpieczeństwo skoroszytów programu Excel, ale wiąże się to z problemami. Ochrona ma na celu bardziej ochronę struktury skoroszytu niż danych. Możesz spróbować zablokować niektóre arkusze i komórki, aby uniemożliwić użytkownikom zmianę struktury i formuły, ale jeśli widzą dane, zwykle mogą zmienić niektóre lub wszystkie z nich (chyba że jesteś kreatywny w programowaniu makr).

Problem #7: Problemy z szybkością programu Excel

Excel nie jest najszybszą aplikacją, a jego język programowania VBA jest powolny w porównaniu z bardziej profesjonalnymi językami programowania, takimi jak C#. Ten scenariusz wynika z zamierzonego zastosowania i elastycznego charakteru programu Excel. W końcu to silnik arkusza kalkulacyjnego. Tak, Excel VBA może zmienić się w usługę, która zarządza listami danych, ale to nie znaczy, że jest to najlepszy wybór do pracy. Inne aplikacje są lepiej przystosowane do takich zadań, głównie dlatego, że są specjalnie zaprojektowane do ich rozwiązywania.

Korzystanie z bazy danych dla uporządkowanych danych

Jeśli napotkasz jakiekolwiek problemy opisane w tym artykule, nie ignoruj ​​ich. Istnieje profesjonalna odpowiedź na pytanie o przechowywanie ustrukturyzowanych danych, zwanych bazą danych. Nie musi być onieśmielający ani kosztowny i powinien pozwolić Ci logicznie myśleć o swoich danych, o ich wzajemnych relacjach i interakcji z nimi.

Notatka. Jeśli przechodzisz z rozwiązania arkusza kalkulacyjnego do bazy danych, nie duplikuj niewolniczo struktury arkusza kalkulacyjnego. Skorzystaj z okazji, aby to ulepszyć.

Dostępne są aplikacje bazodanowe ogólnego przeznaczenia, za pomocą których można stworzyć niestandardowe rozwiązanie. Alternatywnie może się okazać, że niestandardowa aplikacja bazodanowa już opracowana dla Twoich celów jest tańsza, szybsza do wdrożenia i lepiej dopasowana.

Na przykład, jeśli masz listę klientów i szczegóły wszystkich interakcji z nimi, jest to uważane za system zarządzania relacjami z klientami (CRM). Mimo pięknej nazwy system CRM to specjalistyczna baza danych. Podobnie pakiety kont, takie jak QuickBooks i Sage, to specjalistyczne bazy danych. Jeśli nie możesz znaleźć gotowej aplikacji odpowiadającej Twoim konkretnym potrzebom, możesz ją stworzyć samodzielnie lub zlecić to działowi IT lub konsultantowi.

Najpopularniejszym typem bazy danych jest relacyjna baza danych, która przechowuje swoje dane w tabelach i składa się z wierszy i kolumn. Każdy wiersz zawiera dane dla pojedynczego elementu. Na przykład każda kolumna opisuje inny atrybut tematu, taki jak nazwa klienta lub limit kredytowy.

Wystarczy, że raz wprowadzisz dane klienta, aby utworzyć wpis, a następnie możesz ich użyć na dowolnej liczbie faktur.

Relacje między tabelami są zdefiniowane tak, że na przykład faktura zawiera identyfikator klienta. Ten proces oznacza, że ​​możesz łatwo znaleźć wszystkie konta dla konkretnego klienta lub uzyskać numer telefonu klienta z konkretnego konta. Wystarczy wprowadzić dane klienta tylko raz, aby utworzyć rekord klienta, a następnie można go użyć do dowolnej liczby faktur bez konieczności ponownego wprowadzania. Aby utworzyć bazę danych, musisz zdefiniować te tabele i relacje, a następnie zdefiniować układy ekranu, których chcesz używać do wyświetlania i edytowania danych.

Istnieją dziesiątki aplikacji bazodanowych. Niektóre z nich są łatwe w użyciu i wykonują całą pracę, umożliwiając dostosowanie tabel, ekranów wprowadzania danych i raportów. Inne są bardziej funkcjonalne w niektórych obszarach, ale wymagają innych narzędzi do wykonania pełnej pracy.

Na przykład program może być niezawodny w definiowaniu tabel i relacji, a także mieć niezawodne funkcje analizy i raportowania. Jednak ostatecznie w aplikacji brakuje jakichkolwiek narzędzi do definiowania ekranów wprowadzania danych. Oczywistym przykładem jest tutaj Microsoft SQL Server. Podobnie jak w przypadku innych dużych systemów baz danych, SQL Server zajmuje się zapleczem i oczekuje, że do opracowania interfejsu użytkownika użyjesz innego narzędzia, takiego jak Visual Studio.

Jakie opcje bazy danych są dla Ciebie odpowiednie?

Opcja bazy danych nr 1: Microsoft Access

Access jest jednym z przodków stacjonarnych baz danych. Jest łatwy w użyciu, ale łatwy do nadużyć. Możesz tworzyć tabele, ekrany i raporty od podstaw lub zaczynać od szablonu.

Niektóre szablony są wyraźnie amerykańskie i nie zawsze uczą dobrych praktyk, ale pozwalają szybko zacząć. Ekrany i funkcje programowania mogą być dość złożone. Gotową aplikację można wdrożyć dla innych użytkowników za pośrednictwem intranetu (NIE Internetu), zamiast polegać na udziałach plików.

Opcja bazy danych nr 2: Microsoft SharePoint

SharePoint to baza danych, a także mechanizm przechowywania dokumentów. Możesz go używać do tworzenia prostych list i łączenia ich ze sobą. Kreator formularzy jest nieco skomplikowany, ale dostosowywanie jest nadal możliwe. Bardzo przydatna jest zdolność SharePoint do „przechwytywania” listy danych zgromadzonych w Excelu i umieszczania jej na niestandardowej liście.

Program udostępnia niestandardową listę wszystkim w Twojej sieci i umożliwia dodanie środków bezpieczeństwa, aby ograniczyć, kto może robić co z danymi. Możesz poprosić program SharePoint o powiadamianie Cię pocztą e-mail za każdym razem, gdy ktoś doda, edytuje lub usuwa rekordy. Jeśli przechowujesz dane o osobach, elementach kalendarza lub zadaniach, możesz zsynchronizować te dane z Outlookiem.

Opcja bazy danych nr 3: Kreator Zoho

Zoho Office to internetowa aplikacja bazodanowa, która wykorzystuje metodę przeciągania i upuszczania do łatwego i intuicyjnego rozpowszechniania swoich formularzy. Proces przeciągania i upuszczania jest również używany do programowania interakcji i przepływów pracy. Twoje dane i aplikacje są dostępne z dowolnego miejsca, a proste zabezpieczenia zapewniają prywatność danych. Zoho pobiera opłaty za użytkownika miesięcznie, ale ogranicza liczbę rekordów, które możesz przechowywać po ustalonej cenie. Program kosztuje dodatkowo przy przechowywaniu większej ilości danych lub innych funkcji, takich jak integracja poczty e-mail.

Doskonałość w Excelu

Jak widać, Excel oferuje wiele funkcji, ale każdej z nich brakuje pewnych obszarów. Czasami inna aplikacja wykonuje pracę lepiej, zwłaszcza jeśli została zaprojektowana specjalnie do tego zadania. W innych przypadkach Excel działa dobrze, na przykład w przypadku małych baz danych, jeśli wiesz, jak zapobiegać występowaniu problemów.